Task Manager kann Termine aus Ihrem Google Kalender in seinem eigenen Kalender anzeigen und in beide Richtungen synchronisieren: Eine Änderung in Google erscheint von selbst in Task Manager (alle paar Minuten), und eine Änderung in Task Manager wird sofort in Google gespeichert. Termine aus Google sehen ausschließlich Sie - die Verbindung ist persönlich, wie ein Postfach.

Sie können mehrere Konten gleichzeitig verbinden - z. B. den Firmenkalender und Ihren privaten. Jede Verbindung hat ihren eigenen Kalender und funktioniert unabhängig.

Die Anleitung besteht aus drei Teilen:

  • Teil A - einmalig durch einen Administrator: eine „Zugangskarte“ bei Google einrichten (ohne sie kann niemand ein Konto verbinden).
  • Teil B - für jeden Benutzer: wie Sie Ihr Google-Konto verbinden.
  • Teil C - für alle, die möchten: einen privaten Kalender über eine eigene „Zugangskarte“ verbinden (nur in besonderen Fällen erforderlich).

Teil A (Administrator, einmalig): Passierschein bei Google

Google verlangt, dass jede Anwendung, die sich mit einem Kalender verbindet, eine eigene „Zugangskarte“ hat - sogenannte OAuth-Anmeldedaten (zwei lange Zeichenfolgen: Client ID und Client Secret). Sie richten diese einmalig und kostenlos in der Google Cloud Console ein. Das dauert etwa 10 Minuten. Gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1. Projekt anlegen

  1. Gehen Sie auf console.cloud.google.com und melden Sie sich mit einem Google-Konto an (am besten dem Firmenkonto).
  2. Klicken Sie oben auf der Seite auf die Projektliste und wählen Sie Neues Projekt (New project).
  3. Nennen Sie es z. B. Task Manager, klicken Sie auf Erstellen (Create) und warten Sie einen Moment, bis Google es angelegt hat. Stellen Sie sicher, dass es ausgewählt ist (Name oben sichtbar).

Schritt 2. Google Calendar API aktivieren

  1. Wählen Sie im Menü links APIs und Dienste → Bibliothek (APIs & Services → Library).
  2. Geben Sie in der Suche Google Calendar API ein, klicken Sie auf das Ergebnis und dann auf Aktivieren (Enable).

Schritt 3. Zustimmungsbildschirm konfigurieren

Dieses Fenster sehen Nutzer, wenn sie ein Konto verbinden („Anwendung X möchte auf Ihren Kalender zugreifen“).

  1. Wählen Sie im Menü links APIs und Dienste → OAuth-Zustimmungsbildschirm (OAuth consent screen). In der neueren Version der Konsole heißt dieser Bereich Google Auth Platform (Google Auth Platform) - klicken Sie dann auf Loslegen (Get started).
  2. Geben Sie den Namen der Anwendung an (z. B. Task Manager) und Ihre Kontakt-E-Mail-Adresse.
  3. Empfängertyp (User type / Audience):
    • Intern (Internal) - nur wenn das Unternehmen Google Workspace nutzt. Am bequemsten: ohne Warnungen, aber es können sich nur Konten der Unternehmensdomain verbinden (ein privates Gmail-Konto lässt sich nicht verbinden - siehe Teil C).
    • Extern (External) - in allen anderen Fällen. Funktioniert mit jedem Google-Konto.
  4. Speichern / Erstellen.
  5. Wichtig beim Typ „Extern“: Klicken Sie im Abschnitt „Zielgruppe“ (Audience) auf „App veröffentlichen“ (Publish app), damit sich der Status von „Testen“ auf „In Produktion“ (In production) ändert. Im Testmodus trennt Google alle Nutzer alle 7 Tage, sodass sie die Verbindung erneut herstellen müssen.

Schritt 4. OAuth-Client erstellen (also den eigentlichen Passierschein)

  1. Wählen Sie im Menü links APIs und Dienste → Anmeldedaten (Credentials) - oder Clients (Clients) in der neuen Konsole.
  2. Klicken Sie auf Anmeldedaten erstellen → OAuth-Client-ID (Create credentials → OAuth client ID).
  3. Anwendungstyp: Webanwendung (Web application).
  4. Name: z. B. Task Manager.
  5. Jetzt das wichtigste Feld: Autorisierte Weiterleitungs-URIs (Authorized redirect URIs). Klicken Sie auf URI hinzufügen und fügen Sie GENAU die Adresse ein, die Task Manager anzeigt unter Einstellungen → Erweitert → Google Kalender (OAuth) - endet auf /api/gcal/oauth-callback.
    • Achtung: Fügen Sie diese Adresse NICHT in das Feld „Autorisierte JavaScript-Quellen“ (Authorized JavaScript origins) ein - das ist ein anderes Feld und führt zu einem Fehler. Lassen Sie es leer.
  6. Klicken Sie auf Erstellen. Google zeigt die Client-ID (Client ID, endet auf .apps.googleusercontent.com) sowie das Client-Secret (Client Secret, beginnt mit GOCSPX-). Kopieren Sie beide.

Schritt 5. Passierschein in Task Manager einfügen

  1. Öffnen Sie in Task Manager Einstellungen → Erweitert → Google Kalender (OAuth).
  2. Fügen Sie Client-ID und Client-Secret ein, klicken Sie auf Speichern.

Fertig - ab jetzt kann jeder Benutzer sein Konto verbinden (Teil B).

Beim Typ „Extern“ zeigt Google beim Verbinden einmalig die Warnung „Google hat diese App nicht überprüft“ an. Das ist bei Unternehmensanwendungen normal - klicken Sie auf „Erweitert“ (Advanced) und anschließend auf „Zu <nazwa> wechseln“ (Go to...). Für eine nicht überprüfte Anwendung gilt ein Limit von 100 verbundenen Konten.

Teil B (jeder Benutzer): Ihr Konto verbinden

  1. Öffnen Sie Einstellungen → Profil → Google Kalender.
  2. Klicken Sie auf Google-Konto verbinden.
  3. Google fragt, mit welchem Konto Sie sich anmelden möchten - wählen Sie das, dessen Kalender Sie sehen möchten (geschäftlich oder privat).
  4. Wenn die Warnung „Google hat diese App nicht überprüft“ erscheint, klicken Sie auf „Erweitert“ und dann auf „Öffnen“ (dies ist einmalig, siehe Teil A).
  5. Stimmen Sie dem Kalenderzugriff zu (Zulassen / Allow).
  6. Sie kehren zu Task Manager zurück. Öffnen Sie erneut Einstellungen → Profil → Google Kalender - beim verbundenen Konto erscheint die Liste Ihrer Kalender.
  7. Wählen Sie einen Kalender und klicken Sie auf Importieren. Nach kurzer Zeit sind die Termine im Kalender von Task Manager.

Möchten Sie auch einen zweiten Kalender (z. B. privat)? Kehren Sie zum selben Bereich zurück und klicken Sie erneut auf Google-Konto verbinden - melden Sie sich diesmal mit dem zweiten Konto an. Jede Verbindung ist eine eigene Karte in der Liste, mit eigenem Kalender und dem Button Trennen.

Der Import umfasst den Zeitraum von 30 Tagen zurück bis ein Jahr in die Zukunft - Sie können ihn in den Feldern „Zeitraum“ bei jeder Verbindung ändern.

Teil C (erweitert): privater Kalender über einen eigenen Passierschein

Wann ist das nötig? Vor allem, wenn der Firmen-Passierschein den Typ Intern (Internal) hat - dann lässt Google Ihr privates Gmail-Konto nicht zu. Sie können dann einen eigenen Passierschein auf Ihrem privaten Google-Konto anlegen und sich darüber verbinden:

  1. Durchlaufen Sie den gesamten Teil A mit Ihrem privaten Google-Konto (eigenes Projekt, Typ Extern, Veröffentlichung, eigene Client-ID und Secret). Fügen Sie in Schritt 4.5 die im Bereich unten gezeigte Weiterleitungsadresse ein.
  2. Öffnen Sie in Task Manager Einstellungen → Profil → Google Kalender und klappen Sie Mit eigenen Anmeldedaten verbinden (erweitert) auf.
  3. Dort finden Sie die Weiterleitungsadresse (für Schritt 4.5) sowie die Felder Client-ID und Client-Secret - fügen Sie Ihre ein und klicken Sie auf Mit eigenen Anmeldedaten verbinden.
  4. Weiter wie in Teil B: Anmeldung, Zustimmung, Kalenderauswahl, Importieren.

Ihre Anmeldedaten werden verschlüsselt gespeichert und nur für diese eine Verbindung verwendet. Der Administrator muss nichts unternehmen.

Wie sich Google-Termine in Task Manager verhalten

  • Im Kalender werden die Farben aus Google verwendet: die dem Ereignis zugewiesene Farbe oder, falls keine festgelegt ist, die Farbe des ausgewählten Kalenders (sehr helle Farben werden für eine bessere Lesbarkeit leicht abgedunkelt). Ereignisse, die von Task Manager an Google gesendet werden, erhalten die nächstgelegene Farbe aus der Google-Palette - die Farben sind ähnlich, da sich die Paletten beider Anwendungen unterscheiden. Wenn Sie auf ein Ereignis klicken, weist das Bearbeitungsfenster ausdrücklich darauf hin: „Ereignis aus Google“ (mit einem Link zum Öffnen in Google).
  • Sie bearbeiten sie wie jeden anderen Termin: Ziehen auf einen anderen Zeitpunkt, Ändern von Uhrzeiten und Inhalt, Löschen. Jede solche Änderung wird auch im Google Kalender gespeichert - und in Google vorgenommene Änderungen kommen von selbst alle paar Minuten in Task Manager an.
  • Sie möchten nicht warten? Klicken Sie auf das Synchronisierungssymbol (zwei Pfeile im Kreis) in der oberen Leiste des Kalenderfensters. Es wird nur angezeigt, wenn Sie Google Kalender verbunden haben, und ruft Änderungen sofort ab - praktisch, wenn Sie gerade etwas in Google geändert haben und es sofort hier sehen möchten. Anschließend wird angezeigt, wie viele Ereignisse hinzugekommen sind, geändert wurden und nicht mehr vorhanden sind. Dieselbe Schaltfläche („Jetzt synchronisieren“) finden Sie bei der Verbindung unter Einstellungen → Profil → Google Kalender.
  • Ist die letzte automatische Synchronisierung fehlgeschlagen, wird das Symbol orange und zeigt beim Überfahren den Grund an. Ein Klick startet einen neuen Versuch.
  • Auch neu in Task Manager erstellte Ereignisse werden an Google übertragen: Wenn Sie einen Kalender auswählen, wird die Option „Neue Ereignisse aus Task Manager zu diesem Kalender hinzufügen“ aktiviert (sichtbar bei der Verbindung in den Einstellungen). Beim Aktivieren werden auch zukünftige Ereignisse sofort übertragen, die bisher noch nicht gesendet wurden. Bei mehreren Verbindungen funktioniert der Export für jeweils einen ausgewählten Kalender - die Auswahl in einem anderen Konto ändert das Ziel. Exportierte Ereignisse behalten ihre Farbe und werden weiterhin in beide Richtungen synchronisiert (wenn Sie sie in Google löschen, werden sie auch bei Ihnen gelöscht).
  • Beim Löschen eines Ereignisses wird es auch in Google gelöscht (im Bearbeitungsfenster wird das ausdrücklich angezeigt); über „Rückgängig“ in der Leiste lässt sich das Ereignis auf beiden Seiten wiederherstellen.
  • Ein Klick öffnet das gewohnte Bearbeitungsfenster mit dem Link In Google öffnen.
  • Zukünftige Termine erinnern wie gewöhnliche Task-Manager-Termine an sich (Benachrichtigung zur Startzeit); vergangene werden still in den Tagesverlauf übernommen.
  • Ganztägige Termine werden ab 8:00 Uhr angezeigt (mehrtägige - bis 18:00 Uhr des letzten Tages) und bleiben in Google ganztägig, auch nach Verschieben auf einen anderen Tag.
  • Trennen (bei einer bestimmten Verbindung) entfernt die aus diesem Konto importierten Termine aus Ihrem Kalender - in Google verschwindet nichts. Die übrigen Verbindungen funktionieren weiterhin.
Task Manager: Kalender mit Terminen, die aus einem Google-Konto abgerufen wurden.
Termine aus Google stehen im Raster neben den Aufgaben und Abwesenheiten des Teams.

Löschen von Google-Kontodaten

  • Ein Konto trennen: Einstellungen → Profil → Google Kalender → Trennen bei der gewünschten Verbindung. Tokens und importierte Termine verschwinden aus Ihrem Kalender (in Google ändert sich nichts); die übrigen Verbindungen funktionieren weiterhin.
  • Löschen der Instanz-Anmeldedaten (Administrator): Einstellungen → Erweitert → Google Kalender (OAuth) → Anmeldedaten löschen. Löscht Client-ID und Client-Secret und trennt alle Benutzer, die über diese Anmeldedaten verbunden waren (deren importierte Termine verschwinden aus Task Manager; in Google ändert sich nichts). Verbindungen mit eigenen Anmeldedaten (Teil C) bleiben unberührt.
  • Den Zugriff der Anwendung auf Ihr Google-Konto können Sie jederzeit auch auf der Google-Seite widerrufen: myaccount.google.com → Sicherheit → Verbindungen zu Drittanbieter-Apps.

Fehlerbehebung

  • „Der Administrator hat noch keine Anmeldedaten konfiguriert“ - Teil A wurde nicht durchgeführt (oder Sie können Ihre eigenen Anmeldedaten verwenden - Teil C).
  • Google meldet bei einem privaten Konto „Sie haben keinen Zugriff“ - die Freigabe für das Unternehmen ist auf „Intern“ eingestellt; verwenden Sie Teil C.
  • Fehler „Konto erneut verbinden“ - Google hat den Zugriff widerrufen (z. B. nach einer Passwortänderung, dem Widerruf der Einwilligung im Google-Konto oder weil sich die App im Testmodus befindet - siehe Teil A, Schritt 3.5). Trennen Sie die Verbindung und verbinden Sie das Konto erneut.
  • Fehler „redirect_uri_mismatch“ beim Verbinden - die Weiterleitungsadresse in Google Cloud unterscheidet sich von der in Task Manager angezeigten Adresse (Teil A, Schritt 4.5). Korrigieren Sie sie in Google Cloud (Anmeldedaten → Ihr OAuth-Client).
  • Die Synchronisierung erfolgt, sobald irgendjemand die Anwendung nutzt (fest eingebauter Zeitplan); nach einer längeren Pause findet die erste Synchronisierung kurz nach dem Öffnen statt.
  • Eine Änderung aus Google kommt nicht an, obwohl schon einige Minuten vergangen sind? Klicken Sie auf das Synchronisierungssymbol in der Kalenderleiste - Sie erhalten entweder die Anzahl der abgerufenen Änderungen oder einen konkreten Grund für das Fehlschlagen. Den Status des letzten Durchlaufs (Datum und eventuellen Fehler) sehen Sie auch unter Einstellungen → Profil → Google Kalender.