Was ist die n8n-Integration in Task Manager?
Die n8n-Integration in Task Manager überträgt Daten zwischen Aufgaben und anderen Systemen. Eine Meldung aus einem Formular kann ohne erneutes Abtippen zu einer Aufgabe werden. Das Erstellen einer Aufgabe kann einen Eintrag in einem Google-Tabellenblatt oder eine Benachrichtigung in Slack auslösen. Das Team arbeitet wie gewohnt in Task Manager.
Die n8n-Integration gehört zur Pro-Variante. Es handelt sich um eine experimentelle Funktion, die standardmäßig deaktiviert ist. Der Administrator aktiviert sie unter Einstellungen → Erweitert → Sonstiges. Wenn sie deaktiviert ist, erscheint der n8n-Tab nicht in der Benutzeroberfläche, und die Endpunkte /api/n8n/* lehnen Anfragen mit dem Code 503 ab. Das Kapitel der Anleitung über n8n verschwindet dann auch aus dem Kontext des KI-Assistenten.
n8n ist eine separate Plattform zum Erstellen von Workflows zwischen Anwendungen. Task Manager sendet Ereignisse dorthin und nimmt Aufrufe entgegen.
Wie funktioniert das?
Daten werden aus Task Manager über einen Webhook an n8n übertragen. Sie geben einen Namen und die URL des *Webhook*-Nodes in n8n an und wählen die Ereignisse aus. Sie können auch ein Geheimnis zum Signieren von Anfragen (HMAC) hinzufügen. Zur Auswahl stehen 26 Ereignisse, darunter task.created, task.status_changed, task.completed und chat.message_sent. Systemereignisse (system.daily_summary und die übrigen system.*) sowie user.created werden ausschließlich an globale Webhooks gesendet, die von einem Administrator eingerichtet wurden. Jede Anfrage enthält den Ereignisnamen, einen Zeitstempel und Kontextdaten. Bevor Sie den gesamten Workflow erstellen, können Sie einen Test-Ping senden.
In die andere Richtung funktioniert es über einen API-Schlüssel. Das Token im Format tm_live_<32hex> wird nur einmal angezeigt. In n8n geben Sie es im Header Authorization: Bearer an. Verfügbare Endpunkte sind ping.php, workspaces.php, users.php, tasks.php und messages.php. POST /api/n8n/tasks.php erstellt eine Aufgabe mit Betreff, Beschreibung, Priorität, Fälligkeitsdatum und einer Liste der zugewiesenen Personen. PATCH aktualisiert eine bestehende Aufgabe. Dafür ist task_id erforderlich; die übrigen Felder sind optional. Wenn der HTTP-Node PATCH nicht unterstützt, können Sie den Body per POST senden. Ist task_id vorhanden, schaltet der Endpunkt in den Aktualisierungsmodus.
Eine Statusänderung über n8n durchläuft denselben Prozess wie eine Änderung in der Anwendung. Im Thread der Aufgabe erscheint ein Eintrag „hat den Status geändert zu …“, die zugewiesenen Personen erhalten eine E-Mail und Task Manager sendet task.status_changed (bei done auch task.completed). Wird derselbe Status erneut gesetzt, wird kein weiteres Ereignis gesendet. Ein fehlgeschlagener Webhook wird in die Warteschlange gestellt. Die Warteschlange sieht Abstände von 60, 300 und 1800 Sekunden sowie maximal vier Versuche vor. Die erneuten Versuche werden jedoch entweder vom Cronjob retry oder von der Warteschlangenverarbeitung bei bestimmten Anfragen an die Anwendung ausgeführt. Ohne Cronjob und Aktivität in der Anwendung erfolgt kein erneuter Versuch in diesen Abständen. Ein Integrationsfehler blockiert die Arbeit im Programm nicht.
Der Schlüssel gilt mit den Berechtigungen des Benutzers, der ihn erstellt hat, und dessen Zugriff auf die Arbeitsbereiche. users.php ist ausschließlich mit Schlüsseln globaler Administratoren verfügbar. Webhook-Adressen in privaten und reservierten IP-Adressbereichen werden blockiert. Die Richtlinie n8n_private_network_policy kann die Werte off, admin und all haben. Bei einem ungültigen Wert gilt off.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen eine Kundenanfrage aus einem Formular nicht erst in eine Aufgabe übertragen. So können Sie morgens direkt mit der Bearbeitung der Anfrage beginnen, statt Daten zwischen Fenstern zu verschieben.
Sie müssen auch nicht daran denken, nach Abschluss der Arbeit beide Systeme zu aktualisieren. Wenn eine Aufgabe geschlossen wird, kann die Information über einen vorbereiteten Workflow weitergegeben werden. Der Kunde muss nicht warten, bis jemand die Änderung auf der anderen Seite manuell vermerkt.
Ihr Team muss n8n nicht erst lernen, um die fertige Integration zu nutzen. Wenn eine Aufgabe über einen externen Workflow geschlossen wird, erhalten die zugewiesenen Personen eine E-Mail und im Thread erscheint ein Eintrag zur Änderung. Ein Ausfall der Integration hält die Arbeit an den Aufgaben nicht auf.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Ein Serviceunternehmen nimmt Meldungen in einem externen Ticketsystem entgegen. Ein n8n-Workflow empfängt ein neues Ticket und sendet POST /api/n8n/tasks.php. Es wird eine Aufgabe mit der Adresse in der Beschreibung, der Priorität high und dem Fälligkeitsdatum in deadline_date erstellt - im Arbeitsbereich, auf den der Inhaber des API-Schlüssels Zugriff hat, und mit den Personen aus der Liste assignees, die ebenfalls Zugriff darauf haben.
Wenn der Techniker eine Aufgabe abschließt, sendet Task Manager task.completed an den Webhook, für den dieses Ereignis aktiviert ist. Der Workflow aktualisiert daraufhin den Status im Kundensystem. Ein separater Webhook für task.deadline_approaching (das Ereignis wird von der wiederkehrenden Aufgabe „deadline“ ausgelöst und erfordert daher einen aktivierten Cronjob) kann den Versand einer SMS-Erinnerung an den bevorstehenden Termin starten. Der Techniker muss n8n nicht verwenden.
Häufig gestellte Fragen
Ist die n8n-Integration in der Standard-Variante enthalten?
Nein, das ist eine Funktion der Pro-Variante. In Standard gibt es in den Einstellungen keinen Schalter für die Integration, sodass sie sich nicht aktivieren lässt.
Funktioniert die n8n-Integration direkt nach der Installation?
Nein. Dies ist eine experimentelle Funktion und standardmäßig deaktiviert. Ein Administrator aktiviert sie unter Einstellungen → Erweitert → Sonstiges. Bis dahin ist der n8n-Tab ausgeblendet und die Endpunkte /api/n8n/* geben den Statuscode 503 zurück.
Erfordern Integrationen einen Entwickler?
Für den Aufbau eines Workflows in n8n ist eine technisch versierte Person hilfreich. Sie müssen die Webhook-Adresse kopieren, ein Token eingeben und einen JSON-Body vorbereiten. Für die Nutzung eines fertigen Workflows sind diese Kenntnisse nicht erforderlich.
Kann ich den Status einer Aufgabe von außen ändern?
Ja. Senden Sie eine PATCH-Anfrage an /api/n8n/tasks.php mit task_id und dem Status none, in_progress, done oder cancelled. Die Änderung löst einen Eintrag im Thread der Aufgabe, eine E-Mail an die zugewiesenen Personen und einen ausgehenden Webhook aus.
Was passiert, wenn n8n nicht antwortet?
Ein fehlgeschlagener Webhook wird in die Warteschlange gestellt. Die Warteschlange sieht Abstände von 60, 300 und 1800 Sekunden sowie maximal vier Versuche vor. Die erneuten Versuche werden jedoch entweder vom Cronjob retry oder von der Warteschlangenverarbeitung bei bestimmten Anfragen an die Anwendung ausgeführt. Ohne Cronjob und Aktivität in der Anwendung erfolgt kein erneuter Versuch in diesen Abständen. Ein Integrationsfehler blockiert die Arbeit im Programm nicht.
Wird die Konfiguration gelöscht, wenn ich die Integration deaktiviere?
Nein. Webhooks und API-Schlüssel bleiben in der Datenbank erhalten und stehen nach der erneuten Aktivierung der Integration wieder zur Verfügung.