El lunes, Marta, propietaria de un estudio de ocho personas, escucha por segunda vez: «¿Quién va a hacer de una vez la oferta para Nord?». La gestión de tareas en la empresa empieza precisamente en ese momento, cuando el plan está en tu cabeza pero no en un lugar único y accesible para el equipo. Para cambiar esto necesitas cinco elementos en cada asunto, no otra reunión para ver quién recordó qué.
¿Por qué «todos saben qué hacer» deja de ser suficiente?
Un acuerdo verbal deja de ser suficiente cuando varias personas trabajan en el mismo asunto en momentos distintos. Un único registro de la tarea te permite comprobar quién responde del resultado, qué se acordó y qué plazo rige.
Con tres personas todavía se puede preguntar en el escritorio de al lado. En el estudio de ocho personas de Marta, la oferta pasa de ventas a la persona que prepara el presupuesto; alguien añade un detalle por teléfono, otro envía un archivo. El miércoles, cada uno recuerda un fragmento distinto de la conversación. No es prueba de falta de disciplina, sino consecuencia de mantener un mismo asunto en varios lugares.
Reconocerás este momento por las preguntas: «¿Quién hace esto?», «¿Dónde está la última versión?» y «¿El plazo era el jueves o el viernes?». Si te resultan familiares, empieza por la regla de un solo lugar para los acuerdos. El programa por sí solo no decidirá por ti qué hay que hacer. Pero sí puede guardar la respuesta allí donde el equipo la buscará.
La gestión de tareas en la empresa empieza por cinco elementos
Una buena tarea tiene una persona responsable, un plazo, una descripción del resultado, una conversación asociada al asunto y un lugar en la vista de todo el trabajo. Este método funciona también sin programa; Task Manager facilita mantenerlo cuando los asuntos se multiplican.
| Elemento | Qué falla cuando falta | Dónde lo encuentras en Task Manager |
|---|---|---|
| Persona responsable | Nadie sabe a quién preguntar por el resultado | Personas asignadas |
| Fecha límite | «Urgente» significa algo distinto para cada uno | Campo Plazo y marca del plazo en la tarjeta |
| Descripción del resultado | La tarea puede considerarse terminada de formas distintas | Campo Descripción con lista de tareas |
| Conversación | Las decisiones quedan en un chat o un correo aparte | Hilo bajo la tarjeta de la tarea |
| Vista de conjunto | Ves asuntos individuales, pero no todo el plan | Lista, Tablero y Calendario |
No tienes que redactar un briefing largo para cada tarea. Pero si el resultado suena a «preparar una oferta», pregunta qué documentos deben salir de ahí, quién debe recibirlos y para cuándo. Con esa respuesta podrás hacer la descripción y una lista de puntos para marcar.
Una persona responde, el resto puede observar
En Task Manager puedes asignar varias personas a una tarea, pero en el equipo conviene establecer una sola responsable del resultado. Las demás no tienen por qué recibir la misma tarea como trabajo propio solo porque quieran conocer el avance.
El martes, Marta crea la tarea «Oferta para el cliente Nord», se la asigna a Kasia y añade a Ania como observadora, que solo necesita conocer el avance. Esto funciona en el modo «Personas seleccionadas»; no puede ser observador el autor de la tarea ni el administrador del espacio de trabajo, ya que ellos tienen permisos plenos por su rol. Ania ve la tarea y todo el hilo, puede escribir, pero no edita la tarea ni cambia su estado. Solo recibe notificaciones por menciones @. La oferta observada no aumenta su contador «Para hoy».
La responsabilidad del resultado no es lo mismo que los permisos sobre la tarea. Con las personas asignadas, los interruptores Administrador y Cambio de estado permiten separarlos. Alguien puede trabajar en la tarea y tener permiso para cambiar su estado, mientras otra persona solo la sigue. Encontrarás más ejemplos en el artículo sobre cómo repartir tareas en el equipo.
El plazo debe estar anotado, no solo recordado
El plazo en Task Manager puede incluir solo la fecha o la fecha con la hora. Si indicas únicamente el día, la tarea seguirá marcada como «para hoy» durante todo ese día; se pondrá roja recién al día siguiente.
En la lista, el Tablero y el Calendario, el color del plazo muestra si la tarea es para hoy, está en plazo, fuera de plazo o cerrada. Junto a la tarjeta en la lista también verás un círculo con el número de días hasta el plazo o desde que pasó. Las tareas hechas y canceladas no se cuentan como atrasadas, aunque su antigua fecha ya haya pasado.
El miércoles, Marta no recorre toda la lista para encontrar retrasos. Hace clic en «Fuera de plazo» - uno de los cuatro mosaicos sobre la lista, que funcionan a la vez como contadores y filtros - y ve solo las tareas que requieren atención. Al volver a hacer clic, se quita el filtro.
La descripción debe decir qué significa «hecho»
La descripción de la tarea debe definir el resultado, no solo nombrar la acción. La lista de tareas en el campo Descripción te permite desglosar ese resultado en puntos que el equipo marca sin necesidad de abrir la edición de la tarea.
Kasia anota cuatro cosas en la oferta: reunir el alcance del trabajo, calcular el presupuesto, preparar el documento y enviárselo al cliente. Tras marcar los dos primeros puntos, la lista en la tarjeta de la tarea muestra a todos el mismo estado y una barra «2 de 4 completados»; junto al punto marcado, un mini avatar permite comprobar quién lo hizo y cuándo.
El equipo puede añadir elementos con el botón «+ Añadir elemento» y reordenarlos arrastrándolos. No hace falta tener permiso de edición sobre toda la tarea si se puede marcar los puntos de la lista. Es una buena opción para las etapas de un mismo asunto; si una etapa concreta necesita su propio responsable y su propia fecha límite, guárdala como tarea. El ejemplo se desarrolla en el texto sobre la lista de comprobación en una tarea.
La conversación debe quedarse junto al asunto
El hilo de la tarea guarda la conversación bajo su tarjeta, junto a la descripción y los adjuntos. Así, cuando alguien pregunta por un cambio de fecha, no tienes que reconstruirlo de memoria ni buscarlo en otro chat.
El jueves el cliente le pide a Marta que aplace la fecha de la oferta. La persona con permiso de edición cambia la fecha en la tarea, y un mensaje del sistema en el hilo registra el cambio junto con el valor anterior. De la misma forma, el hilo anota los cambios de estado, prioridad y nombre, así como la incorporación o eliminación de personas. El cambio de la descripción en sí no genera ese registro; junto al nombre aparece la marca «(editado)».
En la conversación puedes usar menciones @, citar mensajes y añadir adjuntos. El icono «Archivos» en la barra superior del hilo reúne los adjuntos de toda la tarea, incluidos los de mensajes antiguos. El archivo se queda junto a la conversación sobre la oferta, en lugar de requerir una búsqueda aparte.
Lo ves todo en tres vistas
Lista, Tablero y Calendario muestran el mismo trabajo desde distintos ángulos. La Lista ayuda a acotar las tareas con filtros, el Tablero las agrupa por espacios de trabajo, y el Calendario las muestra junto a los eventos y las ausencias del equipo.
Un espacio de trabajo es un área que agrupa tareas y chats, por ejemplo Marketing o Ventas. Cuando Marta quiere revisar todos los asuntos, elige «Todo»; cuando quiere verlos en columnas, abre el Tablero. Allí, cada espacio de trabajo tiene su propia columna con las secciones Favoritos, Tareas y Chats. Las tarjetas y las columnas se pueden reordenar, y la disposición se guarda.
En la lista, Marta puede elegir la ficha «Para hoy». El viernes pasa al Calendario: ve las tareas junto a los eventos y puede arrastrar a otra fecha una tarea que tiene permiso de editar.
El Tablero tiene su propia configuración de filtros, independiente de la lista. Así que si en la lista solo ves los asuntos de hoy, no des por hecho que el Tablero mostrará la misma restricción. Consulta también cómo planificar la semana en el Calendario de tareas.
¿Hace falta el Asistente de IA para gestionar las tareas?
No, Task Manager funciona sin IA. El Asistente de IA es una opción: puede abrir el formulario de una nueva tarea con los campos rellenados, cambiar un estado o filtrar la lista a partir de una orden escrita en una frase normal.
Marta puede escribir «muestra solo las tareas fuera de plazo» en lugar de elegir el filtro manualmente. El Asistente de IA solo ve los contenidos a los que tiene acceso el usuario, y reconoce las tareas observadas como observadas, no como trabajo propio. También puede avisar al asignar una tarea a una persona ausente.
Para activar la IA necesitas tu propia clave en OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. Pagas directamente al proveedor del modelo, sin margen de intermediario. La consulta, junto con el contexto necesario, llega a ese proveedor; instalar el programa en tu propio servidor no significa que el contenido de las consultas de IA permanezca únicamente en él.
¿Qué no hará Task Manager por ti?
Task Manager no planificará un proyecto en un diagrama de Gantt ni establecerá dependencias del tipo «esta tarea espera a aquella». Si tu empresa necesita esos mecanismos, la lista, el Tablero y el Calendario no los sustituirán; si lo que necesitas sobre todo es un responsable del asunto, una fecha límite y una conversación, puedes trabajar sin ellos.
Hay dos prioridades para elegir: normal y alta. No podrás construir con ellas una escala detallada de urgencia, pero sí destacar los asuntos que requieren atención sin tener que decidir qué significa un tercer o cuarto nivel. Las notificaciones por correo con la aplicación cerrada requieren un CRON en el servidor, es decir, un programador que ejecuta tareas del servidor; los recordatorios con la aplicación abierta funcionan sin él.
¿Cuánto cuesta el programa con 5, 15 y 30 personas?
Con 5, 15 y 30 personas eliges respectivamente el plan Starter, Classic o Max en la variante Standard. Pagas una sola vez por el número de puestos, no cada mes por cada usuario.
| Tamaño del equipo | Plan Standard | Precio de la licencia |
|---|---|---|
| 5 personas | Starter, hasta 8 personas | 690 zł |
| 15 personas | Classic, hasta 20 personas | 1 490 zł |
| 30 personas | Max, hasta 35 personas | 2 290 zł |
La licencia es perpetua. Incluye 12 meses de actualizaciones, tras los cuales la renovación es opcional; no renovar no bloquea el programa. Si un empleado se marcha, puedes desactivar su cuenta: los datos permanecen y el puesto de licencia queda libre. Elige el precio del plan según el número de personas, no según el número de tareas. Consulta las variantes vigentes en el listado de precios de Task Manager.
Instalas la aplicación en tu propio servidor; basta con un hosting compartido normal con PHP 8.x y MySQL o MariaDB. La variante Pro añade al Standard cinco módulos: Correo, Archivos, Automatizaciones, cifrado de contenido AES-256 y una base de conocimiento de IA (RAG). Esta distinción importa cuando comparas el precio con las funciones que realmente necesitas.
¿Qué anotar mañana por la mañana?
Mañana elige tres asuntos que hoy circulan entre el correo, una conversación y tu memoria. Asigna a cada uno un responsable, una fecha límite y tres puntos de una lista de tareas; añade los acuerdos directamente en su hilo. Luego abre «Para hoy» y comprueba qué falta en el plan. Prueba este esquema en el Demo.
Preguntas frecuentes
¿A partir de cuántas personas la gestión de tareas en la empresa requiere un programa?
No hay un número exacto: las señales son los acuerdos que se pierden y la pregunta recurrente «¿quién hace esto?». Un programa de gestión de tareas ayuda a registrar la responsabilidad, el plazo y la conversación junto al mismo asunto.
¿Se puede asignar una tarea a varias personas?
Sí, una tarea en Task Manager puede tener varias personas asignadas. Para mayor claridad, establece una sola responsable del resultado y, a las personas que solo quieran seguir el asunto, asígnales el rol de observador en el modo «Personas seleccionadas».
¿Cómo comprobar rápidamente qué está fuera de plazo?
Haz clic en el mosaico «Fuera de plazo» sobre la lista de tareas: funciona como contador y como filtro. La marca roja del plazo también muestra el retraso en el Tablero y en el Calendario.
¿En qué se diferencia la lista de tareas del Tablero y del Calendario?
Son tres formas de ver las mismas tareas: la lista tiene filtros, el Tablero muestra columnas de espacios de trabajo y el Calendario una cuadrícula de días con plazos. Arrastrar una tarea en el Calendario cambia el plazo si tienes permiso para editarla.
¿Hay que activar la IA para gestionar tareas?
No, Task Manager funciona sin IA. El Asistente de IA es opcional y, tras conectar la clave propia de un proveedor, puede crear tareas, cambiar sus estados y filtrar la lista a petición.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
