Lundi, Marta, dirigeante d’un atelier de huit personnes, entend pour la deuxième fois : « Qui finit par faire l’offre pour Nord ? ». La gestion des tâches en entreprise commence exactement à ce moment-là - quand le plan est dans votre tête, mais pas réuni en un seul endroit accessible à l’équipe. Pour changer cela, il faut cinq éléments pour chaque dossier, pas une nouvelle réunion sur qui a retenu quoi.
Pourquoi « tout le monde sait quoi faire » ne suffit plus ?
Un accord verbal ne suffit plus dès que plusieurs personnes travaillent sur le même dossier à des moments différents. Une fiche de tâche unique vous permet de vérifier qui est responsable du résultat, ce qui a été décidé et quelle échéance s’applique.
À trois personnes, on peut encore se demander les choses en direct. Dans l’atelier de huit personnes de Marta, l’offre passe entre les ventes et la personne qui prépare le devis ; quelqu’un précise un détail par téléphone, quelqu’un d’autre envoie un fichier. Le mercredi, chacun se souvient d’un fragment différent de la conversation. Ce n’est pas la preuve d’un manque de rigueur, mais la conséquence de garder un même dossier à plusieurs endroits.
Vous reconnaîtrez ce moment aux questions : « Qui s’en occupe ? », « Où se trouve la dernière version ? » et « L’échéance était jeudi ou vendredi ? ». Si elles vous semblent familières, commencez par le principe d’un seul endroit pour les décisions. Le logiciel seul ne décidera pas à votre place ce qu’il faut faire. Il peut en revanche conserver la réponse là où l’équipe ira la chercher.
La gestion des tâches en entreprise commence par cinq éléments
Une bonne tâche a une personne responsable, une échéance, une description du résultat, une discussion liée au dossier et une place dans la vue d’ensemble du travail. Cette méthode fonctionne aussi sans logiciel ; Task Manager facilite son maintien quand les dossiers se multiplient.
| Élément | Ce qui se détériore en son absence | Où le trouver dans Task Manager |
|---|---|---|
| Personne responsable | Personne ne sait à qui demander le résultat | Personnes assignées |
| Échéance | « Urgent » signifie quelque chose de différent pour chacun | Le champ Échéance et le marquage de l’échéance sur la fiche |
| Description du résultat | Une tâche peut être considérée comme terminée de différentes manières | Le champ Description avec liste de tâches à faire |
| Discussion | Les décisions restent dans une discussion ou un e-mail séparés | Le fil de discussion sous la fiche de tâche |
| Vue d’ensemble | Vous voyez des dossiers isolés, mais pas le plan dans son ensemble | La Liste, le Tableau et le Calendrier |
Vous n’avez pas besoin de rédiger un long brief pour chaque tâche. Mais si le résultat attendu se résume à « préparer une offre », demandez quels documents doivent être produits, qui doit les recevoir et pour quand. De cette réponse, vous ferez une description ainsi qu’une liste de points à cocher.
Une personne est responsable, les autres peuvent observer
Dans Task Manager, vous pouvez assigner plusieurs personnes à une tâche, mais au sein de l’équipe, désignez-en une seule comme responsable du résultat. Les autres n’ont pas besoin de recevoir la même tâche comme leur propre travail simplement parce qu’elles veulent suivre l’avancement.
Mardi, Marta crée la tâche « Offre pour le client Nord », l’assigne à Kasia et ajoute Ania comme observatrice, qui doit seulement suivre l’avancement. Cela fonctionne en mode « Personnes sélectionnées » ; ni l’auteur de la tâche ni l’administrateur de l’espace de travail ne peuvent devenir observateurs - ils disposent déjà de droits complets du fait de leur rôle. Ania voit la tâche et tout le fil de discussion, peut écrire, mais ne modifie ni la tâche ni son statut. Elle ne reçoit de notifications que pour les mentions @. L’offre observée n’augmente pas son compteur « Aujourd’hui ».
La responsabilité du résultat n’est pas la même chose que les droits sur la tâche. Pour les personnes assignées, les interrupteurs Administrateur et Changement de statut permettent de les dissocier. Quelqu’un peut travailler sur une tâche et avoir le droit d’en changer le statut, tandis qu’une autre personne ne fait que suivre le dossier. Vous trouverez d’autres exemples dans l’article sur comment répartir les tâches au sein d’une équipe.
L’échéance doit être notée, pas mémorisée
L’échéance dans Task Manager peut contenir seulement une date ou une date avec une heure. Si vous ne saisissez que le jour, la tâche reste marquée « pour aujourd’hui » toute la journée ; elle ne passe au rouge que le lendemain.
Dans la liste, sur le Tableau et dans le Calendrier, la couleur de l’échéance indique si la tâche est prévue pour aujourd’hui, dans les délais, en retard ou clôturée. Sur la fiche dans la liste, vous verrez aussi un cercle indiquant le nombre de jours restants ou de retard. Les tâches terminées ou annulées ne sont pas comptées comme en retard, même si leur ancienne date est déjà passée.
Le mercredi, Marta ne fait pas défiler toute la liste pour trouver les retards. Elle clique sur « En retard » - l’une des quatre tuiles au-dessus de la liste, qui servent à la fois de compteurs et de filtres - et ne voit alors que les tâches nécessitant son attention. Un second clic retire le filtre.
La description doit préciser ce que signifie « terminé »
La description d’une tâche doit définir le résultat attendu, pas seulement nommer une action. La liste de tâches à faire dans le champ Description vous permet de décomposer ce résultat en points que l’équipe coche sans avoir à ouvrir la modification de la tâche.
Kasia note quatre choses pour l'offre : rassembler le périmètre des travaux, calculer le devis, préparer le document et l'envoyer au client. Une fois les deux premiers points cochés, la liste dans la fiche de tâche affiche à tous le même état et une barre « 2 sur 4 effectués » ; sur un point coché, une mini photo de profil permet de voir qui l'a fait et quand.
L'équipe peut ajouter des éléments avec le bouton « + Ajouter un élément » et les réorganiser par glisser-déposer. Cela ne nécessite pas le droit de modifier toute la tâche, s'il est possible de cocher les points de la liste. C'est un bon choix pour les étapes d'une même affaire ; si une étape distincte a besoin de son propre responsable et de sa propre échéance, notez-la comme tâche. L'exemple développe le sujet de la checklist dans une tâche.
La conversation doit rester liée à l'affaire
Le fil de discussion de la tâche conserve la conversation sous sa fiche, à côté de la description et des pièces jointes. Ainsi, quand quelqu'un demande un changement d'échéance, vous n'avez pas besoin de la reconstituer de mémoire ni de la chercher dans une autre messagerie.
Jeudi, le client demande à Marta de repousser l'échéance de l'offre. La personne ayant le droit de modification change la date dans la tâche, et un message système dans le fil enregistre le changement avec l'ancienne valeur. De même, le fil consigne les changements de statut, de priorité et de nom, ainsi que l'ajout ou la suppression de personnes. La modification de la seule description ne crée pas une telle entrée ; la mention « (modifié) » apparaît alors à côté du nom.
Dans la conversation, vous pouvez utiliser des mentions @, citer des messages et ajouter des pièces jointes. L'icône « Fichiers » dans la barre supérieure du fil regroupe les pièces jointes de toute la tâche, y compris celles des anciens messages. Le fichier reste attaché à la conversation sur l'offre, au lieu de nécessiter une recherche séparée.
Vous visualisez l'ensemble selon trois affichages
Liste, Tableau et Calendrier montrent le même travail sous des angles différents. La Liste aide à restreindre les tâches avec des filtres, le Tableau les regroupe par espaces de travail, et le Calendrier les affiche aux côtés des événements et des absences de l'équipe.
Un espace de travail est un espace qui regroupe des tâches et des discussions, par exemple Marketing ou Ventes. Quand Marta veut passer en revue toutes les affaires, elle choisit « Tout » ; quand elle veut les voir en colonnes, elle ouvre le Tableau. Chaque espace de travail y reçoit une colonne avec les sections Favoris, Tâches et Discussions. Les cartes et les colonnes peuvent être réorganisées, et la disposition est mémorisée.
Dans la liste, Marta peut sélectionner la tuile « Aujourd'hui ». Le vendredi, elle passe au Calendrier : elle voit les tâches à côté des événements et peut glisser une tâche qu'elle a le droit de modifier vers une autre date.
Le Tableau a ses propres paramètres de filtrage, indépendants de la liste. Donc si dans la liste vous ne voyez que les affaires du jour, ne présumez pas que le Tableau affichera la même restriction. Voir aussi comment planifier la semaine dans le Calendrier des tâches.
L'Assistant IA est-il nécessaire pour gérer les tâches ?
Non, Task Manager fonctionne sans IA. L'Assistant IA est une option : il peut ouvrir le formulaire de nouvelle tâche avec les champs remplis, changer un statut ou filtrer la liste suite à une instruction formulée en phrase simple.
Marta peut écrire « montre-moi seulement les tâches en retard » au lieu de choisir un filtre manuellement. L'Assistant IA ne voit que les contenus auxquels l'utilisateur a accès, et reconnaît les tâches suivies comme suivies, et non comme son propre travail. Il peut aussi avertir lors de l'attribution d'une tâche à une personne absente.
Pour activer l'IA, vous avez besoin de votre propre clé chez OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. Vous payez le fournisseur du modèle directement, sans marge d'intermédiaire. La requête, accompagnée du contexte nécessaire, est transmise à ce fournisseur - installer le logiciel sur votre serveur ne signifie pas que le contenu des requêtes IA reste exclusivement sur celui-ci.
Que ne fera pas Task Manager à votre place ?
Task Manager ne planifiera pas de projet sur un diagramme de Gantt et ne définira pas de dépendances « tâche en attente d'une tâche ». Si votre entreprise a besoin de tels mécanismes, la liste, le Tableau et le Calendrier ne les remplaceront pas ; si vous avez surtout besoin d'un responsable d'affaire, d'une échéance et d'une conversation, vous pouvez travailler sans eux.
Deux priorités sont disponibles : normale et haute. Vous n'en ferez pas une échelle détaillée d'urgence, mais vous pouvez mettre en avant les affaires nécessitant de l'attention sans avoir à définir ce que signifierait un troisième ou un quatrième niveau. Les notifications par e-mail lorsque l'application est fermée nécessitent un CRON sur le serveur, c'est-à-dire un planificateur qui déclenche des tâches serveur ; les rappels dans l'application ouverte fonctionnent sans cela.
Combien coûte le logiciel pour 5, 15 et 30 personnes ?
Pour 5, 15 et 30 personnes, vous choisissez respectivement le plan Starter, Classic ou Max, dans la variante Standard. Vous payez une seule fois pour le nombre de postes, et non chaque mois par utilisateur.
| Taille de l'équipe | Plan Standard | Prix de la licence |
|---|---|---|
| 5 personnes | Starter, jusqu’à 8 personnes | 690 zł |
| 15 personnes | Classic, jusqu’à 20 personnes | 1 490 zł |
| 30 personnes | Max, jusqu’à 35 personnes | 2 290 zł |
La licence est perpétuelle. Elle inclut 12 mois de mises à jour, après quoi le renouvellement est optionnel ; l'absence de renouvellement ne bloque pas le logiciel. Si un collaborateur quitte l'entreprise, vous pouvez désactiver son compte : les données restent, et le poste de licence se libère. Choisissez le prix du plan en fonction du nombre de personnes, et non du nombre de tâches. Retrouvez les variantes actuelles dans les tarifs de Task Manager.
Vous installez l'application sur votre propre serveur ; un hébergement mutualisé classique avec PHP 8.x et MySQL ou MariaDB suffit. La variante Pro ajoute cinq modules au Standard : Messagerie, Fichiers, Automatisations, chiffrement du contenu AES-256 et base de connaissances IA (RAG). Cette distinction compte quand vous comparez le prix aux fonctionnalités dont vous avez réellement besoin.
Que noter demain matin ?
Demain, choisissez trois affaires qui circulent aujourd'hui entre l'e-mail, une conversation et votre mémoire. Donnez à chacune un responsable, une échéance et trois points de liste à faire ; notez les décisions directement dans son fil de discussion. Ouvrez ensuite « Aujourd'hui » et voyez ce qui manque dans le plan. Découvrez cette organisation dans la Demo.
Questions fréquentes
À partir de combien de personnes la gestion des tâches en entreprise nécessite-t-elle un logiciel ?
Il n’existe pas de seuil unique : les signes sont des décisions qui se perdent et la question récurrente « qui s’en occupe ? ». Un logiciel de gestion des tâches aide à consigner la responsabilité, l’échéance et les échanges au même endroit que le dossier concerné.
Une tâche peut-elle être attribuée à plusieurs personnes ?
Oui, une tâche dans Task Manager peut avoir plusieurs personnes assignées. Pour plus de clarté, désignez une seule personne responsable du résultat, et attribuez le rôle d’observateur, en mode « Personnes sélectionnées », à celles qui doivent seulement suivre le dossier.
Comment vérifier rapidement ce qui est en retard ?
Cliquez sur la tuile « En retard » au-dessus de la liste des tâches - elle fait office de compteur et de filtre. Le marquage rouge de l’échéance signale aussi le retard sur le Tableau et dans le Calendrier.
En quoi la liste des tâches diffère-t-elle du Tableau et du Calendrier ?
Ce sont trois affichages des mêmes tâches : la liste propose des filtres, le Tableau des colonnes par espace de travail, et le Calendrier une grille de jours avec les échéances. Glisser une tâche dans le Calendrier change son échéance, si vous avez le droit de la modifier.
Faut-il activer l’IA pour gérer les tâches ?
Non, Task Manager fonctionne sans IA. L’Assistant IA est optionnel et, une fois connecté avec votre propre clé fournisseur, peut créer des tâches, changer leur statut et filtrer la liste sur demande.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
