Hétfőn Anna, a kielcei könyvelőiroda munkatársa áttekinti a hétfős csapat feladatait: ügyfélneveket, összegeket, beszkennelt dokumentumokat. Mielőtt feladatkezelő programot választ, nem a tábla színére kérdez, hanem az adatokra: hol lesznek tárolva, és ki láthatja őket? A GDPR szempontjából a saját szerver megváltoztatja a választ az első kérdésre, de a másodikat nem zárja le.
Ez a Task Manager működésének bemutatása, nem jogi tanács. A saját helyzeted értékelését, a dokumentációt és az adatokra vonatkozó döntéseket a cégeden belül hozod meg.
Feladatkezelő program és GDPR: először állapítsd meg, hol vannak az adatok
A Task Managerben az alkalmazás fájljai és a MySQL adatbázis az ügyfél tárhelyén vannak. A mellékletek az uploads/ mappába kerülnek ugyanazon a szerveren, így Anna a saját tárhely ellenőrzésével kezdi, nem pedig a program szolgáltatójánál lévő fiók keresésével.
A program telepítéséhez nincs szükség külön szerverinfrastruktúrára. Elég egy szokásos megosztott tárhely PHP 8.1+ és MySQL vagy MariaDB támogatással; a program nem igényel Node.js-t, Redist vagy Composert. A telepítő a böngészőben fut, és öt képernyőn vezet végig: Követelmények, Adatbázis, Rendszergazda, Alkalmazásbeállítások és Levelezés. Létrehozza a konfigurációs fájlt és az adatbázis tábláit.
A feladathoz csatolt fájl nem egyszerűen egy nyilvános cím egy mappában. Az alkalmazás ellenőrzi a jogosultságokat a melléklet letöltésekor, az uploads/ mappához való közvetlen hozzáférés blokkolva van, a lemezre mentett fájlok neve pedig véletlenszerű. Annának ettől még meg kell állapítania, ki fér hozzá a tárhelypanelhez, és egyáltalán mit kellene a csapatának a feladatokba tennie. A technikai részleteket a Telepítés a saját tárhelyedre oldal mutatja be.
A saját tárhely megváltoztatja a tárolás helyét, de nem szünteti meg a tárhelyszolgáltatót
A saját tárhely áthelyezi az adatbázist és a fájlokat a program szolgáltatójának infrastruktúrájáról a céged által választott tárhelyre. Ez nem jelenti azt, hogy az adatok kizárólag az irodádban léteznek: a tárhelyszolgáltató továbbra is tárolja a fájlokat és az adatbázist.
| Kérdés | A szolgáltató által üzemeltetett program | Task Manager a saját tárhelyeden |
|---|---|---|
| Hol találhatók a fájlok és az adatbázis? | A szolgáltatás infrastruktúráján | A céged tárhelyén |
| Ki üzemelteti az alkalmazás tárhelyét? | A szolgáltató | A tárhelyszolgáltatód, vagy az a személy, akire az adminisztrációt bízod |
| Ki szervezi az adatok mentését? | Ellenőrzöd a szolgáltató feltételeit | Te állapítod meg a saját tárhelyed mentési módját |
| Mit ellenőrzöl a program használatának befejezése előtt? | Az adatok visszaszerzésének módját a szolgáltatótól | A saját adatbázis és fájlok állapotát a tárhelyen |
Ez a tárolási modellek összehasonlítása, nem egy konkrét felhőalapú program értékelése. Kedden Anna megkérheti a tárhelyet kezelő személyt, hogy mutassa meg, hol vannak az adatbázis mentései és a mellékletek mappája. Az, hogy a szerver „az övé”, önmagában nem jelenti, hogy készül mentés, és az valóban visszaállítható.
A böngészőnek nem kell idegen szerverekhez kapcsolódnia
A Task Manager felületét a böngésző arról a szerverről tölti le, amelyre az alkalmazást telepítették. Ez vonatkozik a könyvtárakra, betűtípusokra, ikonokra és a helyettesítő avatárokra is, a bejelentkezési képernyőn és a telepítőben egyaránt.
Itt nincs felületi elemek letöltése CDN-ről, vagyis idegen szerverről, amely az oldal fájljait szolgáltatja, sem Google Fontsból. Ha valaki nem tölt fel profilképet, a böngésző kezdőbetűkkel rajzol köröt. Az alkalmazás internet-hozzáférés nélküli hálózatban is működik.
Ezt ne keverd össze azzal az ígérettel, hogy soha semmilyen kapcsolat nem lép ki kifelé. A szerver kapcsolódhat a beállított AI-szolgáltatóhoz és az IMAP/SMTP levelezőszerverhez; emellett a frissítések és a licencállapot ellenőrzésekor kapcsolatba lép a licencpanellel is. Ha szükséged van a mellékelt könyvtárak jegyzékére, azt a licencekkel együtt megtalálod a LICENCJE-BIBLIOTEK.md fájlban az alkalmazás mappájában.
Az AI bekapcsolása után az adatok egy része a modellszolgáltatóhoz jut
Az AI bekapcsolása után a Task Manager elküldi a kiválasztott szolgáltatónak a kérdés tartalmát és a válaszhoz szükséges kontextust - ezért lenne hamis az az állítás, hogy „az adatok soha nem hagyják el a szervert”. Kikapcsolt AI mellett a Task Manager nem küld kéréseket a modellszolgáltatónak.
A rendszergazda a Beállítások AI fülén választja ki a szolgáltatót, adja meg a saját API-kulcsát, és jelöli ki a modellt - a modellek listáját az alkalmazás a szolgáltató fiókjából tölti le. Választható az OpenAI, az Anthropic, a Google és az xAI. A modell használatáért a cég közvetlenül a szolgáltatónak fizet, a Task Manager felára nélkül. Az AI külön-külön bekapcsolható a feladatokhoz, a csevegésekhez és az AI-asszisztens ablakához. Az asszisztens csak azokat az anyagokat látja, amelyekhez a kérdező személynek van hozzáférése, a Levelezés pedig mint AI-tudásforrás alapértelmezetten ki van kapcsolva.
Szerdán Anna azon gondolkodik, hogy bekapcsolja-e a modellt, de előbb megvizsgálja, hogy a csapat kérdéseiben megjelennek-e ügyféladatok. Az AI-t ki is hagyhatja - a Task Manager nélküle is működik. A folyamat részletes leírását a mi kerül el az AI-szolgáltatóhoz című cikkben találod.
Az adminisztrátor kezeli a hozzáférést, de nem lát bele mindenbe
A Task Manager adminisztrátora látja és kezeli a munkatereket és a feladatokat, de nincs betekintése a felhasználók minden privát tartalmába. A levelezés, a meg nem osztott jegyzetek és az AI-asszisztenssel folytatott beszélgetésszálak előtte is privátak maradnak.
A program két globális szerepkört ismer: adminisztrátort és felhasználót, aki a saját munkatereit látja. Minden Munkaterületen belül külön állítod be a munkaterület adminisztrátorát, valamint a feladatok és csevegések hozzáadásának jogosultságát. Külön jogosultság vonatkozik többek között az AI-ra a feladatokban, az AI-ra a csevegésekben, az AI-asszisztens ablakára és a Levelezésre; jogosultság hiányában a funkció eltűnik a felületről. Egy privát jegyzet Munkaterülethez rendelése csak egy címke, nem jelenti a csapattal való megosztást. Hasonlóképpen, egy Levelezés-szál feladathoz kapcsolása navigációs parancsikont hoz létre, nem hozzáférést a levél tartalmához.
Pénteken Anna felvesz egy új könyvelőt egyetlen Munkaterületre, ahelyett hogy feltételezné, hogy látnia kell a hétfős csapat minden ügyét. A meghívott személy maga állítja be a jelszavát az e-mail kézhezvétele után. Amikor egy munkatárs távozik, Anna inaktiválhatja: az adatok megmaradnak, a licenchely pedig felszabadul. A hozzáférés megosztásának módját bővebben bemutatja a ki látja a feladatokat, és hogyan működnek a szerepkörök című cikk.
A régi naplók és a régi feladatok törlése két különböző módon történik
A technikai naplók tisztítása törli a naplóbejegyzéseket és a lejárt munkameneteket, de nem érinti a feladatokat, csevegéseket, üzeneteket vagy mellékleteket. A régi tartalmak végleges törlése egy külön, manuális művelet, amely a felhasználók valós adatait törli, és nem vonható vissza.
Alapértelmezés szerint a naplók naponta egyszer tisztulnak, amikor valaki használja az alkalmazást. A 30 napnál régebbi bejelentkezési kísérletek naplói a lejárt munkamenetekkel együtt eltűnnek. Az alkalmazás a 90 napnál régebbi n8n eseménynaplót, valamint a 30 napnál régebbi, feldolgozott n8n sorbejegyzéseket is törli. Az n8n egy eszköz az alkalmazások automatikus folyamatokba kapcsolására. Az adminisztrátor a „Régi naplók tisztítása most” gombbal is elindíthatja ezt.
A Beállítások Haladó fülén külön kiválasztható az archivált feladatok, a lezárt feladatok vagy csak a régi üzenetek végleges törlése. Az elérhető küszöbértékek 30, 90, 180 és 365 nap. Az alkalmazás először megmutatja az érintett elemek számát és a felszabaduló tárhely becslését, majd egy véletlenszerű 8 karakteres kód beírását kéri. Egy ilyen lépés előtt készíts biztonsági mentést az adatbázisról.
A következő hétfőn Anna a 365 napnál régebbi lezárt feladatokat választja ki, és előbb megnézi a törlésre kerülő elemek előnézetét. A naplótisztító gombot nem tekinti az ügyféladatok törlésének módjaként. Mindkét mechanizmust bemutatja az adattisztítási útmutató.
A Tevékenységnapló azé a személyé, aki létrehozza
A Task Manager Tevékenységnaplója a fiók tulajdonosának privát naplója, nem pedig a csapat felügyeletére szolgáló nézet. Az adminisztrátor nem tekintheti meg.
A napló rögzítheti például egy feladat létrehozását, állapotváltozást, fájl hozzáadását, valamint egy feladat, csevegés vagy jegyzet megtekintési munkamenetét. Hivatkozásokat és címeket tárol, nem üzenetek, jegyzetek vagy e-mailek tartalmát; kereséseket és automatizálási műveleteket sem rögzít. A 90 napnál régebbi bejegyzések automatikusan eltűnnek.
Mindenki kikapcsolhatja a naplózást a Profilban, törölheti a saját naplóját, vagy megjelölhet egy Munkaterületet, feladatot, csevegést vagy jegyzetet, amelyekhez kapcsolódó tevékenységét nem kell rögzíteni. A napló alapján készülő javaslatokat maga az alkalmazás számítja, anélkül, hogy adatokat küldene az AI-szolgáltatónak. Van azonban egy fontos kivétel: az AI-asszisztens használatakor a napló kivonata - nem a nyers napló - bekerül a kérésbe, amely a beállított modellszolgáltatóhoz jut el.
A saját szerver nem hoz meg helyetted döntéseket az adatokról
A saját tárhelyre történő telepítés nem választja meg helyetted az adatokat, a hozzáféréssel rendelkező személyeket vagy a tartalmak megőrzési idejét. Nem helyettesíti a vállalati dokumentációt, a tárhelyszolgáltatóval kötött megállapodásokat, és nem dönt arról sem, hogy az elfogadott munkamódszer megfelel-e a helyzetednek.
Gondoskodj az adatbázis és a mellékletek biztonsági mentéséről, és figyeld az elérhető frissítéseket. A frissítést az adminisztrátor indítja el a Beállításokban: először a „Letöltés”, az adatbázis és az uploads/ könyvtár mentéséről szóló figyelmeztetés után, majd a „Telepítés”. A HTTPS mindig ajánlott, és kötelező, ha a programot eszközre telepített alkalmazásként szeretnéd használni. Az érzékeny adatok, például az API-kulcsok, az SMTP-jelszavak és az üzenetek tartalma titkosítva kerülnek az adatbázisba; ez nem jelenti a teljes adatbázis titkosítását. A Pro változat AES-256 titkosítást ad hozzá.
A Task Manager licence örökös, és 12 hónap frissítést tartalmaz, amelyek lejárta után a megújítás opcionális. A frissítések megújításának elmaradása nem akadályozza a birtokolt verzióval való munkát. Az alkalmazás csak olvasható módba kapcsol, ha nincs licenckulcs, a kulcs érvénytelen, vagy lejár az időkorlátos kulcs. A szabályokat az örökös licenc oldal írja le.
Holnap írd össze, milyen ügyféladatok kerüljenek a feladatokba, ki láthassa őket, és ki felel az adatbázis és a mellékletek mentéséért. Csak ezzel a listával a kezedben nézd meg a munkaterületek és jogosultságok felépítését a Demóban.
Gyakori kérdések
Hol tárolódnak a feladatkezelő program adatai saját szerveren?
A Task Manager adatai a céged tárhelyén találhatók: a feladatok a MySQL adatbázisban, a mellékletek pedig az uploads/ könyvtárban. Ezeket a fájlokat és az adatbázist továbbra is a tárhelyszolgáltató cég tárolja.
Működik-e a Task Manager internet nélkül, külső szolgáltatásokhoz kapcsolódás nélkül?
A Task Manager internet-hozzáférés nélküli hálózatban is működik, böngészős felülete pedig nem tölt le elemeket idegen szerverekről. A beállított AI- és levelezési szolgáltatások azonban kimenő kapcsolatokat igényelnek, a szerver pedig a licencállapot és a frissítések ellenőrzésekor kapcsolódik a licencpanelhez; önmagában a saját tárhelyre telepítés nem dönti el a cég GDPR-megfelelését.
Az AI-asszisztens bekapcsolása után elhagyják az adatok a szerveremet?
Igen - a kiválasztott modellszolgáltatóhoz eljut a kérdés tartalma és a válaszhoz szükséges kontextus. Kikapcsolt AI mellett a Task Manager nem küld kéréseket a modellszolgáltatónak.
Látja-e a Task Manager rendszergazdája a munkatársak teljes tevékenységét?
Nem - a Levelezés, a meg nem osztott Jegyzetek, az AI-asszisztens beszélgetésszálai és a Tevékenységnapló a rendszergazda elől is rejtve maradnak. A rendszergazda a terek hozzáférését és a felhasználói jogosultságokat kezeli.
A saját tárhely miatt nem kell foglalkoznom a GDPR-ral?
Nem - a saját tárhely megváltoztatja az adatok tárolási helyét, de nem hoz a cég helyett döntést a hozzáférésről, a mentésekről, a dokumentációról és a megőrzési időről. Ez a szöveg a program működését mutatja be, nem helyettesíti a helyzeted jogi értékelését.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
