V pondělí Anna z účetní kanceláře v Kielcích prochází úkoly sedmičlenného týmu: jména klientů, částky, skeny dokumentů. Než vybere program pro správu úkolů, neptá se na barvu tabule, ale na data: kde budou ležet a kdo je může vidět? V případě GDPR vlastní server mění odpověď na první otázku, ale neuzavírá tu druhou.
Toto je popis mechanismů Task Manageru, ne právní poradenství. Posouzení vaší situace, dokumentaci a rozhodnutí týkající se dat činíte ve firmě sami.
Program pro správu úkolů a GDPR: nejprve zjistěte, kde leží data
V Task Manageru leží soubory aplikace a databáze MySQL na hostingu klienta. Přílohy se ukládají do adresáře uploads/ na témže serveru, takže Anna začíná kontrolou vlastního hostingu, nikoli hledáním dat na účtu u dodavatele programu.
K instalaci programu nepotřebujete samostatnou serverovou infrastrukturu. Stačí běžný sdílený hosting s PHP 8.1+ a MySQL nebo MariaDB; program nevyžaduje Node.js, Redis ani Composer. Instalátor funguje v prohlížeči a provede vás pěti obrazovkami: Požadavky, Databáze, Administrátor, Nastavení aplikace a Pošta. Vytvoří konfigurační soubor a tabulky databáze.
Soubor přiložený k úkolu není jen veřejná adresa v adresáři. Aplikace při stahování přílohy kontroluje oprávnění, přímý přístup do uploads/ je blokován a názvy souborů uložených na disku jsou náhodné. Anna přesto musí zjistit, kdo má přístup do panelu hostingu a co by měl její tým do úkolů vůbec vkládat. Technické podrobnosti popisuje instalace na vašem hostingu.
Vlastní hosting mění místo uložení, neodstraňuje poskytovatele hostingu
Vlastní hosting přesouvá databázi a soubory z infrastruktury dodavatele programu na hosting vybraný vaší firmou. Neznamená to však, že data existují výhradně ve vaší kanceláři: hostingová firma nadále uchovává soubory a databázi.
| Otázka | Program spravovaný dodavatelem | Task Manager na vašem hostingu |
|---|---|---|
| Kde se nacházejí soubory a databáze? | Na infrastruktuře služby | Na hostingu vaší firmy |
| Kdo zajišťuje hosting aplikace? | Poskytovatel služby | Váš poskytovatel hostingu nebo osoba, které svěříte administraci |
| Kdo organizuje zálohy dat? | Ověřujete podmínky služby dodavatele | Určujete způsob provádění záloh pro svůj hosting |
| Co kontrolujete před ukončením používání programu? | Způsob obnovení dat ze služby | Stav vlastní databáze a souborů na hostingu |
Jde o srovnání modelů uchovávání dat, ne o hodnocení konkrétního cloudového programu. V úterý může Anna požádat osobu, která se stará o hosting, aby ukázala místo zálohy databáze a adresáře s přílohami. Samotná skutečnost, že server je „její“, ještě neznamená, že záloha vzniká a dá se obnovit.
Prohlížeč se nemusí připojovat k cizím serverům
Rozhraní Task Manageru prohlížeč stahuje ze serveru, na kterém je aplikace nainstalována. Platí to pro knihovny, písma, ikony a náhradní avatary, a to i na přihlašovací obrazovce a v instalátoru.
Prvky rozhraní se zde nestahují z CDN, tedy cizího serveru poskytujícího soubory stránky, ani z Google Fonts. Pokud si někdo nenastaví profilovou fotku, prohlížeč vykreslí kolečko s iniciálami. Aplikace funguje i v síti bez přístupu k internetu.
Nezaměňujte to s příslibem, že žádné spojení nikdy nevede ven. Server se může spojit s nakonfigurovaným poskytovatelem AI a poštovním serverem IMAP/SMTP; kontaktuje také licenční panel při kontrole aktualizací a stavu licence. Pokud potřebujete seznam přiložených knihoven, najdete ho spolu s licencemi v souboru LICENCJE-BIBLIOTEK.md v adresáři aplikace.
Po zapnutí AI část dat odchází k poskytovateli modelu
Po zapnutí AI Task Manager odesílá vybranému poskytovateli obsah dotazu a kontext potřebný pro odpověď - proto by tvrzení „data nikdy neopustí server“ nebylo pravdivé. Při vypnutém AI Task Manager neodesílá dotazy poskytovateli modelu.
Administrátor v Nastavení, na záložce AI, vybírá poskytovatele, zadává vlastní API klíč a určuje model - seznam modelů aplikace stahuje z účtu poskytovatele. Na výběr jsou OpenAI, Anthropic, Google a xAI. Za používání modelu firma platí přímo poskytovateli, bez marže Task Manageru. AI lze zapnout samostatně pro úkoly, chaty a okno AI asistenta. Asistent vidí pouze materiály, ke kterým má přístup dotazující se osoba, a Pošta jako zdroj znalostí AI je ve výchozím nastavení vypnutá.
Ve středu Anna zvažuje připojení modelu, ale nejprve ověřuje, zda se v dotazech týmu budou objevovat údaje o klientech. Může také nechat AI vypnuté - Task Manager funguje i bez něj. Podrobný popis toho, jak to probíhá, najdete v textu co se dostává k poskytovateli AI.
Administrátor spravuje přístup, ale nečte všechno
Administrátor Task Manageru vidí a spravuje pracovní prostory i úkoly, ale nemá přehled o veškerém soukromém obsahu uživatelů. Pošta, nesdílené poznámky a vlákna rozhovorů s AI asistentem zůstávají soukromá i před ním.
Program má dvě globální role: administrátora a uživatele, který vidí své pracovní prostory. V každém Pracovním prostoru zvlášť nastavujete administrátora prostoru a oprávnění k přidávání úkolů a chatů. Samostatná oprávnění se týkají mimo jiné AI v úkolech, AI v chatech, okna AI asistenta a Pošty; bez oprávnění funkce z rozhraní zmizí. Přiřazení soukromé poznámky k Pracovnímu prostoru je pouze štítek, nikoli sdílení se zespol. Podobně propojení vlákna Pošty s úkolem vytváří navigační zkratku, nikoli přístup k obsahu e-mailu.
V pátek Anna přidá novou účetní pouze do jednoho Pracovního prostoru, místo aby předpokládala, že by měla vidět všechny záležitosti sedmičlenného týmu. Pozvaná osoba si sama nastaví heslo po obdržení e-mailu. Když zaměstnanec odejde, Anna ho může deaktivovat: data zůstanou zachována a licenční pozice se uvolní. Způsob oddělování přístupu podrobněji ukazuje článek o tom, kdo vidí úkoly a jak fungují role.
Staré logy a staré úkoly se mažou dvěma různými způsoby
Čištění technických logů maže deníky a vypršelé relace, ale nezasahuje do úkolů, chatů, zpráv ani příloh. Trvalé mazání starého obsahu je samostatná, ruční operace, která maže skutečná data uživatelů a je nevratná.
Ve výchozím nastavení se logy čistí jednou denně, když někdo aplikaci používá. Deníky pokusů o přihlášení starší než 30 dní mizí spolu s vypršelými relacemi. Aplikace také maže deník událostí n8n starší než 90 dní a zpracované položky fronty n8n starší než 30 dní. n8n je nástroj pro propojování aplikací do automatizovaných procesů. Administrátor může také použít tlačítko „Vyčistit staré logy nyní”.
V Nastavení, na záložce Pokročilé, lze zvlášť zvolit trvalé mazání archivovaných úkolů, uzavřených úkolů nebo samotných starých zpráv. Dostupné prahy jsou 30, 90, 180 a 365 dní. Aplikace nejprve zobrazí počet položek a odhadované uvolněné místo a poté vyžaduje přepsání náhodného 8znakového kódu. Před tímto krokem si vytvořte zálohu databáze.
O další pondělí Anna vybere uzavřené úkoly starší než 365 dní a nejprve si prohlédne náhled položek k odstranění. Tlačítko pro čištění logů nepovažuje za způsob, jak smazat data klientů. Oba mechanismy popisuje návod čištění dat.
Historie aktivit patří osobě, která ji vytváří
Historie aktivit v Task Manageru je soukromý deník vlastníka účtu, nikoli nástroj pro dohled nad týmem. Administrátor ji nemůže prohlížet.
Deník může zaznamenat například vytvoření úkolu, změnu stavu, přidání souboru a relaci prohlížení úkolu, chatu nebo poznámky. Uchovává odkazy a názvy, nikoli obsah zpráv, poznámek či e-mailů; nezaznamenává ani vyhledávání, ani činnosti automatizací. Záznamy starší než 90 dní mizí automaticky.
Každá osoba může vypnout zaznamenávání v Profilu, vymazat historii nebo určit Pracovní prostor, úkol, chat či poznámku, pro které se její aktivita nemá zaznamenávat. Návrhy z historie počítá sama aplikace, bez odesílání dat poskytovateli AI. Je však důležitá výhrada: když používáte AI asistenta, do jeho dotazu se dostává souhrn historie - nikoli surový deník - u nakonfigurovaného poskytovatele modelu.
Vlastní server za vás nerozhodne o datech
Instalace na vlastním hostingu za vás nevybere data, osoby s přístupem ani dobu uchovávání obsahu. Nenahradí ani firemní dokumentaci, dohody s poskytovatelem hostingu a posouzení, zda přijatý způsob práce odpovídá vaší situaci.
Zajistěte zálohy databáze a příloh a sledujte dostupné aktualizace. Aktualizaci spouští administrátor v Nastavení: nejprve „Stáhnout”, po upozornění na zálohu databáze a adresáře uploads/, a poté „Nainstalovat”. HTTPS je doporučeno vždy a vyžadováno pro instalaci programu jako aplikace na zařízení. Citlivá data, jako jsou API klíče, SMTP hesla a obsah zpráv, jsou v databázi šifrována; to neznamená, že je šifrovaná celá databáze. Varianta Pro přidává šifrování AES-256.
Licence Task Manageru je trvalá a zahrnuje 12 měsíců aktualizací, po jejichž uplynutí je prodloužení volitelné. Neprodloužení aktualizací nijak neomezuje práci s vlastněnou verzí. Aplikace přejde do režimu pouze pro čtení při chybějícím licenčním klíči, neplatném klíči nebo vypršení časově omezeného klíče. Pravidla popisuje stránka trvalé licence.
Zítra si vypište, jaké údaje o klientech mají jít do úkolů, kdo je má vidět a kdo odpovídá za zálohu databáze a příloh. Teprve s tímto poznámkovým lístkem si projděte uspořádání prostorů a oprávnění v Demu.
Nejčastější dotazy
Kde jsou uložena data z programu pro správu úkolů na vlastním serveru?
Data Task Manageru se nacházejí na hostingu vaší firmy: úkoly v databázi MySQL a přílohy v adresáři uploads/. Hostingová firma nadále uchovává tyto soubory a databázi.
Funguje Task Manager bez internetu a bez připojení k externím službám?
Task Manager funguje v síti bez přístupu k internetu a jeho webové rozhraní nestahuje prvky z cizích serverů. Nakonfigurované služby AI a Pošty však vyžadují odchozí připojení a server se spojuje s licenčním panelem při kontrole stavu licence a aktualizací; samotná instalace na vlastním hostingu neurčuje soulad firmy s GDPR.
Opouštějí data můj server po zapnutí AI asistenta?
Ano - k vybranému poskytovateli modelu se odesílá obsah dotazu a kontext potřebný pro odpověď. Při vypnutém AI Task Manager neodesílá dotazy poskytovateli modelu.
Vidí administrátor Task Manageru veškerou aktivitu zaměstnanců?
Ne - Pošta, nesdílené Poznámky, vlákna AI asistenta a Historie aktivit zůstávají soukromé i před administrátorem. Administrátor naopak spravuje přístup k prostorům a oprávnění uživatelů.
Znamená vlastní hosting, že se nemusím zabývat GDPR?
Ne - vlastní hosting mění místo uložení dat, ale nerozhoduje za firmu o přístupu, zálohách, dokumentaci a době uchovávání. Tento text popisuje fungování programu, nenahrazuje právní posouzení vaší situace.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
