Na segunda-feira o Tomek começa as férias. A Marta, que dirige um atelier de projetos com 11 pessoas, tenta descobrir porque é que o cliente rejeitou a primeira versão da fachada e onde está o contrato assinado - só o Tomek sabe responder. A gestão do conhecimento numa pequena empresa começa precisamente nestes momentos: com o registo das decisões e dos documentos no mesmo sítio onde a equipa trata o assunto.
O conhecimento fica nas cabeças, porque dizer é mais fácil do que escrever
O cliente liga ao Tomek com uma observação sobre a fachada e, logo a seguir à chamada, o Tomek atende já outro telefonema. O acordo fica na cabeça dele, porque registá-lo exige um passo e um sítio à parte.
Daí resulta dispersão. Uma resposta está num e-mail, outra num disco privado, uma terceira foi dita junto à máquina do café. Quando, na terça-feira, alguém pergunta à Marta como está o projeto Nord, ela tem primeiro de descobrir a quem perguntar. Nas próximas férias, a pergunta volta a surgir.
A ideia de “vamos fazer uma wiki” parece sensata, até ser preciso atualizá-la a par do trabalho normal. É melhor começar por registar no sítio onde a decisão já foi tomada. Já escrevemos mais sobre como reduzir a dispersão das conversas no artigo porque é que a equipa perde os acordos. Aqui trata-se do passo seguinte: o que preservar para que o conhecimento sobreviva à troca da pessoa responsável pelo assunto.
A gestão do conhecimento numa pequena empresa começa com três tipos de registo
Não precisa de documentar todas as conversas. Comece pela decisão com o motivo, pelo acordo com o cliente e pela descrição de uma ação que a equipa repete.
| O que regista | Exemplo | Onde guardar |
|---|---|---|
| A decisão e o motivo | “Vamos mudar o material da fachada, porque o cliente rejeitou a versão anterior” | Tópico da tarefa relativa ao projeto |
| Acordo com o cliente | “Maquete até quinta-feira, até às 12:00; fundo escuro” | Tópico da tarefa ou do chat |
| Procedimento recorrente | “Como preparamos uma proposta: cinco passos” | Nota partilhada com as pessoas que elaboram propostas |
O que mais esclarece é a indicação do “porquê”. A informação de que se escolheu um novo material, por si só, não ajudará quem, daqui a meio ano, voltar a falar com o mesmo cliente. O motivo permite distinguir uma decisão consciente de uma alteração acidental.
No entanto, não transforme cada acordo numa instrução. Um pedido pontual de um cliente deve ficar junto do seu assunto; a forma de preparar propostas para todos os clientes faz sentido numa nota à qual a equipa volta. Se hesitar entre uma tarefa e uma conversa, pode ajudar a distinção descrita no artigo onde registar os acordos da equipa.
Registe o conhecimento junto do assunto, não num projeto de documentação à parte
O conhecimento mantém-se mais facilmente quando surge a par do trabalho, e não depois de terminado. Combine com a equipa um percurso simples: cada assunto tem o seu lugar, a decisão vai para a conversa e o documento para esse mesmo assunto.
- Escolha um único lugar para cada assunto. No projeto Nord, dirija as perguntas e os acordos para a sua tarefa ou chat, em vez de criar uma nova conversa para cada tema.
- Registe a decisão numa frase completa. “Escolhemos a variante B, porque o cliente precisa de espaço para uma entrada adicional” diz mais do que “B aprovado”.
- Depois da reunião, anote o resultado. Basta registar o que ficou decidido, quem é responsável pelo passo seguinte e qual é o prazo; o desenrolar de toda a discussão pode ficar apenas na memória dos participantes.
- Mantenha o ficheiro junto do assunto. Quem assumir o projeto deve saber a que decisão corresponde cada contrato ou maquete.
- Volte às exceções. Uma vez por trimestre, pergunte à equipa sobre o que ainda só uma pessoa consegue responder. Transfira a resposta recorrente para uma nota partilhada.
É uma forma de trabalhar, não uma funcionalidade ligada a um único programa, por isso pode começar na ferramenta que já usa. Ao escolher a próxima, verifique, no entanto, se é possível ligar a conversa, o documento e a tarefa sem copiar os mesmos acordos para vários sítios. Encontra uma visão mais alargada deste modelo no artigo sobre o cérebro digital da empresa.
A tarefa guarda não só o resultado, mas também o motivo da alteração
Registe o motivo da decisão como mensagem no tópico da tarefa - a simples alteração da descrição não o explica. No Task Manager, a descrição, os responsáveis, o prazo e a conversa estão na mesma tarefa. O tópico regista também as mensagens automáticas sobre alterações de estado, pessoas atribuídas, prazo, prioridade e nome, por isso pode verificar quem alterou o prazo e a partir de que data.
Imagine uma quinta-feira no escritório da Marta. Ela cria um Workspace para o cliente Nord - ou seja, um espaço que agrupa o trabalho e define o acesso - e a tarefa "Projeto da fachada". O Tomek escreve na conversa porque é que o cliente rejeitou a variante anterior, e a Marta acrescenta à descrição uma lista de coisas a verificar. Os participantes assinalam os itens sem abrir a edição; a barra mostra o progresso e, junto ao item assinalado, vê-se quem o fez.
Uma distinção importante: alterar a descrição não cria uma mensagem de sistema separada. Junto ao nome do autor aparece a indicação "(editado)", por isso é melhor registar também o motivo de uma decisão importante como mensagem no tópico, em vez de substituir silenciosamente a descrição anterior.
Quando a Marta quer direcionar um colega para o assunto, escolhe no menu ⋮ "Copiar link da tarefa". O endereço abre o tópico, mas não substitui as permissões - uma pessoa sem acesso verá a mensagem "Sem acesso". Depois de concluída, a tarefa pode ser arquivada: desaparece da lista principal, mas os seus dados mantêm-se. É esta a diferença prática entre organizar a lista e apagar o histórico.
Para saber mais sobre o que abrange uma tarefa no Task Manager, consulte a descrição da funcionalidade.
Uma nota é útil quando a decisão vai ser reutilizada
Guarde instruções recorrentes, checklists ou resumos de reuniões nas Notas. No entanto, não as trate como documentação automaticamente partilhada: cada nota é privada até que você próprio a partilhe.
Na sexta-feira, a Marta escreve "Como preparamos uma proposta - cinco passos". Partilha a nota com três pessoas da equipa: dá a duas o nível "Pode editar" e a uma "Apenas visualização". Assim, as pessoas que preparam propostas podem acrescentar uma exceção, e a pessoa que só precisa da instrução não a altera. O proprietário da nota gere a partilha; o administrador da aplicação não vê notas alheias não partilhadas.
Atribuir uma nota a um Workspace ajuda a filtrar a lista, mas não dá acesso a toda a equipa. Da mesma forma, fixá-la na pasta de uma tarefa não a torna partilhada. Isto é importante se a nota for suposto fazer parte do conhecimento que outra pessoa poderá usar depois das férias da Marta: é preciso configurar a partilha de forma consciente.
As notas guardam-se automaticamente, e a lupa procura nos seus nomes e conteúdo. A menção @ não envia notificação, por isso a instrução "enviar a proposta" deve ficar na tarefa, não apenas num parágrafo da instrução.
No plano Pro, um ficheiro pode ficar associado à tarefa
O módulo Ficheiros está disponível no plano Pro. Cada tarefa e chat num Workspace tem aí a sua própria pasta, para onde vão os anexos do tópico, incluindo imagens coladas no texto; trata-se da mesma visualização dos ficheiros, não de cópias separadas.
Se o Tomek juntar à conversa a fachada corrigida, a Marta encontrá-la-á na pasta dessa tarefa. O clipe no cabeçalho do tópico abre os Ficheiros diretamente no local certo. As pastas visíveis em Notas e em Ficheiros são comuns, pelo que não é preciso manter duas estruturas de pastas.
Aqui é fácil enganar-se quanto ao acesso. Um ficheiro colocado numa pasta normal do Workspace permanece privado; a localização por si só não o partilha com a equipa. Pode partilhá-lo através da linha "Todo o workspace". Funciona de forma diferente um ficheiro carregado diretamente na pasta de uma tarefa ou chat - esse é visto pelos participantes desse tópico. O acesso a uma nota fixada ao lado continua a exigir partilha em separado.
Em Ficheiros pode visualizar PDFs e imagens, folhas de cálculo como tabela, e DOCX apenas como texto. Isto ajuda a verificar qual a versão do documento que tem à sua frente, embora o esquema completo de um ficheiro DOCX só se veja depois de transferido.
Procure primeiro, pergunte ao Assistente IA depois
Quando precisa de encontrar um assunto específico, comece pela pesquisa. No Task Manager, a pesquisa global abrange os nomes das tarefas e chats, e em Notas e Ficheiros também o conteúdo - por isso não assuma que vai encontrar qualquer frase escondida numa conversa de vários meses.
O Assistente IA está disponível nos planos Standard e Pro, mas o programa também funciona sem IA. No Standard, pode indicar manualmente ao Assistente as fontes, por exemplo uma tarefa, um chat, uma nota ou um Workspace. A barra mostra quanto do conhecimento indicado coube, e o Assistente diz o que não considerou - nem todo o material indicado tem de caber. Só vê materiais a que você tem acesso; não lê uma nota alheia não partilhada.
No Pro soma-se a base de conhecimento de IA, designada RAG. Trata-se de um índice que ajuda o Assistente a encontrar informação no conhecimento da empresa sem indicar manualmente cada fonte. É gerado em segundo plano uma vez por dia a partir de resumos de tarefas e chats, bem como de excertos de notas e ficheiros; não abrange o e-mail. Se a Marta perguntar na segunda-feira sobre uma decisão registada uma hora antes, deve indicar manualmente o tópico recente - um registo novo pode ainda não estar no índice.
O Assistente não consegue ler texto de um PDF que seja apenas uma digitalização, porque o Task Manager não tem OCR, ou seja, reconhecimento de texto em imagem. Nesse caso, registe as conclusões mais importantes numa nota ou mensagem junto ao assunto. A IA funciona com a sua própria chave na OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok: paga diretamente ao fornecedor do modelo, sem margem do Task Manager. O pedido, juntamente com o contexto necessário, é então enviado ao fornecedor de IA escolhido.
Quando alguém sai, o conhecimento comum deve ter um sucessor
Antes de um colaborador sair, partilhe os materiais necessários e dê ao sucessor acesso ao Workspace adequado. Depois de desativar a conta no Task Manager, os dados mantêm-se e o lugar de licença fica livre. Isto não significa, no entanto, que as notas privadas da pessoa que saiu passem automaticamente a estar disponíveis para a equipa - partilhe as instruções importantes com os colegas antes de serem necessárias.
Na quarta-feira seguinte, depois do registo da decisão na quinta-feira e da partilha da nota na sexta-feira, a Marta verifica três coisas: se o motivo da rejeição da fachada ficou registado junto ao projeto Nord, se o contrato assinado foi anexado ao assunto correto, e se a instrução de preparação de propostas tem os destinatários corretos. A pessoa que assume o trabalho não precisa de adivinhar qual destes elementos faltou. O acesso ao Workspace adequado continua a ter de ser atribuído de acordo com a função dessa pessoa.
Quando transmite o conhecimento da empresa ao sucessor, o local onde os dados são armazenados também importa. No Task Manager, os dados da aplicação permanecem no servidor da empresa; basta um alojamento partilhado comum. A licença é vitalícia e paga uma única vez, de acordo com o número de postos, sem mensalidade por utilizador. Inclui 12 meses de atualizações; a renovação anual posterior é opcional. O plano Standard custa 690 zł no plano Starter até 8 pessoas e 1490 zł no plano Classic até 20 pessoas. O plano Pro, com Ficheiros e base de conhecimento de IA, começa em 1990 zł no plano Starter.
Amanhã, escolha um assunto sobre o qual a equipa só pergunta a uma pessoa. Escreva junto à tarefa cinco frases: o que foi decidido, porquê, onde está o documento, quem faz o próximo passo e até quando. Se quiser ver como é esse espaço no Task Manager, abra a Demo.
Perguntas mais frequentes
O que é a gestão do conhecimento numa pequena empresa e por onde começar?
É registar decisões, acordos e formas de trabalho recorrentes, para que as pessoas certas lhes possam voltar. Comece por um único assunto: anote a decisão com o motivo, o passo seguinte e a localização do documento.
Uma nota atribuída a um Workspace é visível para toda a equipa?
Não, atribuir uma nota a um Workspace serve apenas para filtrar e não a torna visível a outras pessoas. A nota permanece privada até o proprietário a partilhar; nem o administrador a vê.
Como encontrar um acordo de há meio ano no Task Manager?
Procure pelo nome da tarefa ou do chat, ou pelo conteúdo das Notas e Ficheiros. Se utilizar a versão Pro, pode também perguntar ao Assistente de IA sobre o conhecimento incluído no índice, tendo em conta as suas permissões de acesso às fontes.
É preciso ativar a IA para gerir o conhecimento?
Não, o Task Manager funciona sem IA: pode registar decisões nas tarefas, conversar em chats e partilhar Notas. A IA é opcional e, quando ativada, funciona com a sua chave junto do fornecedor de modelo escolhido.
O que acontece ao conhecimento quando um colaborador sai?
A desativação da conta preserva os dados e liberta o lugar de licença, mas não partilha automaticamente as notas privadas dessa pessoa. Por isso, partilhe antecipadamente as instruções de que a equipa precisa, e registe as decisões relativas aos assuntos nos respetivos tópicos.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
