Am Montag hört Marta, Inhaberin eines achtköpfigen Studios, zum zweiten Mal: „Wer macht denn jetzt das Angebot für Nord?“. Genau in so einem Moment beginnt die Aufgabenverwaltung im Unternehmen - wenn der Plan in Ihrem Kopf ist, aber nicht an einem Ort, der für das ganze Team zugänglich ist. Um das zu ändern, brauchen Sie fünf Elemente bei jeder Sache - nicht noch ein Meeting darüber, wer sich was gemerkt hat.
Warum reicht „jeder weiß, was zu tun ist“ nicht mehr aus?
Eine mündliche Absprache reicht nicht mehr aus, sobald mehrere Personen zu unterschiedlichen Zeiten an derselben Sache arbeiten. Ein einziger Aufgabeneintrag lässt Sie prüfen, wer für das Ergebnis verantwortlich ist, was vereinbart wurde und welches Fälligkeitsdatum gilt.
Bei drei Personen kann man noch am Schreibtisch nachfragen. In Martas achtköpfigem Studio wandert das Angebot zwischen Vertrieb und der Person, die die Kalkulation erstellt; jemand ergänzt ein Detail am Telefon, jemand anderes schickt eine Datei. Am Mittwoch erinnert sich jeder an einen anderen Teil des Gesprächs. Das ist kein Beweis für fehlende Disziplin, sondern die Folge davon, eine Sache an mehreren Orten festzuhalten.
Sie erkennen diesen Moment an den Fragen: „Wer macht das?“, „Wo ist die letzte Version?“ und „War der Termin für Donnerstag oder Freitag?“. Wenn das vertraut klingt, beginnen Sie mit der Regel des einen Ortes für Absprachen. Das Programm allein entscheidet nicht für Sie, was zu tun ist. Es kann aber die Antwort dort aufbewahren, wo das Team danach suchen wird.
Aufgabenverwaltung im Unternehmen beginnt mit fünf Elementen
Eine gute Aufgabe hat eine verantwortliche Person, ein Fälligkeitsdatum, eine Ergebnisbeschreibung, eine Diskussion zur Sache und einen Platz in der Gesamtübersicht der Arbeit. Diese Methode funktioniert auch ohne Programm; Task Manager erleichtert es, sie beizubehalten, wenn die Anzahl der Fälle wächst.
| Element | Was ohne es schiefgeht | Wo Sie es im Task Manager finden |
|---|---|---|
| Verantwortliche Person | Niemand weiß, wen er nach dem Ergebnis fragen soll | Zugewiesene Personen |
| Fälligkeitsdatum | „Dringend“ bedeutet für jeden etwas anderes | Feld Fälligkeitsdatum und Fälligkeitsmarkierung auf der Karte |
| Ergebnisbeschreibung | Eine Aufgabe kann auf unterschiedliche Weise als erledigt gelten | Feld Beschreibung mit To-do-Liste |
| Diskussion | Entscheidungen bleiben in einem separaten Chat oder einer E-Mail | Thread unter der Aufgabenkarte |
| Gesamtübersicht | Sie sehen einzelne Fälle, aber nicht den gesamten Plan | Liste, Board und Kalender |
Sie müssen nicht jede Aufgabe zu einem langen Briefing ausformulieren. Wenn das Ergebnis jedoch nur „Angebot vorbereiten“ lautet, fragen Sie nach, welche Dokumente entstehen sollen, wer sie erhalten soll und bis wann. Aus dieser Antwort machen Sie die Beschreibung und eine Liste abzuhakender Punkte.
Eine Person ist verantwortlich, die übrigen können beobachten
Im Task Manager können Sie mehrere Personen einer Aufgabe zuweisen, aber legen Sie im Team eine Person fest, die für das Ergebnis verantwortlich ist. Die übrigen müssen nicht dieselbe Aufgabe als ihre eigene Arbeit erhalten, nur weil sie den Fortschritt kennen möchten.
Am Dienstag legt Marta die Aufgabe „Angebot für Kunde Nord“ an, weist sie Kasia zu und fügt Ania als Beobachterin hinzu, die nur den Fortschritt kennen soll. Das funktioniert im Modus „Ausgewählte Personen“; Beobachter kann weder der Ersteller der Aufgabe noch der Administrator des Arbeitsbereichs werden - sie haben bereits aufgrund ihrer Rolle vollständige Rechte. Ania sieht die Aufgabe und den gesamten Thread, kann schreiben, bearbeitet aber die Aufgabe nicht und ändert nicht den Status. Sie erhält Benachrichtigungen nur bei @-Erwähnungen. Das beobachtete Angebot erhöht nicht ihren „Heute“-Zähler.
Verantwortung für das Ergebnis ist nicht dasselbe wie Berechtigungen für die Aufgabe. Bei zugewiesenen Personen ermöglichen die Schalter Administrator und Statusänderung, beides zu trennen. Jemand kann an einer Aufgabe arbeiten und das Recht haben, ihren Status zu ändern, während jemand anderes die Sache nur verfolgt. Weitere Beispiele finden Sie im Artikel darüber, wie man Aufgaben im Team aufteilt.
Das Fälligkeitsdatum soll festgehalten, nicht nur im Kopf behalten werden
Das Fälligkeitsdatum im Task Manager kann nur ein Datum oder ein Datum mit Uhrzeit enthalten. Wenn Sie nur den Tag eingeben, bleibt die Aufgabe den ganzen Tag über als „heute fällig“ markiert; rot wird sie erst am Folgetag.
In der Liste, im Board und im Kalender zeigt die Farbe des Fälligkeitsdatums an, ob eine Aufgabe für heute ansteht, im Zeitplan liegt, überfällig oder abgeschlossen ist. Bei der Karte in der Liste sehen Sie zusätzlich einen Kreis mit der Anzahl der Tage bis zum oder nach dem Fälligkeitsdatum. Erledigte und abgebrochene Aufgaben gelten nicht als verspätet, selbst wenn ihr ursprüngliches Datum bereits verstrichen ist.
Am Mittwoch scrollt Marta nicht durch die ganze Liste, um Rückstände zu finden. Sie klickt auf „Überfällig“ - eine von vier Kacheln über der Liste, die zugleich Zähler und Filter sind - und sieht nur die Aufgaben, die Aufmerksamkeit erfordern. Ein erneuter Klick hebt den Filter wieder auf.
Die Beschreibung sollte sagen, was „erledigt“ bedeutet
Die Aufgabenbeschreibung sollte das Ergebnis festlegen, nicht nur die Tätigkeit benennen. Mit der To-do-Liste im Feld Beschreibung können Sie dieses Ergebnis in Punkte aufteilen, die das Team abhaken kann, ohne die Aufgabe zu bearbeiten.
Kasia notiert bei einem Angebot vier Dinge: den Leistungsumfang zusammenstellen, die Kalkulation erstellen, das Dokument vorbereiten und es an den Kunden senden. Nach dem Abhaken der ersten beiden Punkte zeigt die Liste in der Aufgabenkarte allen denselben Stand und die Leiste „2 von 4 erledigt"; beim abgehakten Punkt zeigt ein kleiner Avatar, wer das getan hat und wann.
Das Team kann über die Schaltfläche „+ Position hinzufügen" weitere Punkte ergänzen und sie per Ziehen verschieben. Dafür ist keine Berechtigung zur Bearbeitung der gesamten Aufgabe nötig, wenn man Listenpunkte abhaken darf. Das eignet sich gut für Etappen einer einzelnen Angelegenheit; braucht eine Etappe eine eigene verantwortliche Person und einen eigenen Termin, legen Sie sie als Aufgabe an. Das Beispiel wird im Text über die Checkliste in der Aufgabe vertieft.
Das Gespräch muss bei der Sache bleiben
Der Aufgaben-Thread hält das Gespräch unter der jeweiligen Karte fest, neben der Beschreibung und den Anhängen. Fragt also jemand nach einer Terminänderung, müssen Sie sie nicht aus dem Gedächtnis rekonstruieren oder in einem anderen Messenger suchen.
Am Donnerstag bittet der Kunde Marta, den Termin des Angebots zu verschieben. Die Person mit Bearbeitungsrecht ändert das Datum in der Aufgabe, und eine Systemnachricht im Thread hält die Änderung samt vorherigem Wert fest. Ebenso vermerkt der Thread Änderungen von Status, Priorität und Name sowie das Hinzufügen oder Entfernen von Personen. Die reine Änderung der Beschreibung erzeugt keinen solchen Eintrag; beim Namen erscheint der Hinweis „(bearbeitet)".
Im Gespräch können Sie @-Erwähnungen nutzen, Nachrichten zitieren und Anhänge hinzufügen. Das Symbol „Dateien" in der oberen Leiste des Threads sammelt Anhänge aus der gesamten Aufgabe, auch aus älteren Nachrichten. Die Datei bleibt bei der Unterhaltung zum Angebot, statt eine separate Suche zu erfordern.
Das Ganze betrachten Sie in drei Ansichten
Liste, Board und Kalender zeigen dieselbe Arbeit aus unterschiedlichen Blickwinkeln. Die Liste hilft, Aufgaben per Filter einzugrenzen, das Board gruppiert sie nach Arbeitsbereichen, und der Kalender zeigt sie neben Terminen und Abwesenheiten des Teams.
Ein Arbeitsbereich ist ein Raum, der Aufgaben und Chats bündelt, zum Beispiel Marketing oder Vertrieb. Möchte Marta alle Angelegenheiten durchsehen, wählt sie „Alle"; möchte sie sie in Spalten sehen, öffnet sie das Board. Dort erhält jeder Arbeitsbereich eine Spalte mit den Bereichen Favoriten, Aufgaben und Chats. Karten und Spalten lassen sich verschieben, und die Anordnung wird gespeichert.
In der Liste kann Marta die Kachel „Für heute" auswählen. Am Freitag wechselt sie zum Kalender: Sie sieht Aufgaben neben Terminen und kann eine Aufgabe, für die sie ein Bearbeitungsrecht hat, per Ziehen auf einen anderen Termin legen.
Das Board hat eigene Filtereinstellungen, unabhängig von der Liste. Sehen Sie also in der Liste nur Angelegenheiten für heute, gehen Sie nicht davon aus, dass das Board dieselbe Eingrenzung zeigt. Siehe auch, wie Sie die Woche im Aufgabenkalender planen.
Braucht man den KI-Assistenten, um Aufgaben zu führen?
Nein, Task Manager funktioniert ohne KI. Der KI-Assistent ist eine Option: Er kann das Formular für eine neue Aufgabe mit ausgefüllten Feldern öffnen, den Status ändern oder die Liste anhand eines in einem gewöhnlichen Satz formulierten Befehls filtern.
Marta kann „zeig nur überfällige Aufgaben" schreiben, statt den Filter manuell auszuwählen. Der KI-Assistent sieht ausschließlich Inhalte, auf die der Nutzer Zugriff hat, und erkennt beobachtete Aufgaben als beobachtet, nicht als seine eigene Arbeit. Er kann auch warnen, wenn eine Aufgabe einer abwesenden Person zugewiesen wird.
Um KI zu aktivieren, benötigen Sie einen eigenen Schlüssel bei OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok. Sie zahlen direkt an den Modellanbieter, ohne Vermittlergebühr. Die Anfrage samt benötigtem Kontext geht an diesen Anbieter - die Installation des Programms auf Ihrem Server bedeutet nicht, dass der Inhalt der KI-Anfragen ausschließlich dort verbleibt.
Was erledigt Task Manager nicht für Sie?
Task Manager plant kein Projekt in einem Gantt-Diagramm und legt keine Abhängigkeiten „Aufgabe wartet auf Aufgabe" fest. Braucht Ihr Unternehmen solche Mechanismen, ersetzen Liste, Board und Kalender sie nicht; brauchen Sie vor allem einen Aufgabenverantwortlichen, einen Termin und ein Gespräch, können Sie auch ohne sie arbeiten.
Zur Auswahl stehen zwei Prioritäten: normal und hoch. Daraus lässt sich keine feine Dringlichkeitsskala aufbauen, dafür können Sie Angelegenheiten hervorheben, die Aufmerksamkeit brauchen, ohne festzulegen, was eine dritte oder vierte Stufe bedeuten würde. E-Mail-Benachrichtigungen bei geschlossener Anwendung benötigen einen CRON auf dem Server, also einen Zeitplan, der Server-Aufgaben ausführt; Erinnerungen in der geöffneten Anwendung funktionieren auch ohne ihn.
Was kostet das Programm bei 5, 15 und 30 Personen?
Bei 5, 15 und 30 Personen wählen Sie entsprechend den Plan Starter, Classic oder Max in der Variante Standard. Sie zahlen einmalig für die Anzahl der Plätze, nicht monatlich pro Nutzer.
| Teamgröße | Plan Standard | Lizenzpreis |
|---|---|---|
| 5 Personen | Starter, für bis zu 8 Personen | 690 zł |
| 15 Personen | Classic, für bis zu 20 Personen | 1 490 zł |
| 30 Personen | Max, für bis zu 35 Personen | 2 290 zł |
Die Lizenz ist unbefristet. Sie umfasst 12 Monate Updates, nach denen eine Verlängerung optional ist; ohne Verlängerung bleibt das Programm nutzbar. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, können Sie sein Konto deaktivieren: Die Daten bleiben erhalten, und der Lizenzplatz wird frei. Wählen Sie den Plan passend zur Personenzahl, nicht zur Anzahl der Aufgaben. Die aktuellen Varianten finden Sie in den Preisen von Task Manager.
Sie installieren die Anwendung auf Ihrem eigenen Server; ein gewöhnliches Shared Hosting mit PHP 8.x und MySQL oder MariaDB genügt. Die Variante Pro ergänzt Standard um fünf Module: E-Mail, Dateien, Automatisierungen, AES-256-Verschlüsselung der Inhalte und eine KI-Wissensdatenbank (RAG). Dieser Unterschied ist wichtig, wenn Sie den Preis mit den tatsächlich benötigten Funktionen vergleichen.
Was morgen früh festhalten?
Wählen Sie morgen drei Angelegenheiten aus, die heute zwischen E-Mail, Gespräch und Ihrem Gedächtnis kreisen. Geben Sie jeder eine verantwortliche Person, einen Termin und drei Punkte einer To-do-Liste; Absprachen tragen Sie gleich in deren Thread ein. Öffnen Sie dann „Für heute" und sehen Sie, was im Plan fehlt. Testen Sie diese Anordnung in der Demo.
Häufig gestellte Fragen
Ab wie vielen Mitarbeitern braucht die Aufgabenverwaltung im Unternehmen ein Programm?
Es gibt keine feste Zahl: Die Warnsignale sind verlorene Absprachen und die wiederkehrende Frage „Wer macht das?“. Ein Programm zur Aufgabenverwaltung hilft, Verantwortung, Fälligkeitsdatum und die Diskussion zur jeweiligen Sache an einem Ort festzuhalten.
Kann eine Aufgabe mehreren Personen zugewiesen werden?
Ja, eine Aufgabe im Task Manager kann mehreren zugewiesenen Personen zugeordnet werden. Legen Sie zur Klarheit eine Person fest, die für das Ergebnis verantwortlich ist, und weisen Sie Personen, die den Fall nur verfolgen sollen, im Modus „Ausgewählte Personen“ die Rolle eines Beobachters zu.
Wie prüfen Sie schnell, was überfällig ist?
Klicken Sie auf die Kachel „Überfällig“ über der Aufgabenliste - sie dient zugleich als Zähler und als Filter. Die rote Markierung des Fälligkeitsdatums zeigt den Rückstand auch im Board und im Kalender an.
Worin unterscheidet sich die Aufgabenliste von Board und Kalender?
Das sind drei Ansichten derselben Aufgaben: Die Liste hat Filter, das Board Spalten der Arbeitsbereiche, und der Kalender ein Raster mit Tagen und Fälligkeitsdaten. Das Ziehen einer Aufgabe im Kalender ändert das Fälligkeitsdatum, sofern Sie das Recht haben, es zu bearbeiten.
Muss man KI aktivieren, um Aufgaben zu verwalten?
Nein, Task Manager funktioniert auch ohne KI. Der KI-Assistent ist optional und kann nach dem Anschließen eines eigenen Anbieter-Schlüssels auf Zuruf Aufgaben anlegen, deren Status ändern und die Liste filtern.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
