Viernes, 9 de la mañana. Ola, de la agencia Pixelo, abre la tarea «Campaña de septiembre» y ve de inmediato que quedan dos de los cinco puntos: la landing page y los anuncios. No tiene que leer 40 mensajes del chat ni preguntar al equipo por el estado del trabajo. La lista de comprobación de la tarea muestra el progreso en un solo lugar. Solo hay que decidir qué incluir en la lista y qué convertir en una tarea independiente.
La lista de comprobación evita descuidos sencillos
Una lista breve de puntos concretos reduce el riesgo de que el equipo omita una acción evidente cuando trabaja bajo presión. Una lista de comprobación no sustituye los conocimientos ni las decisiones, pero evita que el procedimiento acordado se pierda entre una llamada, un mensaje y la siguiente tarea.
Así lo demostró un estudio sobre la lista de verificación de seguridad quirúrgica de la OMS. La lista tenía 19 elementos y, en un estudio con 7688 pacientes, la mortalidad descendió del 1,5 al 0,8 por ciento, mientras que la tasa de complicaciones bajó del 11 al 7 por ciento. No se trataba de enseñar su profesión a los cirujanos, sino de garantizar que las acciones repetitivas se realizasen en el momento adecuado.
En una pequeña empresa hay menos en juego, pero el mecanismo es similar. Se envía una oferta sin el archivo adjunto, al tercer día un nuevo empleado sigue sin tener acceso al correo o se publica una entrada en la web sin imagen. Las cosas más evidentes son las más fáciles de olvidar cuando tienes diez a la vez entre manos.
Cómo funciona la lista de comprobación de una tarea en Task Manager
La lista de comprobación de una tarea funciona como una lista de tareas incluida en su contenido. Puedes marcar los elementos directamente en la ficha y ver debajo una barra de progreso cuyo estado es común para todo el equipo.
El lunes, Ola abre la tarea «Proyecto web». En la descripción escribe cuatro líneas: textos, borrador del diseño, programación e implementación, y las convierte en una lista de tareas en el editor. Cuando los dos primeros elementos están listos, la barra muestra «2 de 4 completados».
Ola no necesita abrir el modo de edición de la tarea. Junto a cada elemento marcado aparece el nombre de la persona que lo marcó, por lo que el equipo no solo ve el progreso, sino también quién realizó cada marca. Los detalles como la fecha límite, la prioridad y las personas asignadas siguen perteneciendo a la tarea en su conjunto.
Las listas de tareas también funcionan en los mensajes de los hilos de tareas y chats. Así, después de una reunión puedes incluir los acuerdos en un solo mensaje - las listas de comprobación de los mensajes tienen un estado común para todo el equipo y muestran quién ha marcado cada elemento.
Encontrarás el mismo tipo de lista en las Notas de Task Manager. Una nota puede utilizarse como plantilla para un procedimiento, ya que permanece privada hasta que tú decidas compartirla. Sin embargo, para gestionar el trabajo en curso es mejor usar una tarea con fecha límite y personas asignadas.
El Asistente de IA creará una lista a partir de la descripción de la tarea
El Asistente de IA puede convertir la descripción de una tarea, los mensajes y los archivos adjuntos del hilo en una propuesta de lista de comprobación. Sin embargo, no puede decidir qué pasos son realmente necesarios ni quién debe responsabilizarse del trabajo.
El martes, Marek recibe de un cliente media página de requisitos para una nueva web. En lugar de dividir la descripción manualmente, pide al Asistente de IA en el hilo de la tarea que prepare una lista para marcar. El Asistente conoce la descripción, los mensajes y los archivos adjuntos del hilo, por lo que puede basar su respuesta en los materiales relacionados con ese asunto concreto.
La respuesta lleva la etiqueta «SOLO PARA TI». Solo Marek puede ver la pregunta y el resultado, así que, después de revisarlos, traslada los puntos necesarios a la descripción de la tarea. De este modo, la lista pasa a ser visible para el equipo.
Si el procedimiento se repite cada mes, guarda una plantilla en una nota e indícala como fuente de conocimiento. El Asistente solo utiliza las fuentes que elijas y los datos a los que tengas acceso. Encontrarás más ejemplos en la página sobre listas de comprobación creadas con ayuda de la IA y en la descripción del Conocimiento de la empresa para el Asistente de IA.
El Asistente de IA es opcional. Task Manager funciona sin él y puedes crear la lista por tu cuenta. Si activas el Asistente de IA, utilizarás tu propia clave de OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. El contenido de la consulta y el contexto necesario para responder se envían al proveedor que hayas elegido.
Lista de comprobación, tarea independiente o nota
Si tienes un único resultado, una sola fecha límite y una única responsabilidad, guarda los pasos como una lista de comprobación. Crea una tarea independiente cuando un paso necesite su propia fecha límite, responsable o conversación, y elige una nota para una lista privada o una plantilla de procedimiento.
| Situación | Forma | Por qué |
|---|---|---|
| Pasos de una misma tarea que se realizan en un solo día | Lista de tareas en la descripción de la tarea | El progreso se ve en la ficha y las pequeñas acciones no ocupan posiciones independientes en la lista de tareas |
| El paso tiene su propia fecha límite, prioridad o personas asignadas | Tarea independiente en el Espacio de trabajo | La tarea tiene sus propios campos, hilo y archivos adjuntos, y su fecha límite aparece en la lista, el Tablero y el Calendario |
| Acuerdos posteriores a una reunión | Lista de tareas en un mensaje | La lista permanece junto al contexto de la conversación y su estado es común para todo el equipo |
| Procedimiento que se repite cada mes | Nota como plantilla y lista en una tarea | La plantilla permanece en un solo lugar y la copia de trabajo muestra el progreso de un caso concreto |
| Lista privada para hoy | Nota | Permanece privada hasta que decidas compartirla |
La prueba más sencilla es la siguiente: si alguien puede preguntar «¿para cuándo es?» o «¿quién lo hace?», crea una tarea en lugar de un elemento de la lista.
El Espacio de trabajo organiza el área de trabajo y controla quién puede verla. La Tarea reúne un resultado concreto, una fecha límite, las personas implicadas y la conversación. Cada elemento de la lista de comprobación describe un paso para alcanzar ese resultado.
Cinco plantillas de listas de comprobación listas para copiar
Las plantillas incluyen la incorporación de una nueva persona, la publicación de un artículo, el envío de una oferta, el cierre de mes y la preparación para una feria. Puedes reducir cada una a las acciones que realmente se llevan a cabo en tu empresa.
1. Incorporación de una nueva persona
Ania Zielińska empieza a trabajar el lunes 6 de octubre y tres personas se reparten los preparativos.
- Añadir el contrato como archivo adjunto en el hilo
- Preparar las cuentas y los accesos
- Crear una cuenta en el programa y asignarle un rol y un Espacio de trabajo
- Preparar el equipo
- Planificar el primer día
- Añadir al Calendario una reunión para una semana después
Los nombres que aparecen junto a los elementos completados permiten comprobar quién ha marcado cada punto sin tener que preguntarlo en el chat.
2. Publicación de un artículo en la web
Kasia publica el miércoles una guía para un cliente, pero antes de publicarla comprueba cinco elementos.
- Aprobar el texto
- Añadir la imagen principal
- Completar el título y la descripción para el buscador
- Comprobar la página en el móvil
- Pegar en el hilo la dirección publicada
3. Envío de una oferta al cliente
Marek termina el jueves la tarea «Oferta para el cliente Nord» y quiere evitar que se envíe un mensaje sin el archivo correcto.
- Añadir al texto de la descripción el alcance y el presupuesto
- Pedir a otra persona que lo revise
- Añadir el PDF como archivo adjunto
- Enviar la oferta
- Configurar un recordatorio de seguimiento tras el envío (mediante una instrucción al Asistente de IA)
4. Cierre de mes
El último viernes del mes, Marta reúne los documentos para la asesoría contable y registra el resultado en un solo hilo.
- Comprobar las facturas de venta
- Recopilar los gastos del equipo
- Comprobar los pagos vencidos
- Enviar los documentos a la asesoría contable
- Añadir el informe al hilo
5. Una semana antes de la feria
Ola prepara al equipo para la feria y divide las acciones más amplias en tareas independientes.
- Confirmar el calendario de turnos
- Empaquetar los materiales
- Probar el formulario de contacto
- Comprobar la lista de personas que estarán en el estand
- Crear la tarea «Seguimiento después de la feria»
Para empezar, limítate a entre cinco y ocho puntos. Si la lista crece, comprueba si no has incluido en ella varias tareas independientes.
El Asistente de IA puede configurar un recordatorio, también vinculado a la fecha límite de la tarea. Si la fecha límite cambia, el recordatorio se desplazará con ella. Para enviar correos electrónicos en segundo plano cuando la aplicación está cerrada, es necesario configurar CRON en el servidor.
Una sola barra de progreso sustituye a una serie de preguntas
En el equipo de marketing, una sola barra de progreso puede sustituir a varios mensajes preguntando por el estado del trabajo. No cambia el número de tareas ni de personas, pero traslada el estado actual al lugar donde el equipo realiza el trabajo.
Pixelo es una agencia de nueve personas que prepara una campaña para un cliente del sector del mueble. Antes, Ola preguntaba por los textos en el chat, Kasia respondía una hora después y Marek buscaba los archivos en el disco. Cada persona conocía su parte del trabajo, pero nadie tenía una visión global.
El equipo crea la tarea «Campaña de septiembre» en el Espacio de trabajo Marketing, fija la fecha límite en el 1 de septiembre e incluye en la descripción el briefing y cinco puntos. El miércoles, Kasia marca los textos como completados, por lo que su nombre aparece junto a ese elemento. El viernes, el propietario abre la tarea y ve «3 de 5 completados».
Los archivos adjuntos de la campaña están disponibles mediante el clip «Archivos» del encabezado del hilo. Al hacer clic, se abre una ventana con todos los archivos adjuntos de la tarea, incluidos los de mensajes anteriores que todavía no se han cargado. El clip del encabezado del hilo muestra los archivos adjuntos de esa tarea - no es lo mismo que el módulo Archivos, es decir, el disco compartido de la aplicación disponible en la versión Pro.
Si en tu empresa la información acordada sigue circulando por varios canales, lee también por qué el equipo pierde de vista lo acordado.
Cuatro reglas mantienen la lista alineada con el estado de la tarea
Una lista de comprobación actualizada muestra al equipo el estado real del trabajo. Cuando marques el último punto, cambia el estado de toda la tarea a «completada» para que la lista y el estado transmitan la misma información.
- Incluye entre cinco y ocho puntos. Divide un procedimiento más largo en etapas o en tareas independientes.
- Describe el resultado, no el tema. «Añadir los elementos gráficos como archivos adjuntos a la tarea» aporta más información que simplemente «elementos gráficos».
- Marca los puntos en cuanto los completes. Si el equipo no actualiza la lista hasta el final del día, la barra de progreso deja de responder a las preguntas del momento.
- Cierra toda la tarea. Cuando el último punto esté listo, establece el estado en «completada».
Mañana por la mañana, elige una tarea que repitáis cada mes y añade cinco puntos. No crees de inmediato una biblioteca de procedimientos para toda la empresa. Durante dos semanas, comprueba si el equipo marca los elementos de la lista y si han desaparecido las preguntas sobre el estado de ese asunto concreto. Mira cómo funciona en la Demo.
Preguntas frecuentes
¿La lista de comprobación de una tarea tiene el mismo estado para todo el equipo?
Sí, el estado de la lista de tareas es común para todo el equipo. Puedes marcar los elementos directamente en la ficha de la tarea, sin entrar en el modo de edición.
¿Cómo sé quién ha marcado un punto concreto?
Junto a cada elemento marcado aparece el nombre de la persona que lo marcó. Así sabes quién lo hizo en cada punto concreto.
¿Puede un elemento de la lista de comprobación tener su propia fecha límite o persona asignada?
No, la fecha límite, la prioridad y las personas asignadas pertenecen a la tarea, no a cada elemento de la lista. Si un paso necesita su propia fecha límite o responsable, crea una tarea independiente.
¿La lista de comprobación elaborada por el Asistente de IA es visible para el equipo de inmediato?
No, solo el autor puede ver la pregunta y la respuesta del Asistente de IA en el hilo. La respuesta lleva la etiqueta «SOLO PARA TI», así que traslada la lista definitiva a la descripción de la tarea.
¿Las listas de comprobación funcionan sin IA?
Sí, las listas de tareas son una función del editor y funcionan sin IA. El Asistente de IA es opcional y requiere una clave propia del proveedor que elijas.
Fuentes
- Harvard Gazette, «Surgical safety checklist drops deaths and complications by more than one-third»
- Haynes A.B. et al., «A Surgical Safety Checklist to Reduce Morbidity and Mortality in a Global Population», New England Journal of Medicine 2009; 360: 491-499
- WHO, «Safe surgery: Tool and Resources»
- Atul Gawande, «The Checklist Manifesto: How to Get Things Right»
- Task Manager, recursos: Tareas
- Task Manager, recursos: Asistente de IA
- Task Manager, recursos: Notas
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
