Cos'è l'integrazione n8n in Task Manager?
L’integrazione n8n in Task Manager trasferisce dati tra le attività e altri sistemi. Una richiesta inviata tramite un modulo può diventare un’attività senza doverla trascrivere. La creazione di un’attività può generare una voce in un foglio Google o una notifica su Slack. Il team continua a lavorare in Task Manager come al solito.
L'integrazione n8n appartiene alla versione Pro. È una funzionalità sperimentale e disattivata per impostazione predefinita. L'amministratore la attiva in Impostazioni → Avanzate → Altro. Quando è disattivata, la scheda n8n non compare nell'interfaccia e gli endpoint /api/n8n/* rifiutano le richieste con codice 503. Anche il capitolo della guida dedicato a n8n scompare dal contesto dell'Assistente AI.
n8n è una piattaforma indipendente per creare flussi tra applicazioni. Task Manager le invia eventi e riceve chiamate da n8n.
Come funziona?
Da Task Manager a n8n, i dati vengono inviati tramite webhook. Indichi un nome, l'URL del nodo *Webhook* in n8n e selezioni gli eventi. Puoi anche aggiungere un segreto per firmare le richieste (HMAC). Sono disponibili 26 eventi, tra cui task.created, task.status_changed, task.completed e chat.message_sent; gli eventi di sistema (system.daily_summary e gli altri system.*) e user.created vengono inviati solo ai webhook globali creati da un amministratore. Ogni richiesta contiene il nome dell'evento, un timestamp e dati contestuali. Prima di creare l'intero flusso, puoi inviare un ping di prova.
Nella direzione opposta si usa una chiave API. Il token nel formato tm_live_<32hex> viene mostrato una sola volta. In n8n lo inserisci nell’intestazione Authorization: Bearer. Gli endpoint disponibili sono ping.php, workspaces.php, users.php, tasks.php e messages.php. POST /api/n8n/tasks.php crea un’attività con titolo, descrizione, priorità, scadenza e lista delle persone assegnate. PATCH aggiorna un’attività esistente. Richiede task_id; gli altri campi sono facoltativi. Se il nodo HTTP non supporta PATCH, puoi inviare il body tramite POST. La presenza di task_id fa passare l’endpoint alla modalità di aggiornamento.
La modifica dello stato tramite n8n segue lo stesso percorso di una modifica nell'applicazione. Nella discussione dell'attività compare una voce «ha modificato lo stato in…», le persone assegnate ricevono un'e-mail e Task Manager invia task.status_changed (anche task.completed quando lo stato diventa done). Impostare di nuovo lo stesso stato non genera un altro evento. I webhook non riusciti finiscono in coda. La coda prevede intervalli di 60, 300 e 1800 secondi e un massimo di quattro tentativi, ma i nuovi tentativi vengono eseguiti dal cron retry oppure dalla gestione della coda durante alcune richieste all'applicazione. Senza cron e senza attività nell'applicazione, i nuovi tentativi non avverranno a questi intervalli. Un errore di integrazione non interrompe il lavoro nel programma.
La chiave utilizza le autorizzazioni dell'utente che l'ha creata e l'accesso di cui dispone ai Spazi di lavoro. users.php è accessibile solo con chiavi di amministratore globale. Gli indirizzi webhook che puntano a intervalli IP privati e riservati vengono bloccati; la policy n8n_private_network_policy accetta i valori off, admin e all. Se il valore non è valido, viene applicata l'impostazione off.
Cosa ci guadagni?
Non devi copiare la richiesta del cliente dal modulo all'attività. Al mattino puoi iniziare a lavorare sulla richiesta invece di trasferire dati da una finestra all'altra.
Non devi nemmeno ricordarti di aggiornare due sistemi una volta terminato il lavoro. Quando l'attività viene chiusa, le informazioni possono essere inoltrate tramite un flusso già predisposto. Il cliente non deve aspettare che qualcuno registri manualmente la modifica nell'altro sistema.
Il tuo team non deve imparare a usare n8n per sfruttare l'integrazione già pronta. Quando un flusso esterno chiude un'attività, le persone assegnate ricevono un'e-mail e nella discussione compare una nota sulla modifica. Un guasto all'integrazione non interrompe il lavoro sulle attività.
Esempio dal lavoro quotidiano
Un'azienda di assistenza riceve le richieste in un sistema di ticketing esterno. Un flusso n8n riceve un nuovo ticket e invia POST /api/n8n/tasks.php. Viene creata un'attività con l'indirizzo nella descrizione, priorità high e scadenza in deadline_date - nello Spazio di lavoro a cui ha accesso il proprietario della chiave e con le persone dell'elenco assignees che hanno accesso anche loro.
Quando il tecnico chiude l'attività, Task Manager invia task.completed al webhook che ha selezionato questo evento e il flusso aggiorna lo stato nel sistema del cliente. Un webhook separato per task.deadline_approaching (l'evento viene generato da un'attività ricorrente «deadline», quindi richiede che cron sia attivo) può avviare l'invio di un promemoria SMS per la scadenza imminente. Il tecnico non deve usare n8n.
Domande frequenti
L'integrazione n8n è disponibile nella versione Standard?
No, è una funzionalità della versione Pro. Nella versione Standard non è presente l'interruttore dell'integrazione nelle Impostazioni, quindi non è possibile attivarla.
L’integrazione n8n funziona subito dopo l’installazione?
No. È una funzionalità sperimentale, disattivata per impostazione predefinita. L'amministratore la attiva in Impostazioni → Avanzate → Altro. Fino ad allora, la scheda n8n è nascosta e gli endpoint /api/n8n/* restituiscono il codice 503.
Le integrazioni richiedono un programmatore?
Per creare un flusso in n8n può essere utile una persona con competenze tecniche. Occorre copiare l’indirizzo del webhook, inserire il token e preparare il body JSON. Non servono queste competenze per usare un flusso già pronto.
Posso cambiare lo stato di un’attività dall’esterno?
Sì. Invia una richiesta PATCH a /api/n8n/tasks.php con task_id e lo stato none, in_progress, done oppure cancelled. La modifica genera una voce nella discussione dell'attività, un'e-mail alle persone assegnate e un webhook in uscita.
Cosa succede se n8n non risponde?
I webhook non riusciti finiscono in coda. La coda prevede intervalli di 60, 300 e 1800 secondi e un massimo di quattro tentativi, ma i nuovi tentativi vengono eseguiti dal cron retry oppure dalla gestione della coda durante alcune richieste all'applicazione. Senza cron e senza attività nell'applicazione, i nuovi tentativi non avverranno a questi intervalli. Un errore di integrazione non interrompe il lavoro nel programma.
Disattivare l’integrazione elimina la configurazione?
No. I webhook e le chiavi API restano nel database e tornano disponibili quando riattivi l’integrazione.