Sexta-feira, 9 da manhã. Ola, da agência Pixelo, abre a tarefa «Campanha de setembro» e vê de imediato que faltam dois de cinco itens: a landing page e os anúncios. Não precisa de ler 40 mensagens no chat nem de perguntar à equipa sobre o estado do trabalho. A lista de verificação da tarefa mostra o progresso num único local. Só é preciso decidir o que incluir na lista e o que transformar numa tarefa separada.
Uma lista de verificação evita omissões simples
Uma lista curta de itens concretos reduz o risco de a equipa se esquecer de uma tarefa óbvia ao trabalhar sob pressão. Uma lista de verificação não substitui o conhecimento nem as decisões, mas garante que o método de trabalho definido não se perde entre uma chamada, uma mensagem e a tarefa seguinte.
Foi isso que demonstrou um estudo sobre a lista de verificação de segurança cirúrgica da OMS. A lista tinha 19 itens e, num estudo com 7688 pacientes, a mortalidade diminuiu de 1,5 para 0,8 por cento e a taxa de complicações de 11 para 7 por cento. O objetivo não era ensinar os cirurgiões a exercer a profissão, mas garantir que as ações recorrentes eram realizadas no momento certo.
Numa pequena empresa, o que está em jogo é diferente, mas o mecanismo é semelhante. Uma proposta é enviada sem anexo, ao terceiro dia um novo colaborador continua sem acesso ao e-mail e um artigo é publicado no site sem imagem. É mais fácil esquecer as coisas óbvias quando tem dez delas para tratar ao mesmo tempo.
Como funciona uma lista de verificação numa tarefa do Task Manager
A lista de verificação de uma tarefa funciona como uma lista de tarefas incluída no respetivo conteúdo. Pode assinalar os itens diretamente no cartão e ver abaixo da lista uma barra de progresso cujo estado é partilhado pela equipa.
Na segunda-feira, Ola abre a tarefa «Projeto do site». Na descrição, introduz quatro linhas: textos, esboço do projeto, programação e implementação. Depois, transforma-as numa lista de tarefas no editor. Quando os dois primeiros itens estão concluídos, a barra mostra «2 de 4 concluídos».
Para isso, Ola não precisa de abrir o modo de edição da tarefa. Junto de cada item concluído aparece o nome da pessoa que o assinalou, pelo que a equipa vê não só o progresso, mas também quem fez a marcação. Os detalhes da tarefa, como o prazo, a prioridade e as pessoas atribuídas, continuam a aplicar-se à tarefa inteira.
As listas de tarefas também funcionam nas mensagens das conversas das tarefas e do chat. Assim, depois de uma reunião, pode registar as decisões numa única mensagem - as listas de verificação incluídas em mensagens têm um estado partilhado por toda a equipa e mostram quem assinalou cada item.
Encontrará o mesmo tipo de lista nas Notas do Task Manager. Uma nota pode servir como modelo de procedimento, pois permanece privada até que decida partilhá-la. No entanto, é preferível gerir o trabalho em curso numa tarefa com prazo e pessoas atribuídas.
O Assistente de IA cria uma lista a partir da descrição da tarefa
O Assistente de IA pode transformar a descrição da tarefa, as mensagens e os anexos da conversa numa proposta de lista de verificação. Contudo, não substitui a decisão sobre os passos realmente necessários nem sobre quem deve ficar responsável pelo trabalho.
Na terça-feira, Marek recebe de um cliente meia página de requisitos para um novo site. Em vez de dividir manualmente a descrição em passos, pede ao Assistente de IA, na conversa da tarefa, que prepare uma lista com itens para assinalar. O Assistente conhece a descrição, as mensagens e os anexos dessa conversa, pelo que pode basear a resposta nos materiais relativos ao assunto em questão.
A resposta tem a etiqueta «APENAS PARA SI». Apenas Marek vê a pergunta e o resultado. Depois de os verificar, transfere os itens necessários para a descrição da tarefa. A lista fica então visível para a equipa.
Se o procedimento se repetir todos os meses, guarde o respetivo modelo numa nota e indique-a como fonte de conhecimento. O Assistente utiliza apenas as fontes que selecionar e os dados aos quais tem acesso. Encontrará mais exemplos na página sobre listas de verificação criadas com a ajuda da IA e na descrição do conhecimento da empresa para o Assistente de IA.
O Assistente de IA é opcional. O Task Manager funciona sem ele e pode criar a lista manualmente. Se ativar o Assistente de IA, utiliza a sua própria chave da OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. O conteúdo do pedido e o contexto necessário para a resposta são enviados ao fornecedor escolhido.
Lista de verificação, tarefa separada ou nota
Se houver um único resultado, um único prazo e uma única responsabilidade, registe os passos como uma lista de verificação. Crie uma tarefa separada quando um passo precisar de prazo, responsável ou conversa próprios. Para uma lista privada ou um modelo de procedimento, escolha uma nota.
| Situação | Forma | Porquê |
|---|---|---|
| Passos de uma única tarefa realizados no mesmo dia | Lista de tarefas (to-do) na descrição da tarefa | O progresso fica visível no cartão e as pequenas ações não ocupam posições separadas na lista de tarefas |
| O passo tem prazo, prioridade ou pessoas atribuídas próprios | Tarefa separada no Workspace | A tarefa tem campos, conversa e anexos próprios, e o respetivo prazo aparece na lista, no Quadro e no Calendário |
| Decisões tomadas após uma reunião | Lista de tarefas numa mensagem | A lista mantém-se no contexto da conversa e o seu estado é partilhado pela equipa |
| Procedimento repetido todos os meses | Nota como modelo e lista na tarefa | O modelo permanece num único local e a cópia atual mostra o progresso do trabalho específico |
| Lista privada para hoje | Nota | Permanece privada até que decida partilhá-la |
O teste mais simples é este: se alguém puder perguntar «para quando é?» ou «quem vai fazer isto?», crie uma tarefa em vez de um item da lista.
O Workspace organiza a área de trabalho e controla quem a pode ver. A tarefa reúne um resultado concreto, um prazo, as pessoas e a conversa. Cada item da checklist descreve um passo para alcançar esse resultado.
Cinco modelos de checklist para copiar
Os modelos abrangem a integração de um colaborador, a publicação de um artigo, o envio de uma proposta, o fecho do mês e a preparação para uma feira. Pode encurtar cada um deles, mantendo apenas as ações que realmente fazem parte do trabalho da sua empresa.
1. Integração de uma nova pessoa
Ania Zielińska começa a trabalhar na segunda-feira, 6 de outubro, e os preparativos são divididos entre três pessoas.
- Adicionar o contrato como anexo na conversa
- Preparar as contas e os acessos
- Criar uma conta no programa e atribuir uma função e um Workspace
- Preparar o equipamento
- Planear o primeiro dia
- Adicionar ao Calendário uma reunião para a semana seguinte
As assinaturas nos itens concluídos permitem verificar quem assinalou cada ponto, sem ser necessário perguntar no chat.
2. Publicação de um artigo no site
Na quarta-feira, Kasia publica um guia para um cliente, mas antes de o disponibilizar verifica cinco elementos.
- Aprovar o texto
- Adicionar a imagem principal
- Preencher o título e a descrição para o motor de pesquisa
- Verificar a página no telemóvel
- Colar o endereço publicado na conversa
3. Envio de uma proposta ao cliente
Na quinta-feira, Marek conclui a tarefa «Proposta para o cliente Nord» e quer evitar enviar uma mensagem sem o ficheiro correto.
- Indicar o âmbito e o orçamento na descrição
- Pedir a outra pessoa que faça a revisão
- Adicionar o PDF como anexo
- Enviar a proposta
- Definir um lembrete de contacto após o envio (através de um comando ao Assistente de IA)
4. Fecho do mês
Na última sexta-feira do mês, Marta reúne os documentos para a contabilista e regista o resultado numa única conversa.
- Verificar as faturas de venda
- Recolher as despesas da equipa
- Verificar os pagamentos em atraso
- Entregar os documentos à contabilista
- Adicionar o relatório à conversa
5. Uma semana antes da feira
Ola prepara a equipa para a feira e divide as ações de maior dimensão em tarefas separadas.
- Confirmar o horário dos turnos
- Embalar os materiais
- Testar o formulário de contactos
- Verificar a lista de pessoas no stand
- Criar a tarefa «Follow-up após a feira»
Para começar, limite-se a cinco a oito pontos. Se a lista continuar a crescer, verifique se não incluiu nela várias tarefas distintas.
O Assistente de IA pode definir um lembrete, incluindo um que esteja associado ao prazo da tarefa. Se o prazo for alterado, esse lembrete também será adiado. O envio de e-mails em segundo plano com a aplicação fechada requer CRON no servidor.
Uma barra de progresso substitui uma série de perguntas
Numa equipa de marketing, uma barra de progresso pode substituir várias mensagens a perguntar pelo estado do trabalho. Não altera o número de tarefas nem de pessoas, mas coloca o estado atual no local onde a equipa trabalha.
A Pixelo é uma agência com nove pessoas que está a preparar uma campanha para um cliente do setor do mobiliário. Antes, Ola perguntava pelos textos no chat, Kasia respondia uma hora depois e Marek procurava os ficheiros no disco. Todos conheciam a sua parte do trabalho, mas ninguém tinha uma visão geral.
A equipa cria a tarefa «Campanha de setembro» no Workspace Marketing, define o prazo para 1 de setembro e adiciona o briefing e cinco pontos à descrição. Na quarta-feira, Kasia assinala os textos como concluídos, pelo que a sua assinatura aparece junto ao item. Na sexta-feira, o proprietário abre a tarefa e vê «3 de 5 concluídos».
Os anexos da campanha estão disponíveis através do clipe «Ficheiros» no cabeçalho da conversa. Ao clicar, abre uma janela com todos os anexos da tarefa, incluindo os de mensagens mais antigas que ainda não foram carregadas. O clipe no cabeçalho da conversa mostra os anexos desta tarefa - não é o mesmo que o módulo Ficheiros, ou seja, o disco partilhado da aplicação disponível no plano Pro.
Se, na sua empresa, as decisões ainda circulam por vários canais, leia também por que motivo a equipa perde decisões importantes.
Quatro regras mantêm a lista alinhada com o estado da tarefa
Uma checklist atualizada mostra à equipa o estado real do trabalho. Quando assinalar o último ponto como concluído, altere o estado de toda a tarefa para «concluída», para que a lista e o estado transmitam a mesma informação.
- Introduza entre cinco e oito pontos. Divida um procedimento mais longo em etapas ou em tarefas separadas.
- Dê ao item o nome do resultado, não do tema. «Adicionar os elementos gráficos como anexo na tarefa» transmite mais informação do que apenas «elementos gráficos».
- Assinale os itens de imediato. Se a equipa só atualizar a lista no final do dia, a barra de progresso deixa de responder às perguntas sobre o estado atual.
- Conclua toda a tarefa. Quando o último ponto estiver concluído, defina o estado como «concluída».
Amanhã de manhã, escolha uma tarefa que se repita todos os meses e adicione-lhe cinco pontos. Não crie logo uma biblioteca de procedimentos para toda a empresa. Durante duas semanas, verifique se a equipa assinala os itens da lista e se deixaram de surgir perguntas sobre o estado dessa tarefa. Veja como funciona na Demo.
Perguntas mais frequentes
A lista de verificação de uma tarefa tem o mesmo estado para toda a equipa?
Sim, o estado da lista de tarefas é partilhado por toda a equipa. Pode assinalar os itens diretamente no cartão da tarefa, sem entrar no modo de edição.
Como sei quem marcou determinado ponto?
Junto de cada item concluído aparece o nome da pessoa que o assinalou. Assim, pode ver quem marcou cada item específico.
Um item da checklist pode ter um prazo ou uma pessoa próprios?
Não, o prazo, a prioridade e as pessoas atribuídas pertencem à tarefa, não a cada item da lista. Se um passo precisar de um prazo ou responsável próprio, crie uma tarefa separada.
A checklist criada pelo Assistente de IA fica logo visível para a equipa?
Não, apenas o autor vê a pergunta e a resposta do Assistente de IA na conversa. A resposta tem a etiqueta «APENAS PARA SI», por isso deve transferir a lista final para a descrição da tarefa.
As listas de verificação funcionam sem IA?
Sim, as listas de tarefas são uma funcionalidade do editor e funcionam sem IA. O Assistente de IA é opcional e requer uma chave própria do fornecedor escolhido.
Fontes
- Harvard Gazette, «Surgical safety checklist drops deaths and complications by more than one-third»
- Haynes A.B. e outros, «A Surgical Safety Checklist to Reduce Morbidity and Mortality in a Global Population», New England Journal of Medicine 2009; 360: 491-499
- WHO, «Safe surgery: Tool and Resources»
- Atul Gawande, «The Checklist Manifesto: How to Get Things Right»
- Task Manager, materiais: Tarefas
- Task Manager, materiais: Assistente de IA
- Task Manager, materiais: Notas
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
