V pondelok Anna z účtovnej kancelárie v Kielcach prezerá úlohy sedemčlenného tímu: mená klientov, sumy, skeny dokumentov. Skôr než si vyberie program na úlohy, nepýta sa na farbu nástenky, ale na dáta: kde budú uložené a kto ich môže vidieť? Pri GDPR vlastný server mení odpoveď na prvú otázku, ale neuzatvára druhú.
Toto je opis mechanizmov Task Managera, nie právne poradenstvo. Posúdenie vašej situácie, dokumentáciu a rozhodnutia o dátach robíte vo svojej firme.
Program na úlohy a GDPR: najprv zistite, kde ležia dáta
V Task Manageri súbory aplikácie a databáza MySQL ležia na hostingu klienta. Prílohy sa ukladajú do adresára uploads/ na rovnakom serveri, takže Anna začína kontrolou vlastného hostingu, a nie hľadaním dát na účte u dodávateľa programu.
Na inštaláciu programu nepotrebujete samostatnú serverovú infraštruktúru. Stačí bežný zdieľaný hosting s PHP 8.1+ a MySQL alebo MariaDB; program nevyžaduje Node.js, Redis ani Composer. Inštalátor funguje v prehliadači a prevedie vás piatimi obrazovkami: Požiadavky, Databáza, Administrátor, Nastavenia aplikácie a Pošta. Vytvorí konfiguračný súbor a tabuľky databázy.
Súbor priložený k úlohe nie je len obyčajná verejná adresa v adresári. Aplikácia pri sťahovaní prílohy kontroluje oprávnenia, priamy prístup k uploads/ je zablokovaný a názvy súborov uložených na disku sú náhodné. Anna musí stále zistiť, kto má prístup k hostingovému panelu a čo by jej tím vôbec mal vkladať do úloh. Technické podrobnosti opisuje inštalácia na vašom hostingu.
Vlastný hosting mení miesto uchovávania, neodstraňuje hostingovú firmu
Vlastný hosting presúva databázu a súbory z infraštruktúry dodávateľa programu na hosting vybraný vašou firmou. Neznamená to však, že dáta existujú výlučne vo vašej kancelárii: hostingová firma naďalej uchováva súbory a databázu.
| Otázka | Program prevádzkovaný dodávateľom | Task Manager na vašom hostingu |
|---|---|---|
| Kde sa nachádzajú súbory a databáza? | Na infraštruktúre služby | Na hostingu vašej firmy |
| Kto spravuje hosting aplikácie? | Poskytovateľ služby | Váš hostingový poskytovateľ alebo osoba, ktorej zveríte správu |
| Kto organizuje zálohy dát? | Overujete podmienky služby dodávateľa | Stanovujete spôsob vytvárania záloh pre svoj hosting |
| Čo kontrolujete pred ukončením používania programu? | Spôsob obnovenia dát zo služby | Stav vlastnej databázy a súborov na hostingu |
Toto je porovnanie modelov uchovávania, nie hodnotenie konkrétneho cloudového programu. V utorok môže Anna požiadať osobu starajúcu sa o hosting, aby ukázala miesto zálohy databázy a adresára príloh. Samotný fakt, že server je „jej“, ešte neznamená, že záloha vzniká a dá sa obnoviť.
Prehliadač sa nemusí pripájať k cudzím serverom
Rozhranie Task Managera prehliadač načítava zo servera, na ktorom je aplikácia nainštalovaná. Platí to pre knižnice, písma, ikony a náhradné avatary, aj na prihlasovacej obrazovke a v inštalátore.
Prvky rozhrania sa tu nenačítavajú z CDN, teda cudzieho servera poskytujúceho súbory stránky, ani z Google Fonts. Keď niekto nepridá profilovú fotku, prehliadač vykreslí kruh s iniciálami. Aplikácia funguje aj v sieti bez prístupu na internet.
Nezamieňajte si to s prísľubom, že žiadne spojenie nikdy nesmeruje von. Server sa môže spájať s nakonfigurovaným poskytovateľom AI a poštovým serverom IMAP/SMTP; kontaktuje sa aj s licenčným panelom pri kontrole aktualizácií a stavu licencie. Ak potrebujete zoznam pribalených knižníc, nájdete ho spolu s licenciami v súbore LICENCJE-BIBLIOTEK.md v adresári aplikácie.
Po zapnutí AI časť dát odchádza k poskytovateľovi modelu
Po zapnutí AI Task Manager odosiela vybranému poskytovateľovi obsah otázky a kontext potrebný na odpoveď - preto by tvrdenie „dáta nikdy neopúšťajú server“ nebolo pravdivé. Pri vypnutom AI Task Manager neodosiela žiadne požiadavky poskytovateľovi modelu.
Administrátor v Nastaveniach, na karte AI, vyberá poskytovateľa, zadáva vlastný API kľúč a určuje model - zoznam modelov aplikácia načíta z účtu poskytovateľa. Na výber sú OpenAI, Anthropic, Google a xAI. Za používanie modelu firma platí priamo poskytovateľovi, bez marže Task Managera. AI možno zapnúť samostatne pre úlohy, chaty a okno Asistenta AI. Asistent vidí iba tie materiály, ku ktorým má prístup pýtajúca sa osoba, a Pošta ako zdroj znalostí pre AI je predvolene vypnutá.
V stredu Anna zvažuje pripojenie modelu, ale najprv zisťuje, či sa v otázkach tímu budú objavovať údaje klientov. Môže tiež ponechať AI vypnuté - Task Manager funguje aj bez neho. Podrobný popis priebehu nájdete v texte čo sa dostáva k poskytovateľovi AI.
Administrátor spravuje prístup, ale nečíta všetko
Administrátor Task Managera vidí a spravuje pracovné priestory a úlohy, no nemá prehľad o všetkom súkromnom obsahu používateľov. Pošta, nezdieľané poznámky a vlákna rozhovorov s Asistentom AI zostávajú súkromné aj pred ním.
Program má dve globálne role: administrátora a používateľa, ktorý vidí svoje priestory. V každom Pracovnom priestore osobitne nastavíte administrátora priestoru a oprávnenia na pridávanie úloh a chatov. Samostatné oprávnenia sa týkajú okrem iného AI v úlohách, AI v chatoch, okna Asistenta AI a Pošty; bez oprávnenia funkcia z rozhrania zmizne. Priradenie súkromnej poznámky k Pracovnému priestoru je iba štítok, nie jej zdieľanie s tímom. Podobne prepojenie vlákna Pošty s úlohou vytvára navigačnú skratku, nie prístup k obsahu e-mailu.
V piatok Anna pridáva novú účtovníčku do jedného Pracovného priestoru namiesto toho, aby predpokladala, že by mala vidieť všetky záležitosti sedemčlenného tímu. Pozvaná osoba si sama nastaví heslo po doručení e-mailu. Keď zamestnanec odíde, Anna ho môže deaktivovať: dáta zostanú a licenčné miesto sa uvoľní. Spôsob rozdelenia prístupu podrobnejšie ukazuje článok o tom, kto vidí úlohy a ako fungujú role.
Staré logy a staré úlohy sa mažú dvoma rôznymi spôsobmi
Čistenie technických logov maže denníky a vypršané relácie, no nedotýka sa úloh, chatov, správ ani príloh. Trvalé zmazanie starého obsahu je samostatná, manuálna operácia, ktorá maže skutočné dáta používateľov a je nezvratná.
V predvolenom nastavení sa logy čistia raz denne, keď niekto používa aplikáciu. Záznamy pokusov o prihlásenie staršie ako 30 dní miznú spolu s vypršanými reláciami. Aplikácia tiež maže záznam udalostí n8n starší ako 90 dní a spracované položky fronty n8n staršie ako 30 dní. n8n je nástroj na prepájanie aplikácií do automatizovaných procesov. Administrátor môže tiež použiť tlačidlo „Vyčistiť staré logy teraz”.
V Nastaveniach, v záložke Rozšírené, je možné osobitne vybrať trvalé zmazanie archivovaných úloh, uzavretých úloh alebo len starých správ. Dostupné hranice sú 30, 90, 180 a 365 dní. Aplikácia najprv zobrazí počet položiek a odhadované uvoľnené miesto a následne vyžaduje prepísanie náhodného 8-znakového kódu. Pred takýmto krokom si urobte zálohu databázy.
Nasledujúci pondelok Anna vyberá uzavreté úlohy staršie ako 365 dní a najprv skontroluje náhľad položiek určených na vymazanie. Tlačidlo čistenia logov nepovažuje za spôsob, ako vymazať dáta klientov. Oba mechanizmy popisuje návod čistenie dát.
História aktivity patrí osobe, ktorá ju vytvára
História aktivity v Task Manageri je súkromný denník vlastníka účtu, nie pohľad na dohľad nad tímom. Administrátor ju nemôže prezerať.
Denník môže zaznamenať napríklad vytvorenie úlohy, zmenu stavu, pridanie súboru či reláciu prezerania úlohy, chatu alebo poznámky. Uchováva odkazy a názvy, nie obsah správ, poznámok či e-mailov; nezaznamenáva ani vyhľadávania, ani akcie automatizácií. Záznamy staršie ako 90 dní miznú automaticky.
Každá osoba môže vypnúť zaznamenávanie v Profile, vyčistiť históriu alebo určiť Pracovný priestor, úlohu, chat či poznámku, pre ktoré sa jej aktivita nemá zaznamenávať. Podnety z histórie počíta samotná aplikácia bez odosielania dát poskytovateľovi AI. Platí však dôležitá výnimka: keď používate Asistenta AI, súhrn histórie - nie surový denník - sa dostáva v jeho požiadavke ku nakonfigurovanému poskytovateľovi modelu.
Vlastný server za vás nerozhodne o údajoch
Inštalácia na vlastnom hostingu za vás nevyberie dáta, osoby s prístupom ani dobu uchovávania obsahu. Nenahradí ani firemnú dokumentáciu, dohody s poskytovateľom hostingu a posúdenie, či zvolený spôsob práce zodpovedá vašej situácii.
Postarajte sa o zálohy databázy a príloh a sledujte dostupné aktualizácie. Aktualizáciu spúšťa administrátor v Nastaveniach: najprv „Stiahnuť”, po upozornení na zálohu databázy a adresára uploads/, a následne „Nainštalovať”. HTTPS sa odporúča vždy a je vyžadované pre inštaláciu programu ako aplikácie na zariadení. Citlivé údaje, ako sú API kľúče, SMTP heslá a obsah správ, sú v databáze šifrované; neznamená to šifrovanie celej databázy. Varianta Pro pridáva šifrovanie AES-256.
Licencia Task Managera je trvalá a zahŕňa 12 mesiacov aktualizácií, po ktorých je obnovenie voliteľné. Neobnovenie aktualizácií neblokuje prácu s vlastnenou verziou. Aplikácia prechádza do režimu len na čítanie pri chýbajúcom licenčnom kľúči, nesprávnom kľúči alebo vypršaní časovo obmedzeného kľúča. Pravidlá popisuje stránka trvalej licencie.
Zajtra si vypíšte, aké údaje klientov majú vstupovať do úloh, kto ich má vidieť a kto zodpovedá za zálohu databázy a príloh. Až s týmto papierom skontrolujte usporiadanie priestorov a oprávnení v Demo.
Najčastejšie otázky
Kde sa nachádzajú dáta z programu na úlohy na vlastnom serveri?
Dáta Task Managera sa nachádzajú na hostingu vašej firmy: úlohy v databáze MySQL a prílohy v adresári uploads/. Hostingová spoločnosť naďalej uchováva tieto súbory a databázu.
Funguje Task Manager bez internetu a bez pripojenia k externým službám?
Task Manager funguje v sieti bez prístupu na internet a jeho webové rozhranie nenačítava prvky z cudzích serverov. Nakonfigurované služby AI a Pošty si však vyžadujú odchádzajúce pripojenia a server sa spája s licenčným panelom pri kontrole stavu licencie a aktualizácií; samotná inštalácia na vlastnom hostingu nerieši súlad firmy s GDPR.
Opúšťajú dáta môj server po zapnutí Asistenta AI?
Áno - k vybranému poskytovateľovi modelu sa odosiela obsah otázky a kontext potrebný na odpoveď. Pri vypnutom AI Task Manager neodosiela žiadne požiadavky poskytovateľovi modelu.
Vidí administrátor Task Managera celú aktivitu zamestnancov?
Nie - Pošta, nezdieľané Poznámky, vlákna Asistenta AI a História aktivity zostávajú súkromné aj pred administrátorom. Administrátor namiesto toho spravuje prístup k priestorom a oprávnenia používateľov.
Znamená vlastný hosting, že sa nemusím zaoberať GDPR?
Nie - vlastný hosting mení miesto uchovávania údajov, ale nerozhoduje za firmu o prístupe, zálohách, dokumentácii a dobe uchovávania. Tento text popisuje fungovanie programu a nenahrádza právne posúdenie vašej situácie.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
