Freitag, 9 Uhr. Ola von der Agentur Pixelo öffnet die Aufgabe „Septemberkampagne“ und sieht sofort, dass noch zwei von fünf Punkten offen sind: Landingpage und Anzeigen. Sie liest nicht erst 40 Chatnachrichten und fragt das Team nicht nach dem Stand der Arbeit. Die Checkliste in der Aufgabe zeigt den Arbeitsstand an einem Ort. Sie müssen nur entscheiden, was auf die Liste gehört und was als separate Aufgabe angelegt werden sollte.
Eine Checkliste schützt vor einfachen Versäumnissen
Eine kurze Liste mit konkreten Punkten verringert das Risiko, dass das Team unter Zeitdruck einen selbstverständlichen Schritt übersieht. Eine Checkliste ersetzt weder Wissen noch Entscheidungen. Sie sorgt jedoch dafür, dass die vereinbarte Vorgehensweise zwischen einem Telefonat, einer Nachricht und der nächsten Aufgabe nicht untergeht.
Das zeigte eine Studie zur WHO-Checkliste für chirurgische Sicherheit. Die Liste umfasste 19 Punkte. In der Studie mit 7688 Patienten sank die Sterblichkeit von 1,5 auf 0,8 Prozent und die Komplikationsrate von 11 auf 7 Prozent. Es ging nicht darum, Chirurgen ihren Beruf beizubringen, sondern sicherzustellen, dass wiederkehrende Schritte zum richtigen Zeitpunkt ausgeführt werden.
In einem kleinen Unternehmen steht weniger auf dem Spiel, aber der Mechanismus ist ähnlich. Ein Angebot wird ohne Anhang verschickt, ein neuer Mitarbeiter hat am dritten Tag noch immer keinen Zugriff auf seine E-Mails und ein Beitrag wird ohne Grafik veröffentlicht. Selbstverständliche Dinge werden am leichtesten übersehen, wenn Sie gleichzeitig zehn davon im Kopf behalten müssen.
So funktioniert eine Checkliste in einer Aufgabe im Task Manager
Die Checkliste in einer Aufgabe ist eine To-do-Liste in deren Inhalt. Sie haken Punkte direkt in der Aufgabenkarte ab. Unter der Liste sehen Sie einen Fortschrittsbalken, dessen Stand für das gesamte Team gleich ist.
Am Montag öffnet Ola die Aufgabe „Website-Projekt“. In die Beschreibung trägt sie vier Zeilen ein: Texte, Projektentwurf, Programmierung und Veröffentlichung. Anschließend erstellt sie daraus im Editor eine To-do-Liste. Sobald die ersten beiden Punkte erledigt sind, zeigt der Balken „2 von 4 erledigt“ an.
Ola muss dafür nicht den Bearbeitungsmodus der Aufgabe öffnen. Neben einem abgehakten Punkt steht der Name der Person, die ihn markiert hat. So sieht das Team nicht nur den Fortschritt, sondern auch, wer einen Punkt abgehakt hat. Aufgabendetails wie Fälligkeitsdatum, Priorität und zugewiesene Personen gelten weiterhin für die gesamte Aufgabe.
To-do-Listen funktionieren auch in Nachrichten innerhalb eines Aufgaben- oder Chat-Threads. So können Sie die Vereinbarungen nach einem Meeting in einer einzigen Nachricht festhalten - Checklisten in Nachrichten haben einen gemeinsamen Stand für das gesamte Team und zeigen an, wer welchen Punkt abgehakt hat.
Dieselbe Art von Liste finden Sie auch in den Notizen im Task Manager. Eine Notiz kann als Verfahrensvorlage dienen, da sie privat bleibt, bis Sie sie selbst freigeben. Die laufende Arbeit organisieren Sie jedoch besser in einer Aufgabe mit Fälligkeitsdatum und zugewiesenen Personen.
Der KI-Assistent erstellt aus der Aufgabenbeschreibung eine Liste
Der KI-Assistent kann die Aufgabenbeschreibung, Nachrichten und Anhänge aus dem Thread in einen Vorschlag für eine Checkliste umwandeln. Er nimmt Ihnen jedoch nicht die Entscheidung ab, welche Schritte tatsächlich erforderlich sind und wer für die Arbeit verantwortlich sein soll.
Am Dienstag erhält Marek von einem Kunden eine halbe Seite mit Anforderungen an eine neue Website. Statt die Beschreibung von Hand in einzelne Schritte zu unterteilen, bittet er den KI-Assistenten im Aufgaben-Thread um eine Liste zum Abhaken. Der Assistent kennt die Beschreibung, Nachrichten und Anhänge in diesem Thread und kann seine Antwort daher auf die Materialien zum konkreten Vorgang stützen.
Die Antwort ist mit „NUR FÜR SIE“ gekennzeichnet. Nur Marek sieht die Frage und das Ergebnis. Nach der Prüfung überträgt er deshalb die benötigten Punkte in die Aufgabenbeschreibung. Damit wird die Liste für das Team sichtbar.
Wenn sich ein Verfahren jeden Monat wiederholt, bewahren Sie die Vorlage in einer Notiz auf und wählen Sie diese als Wissensquelle aus. Der Assistent verwendet nur die von Ihnen ausgewählten Quellen und Daten, auf die Sie Zugriff haben. Weitere Beispiele finden Sie auf der Seite zu mit KI erstellten Checklisten und in der Beschreibung des Unternehmenswissens für den KI-Assistenten.
Der KI-Assistent ist optional. Der Task Manager funktioniert auch ohne ihn und Sie können die Liste selbst erstellen. Wenn Sie den KI-Assistenten aktivieren, verwenden Sie Ihren eigenen API-Schlüssel von OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok. Der Inhalt der Anfrage und der für die Antwort erforderliche Kontext werden an den ausgewählten Anbieter übermittelt.
Checkliste, separate Aufgabe oder Notiz
Wenn es ein Ergebnis, ein Fälligkeitsdatum und eine verantwortliche Person gibt, halten Sie die Schritte als Checkliste fest. Erstellen Sie eine separate Aufgabe, wenn ein Schritt ein eigenes Fälligkeitsdatum, eine eigene verantwortliche Person oder eine eigene Diskussion benötigt. Für eine private Liste oder eine Verfahrensvorlage eignet sich eine Notiz.
| Situation | Form | Warum |
|---|---|---|
| Schritte einer einzelnen Aufgabe, die an einem Tag ausgeführt werden | To-do-Liste in der Aufgabenbeschreibung | Der Fortschritt ist in der Aufgabenkarte sichtbar und kleine Arbeitsschritte belegen keine eigenen Einträge in der Aufgabenliste |
| Der Schritt hat ein eigenes Fälligkeitsdatum, eine eigene Priorität oder zugewiesene Personen | Separate Aufgabe im Arbeitsbereich | Die Aufgabe hat eigene Felder, einen eigenen Thread und eigene Anhänge. Ihr Fälligkeitsdatum ist in der Liste, im Board und im Kalender sichtbar |
| Vereinbarungen nach einem Meeting | To-do-Liste in einer Nachricht | Die Liste bleibt im Kontext des Gesprächs und ihr Stand ist für das gesamte Team gleich |
| Jeden Monat wiederkehrendes Verfahren | Notiz als Vorlage und Liste in der Aufgabe | Die Vorlage bleibt an einem Ort und die aktuelle Kopie zeigt den Fortschritt der konkreten Arbeit |
| Private Liste für heute | Notiz | Sie bleibt privat, bis Sie sie freigeben |
Der einfachste Test lautet: Wenn jemand fragen könnte: „Bis wann?“ oder „Wer macht das?“, erstellen Sie eine Aufgabe statt eines Listenpunkts.
Der Arbeitsbereich strukturiert den Arbeitsbereich und legt fest, wer ihn sehen kann. Eine Aufgabe bündelt ein konkretes Ergebnis, ein Fälligkeitsdatum, beteiligte Personen und die Kommunikation. Ein Checklistenpunkt beschreibt einen einzelnen Schritt auf dem Weg zu diesem Ergebnis.
Fünf Checklisten-Vorlagen zum Kopieren
Die Vorlagen decken das Onboarding eines Mitarbeiters, die Veröffentlichung eines Beitrags, den Versand eines Angebots, den Monatsabschluss und die Vorbereitung auf eine Messe ab. Sie können jede Vorlage auf die Schritte kürzen, die in Ihrem Unternehmen tatsächlich anfallen.
1. Onboarding einer neuen Person
Ania Zielińska beginnt am Montag, dem 6. Oktober, und drei Personen teilen sich die Vorbereitungen.
- Vertrag als Anhang im Thread hinzufügen
- Konten und Zugänge vorbereiten
- Konto im Programm anlegen sowie Rolle und Arbeitsbereich zuweisen
- Ausrüstung vorbereiten
- Ersten Arbeitstag planen
- Termin nach einer Woche in den Kalender eintragen
Die Namen neben erledigten Punkten zeigen, wer den jeweiligen Punkt abgehakt hat - ohne dass im Chat nachgefragt werden muss.
2. Veröffentlichung eines Beitrags auf der Website
Kasia veröffentlicht am Mittwoch einen Ratgeber für einen Kunden, prüft vor der Veröffentlichung aber noch fünf Punkte.
- Text freigeben
- Titelbild hinzufügen
- Titel und Beschreibung für die Suche ergänzen
- Seite auf dem Smartphone prüfen
- URL des veröffentlichten Beitrags in den Thread einfügen
3. Versand eines Angebots an einen Kunden
Marek schließt am Donnerstag die Aufgabe „Angebot für den Kunden Nord“ ab und möchte vermeiden, dass eine Nachricht ohne die richtige Datei versendet wird.
- Leistungsumfang und Preis in die Beschreibung eintragen
- Eine zweite Person um Prüfung bitten
- PDF als Anhang hinzufügen
- Angebot versenden
- Erinnerung an die Kontaktaufnahme nach dem Versand einrichten (per Befehl an den KI-Assistenten)
4. Monatsabschluss
Am letzten Freitag des Monats sammelt Marta die Unterlagen für die Buchhalterin und hält das Ergebnis in einem einzigen Thread fest.
- Ausgangsrechnungen prüfen
- Belege für Ausgaben beim Team einsammeln
- Überfällige Zahlungen prüfen
- Unterlagen an die Buchhalterin übermitteln
- Bericht zum Thread hinzufügen
5. Eine Woche vor der Messe
Ola bereitet das Team auf die Messe vor und teilt umfangreichere Tätigkeiten in separate Aufgaben auf.
- Dienstplan bestätigen
- Materialien einpacken
- Kontaktformular testen
- Liste der Personen am Messestand prüfen
- Aufgabe „Follow-up nach der Messe“ anlegen
Beschränken Sie sich zunächst auf fünf bis acht Punkte. Wenn die Liste länger wird, prüfen Sie, ob sich darin nicht mehrere separate Aufgaben verbergen.
Der KI-Assistent kann eine Erinnerung einrichten, die auch mit dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe verknüpft sein kann. Wird das Fälligkeitsdatum verschoben, verschiebt sich die Erinnerung automatisch mit. Für den E-Mail-Versand im Hintergrund bei geschlossener Anwendung ist ein CRON-Job auf dem Server erforderlich.
Ein Fortschrittsbalken ersetzt eine Reihe von Rückfragen
In einem Marketingteam kann ein einziger Fortschrittsbalken mehrere Nachrichten mit Fragen zum Arbeitsstand ersetzen. Er ändert weder die Anzahl der Aufgaben noch die Zahl der Beteiligten, zeigt den aktuellen Stand aber dort, wo das Team arbeitet.
Pixelo ist eine neunköpfige Agentur, die eine Kampagne für einen Kunden aus der Möbelbranche vorbereitet. Zuvor fragte Ola im Chat nach den Texten, Kasia antwortete eine Stunde später und Marek suchte auf dem Laufwerk nach Dateien. Alle kannten ihren Teil der Arbeit, doch niemand hatte den Gesamtüberblick.
Das Team legt im Arbeitsbereich Marketing die Aufgabe „Kampagne für September“ an, setzt das Fälligkeitsdatum auf den 1. September und fügt der Beschreibung das Briefing sowie fünf Punkte hinzu. Am Mittwoch hakt Kasia die Texte ab, sodass ihr Name neben dem Punkt erscheint. Am Freitag öffnet der Inhaber die Aufgabe und sieht „3 von 5 erledigt“.
Die Kampagnenanhänge sind über die Büroklammer „Dateien“ in der Kopfzeile des Threads verfügbar. Nach einem Klick öffnet sich ein Fenster mit allen Anhängen der Aufgabe, auch aus älteren, noch nicht geladenen Nachrichten. Die Büroklammer in der Kopfzeile des Threads zeigt die Anhänge dieser Aufgabe - das ist nicht dasselbe wie das Modul Dateien, also das gemeinsame Laufwerk der Anwendung, das in der Pro-Version verfügbar ist.
Wenn Absprachen in Ihrem Unternehmen weiterhin über mehrere Kanäle verteilt sind, lesen Sie auch, warum Absprachen im Team verloren gehen.
Vier Regeln sorgen dafür, dass die Liste mit dem Aufgabenstatus übereinstimmt
Eine aktuelle Checkliste zeigt dem Team den tatsächlichen Arbeitsstand. Wenn Sie den letzten Punkt abhaken, ändern Sie den Status der gesamten Aufgabe auf „erledigt“, damit Liste und Status dieselbe Information vermitteln.
- Tragen Sie fünf bis acht Punkte ein. Teilen Sie längere Abläufe in Etappen oder separate Aufgaben auf.
- Benennen Sie das Ergebnis, nicht das Thema. „Grafiken als Anhang zur Aufgabe hinzufügen“ sagt mehr aus als nur „Grafiken“.
- Haken Sie Punkte sofort ab. Wenn das Team die Liste erst am Ende des Tages aktualisiert, liefert der Fortschrittsbalken keine aktuellen Antworten mehr.
- Schließen Sie die gesamte Aufgabe ab. Wenn der letzte Punkt erledigt ist, setzen Sie den Status auf „erledigt“.
Wählen Sie morgen früh eine Aufgabe aus, die Sie jeden Monat wiederholen, und tragen Sie fünf Punkte ein. Erstellen Sie nicht sofort eine unternehmensweite Bibliothek mit Abläufen. Prüfen Sie zwei Wochen lang, ob das Team die Punkte abhakt und ob die Fragen zum Stand dieser einen Angelegenheit verschwunden sind. Sehen Sie sich im Demo an, wie das funktioniert.
Häufig gestellte Fragen
Hat die Checkliste in einer Aufgabe für das gesamte Team denselben Stand?
Ja, der Stand der To-do-Liste ist für das gesamte Team gleich. Sie haken Punkte direkt in der Aufgabenkarte ab, ohne den Bearbeitungsmodus zu öffnen.
Woher weiß ich, wer einen bestimmten Punkt abgehakt hat?
Neben einem abgehakten Punkt steht der Name der Person, die ihn markiert hat. So sehen Sie bei jedem Punkt, wer ihn abgehakt hat.
Kann eine Checklisten-Position ein eigenes Fälligkeitsdatum oder eine eigene Person haben?
Nein, Fälligkeitsdatum, Priorität und zugewiesene Personen gehören zur Aufgabe und nicht zu einzelnen Listenpunkten. Wenn ein Schritt ein eigenes Fälligkeitsdatum oder eine eigene verantwortliche Person benötigt, erstellen Sie eine separate Aufgabe.
Ist eine vom KI-Assistenten erstellte Checkliste sofort für das Team sichtbar?
Nein, die Frage an den KI-Assistenten und seine Antwort im Thread sieht nur der Autor. Die Antwort ist mit „NUR FÜR SIE“ gekennzeichnet. Übertragen Sie die fertige Liste deshalb in die Aufgabenbeschreibung.
Funktionieren Checklisten auch ohne KI?
Ja, To-do-Listen sind eine Funktion des Editors und funktionieren ohne KI. Der KI-Assistent ist optional und erfordert einen eigenen API-Schlüssel des ausgewählten Anbieters.
Quellen
- Harvard Gazette, „Surgical safety checklist drops deaths and complications by more than one-third“
- Haynes A.B. et al., „A Surgical Safety Checklist to Reduce Morbidity and Mortality in a Global Population“, New England Journal of Medicine 2009; 360: 491-499
- WHO, „Safe surgery: Tool and Resources“
- Atul Gawande, „The Checklist Manifesto: How to Get Things Right“
- Task Manager, Ressourcen: Aufgaben
- Task Manager, Ressourcen: KI-Assistent
- Task Manager, Ressourcen: Notizen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
