¿Qué es la integración con n8n en Task Manager?
La integración con n8n de Task Manager transfiere datos entre las tareas y otros sistemas. Una solicitud enviada desde un formulario puede convertirse en una tarea sin tener que copiarla manualmente. La creación de una tarea puede generar una entrada en una hoja de cálculo de Google o una notificación en Slack. El equipo sigue trabajando en Task Manager como siempre.
La integración con n8n pertenece al plan Pro. Es una función experimental y está desactivada por defecto. El administrador la activa en Ajustes → Avanzado → Otros. Cuando está desactivada, la pestaña n8n no aparece en la interfaz y los endpoints /api/n8n/* rechazan las solicitudes con el código 503. El apartado del manual sobre n8n también desaparece del contexto del Asistente de IA.
n8n es una plataforma independiente para crear flujos entre aplicaciones. Task Manager le envía eventos y también recibe llamadas de vuelta.
¿Cómo funciona?
Los datos salen de Task Manager hacia n8n a través de un webhook. Indicas su nombre y la URL del nodo *Webhook* de n8n y seleccionas los eventos. También puedes añadir un secreto para firmar las solicitudes (HMAC). Hay 26 eventos disponibles, entre ellos task.created, task.status_changed, task.completed y chat.message_sent. Los eventos del sistema (system.daily_summary y otros system.*), así como user.created, solo se envían a webhooks globales creados por un administrador. Cada solicitud incluye el nombre del evento, una marca de tiempo y datos contextuales. Antes de crear todo el flujo, puedes enviar un ping de prueba.
En sentido contrario, funciona con una clave API. El token con el formato tm_live_<32hex> se muestra una sola vez. En n8n, debes introducirlo en la cabecera Authorization: Bearer. Los endpoints disponibles son ping.php, workspaces.php, users.php, tasks.php y messages.php. POST /api/n8n/tasks.php crea una tarea con asunto, descripción, prioridad, fecha límite y lista de personas asignadas. PATCH actualiza una tarea existente. Requiere task_id; los demás campos son opcionales. Si el nodo HTTP no admite PATCH, puedes enviar el body mediante POST. La presencia de task_id cambia el endpoint al modo de actualización.
El cambio de estado desde n8n sigue el mismo proceso que un cambio en la aplicación. En el hilo de la tarea aparece una entrada con el texto «ha cambiado el estado a…», las personas asignadas reciben un correo electrónico y Task Manager envía task.status_changed (también task.completed cuando el estado es done). Volver a establecer el mismo estado no genera otro evento. Los webhooks que fallan se añaden a la cola. La cola prevé intervalos de 60, 300 y 1800 segundos y un máximo de cuatro intentos, pero los reintentos los ejecuta el cron retry o la gestión de la cola al procesar algunas solicitudes a la aplicación. Sin cron ni actividad en la aplicación, no se producirán reintentos en esos intervalos. Un error de integración no interrumpe el trabajo en el programa.
La clave funciona con los permisos del usuario que la ha creado y con su acceso a los espacios de trabajo. users.php solo está disponible para claves de administrador global. Se bloquean las direcciones de webhook de rangos de IP privados y reservados; la política n8n_private_network_policy admite los valores off, admin y all. Si el valor no es válido, se aplica off.
¿Qué ganas?
No tienes que copiar la solicitud del cliente del formulario a una tarea. Por la mañana puedes empezar a trabajar en la solicitud en lugar de trasladar datos entre ventanas.
Tampoco tienes que acordarte de actualizar dos sistemas al terminar el trabajo. Cuando se cierra una tarea, la información puede seguir su curso a través de un flujo ya preparado. El cliente no tiene que esperar a que alguien registre manualmente el cambio en el otro sistema.
Tu equipo no tiene que aprender a usar n8n para aprovechar la integración ya preparada. Cuando un flujo externo cierra una tarea, las personas asignadas reciben un correo electrónico y queda constancia del cambio en el hilo. Un fallo en la integración no detiene el trabajo con las tareas.
Ejemplo del trabajo diario
Una empresa de mantenimiento recibe avisos en un sistema externo de tickets. Un flujo de n8n recibe un ticket nuevo y envía POST /api/n8n/tasks.php. Se crea una tarea con la dirección en la descripción, prioridad high y fecha límite en deadline_date - en el espacio de trabajo al que tiene acceso el propietario de la clave y con las personas de la lista assignees que también tengan acceso.
Cuando el técnico cierra la tarea, Task Manager envía task.completed al webhook que tiene marcado este evento y el flujo actualiza el estado en el sistema del cliente. Otro webhook para task.deadline_approaching (el evento lo genera una tarea recurrente «deadline», por lo que requiere que el cron esté activado) puede iniciar el envío de un SMS para recordar que se acerca la fecha límite. El técnico no tiene que usar n8n.
Preguntas frecuentes
¿La integración con n8n está disponible en el plan Standard?
No, es una función del plan Pro. En Standard no existe el interruptor de integración en Ajustes, así que no se puede activar.
¿La integración con n8n funciona nada más instalarla?
No. Es una función experimental y está desactivada por defecto. El administrador la activa en Ajustes → Avanzado → Otros. Hasta entonces, la pestaña de n8n permanece oculta y los endpoints /api/n8n/* devuelven el código 503.
¿Las integraciones requieren un programador?
Para crear un flujo en n8n, viene bien contar con alguien con conocimientos técnicos. Hay que copiar la URL del webhook, proporcionar un token y preparar el body JSON. No hace falta tener estos conocimientos para utilizar un flujo ya creado.
¿Puedo cambiar el estado de una tarea desde fuera?
Sí. Envía una solicitud PATCH a /api/n8n/tasks.php con task_id y el estado none, in_progress, done o cancelled. El cambio generará una entrada en el hilo de la tarea, un correo electrónico a las personas asignadas y un webhook saliente.
¿Qué ocurre si n8n no responde?
Los webhooks que fallan se añaden a la cola. La cola prevé intervalos de 60, 300 y 1800 segundos y un máximo de cuatro intentos, pero los reintentos los ejecuta el cron retry o la gestión de la cola al procesar algunas solicitudes a la aplicación. Sin cron ni actividad en la aplicación, no se producirán reintentos en esos intervalos. Un error de integración no interrumpe el trabajo en el programa.
¿Desactivar la integración elimina la configuración?
No. Los webhooks y las claves API permanecen en la base de datos y vuelven a estar disponibles al activar de nuevo la integración.