Task Manager kann Termine aus Ihrem Google Kalender in seinem eigenen Kalender anzeigen und in beide Richtungen synchronisieren: Eine Änderung in Google erscheint von selbst in Task Manager (alle paar Minuten), und eine Änderung in Task Manager wird sofort in Google gespeichert. Termine aus Google sehen ausschließlich Sie - die Verbindung ist persönlich, wie ein Postfach.

Sie können mehrere Konten gleichzeitig verbinden - z. B. den Firmenkalender und Ihren privaten. Jede Verbindung hat ihren eigenen Kalender und funktioniert unabhängig.

Die Anleitung besteht aus drei Teilen:

  • Teil A - für den Administrator, einmalig: Einrichten eines „Passierscheins" bei Google (ohne diesen kann niemand ein Konto verbinden).
  • Teil B - für jeden Benutzer: wie Sie Ihr Google-Konto verbinden.
  • Teil C - für Interessierte: privater Kalender über einen eigenen „Passierschein" (nur in besonderen Fällen nötig).

Teil A (Administrator, einmalig): Passierschein bei Google

Google verlangt, dass jede Anwendung, die sich mit dem Kalender verbindet, einen eigenen „Passierschein" hat - sogenannte OAuth-Anmeldedaten (zwei lange Zeichenketten: Client-ID und Client-Secret). Sie werden einmalig, kostenlos, in der Google Cloud Console eingerichtet. Das dauert etwa 10 Minuten. Der Reihe nach:

Schritt 1. Projekt anlegen

  1. Gehen Sie auf console.cloud.google.com und melden Sie sich mit einem Google-Konto an (am besten dem Firmenkonto).
  2. Klicken Sie oben auf der Seite auf die Projektliste und wählen Sie Neues Projekt (New project).
  3. Nennen Sie es z. B. Task Manager, klicken Sie auf Erstellen (Create) und warten Sie einen Moment, bis Google es angelegt hat. Stellen Sie sicher, dass es ausgewählt ist (Name oben sichtbar).

Schritt 2. Google Calendar API aktivieren

  1. Wählen Sie im Menü links APIs und Dienste → Bibliothek (APIs & Services → Library).
  2. Geben Sie in der Suche Google Calendar API ein, klicken Sie auf das Ergebnis und dann auf Aktivieren (Enable).

Schritt 3. Zustimmungsbildschirm konfigurieren

Das ist das Fenster, das Benutzer beim Verbinden eines Kontos sehen („Anwendung X bittet um Zugriff auf den Kalender").

  1. Wählen Sie im Menü links APIs und Dienste → OAuth-Zustimmungsbildschirm (OAuth consent screen). In der neueren Version der Konsole heißt dieser Bereich Google Auth Platform (Google Auth Platform) - klicken Sie dann auf Loslegen (Get started).
  2. Geben Sie den Namen der Anwendung an (z. B. Task Manager) und Ihre Kontakt-E-Mail-Adresse.
  3. Empfängertyp (User type / Audience):
    • Intern (Internal) - nur wenn das Unternehmen Google Workspace nutzt. Am bequemsten: ohne Warnungen, aber es können sich nur Konten der Unternehmensdomain verbinden (ein privates Gmail-Konto lässt sich nicht verbinden - siehe Teil C).
    • Extern (External) - in allen anderen Fällen. Funktioniert mit jedem Google-Konto.
  4. Speichern / Erstellen.
  5. Wichtig beim Typ Extern: Klicken Sie im Bereich Zielgruppe (Audience) auf App veröffentlichen (Publish app), damit sich der Status von „Testen" auf „In Produktion" (In production) ändert. Im Testmodus trennt Google alle Verbindungen alle 7 Tage, und man muss sich erneut verbinden.

Schritt 4. OAuth-Client erstellen (also den eigentlichen Passierschein)

  1. Wählen Sie im Menü links APIs und Dienste → Anmeldedaten (Credentials) - oder Clients (Clients) in der neuen Konsole.
  2. Klicken Sie auf Anmeldedaten erstellen → OAuth-Client-ID (Create credentials → OAuth client ID).
  3. Anwendungstyp: Webanwendung (Web application).
  4. Name: z. B. Task Manager.
  5. Jetzt das wichtigste Feld: Autorisierte Weiterleitungs-URIs (Authorized redirect URIs). Klicken Sie auf URI hinzufügen und fügen Sie GENAU die Adresse ein, die Task Manager anzeigt unter Einstellungen → Erweitert → Google Kalender (OAuth) - endet auf /api/gcal/oauth-callback.
    • Achtung: Fügen Sie diese Adresse NICHT in das Feld „Autorisierte JavaScript-Quellen" (Authorized JavaScript origins) ein - das ist ein anderes Feld, es meldet einen Fehler. Lassen Sie es leer.
  6. Klicken Sie auf Erstellen. Google zeigt die Client-ID (Client ID, endet auf .apps.googleusercontent.com) sowie das Client-Secret (Client Secret, beginnt mit GOCSPX-). Kopieren Sie beide.

Schritt 5. Passierschein in Task Manager einfügen

  1. Öffnen Sie in Task Manager Einstellungen → Erweitert → Google Kalender (OAuth).
  2. Fügen Sie Client-ID und Client-Secret ein, klicken Sie auf Speichern.

Fertig - ab jetzt kann jeder Benutzer sein Konto verbinden (Teil B).

Beim Typ Extern zeigt Google beim Verbinden einmalig die Warnung „Diese App wurde von Google nicht bestätigt". Das ist normal für Firmenanwendungen - klicken Sie auf Erweitert (Advanced) und dann auf Weiter zu <Name> (Go to...). Das Limit für eine unbestätigte App liegt bei 100 verbundenen Konten.

Teil B (jeder Benutzer): Ihr Konto verbinden

  1. Öffnen Sie Einstellungen → Profil → Google Kalender.
  2. Klicken Sie auf Google-Konto verbinden.
  3. Google fragt, mit welchem Konto Sie sich anmelden möchten - wählen Sie das, dessen Kalender Sie sehen möchten (geschäftlich oder privat).
  4. Erscheint die Warnung „Diese App wurde von Google nicht bestätigt" - klicken Sie auf Erweitert, dann auf Weiter (das ist einmalig, siehe Teil A).
  5. Stimmen Sie dem Kalenderzugriff zu (Zulassen / Allow).
  6. Sie kehren zu Task Manager zurück. Öffnen Sie erneut Einstellungen → Profil → Google Kalender - beim verbundenen Konto erscheint die Liste Ihrer Kalender.
  7. Wählen Sie einen Kalender und klicken Sie auf Importieren. Nach kurzer Zeit sind die Termine im Kalender von Task Manager.

Möchten Sie auch einen zweiten Kalender (z. B. privat)? Kehren Sie zum selben Bereich zurück und klicken Sie erneut auf Google-Konto verbinden - melden Sie sich diesmal mit dem zweiten Konto an. Jede Verbindung ist eine eigene Karte in der Liste, mit eigenem Kalender und dem Button Trennen.

Der Import umfasst ein Zeitfenster von 30 Tagen rückwirkend bis zu einem Jahr im Voraus - ändern Sie es in den Feldern „Zeitfenster" bei jeder Verbindung.

Teil C (erweitert): privater Kalender über einen eigenen Passierschein

Wann ist das nötig? Vor allem, wenn der Firmen-Passierschein den Typ Intern (Internal) hat - dann lässt Google Ihr privates Gmail-Konto nicht zu. Sie können dann einen eigenen Passierschein auf Ihrem privaten Google-Konto anlegen und sich darüber verbinden:

  1. Durchlaufen Sie den gesamten Teil A mit Ihrem privaten Google-Konto (eigenes Projekt, Typ Extern, Veröffentlichung, eigene Client-ID und Secret). Fügen Sie in Schritt 4.5 die im Bereich unten gezeigte Weiterleitungsadresse ein.
  2. Öffnen Sie in Task Manager Einstellungen → Profil → Google Kalender und klappen Sie Mit eigenen Anmeldedaten verbinden (erweitert) auf.
  3. Dort finden Sie die Weiterleitungsadresse (für Schritt 4.5) sowie die Felder Client-ID und Client-Secret - fügen Sie Ihre ein und klicken Sie auf Mit eigenen Anmeldedaten verbinden.
  4. Weiter wie in Teil B: Anmeldung, Zustimmung, Kalenderauswahl, Importieren.

Ihre Anmeldedaten werden verschlüsselt gespeichert und nur für diese eine Verbindung verwendet. Der Administrator muss nichts unternehmen.

Wie sich Google-Termine in Task Manager verhalten

  • Im Kalender haben sie Farben aus Google: die dem Termin zugewiesene Farbe, und wenn keine vorhanden ist - die Farbe des gewählten Kalenders (sehr helle Farben werden zur besseren Lesbarkeit leicht abgedunkelt). Termine, die von Task Manager zu Google gesendet werden, erhalten die nächstgelegene Farbe aus der Google-Palette - die Farben sind angenähert, da sich die Paletten beider Anwendungen unterscheiden. Nach einem Klick sagt das Bearbeitungsfenster direkt „Termin aus Google" (mit einem Link zum Öffnen in Google).
  • Sie bearbeiten sie wie jeden anderen Termin: Ziehen auf einen anderen Zeitpunkt, Ändern von Uhrzeiten und Inhalt, Löschen. Jede solche Änderung wird auch im Google Kalender gespeichert - und in Google vorgenommene Änderungen kommen von selbst alle paar Minuten in Task Manager an.
  • Möchten Sie nicht warten? Klicken Sie auf das Synchronisierungssymbol (zwei kreisende Pfeile) in der oberen Leiste des Kalenderfensters. Es erscheint nur, wenn Sie einen Google Kalender verbunden haben, und holt Änderungen sofort ab - nützlich, wenn Sie gerade etwas in Google verschoben haben und es sofort bei sich sehen möchten. Nach Abschluss meldet eine Nachricht, wie viele Termine hinzugekommen, geändert und verschwunden sind. Derselbe Button („Jetzt synchronisieren") befindet sich bei der Verbindung in Einstellungen → Profil → Google Kalender.
  • Ist die letzte automatische Synchronisierung fehlgeschlagen, wird das Symbol orange und zeigt beim Überfahren den Grund an. Ein Klick startet einen neuen Versuch.
  • Neue Termine, die Sie in Task Manager erstellen, werden auch zu Google übertragen: Nach der Auswahl eines Kalenders wird die Option „Neue Termine aus Task Manager zu diesem Kalender hinzufügen" aktiviert (sichtbar bei der Verbindung in den Einstellungen). Die Aktivierung überträgt sofort auch zukünftige Termine, die noch nicht gesendet wurden. Bei mehreren Verbindungen funktioniert der Export für eine ausgewählte - die Auswahl bei einem anderen Konto wechselt das Ziel. Der exportierte Termin behält seine Farbe und synchronisiert sich weiterhin in beide Richtungen (das Löschen in Google löscht ihn auch bei Ihnen).
  • Das Löschen eines Termins löscht ihn auch in Google (das Bearbeitungsfenster weist ausdrücklich darauf hin); „Rückgängig" in der Leiste stellt den Termin auf beiden Seiten wieder her.
  • Ein Klick öffnet das gewohnte Bearbeitungsfenster mit dem Link In Google öffnen.
  • Zukünftige Termine erinnern wie gewöhnliche Task-Manager-Termine an sich (Benachrichtigung zur Startzeit); vergangene werden still in den Tagesverlauf übernommen.
  • Ganztägige Termine werden ab 8:00 Uhr angezeigt (mehrtägige - bis 18:00 Uhr des letzten Tages) und bleiben in Google ganztägig, auch nach Verschieben auf einen anderen Tag.
  • Trennen (bei einer bestimmten Verbindung) entfernt die aus diesem Konto importierten Termine aus Ihrem Kalender - in Google verschwindet nichts. Die übrigen Verbindungen funktionieren weiterhin.

Löschen von Google-Kontodaten

  • Ein Konto trennen: Einstellungen → Profil → Google Kalender → Trennen bei der gewünschten Verbindung. Tokens und importierte Termine verschwinden aus Ihrem Kalender (in Google ändert sich nichts); die übrigen Verbindungen funktionieren weiterhin.
  • Löschen der Instanz-Anmeldedaten (Administrator): Einstellungen → Erweitert → Google Kalender (OAuth) → Anmeldedaten löschen. Löscht Client-ID und Client-Secret und trennt alle Benutzer, die über diese Anmeldedaten verbunden waren (deren importierte Termine verschwinden aus Task Manager; in Google ändert sich nichts). Verbindungen mit eigenen Anmeldedaten (Teil C) bleiben unberührt.
  • Den Zugriff der Anwendung auf Ihr Google-Konto können Sie jederzeit auch auf der Google-Seite widerrufen: myaccount.google.com → Sicherheit → Verbindungen zu Drittanbieter-Apps.

Fehlerbehebung

  • „Der Administrator hat die Anmeldedaten noch nicht konfiguriert" - Teil A wurde nicht durchgeführt (oder Sie können eigene Anmeldedaten verwenden - Teil C).
  • Google zeigt „Sie haben keinen Zugriff" bei einem privaten Konto an - der Firmenzugang hat den Typ „Intern"; verwenden Sie Teil C.
  • Fehler „Konto erneut verbinden" - Google hat den Zugriff widerrufen (z. B. Passwortänderung, Widerruf der Zustimmung im Google-Konto oder die App befand sich im Testmodus - siehe Teil A, Schritt 3.5). Trennen Sie das Konto und verbinden Sie es neu.
  • Fehler „redirect_uri_mismatch" beim Verbinden - die Weiterleitungs-URL in Google Cloud unterscheidet sich von der, die Task Manager anzeigt (Teil A, Schritt 4.5). Korrigieren Sie sie in Google Cloud (Anmeldedaten → Ihr OAuth-Client).
  • Die Synchronisierung erfolgt, sobald irgendjemand die Anwendung nutzt (fest eingebauter Zeitplan); nach einer längeren Pause findet die erste Synchronisierung kurz nach dem Öffnen statt.
  • Eine Änderung aus Google kommt nicht an, obwohl schon einige Minuten vergangen sind? Klicken Sie auf das Synchronisierungssymbol in der Kalenderleiste - Sie erhalten entweder die Anzahl der abgerufenen Änderungen oder einen konkreten Grund für das Fehlschlagen. Den Status des letzten Durchlaufs (Datum und eventuellen Fehler) sehen Sie auch unter Einstellungen → Profil → Google Kalender.