Am Montag beginnt Tomeks Urlaub. Marta, die ein 11-köpfiges Planungsbüro leitet, versucht herauszufinden, warum der Kunde die erste Fassadenversion abgelehnt hat und wo der unterschriebene Vertrag liegt - die Antworten kennt nur Tomek. Genau in einem solchen Moment beginnt Wissensmanagement im kleinen Unternehmen: mit dem Festhalten von Entscheidungen und Dokumenten dort, wo das Team den Vorgang bearbeitet.
Wissen bleibt im Kopf, weil Sagen leichter ist als Aufschreiben
Ein Kunde ruft Tomek wegen einer Anmerkung zur Fassade an, und nach dem Gespräch nimmt Tomek schon den nächsten Anruf entgegen. Die Vereinbarung bleibt in seinem Kopf, weil das Aufschreiben einen eigenen Arbeitsschritt und einen eigenen Ort erfordert.
So entsteht Zersplitterung. Eine Antwort liegt in einer E-Mail, eine zweite auf einer privaten Festplatte, eine dritte fällt am Kaffeeautomaten. Wenn am Dienstag jemand Marta fragt, wie weit das Projekt Nord ist, muss sie zuerst herausfinden, wen sie fragen soll. Beim nächsten Urlaub kehrt die Frage zurück.
Die Idee „Machen wir ein Wiki” klingt vernünftig, solange man es nicht neben der eigentlichen Arbeit pflegen muss. Besser ist es, dort anzufangen, wo die Entscheidung bereits gefallen ist. Mehr darüber, wie man die Zersplitterung von Gesprächen eindämmt, haben wir im Artikel warum ein Team Vereinbarungen verliert beschrieben. Hier geht es um den nächsten Schritt: was man festhalten sollte, damit Wissen auch einen Wechsel der zuständigen Person übersteht.
Wissensmanagement im kleinen Unternehmen beginnt mit drei Arten der Festhaltung
Sie müssen nicht jedes Gespräch dokumentieren. Beginnen Sie mit der Entscheidung samt Begründung, der Vereinbarung mit dem Kunden sowie dem Ablauf einer Tätigkeit, die das Team wiederholt ausführt.
| Was Sie festhalten | Beispiel | Wo aufbewahren |
|---|---|---|
| Entscheidung und Grund | „Wir ändern das Fassadenmaterial, weil der Kunde die vorherige Variante abgelehnt hat” | Thread der Aufgabe zum Projekt |
| Vereinbarung mit dem Kunden | „Modell bis Donnerstag, 12:00 Uhr; dunkler Hintergrund” | Thread der Aufgabe oder des Chats |
| Wiederkehrender Ablauf | „Wie wir ein Angebot erstellen: fünf Schritte” | Notiz, geteilt mit den Personen, die Angebote erstellen |
Am meisten erklärt der Zusatz „warum”. Die bloße Information, dass ein neues Material gewählt wurde, hilft der Person nicht, die in einem halben Jahr mit demselben Kunden spricht. Der Grund hilft ihr, eine bewusste Entscheidung von einer zufälligen Änderung zu unterscheiden.
Verwandeln Sie aber nicht jede Vereinbarung in eine Anleitung. Eine einmalige Bitte des Kunden sollte beim jeweiligen Vorgang bleiben; die Vorgehensweise bei der Angebotserstellung für alle Kunden gehört dagegen in eine Notiz, zu der das Team immer wieder zurückkehrt. Wenn Sie zwischen Aufgabe und Gespräch schwanken, hilft Ihnen die Unterscheidung aus dem Artikel wo man Teamvereinbarungen festhält.
Halten Sie Wissen beim jeweiligen Vorgang fest, nicht in einem separaten Dokumentationsprojekt
Wissen lässt sich leichter pflegen, wenn es zusammen mit der Arbeit entsteht und nicht erst danach. Legen Sie mit dem Team einen einfachen Weg fest: Der Vorgang hat seinen festen Ort, die Entscheidung landet im Gespräch, und das Dokument gehört zum selben Vorgang.
- Wählen Sie einen festen Ort für den Vorgang. Richten Sie beim Projekt Nord Fragen und Vereinbarungen an dessen Aufgabe oder Chat, statt für jedes Thema ein neues Gespräch anzulegen.
- Halten Sie die Entscheidung in einem vollständigen Satz fest. „Wir wählen Variante B, weil der Kunde Platz für einen zusätzlichen Eingang braucht” sagt mehr als „B genehmigt”.
- Notieren Sie nach dem Meeting das Ergebnis. Es reicht festzuhalten, was vereinbart wurde, wer für den nächsten Schritt zuständig ist und welche Frist gilt; der Verlauf der gesamten Diskussion kann im Gedächtnis der Teilnehmer bleiben.
- Bewahren Sie die Datei beim jeweiligen Vorgang auf. Die Person, die ein Projekt übernimmt, sollte wissen, welcher Vertrag oder welches Modell zu welcher Entscheidung gehört.
- Gehen Sie Ausnahmen immer wieder durch. Fragen Sie das Team einmal pro Quartal, wozu man noch immer nur eine einzige Person fragen muss. Übertragen Sie wiederkehrende Antworten in eine geteilte Notiz.
Das ist eine Arbeitsweise, keine Funktion, die an ein einzelnes Programm gebunden ist - Sie können also mit Ihrem aktuellen Werkzeug beginnen. Prüfen Sie bei der Wahl des nächsten Tools jedoch, ob sich Gespräch, Dokument und Aufgabe verknüpfen lassen, ohne dieselben Vereinbarungen mehrfach zu kopieren. Einen umfassenderen Blick auf ein solches System finden Sie im Artikel über das digitale Gehirn des Unternehmens.
Eine Aufgabe speichert nicht nur das Ergebnis, sondern auch den Grund der Änderung
Halten Sie den Grund einer Entscheidung als Nachricht im Thread der Aufgabe fest - die bloße Änderung der Beschreibung erklärt ihn nicht. Im Task Manager befinden sich Beschreibung, verantwortliche Personen, Fälligkeitsdatum und Gespräch bei derselben Aufgabe. Der Thread speichert außerdem Systemnachrichten zu Änderungen von Status, zugewiesenen Personen, Fälligkeitsdatum, Priorität und Name, sodass Sie nachvollziehen können, wer den Termin verschoben hat und von welchem Datum aus.
Stellen Sie sich einen Donnerstag in Martas Büro vor. Sie legt einen Arbeitsbereich für den Kunden Nord an - also einen Bereich, der die Arbeit bündelt und den Zugriff festlegt - sowie die Aufgabe „Projekt Fassade“. Tomek schreibt im Chat, warum der Kunde die vorherige Variante abgelehnt hat, und Marta fügt der Beschreibung eine Liste zu prüfender Punkte hinzu. Die Beteiligten haken Punkte ab, ohne den Bearbeitungsmodus zu öffnen; eine Fortschrittsleiste zeigt den Stand, und bei jedem abgehakten Punkt ist sichtbar, wer ihn erledigt hat.
Ein wichtiger Unterschied: Eine Änderung der Beschreibung erzeugt keine separate Systemnachricht. Neben dem Namen des Autors erscheint der Hinweis „(bearbeitet)“, daher sollte der Grund für eine wichtige Entscheidung zusätzlich als Nachricht im Thread festgehalten werden, statt die vorherige Beschreibung einfach stillschweigend zu ersetzen.
Wenn Marta einen Kollegen auf einen Vorgang hinweisen möchte, wählt sie im Menü ⋮ „Link zur Aufgabe kopieren“. Der Link öffnet den Thread, ersetzt aber nicht die Berechtigungen - eine Person ohne Zugriff sieht die Meldung „Kein Zugriff“. Nach Abschluss kann die Aufgabe archiviert werden: Sie verschwindet aus der Hauptliste, ihre Daten bleiben jedoch erhalten. Das ist der praktische Unterschied zwischen dem Aufräumen einer Liste und dem Löschen der Historie.
Mehr darüber, was eine Aufgabe in Task Manager alles umfasst, finden Sie in der Funktionsbeschreibung.
Eine Notiz lohnt sich dann, wenn eine Festlegung erneut gebraucht wird
Eine wiederkehrende Anleitung, eine Checkliste oder eine Besprechungszusammenfassung speichern Sie in den Notizen. Behandeln Sie sie jedoch nicht als automatisch gemeinsame Dokumentation: Jede Notiz ist privat, bis Sie sie selbst freigeben.
Am Freitag schreibt Marta „Wie wir ein Angebot erstellen - fünf Schritte“. Sie gibt die Notiz für drei Personen aus dem Team frei: zwei erhalten die Stufe „Kann bearbeiten“, eine „Nur ansehen“. So können die Personen, die Angebote erstellen, eine Ausnahme ergänzen, während die Person, die nur die Anleitung benötigt, sie nicht verändern kann. Der Eigentümer der Notiz verwaltet die Freigabe; der Anwendungsadministrator sieht fremde, nicht freigegebene Notizen nicht.
Die Zuordnung einer Notiz zu einem Arbeitsbereich hilft beim Filtern der Liste, gibt aber keinen Zugriff für das gesamte Team. Ebenso macht das Anheften an den Ordner einer Aufgabe sie nicht gemeinsam. Das ist wichtig, wenn die Notiz Teil des Wissens sein soll, das eine andere Person während Martas Urlaub nutzen können soll: Die Freigabe muss bewusst eingestellt werden.
Notizen werden automatisch gespeichert, und die Suche durchsucht ihre Namen und Inhalte. Eine @-Erwähnung löst keine Benachrichtigung aus, daher sollte die Anweisung „Angebot verschicken“ in einer Aufgabe stehen und nicht nur in einem Absatz der Anleitung.
Eine Datei kann in der Pro-Variante bei der Aufgabe bleiben
Das Modul Dateien ist in der Pro-Variante verfügbar. Jede Aufgabe und jeder Chat im Arbeitsbereich hat dort einen eigenen Ordner, in den die Anhänge aus dem Thread gelangen, auch in den Text eingefügte Bilder; es handelt sich um eine Ansicht derselben Dateien, nicht um separate Kopien.
Wenn Tomek die korrigierte Fassade dem Chat hinzufügt, findet Marta sie im Ordner dieser Aufgabe. Die Büroklammer im Kopf des Threads öffnet Dateien direkt an der richtigen Stelle. Die in Notizen und Dateien sichtbaren Verzeichnisse sind gemeinsam, sodass keine zwei Ordnerstrukturen gepflegt werden müssen.
Hier kommt es leicht zu einem Missverständnis bezüglich des Zugriffs. Eine Datei, die in einen normalen Ordner des Arbeitsbereichs hochgeladen wurde, bleibt privat; der Ablageort allein gibt sie nicht für das Team frei. Sie können sie über die Zeile „Gesamter Arbeitsbereich“ freigeben. Anders verhält es sich bei einer Datei, die direkt in den Ordner einer Aufgabe oder eines Chats hochgeladen wird - sie sehen die Teilnehmer dieses Threads. Der Zugriff auf eine daneben angeheftete Notiz erfordert weiterhin eine separate Freigabe.
In Dateien können Sie PDFs und Bilder, Tabellen als Tabelle und DOCX als reinen Text ansehen. Das hilft zu prüfen, welche Version eines Dokuments vorliegt, auch wenn das vollständige Layout einer DOCX-Datei erst nach dem Herunterladen sichtbar wird.
Zuerst suchen, dann den KI-Assistenten fragen
Wenn Sie einen bestimmten Vorgang benötigen, beginnen Sie mit der Suche. In Task Manager umfasst die globale Suche die Namen von Aufgaben und Chats, in Notizen und Dateien auch den Inhalt - gehen Sie also nicht davon aus, dass sie jeden Satz findet, der in einem monatelangen Chat verborgen ist.
Der KI-Assistent ist in den Varianten Standard und Pro verfügbar, das Programm funktioniert aber auch ohne KI. In Standard können Sie dem Assistenten manuell Quellen angeben, zum Beispiel eine Aufgabe, einen Chat, eine Notiz oder einen Arbeitsbereich. Eine Leiste zeigt an, wie viel des angegebenen Wissens erfasst wurde, und der Assistent sagt, was er nicht berücksichtigt hat - nicht alle angegebenen Materialien müssen hineinpassen. Er sieht nur Materialien, auf die Sie Zugriff haben; eine fremde, nicht freigegebene Notiz liest er nicht.
In Pro kommt die KI-Wissensbasis hinzu, genannt RAG. Das ist ein Index, der dem Assistenten hilft, Informationen im Unternehmenswissen zu finden, ohne dass jede Quelle manuell angegeben werden muss. Er entsteht im Hintergrund einmal täglich aus Zusammenfassungen von Aufgaben und Chats sowie Ausschnitten von Notizen und Dateien; E-Mails sind nicht enthalten. Wenn Marta am Montag nach einer Stunde zuvor festgehaltenen Entscheidung fragt, sollte sie den aktuellen Thread manuell angeben - der neue Eintrag ist möglicherweise noch nicht im Index.
Der Assistent kann keinen Text aus einem reinen Scan-PDF lesen, da Task Manager keine OCR, also Texterkennung in Bildern, besitzt. Halten Sie in diesem Fall die wichtigsten Festlegungen in einer Notiz oder einer Nachricht beim Vorgang fest. KI läuft über Ihren eigenen API-Schlüssel bei OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok: Sie zahlen direkt an den Modellanbieter, ohne Aufschlag von Task Manager. Die Anfrage samt benötigtem Kontext geht dabei an den gewählten KI-Anbieter.
Wenn jemand das Unternehmen verlässt, sollte das gemeinsame Wissen einen Nachfolger haben
Geben Sie vor dem Ausscheiden eines Mitarbeiters die benötigten Materialien frei und gewähren Sie dem Nachfolger Zugriff auf den entsprechenden Arbeitsbereich. Nach Deaktivierung des Kontos in Task Manager bleiben die Daten erhalten, und der Lizenzplatz wird frei. Das bedeutet jedoch nicht, dass private Notizen der ausscheidenden Person automatisch für das Team zugänglich werden - geben Sie wichtige Anleitungen für Kollegen frei, bevor sie benötigt werden.
Am folgenden Mittwoch, nach der Donnerstagsnotiz zur Entscheidung und der Freigabe der Notiz am Freitag, prüft Marta drei Dinge: ob beim Projekt Nord der Grund für die Ablehnung der Fassade festgehalten wurde, ob der unterschriebene Vertrag dem richtigen Vorgang hinzugefügt wurde und ob die Anleitung zur Angebotserstellung die richtigen Empfänger hat. Die Person, die die Arbeit übernimmt, muss nicht raten, welcher dieser Punkte gefehlt hat. Der Zugriff auf den entsprechenden Arbeitsbereich muss weiterhin entsprechend der Rolle dieser Person vergeben werden.
Wenn Sie Unternehmenswissen an einen Nachfolger übergeben, spielt auch der Speicherort der Daten eine Rolle. In Task Manager verbleiben die Anwendungsdaten auf dem Server des Unternehmens; ein gewöhnliches Shared Hosting genügt. Die Lizenz ist dauerhaft und wird einmalig je nach Anzahl der Plätze bezahlt, ohne Abo pro Nutzer. Sie beinhaltet 12 Monate Updates; die spätere jährliche Verlängerung ist optional. Die Variante Standard kostet 690 PLN im Starter-Plan für bis zu 8 Personen und 1 490 PLN im Classic-Plan für bis zu 20 Personen. Die Variante Pro mit Dateien und KI-Wissensbasis beginnt bei 1 990 PLN im Starter-Plan.
Wählen Sie morgen einen Vorgang aus, zu dem das Team nur eine einzige Person befragt. Halten Sie bei der Aufgabe fünf Sätze fest: was festgelegt wurde, warum, wo das Dokument liegt, wer den nächsten Schritt übernimmt und bis wann. Wenn Sie sehen möchten, wie ein solcher Ort in Task Manager aussieht, öffnen Sie die Demo.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Wissensmanagement im kleinen Unternehmen und womit sollte man anfangen?
Es bedeutet, Entscheidungen, Vereinbarungen und wiederkehrende Arbeitsweisen so festzuhalten, dass die richtigen Personen darauf zurückgreifen können. Beginnen Sie mit einem einzigen Vorgang: Notieren Sie die Entscheidung mit Begründung, den nächsten Schritt und den Ablageort des Dokuments.
Ist eine Notiz, die einem Arbeitsbereich zugeordnet ist, für das ganze Team sichtbar?
Nein, die Zuordnung einer Notiz zu einem Arbeitsbereich dient nur der Filterung und macht sie nicht für andere Personen zugänglich. Die Notiz bleibt privat, bis der Eigentümer sie selbst freigibt; auch der Administrator sieht sie nicht.
Wie findet man eine Vereinbarung von vor einem halben Jahr im Task Manager wieder?
Durchsuchen Sie den Namen der Aufgabe oder des Chats oder den Inhalt von Notizen und Dateien. Wenn Sie die Pro-Variante nutzen, können Sie den KI-Assistenten auch zum indexierten Wissen befragen - achten Sie dabei auf Ihre Berechtigungen für die jeweiligen Quellen.
Muss man KI aktivieren, um Wissen zu verwalten?
Nein, Task Manager funktioniert auch ohne KI: Sie können Entscheidungen in Aufgaben festhalten, in Chats kommunizieren und Notizen teilen. KI ist optional und läuft nach der Aktivierung mit Ihrem eigenen API-Schlüssel beim gewählten Modellanbieter.
Was passiert mit dem Wissen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
Die Deaktivierung des Kontos behält die Daten bei und gibt den Lizenzplatz frei, macht private Notizen dieser Person aber nicht automatisch für andere zugänglich. Teilen Sie deshalb benötigte Anleitungen vorab, und halten Sie Entscheidungen zu laufenden Vorgängen in deren Threads fest.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
