Na segunda-feira, Marta, proprietária de um atelier com oito pessoas, ouve pela segunda vez: "Afinal quem é que está a tratar da proposta para a Nord?". A gestão de tarefas na empresa começa precisamente neste momento - quando o plano está na sua cabeça, mas não existe num único lugar acessível para a equipa. Para mudar isto, precisa de cinco elementos em cada assunto, não de mais uma reunião sobre quem se lembrou de quê.
Porque é que "toda a gente sabe o que fazer" deixa de ser suficiente?
Um acordo verbal deixa de ser suficiente quando várias pessoas trabalham no mesmo assunto em momentos diferentes. Um único registo da tarefa permite-lhe verificar quem é responsável pelo resultado, o que ficou combinado e qual é o prazo em vigor.
Com três pessoas, ainda é possível perguntar à secretária do lado. No atelier de oito pessoas da Marta, a proposta passa entre as vendas e a pessoa que prepara o orçamento; alguém acrescenta um pormenor por telefone, outra pessoa envia um ficheiro. Na quarta-feira, cada um se lembra de um fragmento diferente da conversa. Isto não é prova de falta de disciplina, mas sim o resultado de manter o mesmo assunto em vários sítios.
Reconhece este momento pelas perguntas: "Quem é que faz isto?", "Onde está a última versão?" e "O prazo era quinta ou sexta-feira?". Se lhe soarem familiares, comece por o princípio do lugar único para os acordos. O programa, por si só, não decide o que há a fazer. Mas pode guardar a resposta onde a equipa a irá procurar.
A gestão de tarefas na empresa começa com cinco elementos
Uma boa tarefa tem uma pessoa responsável, um prazo, uma descrição do resultado, uma conversa junto do assunto e um lugar na visão de todo o trabalho. Este método funciona mesmo sem programa; o Task Manager facilita mantê-lo quando os assuntos se multiplicam.
| Elemento | O que falha quando falta | Onde encontrá-lo no Task Manager |
|---|---|---|
| Pessoa responsável | Ninguém sabe a quem perguntar pelo resultado | Pessoas atribuídas |
| Prazo | "Urgente" significa coisas diferentes para cada pessoa | Campo Prazo e marcação do prazo no cartão |
| Descrição do resultado | A tarefa pode ser considerada concluída de formas diferentes | Campo Descrição com lista de tarefas a fazer |
| Conversa | As decisões ficam num chat ou e-mail à parte | Tópico sob o cartão da tarefa |
| Visão de conjunto | Vê casos individuais, mas não o plano completo | Lista, Quadro e Calendário |
Não precisa de redigir um briefing longo para cada tarefa. Mas se o resultado soar a "preparar proposta", pergunte que documentos devem ser produzidos, quem os deve receber e até quando. A partir dessa resposta, faz a descrição e a lista de pontos a assinalar.
Uma pessoa é responsável, as outras podem observar
No Task Manager pode atribuir várias pessoas a uma tarefa, mas, na equipa, defina uma só como responsável pelo resultado. As restantes não precisam de receber a mesma tarefa como se fosse o seu próprio trabalho só porque querem acompanhar o progresso.
Na terça-feira, Marta cria a tarefa "Proposta para o cliente Nord", atribui-a à Kasia e adiciona a Ania como observadora, que apenas precisa de conhecer o progresso. Isto funciona no modo "Pessoas selecionadas"; nem o autor da tarefa nem o administrador do espaço de trabalho podem ser observadores - eles têm direitos plenos por causa da sua função. A Ania vê a tarefa e todo o tópico, pode escrever, mas não edita a tarefa nem altera o estado. Recebe notificações apenas sobre menções @. A proposta observada não aumenta o seu contador "Para hoje".
Ser responsável pelo resultado não é o mesmo que ter permissões sobre a tarefa. Junto às pessoas atribuídas, os interruptores Administrador e Alterar estado permitem separar estas duas coisas. Alguém pode trabalhar na tarefa e ter o direito de alterar o seu estado, enquanto outra pessoa apenas acompanha o assunto. Encontra mais exemplos no texto sobre como distribuir tarefas na equipa.
O prazo deve ficar registado, não apenas memorizado
O prazo no Task Manager pode conter apenas a data ou a data com a hora. Se indicar apenas o dia, a tarefa permanece marcada como "para hoje" durante todo esse dia; só fica vermelha no dia seguinte.
Na lista, no Quadro e no Calendário, a cor do prazo mostra se a tarefa é para hoje, está dentro do prazo, fora do prazo ou fechada. Junto ao cartão, na lista, verá também um círculo com o número de dias até ao prazo ou depois dele. As tarefas concluídas e canceladas não contam como atrasadas, mesmo que a sua antiga data já tenha passado.
Na quarta-feira, Marta não percorre toda a lista à procura de atrasos. Clica em "Fora do prazo" - um dos quatro cartões por cima da lista, que funcionam simultaneamente como contadores e filtros - e vê apenas as tarefas que precisam de atenção. Clicar novamente remove o filtro.
A descrição deve dizer o que significa "feito"
A descrição da tarefa deve definir o resultado, não apenas nomear a ação. A lista de tarefas a fazer no campo Descrição permite-lhe dividir esse resultado em pontos que a equipa vai assinalando sem abrir a edição da tarefa.
A Kasia anota quatro coisas junto à proposta: reunir o âmbito do trabalho, calcular o orçamento, preparar o documento e enviá-lo ao cliente. Depois de marcar os dois primeiros pontos, a lista no cartão da tarefa mostra a todos o mesmo estado e a barra "2 de 4 concluídos"; junto ao ponto marcado, uma mini miniatura permite verificar quem o fez e quando.
A equipa pode acrescentar itens com o botão "+ Adicionar item" e reordená-los por arrastamento. Para isso não é preciso ter permissão para editar a tarefa toda, basta poder marcar os pontos da lista. É uma boa opção para etapas de um único assunto; se uma etapa separada precisar de um responsável e de um prazo próprios, grave-a como tarefa. O exemplo desenvolve o texto sobre a checklist numa tarefa.
A conversa tem de ficar junto ao assunto
O tópico da tarefa mantém a conversa junto ao respetivo cartão, ao lado da descrição e dos anexos. Assim, quando alguém pergunta sobre uma alteração de prazo, não precisa de a reconstruir de memória nem de a procurar noutro chat.
Na quinta-feira, o cliente pede à Marta para adiar o prazo da proposta. A pessoa com permissão de edição altera a data na tarefa, e uma mensagem de sistema no tópico regista a alteração juntamente com o valor anterior. Da mesma forma, o tópico regista a alteração de estado, prioridade e nome, bem como a adição ou remoção de pessoas. A alteração da descrição em si não cria esse registo; junto ao nome aparece a indicação "(editado)".
Na conversa pode usar menções @, citar mensagens e adicionar anexos. O ícone "Ficheiros" na barra superior do tópico reúne os anexos de toda a tarefa, incluindo os de mensagens mais antigas. O ficheiro fica junto à conversa sobre a proposta, em vez de exigir uma procura à parte.
Vê tudo em três disposições
Lista, Quadro e Calendário mostram o mesmo trabalho a partir de perspetivas diferentes. A Lista ajuda a reduzir as tarefas com filtros, o Quadro agrupa-as por workspaces, e o Calendário mostra-as ao lado dos eventos e das ausências da equipa.
Um workspace é um espaço que agrupa tarefas e chats, por exemplo Marketing ou Vendas. Quando a Marta quer ver todos os assuntos, escolhe "Tudo"; quando quer vê-los em colunas, abre o Quadro. Aí, cada workspace tem a sua própria coluna com as secções Favoritos, Tarefas e Chats. Os cartões e as colunas podem ser reordenados, e a disposição fica memorizada.
Na lista, a Marta pode escolher o bloco "Para hoje". Na sexta-feira, passa para o Calendário: vê as tarefas junto aos eventos e pode arrastar para outra data uma tarefa que tenha permissão para editar.
O Quadro tem as suas próprias definições de filtragem, independentes da lista. Por isso, se na lista estiver a ver apenas os assuntos de hoje, não assuma que o Quadro mostrará a mesma restrição. Veja também como planear a semana no Calendário de tarefas.
O Assistente de IA é necessário para gerir as tarefas?
Não, o Task Manager funciona sem IA. O Assistente de IA é uma opção: pode abrir o formulário de nova tarefa já preenchido, alterar o estado ou filtrar a lista a partir de uma instrução escrita numa frase comum.
A Marta pode escrever "mostra apenas as tarefas fora do prazo" em vez de escolher o filtro manualmente. O Assistente de IA vê apenas os conteúdos a que o utilizador tem acesso, e reconhece as tarefas seguidas como seguidas, não como trabalho dele. Também pode avisar ao atribuir uma tarefa a uma pessoa ausente.
Para ativar a IA precisa da sua própria chave junto da OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. Paga diretamente ao fornecedor do modelo, sem margem de intermediário. O pedido, juntamente com o contexto necessário, é enviado a esse fornecedor - instalar o programa no seu próprio servidor não significa que o conteúdo dos pedidos à IA permaneça exclusivamente nele.
O que é que o Task Manager não faz por si?
O Task Manager não planeia um projeto num gráfico de Gantt nem define dependências do tipo "tarefa à espera de tarefa". Se a sua empresa precisar desses mecanismos, a lista, o Quadro e o Calendário não os substituem; se precisar sobretudo de um responsável pelo assunto, de um prazo e de uma conversa, pode trabalhar sem eles.
Há dois níveis de prioridade para escolher: normal e alta. Não irá construir com eles uma escala detalhada de urgência, mas pode destacar os assuntos que exigem atenção sem ter de definir o que significa um terceiro ou quarto nível. As notificações por e-mail com a aplicação fechada exigem um CRON no servidor, ou seja, um agendador que executa tarefas no servidor; os lembretes com a aplicação aberta funcionam sem ele.
Quanto custa o programa para 5, 15 e 30 pessoas?
Para 5, 15 e 30 pessoas escolhe, respetivamente, o plano Starter, Classic ou Max na variante Standard. Paga uma única vez pelo número de lugares, e não mensalmente por cada utilizador.
| Dimensão da equipa | Plano Standard | Preço da licença |
|---|---|---|
| 5 pessoas | Starter, até 8 pessoas | 690 zł |
| 15 pessoas | Classic, até 20 pessoas | 1 490 zł |
| 30 pessoas | Max, até 35 pessoas | 2 290 zł |
A licença não tem prazo de validade. Inclui 12 meses de atualizações, após os quais a renovação é opcional; a falta de renovação não bloqueia o programa. Se um colaborador sair, pode desativar a sua conta: os dados ficam guardados e o lugar de licença fica livre. Escolha o preço do plano consoante o número de pessoas, não o número de tarefas. Pode consultar as variantes atuais no preçário do Task Manager.
Instala a aplicação no seu próprio servidor; basta um alojamento partilhado comum com PHP 8.x e MySQL ou MariaDB. A variante Pro acrescenta ao Standard cinco módulos: Correio, Ficheiros, Automatizações, encriptação de conteúdo AES-256 e base de conhecimento de IA (RAG). Esta distinção é importante quando compara o preço com as funcionalidades de que realmente precisa.
O que anotar amanhã de manhã?
Amanhã, escolha três assuntos que hoje andam a circular entre o e-mail, a conversa e a sua memória. Atribua a cada um um responsável, um prazo e três pontos de lista de afazeres; anote já os acordos no respetivo tópico. Depois abra "Para hoje" e veja o que falta no plano. Veja este esquema na Demo.
Perguntas mais frequentes
A partir de quantas pessoas a gestão de tarefas na empresa exige um programa?
Não existe um número certo: os sinais são os acordos que se perdem e a pergunta recorrente "quem faz isto?". Um programa de gestão de tarefas ajuda a registar a responsabilidade, o prazo e a conversa junto do mesmo assunto.
Uma tarefa pode ser atribuída a várias pessoas?
Sim, uma tarefa no Task Manager pode ter várias pessoas atribuídas. Para manter a clareza, defina uma pessoa responsável pelo resultado e, às pessoas que apenas devem acompanhar o assunto, atribua o papel de observador no modo "Pessoas selecionadas".
Como verificar rapidamente o que está fora do prazo?
Clique no cartão "Fora do prazo" por cima da lista de tarefas - funciona como contador e filtro. A marcação vermelha do prazo mostra o atraso também no Quadro e no Calendário.
Em que é que a lista de tarefas difere do Quadro e do Calendário?
São três formas de apresentar as mesmas tarefas: a lista tem filtros, o Quadro tem colunas de espaços de trabalho e o Calendário tem uma grelha de dias com prazos. Arrastar uma tarefa no Calendário altera o prazo, se tiver permissão para o editar.
É preciso ativar a IA para gerir tarefas?
Não, o Task Manager funciona sem IA. O Assistente de IA é opcional e, depois de ligar a sua própria chave de fornecedor, pode criar tarefas, alterar os seus estados e filtrar a lista a pedido.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
