Vendredi, 9 h. Ola, de l’agence Pixelo, ouvre la tâche « Campagne de septembre » et voit immédiatement qu’il reste deux éléments sur cinq : la landing page et les publicités. Elle ne lit pas 40 messages et ne demande pas à l’équipe où en est le travail. La checklist de la tâche affiche l’avancement au même endroit. Il suffit de déterminer ce qui doit figurer sur la liste et ce qui doit devenir une tâche distincte.
La checklist évite les oublis les plus simples
Une courte liste d’éléments concrets réduit le risque que l’équipe oublie une action évidente lorsqu’elle travaille sous pression. Une checklist ne remplace ni les connaissances ni les décisions, mais garantit que la méthode convenue ne se perde pas entre un appel, un message et la tâche suivante.
C’est ce qu’a montré une étude sur la checklist de sécurité chirurgicale de l’OMS. La liste comportait 19 éléments et, dans une étude portant sur 7688 patients, la mortalité est passée de 1,5 à 0,8 %, tandis que le taux de complications a baissé de 11 à 7 %. Il ne s’agissait pas d’apprendre leur métier aux chirurgiens, mais de veiller à ce que les actions récurrentes soient effectuées au bon moment.
Dans une petite entreprise, les enjeux sont différents, mais le mécanisme est similaire. Un devis est envoyé sans pièce jointe, une nouvelle recrue n’a toujours pas accès à sa messagerie le troisième jour ou un article est publié sur le site sans visuel. C’est lorsque vous devez gérer dix choses à la fois que vous risquez le plus d’oublier les plus évidentes.
Comment fonctionne la checklist d’une tâche dans Task Manager
La checklist d’une tâche prend la forme d’une liste de tâches intégrée à son contenu. Vous cochez les éléments directement dans la fiche et voyez sous la liste une barre de progression dont l’état est commun à toute l’équipe.
Lundi, Ola ouvre la tâche « Projet de site web ». Dans la description, elle saisit quatre lignes : textes, maquette du projet, développement et mise en ligne, puis les transforme en liste de tâches dans l’éditeur. Lorsque les deux premiers éléments sont terminés, la barre affiche « 2 sur 4 terminés ».
Ola n’a pas besoin d’ouvrir le mode modification. Le nom de la personne qui a coché un élément apparaît à côté de celui-ci. L’équipe voit donc non seulement la progression, mais aussi qui a effectué le marquage. Les informations comme l’échéance, la priorité et les personnes assignées restent définies à l’échelle de la tâche entière.
Les listes de tâches fonctionnent également dans les messages du fil de discussion d’une tâche ou d’une discussion. Après une réunion, vous pouvez donc consigner les décisions dans un seul message - les checklists intégrées aux messages ont un état commun à toute l’équipe et indiquent qui a coché chaque élément.
Vous trouverez le même type de liste dans les Notes de Task Manager. Une note peut servir de modèle de procédure, car elle reste privée tant que vous ne la partagez pas. Il est toutefois préférable de gérer le travail en cours dans une tâche avec une échéance et des personnes assignées.
L’Assistant IA crée une liste à partir de la description de la tâche
L’Assistant IA peut transformer la description de la tâche, les messages et les pièces jointes du fil de discussion en proposition de checklist. Il ne peut toutefois pas décider quelles étapes sont réellement nécessaires ni qui doit être responsable du travail.
Mardi, Marek reçoit d’un client une demi-page d’exigences concernant un nouveau site web. Au lieu de décomposer manuellement la description, il demande à l’Assistant IA, dans le fil de discussion de la tâche, de préparer une liste à cocher. L’Assistant connaît la description, les messages et les pièces jointes de ce fil. Il peut donc fonder sa réponse sur les ressources propres à ce projet.
La réponse porte la mention « RIEN QUE POUR VOUS ». Seul Marek voit la question et le résultat. Après vérification, il transfère donc les éléments nécessaires dans la description de la tâche. La liste devient alors visible pour l’équipe.
Si la procédure se répète chaque mois, conservez son modèle dans une note et désignez-la comme source de connaissances. L’Assistant utilise uniquement les sources que vous sélectionnez et les données auxquelles vous avez accès. Vous trouverez d’autres exemples sur la page des checklists créées avec l’aide de l’IA et dans la présentation de la Base de connaissances interne pour l’Assistant IA.
L’Assistant IA est facultatif. Task Manager fonctionne sans lui et vous pouvez créer votre liste vous-même. Si vous activez l’Assistant IA, vous utilisez votre propre clé OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. Le contenu de la requête et le contexte nécessaire à la réponse sont envoyés au fournisseur choisi.
Checklist, tâche distincte ou note
Si vous avez un seul résultat, une seule échéance et une seule responsabilité, consignez les étapes dans une checklist. Créez une tâche distincte si une étape nécessite sa propre échéance, son propre responsable ou sa propre discussion. Choisissez une note pour une liste privée ou un modèle de procédure.
| Situation | Forme | Pourquoi |
|---|---|---|
| Étapes d’une même tâche effectuées au cours d’une seule journée | Liste de tâches dans la description de la tâche | La progression est visible dans la fiche et les petites actions n’occupent pas d’entrées distinctes dans la liste des tâches |
| L’étape a sa propre échéance, sa propre priorité ou ses propres personnes assignées | Tâche distincte dans l’Espace de travail | La tâche possède ses propres champs, son propre fil de discussion et ses propres pièces jointes. Son échéance est visible dans la liste, le Tableau et le Calendrier |
| Décisions prises après une réunion | Liste de tâches dans un message | La liste reste associée au contexte de la conversation et son état est commun à toute l’équipe |
| Procédure répétée chaque mois | Une note comme modèle et une liste dans la tâche | Le modèle reste centralisé, tandis que la copie en cours affiche la progression du travail concerné |
| Liste privée pour aujourd’hui | Note | Elle reste privée tant que vous ne la partagez pas |
Le test le plus simple consiste à se demander si quelqu’un pourrait poser la question « pour quand est-ce prévu ? » ou « qui s’en charge ? ». Si c’est le cas, créez une tâche plutôt qu’un élément de liste.
L’Espace de travail organise votre environnement de travail et détermine qui peut y accéder. Une tâche rassemble un résultat précis, une échéance, les personnes concernées et les échanges. Chaque élément de la checklist décrit une étape menant à ce résultat.
Cinq modèles de checklist à copier
Ces modèles couvrent l’intégration d’un collaborateur, la publication d’un article, l’envoi d’une offre, la clôture mensuelle et la préparation d’un salon. Vous pouvez raccourcir chacun d’eux pour ne conserver que les actions réellement effectuées dans votre entreprise.
1. Intégration d’une nouvelle collaboratrice
Ania Zielińska commence lundi 6 octobre et trois personnes se partagent les préparatifs.
- Ajouter le contrat en pièce jointe dans le fil de discussion
- Préparer les comptes et les accès
- Créer un compte dans le logiciel, puis attribuer un rôle et un Espace de travail
- Préparer le matériel
- Planifier la première journée
- Ajouter une réunion dans le Calendrier une semaine plus tard
Les noms affichés à côté des éléments terminés permettent de vérifier qui a coché chaque point, sans avoir à poser de question supplémentaire dans la discussion.
2. Publication d’un article sur le site
Kasia publie mercredi un guide destiné à un client, mais vérifie cinq éléments avant sa mise en ligne.
- Valider le texte
- Ajouter l’image principale
- Compléter le titre et la description pour les moteurs de recherche
- Vérifier la page sur un téléphone
- Coller l’adresse de la page publiée dans le fil de discussion
3. Envoi d'une offre à un client
Marek termine jeudi la tâche « Offre pour le client Nord » et veut éviter d’envoyer un message sans le bon fichier.
- Indiquer le périmètre et le tarif dans la description
- Demander à une deuxième personne de vérifier
- Ajouter le PDF en pièce jointe
- Envoyer l’offre
- Définir un rappel de prise de contact après l’envoi (à l’aide d’une commande adressée à l’Assistant IA)
4. Clôture mensuelle
Le dernier vendredi du mois, Marta rassemble les documents destinés à la comptable et consigne le résultat dans un seul fil de discussion.
- Vérifier les factures de vente
- Rassembler les dépenses de l’équipe
- Vérifier les paiements en retard
- Transmettre les documents à la comptable
- Ajouter le rapport au fil de discussion
5. Une semaine avant le salon
Ola prépare l’équipe pour le salon et répartit les actions les plus importantes en tâches distinctes.
- Confirmer le planning des permanences
- Emballer les supports
- Tester le formulaire de contact
- Vérifier la liste des personnes présentes sur le stand
- Créer la tâche « Suivi après le salon »
Pour commencer, limitez-vous à cinq à huit éléments. Si la liste s’allonge, vérifiez si elle ne contient pas plusieurs tâches distinctes.
L’Assistant IA peut définir un rappel, y compris un rappel lié à l’échéance de la tâche. Si l’échéance est reportée, ce rappel sera décalé en même temps. L’envoi d’e-mails en arrière-plan lorsque l’application est fermée nécessite une tâche CRON sur le serveur.
Une seule barre de progression remplace une série de questions
Dans une équipe marketing, une seule barre de progression peut remplacer plusieurs messages demandant où en est le travail. Elle ne change ni le nombre de tâches ni le nombre de personnes, mais affiche l’état actuel là où l’équipe travaille.
Pixelo est une agence de neuf personnes qui prépare une campagne pour un client du secteur de l’ameublement. Auparavant, Ola demandait dans la discussion où en étaient les textes, Kasia répondait une heure plus tard et Marek cherchait les fichiers sur le disque. Chacun connaissait sa partie du travail, mais personne n’avait de vue d’ensemble.
L’équipe crée la tâche « Campagne de septembre » dans l’Espace de travail Marketing, fixe l’échéance au 1er septembre et ajoute le brief ainsi que cinq éléments dans la description. Mercredi, Kasia coche les textes, son nom apparaît donc à côté de l’élément. Vendredi, le responsable ouvre la tâche et voit « 3 sur 5 terminés ».
Les pièces jointes de la campagne sont accessibles via le trombone « Fichiers » dans l’en-tête du fil de discussion. Un clic ouvre une fenêtre contenant toutes les pièces jointes de la tâche, y compris celles des messages plus anciens qui n’ont pas encore été chargés. Le trombone dans l’en-tête du fil de discussion affiche les pièces jointes de cette tâche - il ne s’agit pas du module Fichiers, c’est-à-dire du disque partagé de l’application disponible avec l’offre Pro.
Si, dans votre entreprise, les décisions circulent encore entre plusieurs canaux, découvrez également pourquoi l’équipe perd le fil des décisions.
Quatre règles pour maintenir la checklist en phase avec le statut de la tâche
Une checklist à jour montre à l’équipe l’état réel du travail. Lorsque vous cochez le dernier élément, passez le statut de toute la tâche à « terminée » afin que la liste et le statut transmettent la même information.
- Ajoutez cinq à huit éléments. Divisez une procédure plus longue en étapes ou en tâches distinctes.
- Décrivez le résultat, pas le sujet. « Ajouter les visuels en pièces jointes dans la tâche » est plus explicite que le simple mot « visuels ».
- Cochez les éléments immédiatement. Si l’équipe ne met la liste à jour qu’à la fin de la journée, la barre de progression ne permet plus de suivre la situation en temps réel.
- Terminez toute la tâche. Lorsque le dernier élément est prêt, définissez le statut sur « terminée ».
Demain matin, choisissez une tâche que vous répétez chaque mois et ajoutez-y cinq éléments. Ne créez pas immédiatement une bibliothèque de procédures pour toute l’entreprise. Pendant deux semaines, vérifiez si l’équipe coche la liste et si les questions sur l’avancement de cette tâche ont disparu. Découvrez le résultat dans la Demo.
Questions fréquentes
La checklist d’une tâche affiche-t-elle le même état pour toute l’équipe ?
Oui, l’état de la liste de tâches est commun à toute l’équipe. Vous cochez les éléments directement dans la fiche de la tâche, sans passer en mode modification.
Comment savoir qui a coché un point donné ?
Le nom de la personne qui a coché un élément apparaît à côté de celui-ci. Vous voyez ainsi qui a marqué chaque élément.
Un élément de la checklist peut-il avoir sa propre échéance ou sa propre personne assignée ?
Non, l’échéance, la priorité et les personnes assignées sont définies pour la tâche, et non pour chaque élément de la liste. Si une étape nécessite sa propre échéance ou son propre responsable, créez une tâche distincte.
La checklist composée par l'Assistant IA est-elle immédiatement visible par l'équipe ?
Non, seuls les auteurs voient leurs questions et les réponses de l’Assistant IA dans le fil de discussion. La réponse porte la mention « RIEN QUE POUR VOUS », vous devez donc transférer la liste finalisée dans la description de la tâche.
Les checklists fonctionnent-elles sans IA ?
Oui, les listes de tâches sont une fonctionnalité de l’éditeur et fonctionnent sans IA. L’Assistant IA est facultatif et nécessite votre propre clé auprès du fournisseur de votre choix.
Sources
- Harvard Gazette, « Surgical safety checklist drops deaths and complications by more than one-third »
- Haynes A.B. et al., « A Surgical Safety Checklist to Reduce Morbidity and Mortality in a Global Population », New England Journal of Medicine 2009; 360: 491-499
- WHO, « Safe surgery: Tool and Resources »
- Atul Gawande, « The Checklist Manifesto: How to Get Things Right »
- Task Manager, ressources : Tâches
- Task Manager, ressources : Assistant IA
- Task Manager, ressources : Notes
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