Task Manager osaa näyttää Google Kalenterisi tapahtumat omassa Kalenterissaan ja synkronoida ne molempiin suuntiin: muutos Googlessa ilmestyy itsestään Task Manageriin (muutaman minuutin välein), ja muutos Task Managerissa tallentuu heti Googleen. Google-tapahtumat näet vain sinä - yhteys on henkilökohtainen, kuten postilaatikko.

Voit yhdistää useita tilejä kerralla - esim. yrityksen kalenterin ja oman henkilökohtaisen kalenterisi. Jokaisella yhteydellä on oma kalenterinsa, ja ne toimivat toisistaan riippumatta.

Ohje koostuu kolmesta osasta:

  • Osa A - järjestelmänvalvojalle, kerran: ”pääsylipun” luominen Googleen (ilman sitä kukaan ei voi yhdistää tiliään).
  • Osa B - jokaiselle käyttäjälle: miten yhdistät oman Google-tilisi.
  • Osa C - halukkaille: yksityinen kalenteri oman ”pääsylipun” kautta (tarpeen vain erityistapauksissa).

Osa A (pääkäyttäjä, kertaluonteisesti): kulkulupa Googlessa

Google edellyttää, että jokaisella kalenteriin yhdistyvällä sovelluksella on oma ”pääsylippunsa” - niin sanotut OAuth-tunnistetiedot (kaksi pitkää merkkijonoa: Client ID ja Client Secret). Ne luodaan kerran maksutta Google Cloud Consolessa. Siihen kuluu noin 10 minuuttia. Toimi näin:

Vaihe 1. Luo projekti

  1. Siirry osoitteeseen console.cloud.google.com ja kirjaudu sisään Google-tilillä (mieluiten yrityksen tilillä).
  2. Napsauta sivun yläreunassa projektilistaa ja valitse Uusi projekti (New project).
  3. Nimeä se esim. Task Manager, napsauta Luo (Create) ja odota hetki, kunnes Google luo sen. Varmista, että se on valittuna (nimi näkyy yläreunassa).

Vaihe 2. Ota käyttöön Google Calendar API

  1. Valitse vasemman valikon kohdasta API:t ja palvelut → Kirjasto (APIs & Services → Library).
  2. Kirjoita hakuun Google Calendar API, napsauta tulosta ja sitten Ota käyttöön (Enable).

Vaihe 3. Määritä suostumusnäyttö

Tämän ikkunan käyttäjät näkevät yhdistäessään tilinsä (”Sovellus X pyytää pääsyä kalenteriin”).

  1. Valitse vasemman valikon kohdasta API:t ja palvelut → OAuth-suostumusnäyttö (OAuth consent screen). Konsolin uudemmassa versiossa tämä osio on nimeltään Google Auth Platform - napsauta silloin Aloita (Get started).
  2. Anna sovelluksen nimi (esim. Task Manager) ja yhteyssähköpostiosoitteesi.
  3. Vastaanottajan tyyppi (User type / Audience):
    • Sisäinen (Internal) - vain jos yritys käyttää Google Workspacea. Kätevin vaihtoehto: ei varoituksia, mutta yhdistää voivat vain yrityksen verkkotunnuksen tilit (yksityinen Gmail ei yhdisty - katso osa C).
    • Ulkoinen (External) - kaikissa muissa tapauksissa. Toimii millä tahansa Google-tilillä.
  4. Tallenna / Luo.
  5. Tärkeää, kun tyypiksi on valittu Ulkoinen: napsauta Yleisö-osiossa (Audience) Julkaise sovellus (Publish app), jotta tilaksi vaihtuu ”Testaus”-tilan sijaan ”Tuotannossa” (In production). Testitilassa Google katkaisee yhteydet kaikilta 7 päivän välein, jolloin yhteys on muodostettava uudelleen.

Vaihe 4. Luo OAuth-asiakas (eli varsinainen kulkulupa)

  1. Valitse vasemman valikon kohdasta API:t ja palvelut → Tunnistetiedot (Credentials) - tai Asiakkaat (Clients) uudessa konsolissa.
  2. Napsauta Luo tunnistetiedot → OAuth-asiakastunnus (Create credentials → OAuth client ID).
  3. Sovellustyyppi: Verkkosovellus (Web application).
  4. Nimi: esim. Task Manager.
  5. Nyt tärkein kenttä: Valtuutetut uudelleenohjaus-URI:t (Authorized redirect URIs). Napsauta Lisää URI ja liitä TARKALLEEN osoite, jonka Task Manager näyttää kohdassa Asetukset → Lisäasetukset → Google Kalenteri (OAuth) - päättyy merkkeihin /api/gcal/oauth-callback.
    • Huomautus: ÄLÄ liitä tätä osoitetta ”Valtuutetut JavaScript-lähteet” -kenttään (Authorized JavaScript origins) - se on eri kenttä ja aiheuttaa virheen. Jätä se tyhjäksi.
  6. Napsauta Luo. Google näyttää Asiakastunnuksen (Client ID, päättyy .apps.googleusercontent.com) sekä Asiakkaan salaisuuden (Client Secret, alkaa GOCSPX-). Kopioi molemmat.

Vaihe 5. Liitä kulkulupa Task Manageriin

  1. Avaa Task Managerissa Asetukset → Lisäasetukset → Google Kalenteri (OAuth).
  2. Liitä Client ID ja Client Secret, napsauta Tallenna.

Valmista - nyt jokainen käyttäjä voi yhdistää oman tilinsä (Osa B).

Kun tyypiksi on valittu Ulkoinen, Google näyttää yhteyttä muodostettaessa kertaluonteisen varoituksen ”Google ei ole vahvistanut tätä sovellusta”. Tämä on normaalia yrityssovelluksissa - napsauta Lisäasetukset (Advanced) ja sitten Avaa: <nimi> (Go to...). Vahvistamattomalla sovelluksella voi olla enintään 100 yhdistettyä tiliä.

Osa B (jokainen käyttäjä): yhdistä oma tilisi

  1. Avaa Asetukset → Profiili → Google Kalenteri.
  2. Napsauta Yhdistä Google-tili.
  3. Google kysyy, mille tilille kirjaudutaan - valitse se, jonka kalenterin haluat nähdä (yrityksen tai henkilökohtainen).
  4. Jos näet varoituksen ”Google ei ole vahvistanut tätä sovellusta”, napsauta Lisäasetukset ja sitten Avaa (tämä tehdään vain kerran, katso Osa A).
  5. Hyväksy pääsy kalenteriin (Salli / Allow).
  6. Palaat Task Manageriin. Avaa uudelleen Asetukset → Profiili → Google Kalenteri - yhdistetyn tilin kohdalle ilmestyy luettelo kalentereistasi.
  7. Valitse kalenteri ja napsauta Tuo. Hetken kuluttua tapahtumat ovat Task Managerin Kalenterissa.

Haluatko myös toisen kalenterin (esim. henkilökohtaisen)? Palaa samaan osioon ja napsauta uudelleen Yhdistä Google-tili - kirjaudu tällä kertaa toiselle tilille. Jokainen yhteys on oma korttinsa listalla, omalla kalenterillaan ja Katkaise yhteys -painikkeella.

Tuonti kattaa ajanjakson 30 päivää taaksepäin ja vuoden eteenpäin - voit muuttaa sitä kunkin yhteyden ”Ajanjakso”-kentissä.

Osa C (lisäasetukset): henkilökohtainen kalenteri oman kulkuluvan kautta

Milloin tätä tarvitaan? Lähinnä silloin, kun yrityksen kulkulupa on tyyppiä Sisäinen (Internal) - tällöin Google ei päästä henkilökohtaista Gmail-tiliäsi. Voit silloin luoda oman kulkuluvan omalle henkilökohtaiselle Google-tilillesi ja yhdistää sen kautta:

  1. Käy läpi koko Osa A omalla henkilökohtaisella Google-tililläsi (oma projekti, tyyppi Ulkoinen, julkaisu, oma Client ID ja Secret). Liitä vaiheessa 4.5 alla olevassa osiossa näytetty uudelleenohjausosoite.
  2. Avaa Task Managerissa Asetukset → Profiili → Google Kalenteri ja laajenna Yhdistä omilla tunnistetiedoilla (lisäasetukset).
  3. Sieltä löydät uudelleenohjausosoitteen (vaiheeseen 4.5) sekä kentät Client ID ja Client Secret - liitä omasi ja napsauta Yhdistä omilla tunnistetiedoilla.
  4. Jatka kuten Osassa B: kirjautuminen, suostumus, kalenterin valinta, Tuo.

Tunnistetietosi tallennetaan salattuina ja niitä käytetään vain tähän yhteen yhteyteen. Pääkäyttäjän ei tarvitse tehdä mitään.

Miten Google-tapahtumat käyttäytyvät Task Managerissa

  • Kalenterin tapahtumissa on Googlen värit: tapahtumalle määritetty väri tai, jos väriä ei ole, valitun kalenterin väri (erittäin vaaleita värejä tummennetaan hieman luettavuuden parantamiseksi). Task Managerista Googleen lähetettäville tapahtumille valitaan lähin väri Googlen paletista - värit ovat likimääräisiä, koska sovellusten väripaletit eroavat toisistaan. Kun napsautat tapahtumaa, muokkausikkunassa lukee selvästi ”Tapahtuma Google-kalenterista” (ja siinä on linkki tapahtuman avaamiseen Googlessa).
  • Muokkaat niitä kuten mitä tahansa muuta tapahtumaa: siirtäminen toiseen ajankohtaan, kellonaikojen ja sisällön muuttaminen, poistaminen. Jokainen tällainen muutos tallentuu myös Google Kalenteriin - ja Googlessa tehdyt muutokset saapuvat Task Manageriin itsestään muutaman minuutin välein.
  • Etkö halua odottaa? Napsauta synkronointikuvaketta (kaksi ympyrässä olevaa nuolta) Kalenteri-ikkunan yläpalkissa. Kuvake näkyy vain, kun Google Kalenteri on yhdistetty, ja se hakee muutokset heti - siitä on hyötyä, kun olet juuri muuttanut jotain Googlessa ja haluat nähdä muutoksen saman tien. Kun synkronointi on valmis, ilmoituksessa kerrotaan lisättyjen, muuttuneiden ja poistuneiden tapahtumien määrä. Sama painike (”Synkronoi nyt”) löytyy yhteyden kohdalta myös Asetukset → Profiili → Google Kalenteri -osiosta.
  • Kun viimeisin automaattinen synkronointi epäonnistui, kuvake muuttuu oranssiksi, ja hiiren vieminen sen päälle näyttää syyn. Napsautus yrittää uudelleen.
  • Task Managerissa luodut uudet tapahtumat siirtyvät myös Googleen: kun olet valinnut kalenterin, käyttöön tulee vaihtoehto ”Lisää uudet tapahtumat Task Managerista tähän kalenteriin” (näkyy yhteyden kohdalla asetuksissa). Kun otat sen käyttöön, myös tulevat tapahtumat, joita ei ole vielä lähetetty, lähetetään heti. Jos yhteyksiä on useita, vienti toimii vain yhteen valittuun kalenteriin - valinnan tekeminen toisella tilillä vaihtaa kohdetta. Viety tapahtuma säilyttää värinsä ja synkronoituu edelleen molempiin suuntiin (jos poistat sen Googlesta, se poistetaan myös täältä).
  • Tapahtuman poistaminen poistaa sen myös Googlesta (muokkausikkuna kertoo tämän suoraan); palkin Kumoa-toiminto palauttaa tapahtuman molemmissa paikoissa.
  • Napsautus avaa tavallisen muokkausikkunan, jossa on linkki avaa Googlessa.
  • Tulevat tapahtumat muistuttavat itsestään kuten tavalliset Task Managerin tapahtumat (ilmoitus alkamisajankohtana); menneet tulevat mukaan hiljaa, päivän historiaan.
  • Koko päivän tapahtumat näkyvät klo 8.00 alkaen (monipäiväiset - viimeisen päivän klo 18.00 asti) ja pysyvät koko päivän kestävinä Googlessa myös siirron jälkeen toiseen päivään.
  • Katkaise yhteys (tietyn yhteyden kohdalla) poistaa kalenteristasi tästä tilistä tuodut tapahtumat - Googlesta ei katoa mitään. Muut yhteydet toimivat edelleen.
Task Manager: kalenteri Google-tililtä haetuilla tapahtumilla.
Googlen tapahtumat näkyvät samassa ruudukossa tehtävien ja tiimin poissaolojen rinnalla.

Google-tilin tietojen poistaminen

  • Yhden tilin yhteyden katkaisu: Asetukset → Profiili → Google Kalenteri → Katkaise yhteys valitun yhteyden kohdalla. Tunnukset (tokenit) ja tuodut tapahtumat katoavat kalenteristasi (Googlessa mikään ei muutu); muut yhteydet toimivat edelleen.
  • Instanssin tunnistetietojen poistaminen (pääkäyttäjä): Asetukset → Lisäasetukset → Google Kalenteri (OAuth) → Poista tunnistetiedot. Tämä poistaa Client ID:n ja Client Secretin sekä katkaisee yhteyden kaikilta näillä tunnistetiedoilla yhdistäneiltä käyttäjiltä (heidän tuodut tapahtumansa katoavat Task Managerista; Googlessa mikään ei muutu). Omilla tunnistetiedoilla luodut yhteydet (osa C) säilyvät koskemattomina.
  • Sovelluksen pääsyn Google-tiliisi voit aina peruuttaa myös Googlen puolella: myaccount.google.com → Suojaus → Kolmansien osapuolten sovellusyhteydet.

Ongelmien ratkaiseminen

  • ”Järjestelmänvalvoja ei ole vielä määrittänyt tunnistetietoja” - osaa A ei ole suoritettu (tai voit käyttää omia tunnistetietojasi - osa C).
  • Google ilmoittaa yksityisellä tilillä ”Sinulla ei ole käyttöoikeutta” - yrityksen Google-sovelluksella on sisäinen käyttöoikeustyyppi; käytä osaa C.
  • Virhe ”Yhdistä tili uudelleen” - Google on mitätöinyt käyttöoikeuden (esimerkiksi salasanan vaihtamisen, Google-tilin suostumuksen perumisen tai sovelluksen ollessa testitilassa - katso osa A, vaihe 3.5). Katkaise yhteys ja yhdistä tili uudelleen.
  • Virhe ”redirect_uri_mismatch” yhdistettäessä - Google Cloudin uudelleenohjausosoite poikkeaa Task Managerin näyttämästä osoitteesta (osa A, vaihe 4.5). Korjaa se Google Cloudissa (Tunnistetiedot → OAuth-asiakasohjelmasi).
  • Synkronointi tapahtuu aina, kun joku käyttää sovellusta (sisäänrakennettu aikataulutus); pidemmän tauon jälkeen ensimmäinen synkronointi tapahtuu hetki avaamisen jälkeen.
  • Googlesta tehty muutos ei ole tullut perille, vaikka aikaa on kulunut jo muutama minuutti? Napsauta Kalenterin palkin synkronointikuvaketta - saat joko haettujen muutosten määrän tai tarkan syyn epäonnistumiselle. Viimeisimmän ajon tila (päivämäärä ja mahdollinen virhe) näkyy myös kohdassa Asetukset → Profiili → Google Kalenteri.