Task Manager può mostrare gli eventi del tuo Google Calendar nel proprio Calendario e sincronizzarli in entrambe le direzioni: una modifica in Google compare da sola in Task Manager (ogni pochi minuti), e una modifica in Task Manager si salva subito in Google. Gli eventi di Google li vedi solo tu - la connessione è personale, come una casella di posta.

Puoi collegare più account contemporaneamente - ad es. il calendario aziendale e quello privato. Ogni collegamento ha il proprio calendario e funziona in modo indipendente.

La guida è divisa in tre parti:

  • Parte A - per l'amministratore, una tantum: creare il «pass» in Google (senza, nessuno potrà collegare il proprio account).
  • Parte B - per ogni utente: come collegare il proprio account Google.
  • Parte C - facoltativa: calendario privato tramite un proprio «pass» (necessario solo in casi particolari).

Parte A (amministratore, una tantum): il pass in Google

Google richiede che ogni applicazione che si collega al calendario abbia il proprio «pass», chiamato credenziali OAuth (due lunghe stringhe: Client ID e Client Secret). Si creano una sola volta, gratuitamente, nella console Google Cloud. Ci vogliono circa 10 minuti. Ecco i passaggi:

Passo 1. Crea il progetto

  1. Vai su console.cloud.google.com e accedi con un account Google (preferibilmente aziendale).
  2. In cima alla pagina fai clic sull'elenco dei progetti e seleziona Nuovo progetto (New project).
  3. Chiamalo ad es. Task Manager, fai clic su Crea (Create) e attendi un momento che Google lo crei. Assicurati che sia selezionato (il nome visibile in alto).

Passo 2. Attiva Google Calendar API

  1. Nel menu a sinistra seleziona API e servizi → Libreria (APIs & Services → Library).
  2. Nella ricerca digita Google Calendar API, fai clic sul risultato e poi su Attiva (Enable).

Passo 3. Configura la schermata di consenso

Questa è la finestra che gli utenti vedranno quando collegheranno il proprio account («L'applicazione X richiede l'accesso al calendario»).

  1. Nel menu a sinistra seleziona API e servizi → Schermata di consenso OAuth (OAuth consent screen). Nella versione più recente della console questa sezione si chiama Google Auth Platform - in tal caso fai clic su Inizia (Get started).
  2. Indica il nome dell'applicazione (es. Task Manager) e il tuo indirizzo e-mail di contatto.
  3. Tipo di destinatari (User type / Audience):
    • Interno (Internal) - solo se l'azienda usa Google Workspace. È la soluzione più comoda: nessun avviso, ma possono collegarsi solo gli account del dominio aziendale (un Gmail privato non si collegherà - vedi la Parte C).
    • Esterno (External) - in tutti gli altri casi. Funziona con qualsiasi account Google.
  4. Salva / Crea.
  5. Importante per il tipo Esterno: nella sezione Pubblico (Audience), fai clic su Pubblica app (Publish app) per cambiare lo stato da «In test» a «In produzione» (In production). In modalità di test, Google disconnette tutti ogni 7 giorni e bisogna ricollegarsi.

Passo 4. Crea il client OAuth (ovvero il vero e proprio pass)

  1. Nel menu a sinistra seleziona API e servizi → Credenziali (Credentials) - oppure Client (Clients) nella nuova console.
  2. Fai clic su Crea credenziali → ID client OAuth (Create credentials → OAuth client ID).
  3. Tipo di applicazione: Applicazione web (Web application).
  4. Nome: ad es. Task Manager.
  5. Ora il campo più importante: URI di reindirizzamento autorizzati (Authorized redirect URIs). Fai clic su Aggiungi URI e incolla ESATTAMENTE l'indirizzo che Task Manager mostra in Impostazioni → Avanzate → Google Calendar (OAuth) - termina con /api/gcal/oauth-callback.
    • Nota: NON incollare questo indirizzo nel campo «Origini JavaScript autorizzate» (Authorized JavaScript origins): è un campo diverso e verrà segnalato un errore. Lascialo vuoto.
  6. Fai clic su Crea. Google mostrerà l'ID client (Client ID, termina con .apps.googleusercontent.com) e il Client Secret (Client Secret, inizia con GOCSPX-). Copia entrambi.

Passo 5. Incolla il pass in Task Manager

  1. In Task Manager apri Impostazioni → Avanzate → Google Calendar (OAuth).
  2. Incolla Client ID e Client Secret, fai clic su Salva.

Fatto - da ora ogni utente può collegare il proprio account (Parte B).

Con il tipo Esterno, al momento del collegamento Google mostrerà un avviso una tantum: «Google non ha verificato questa app». È normale per le applicazioni aziendali: fai clic su Avanzate (Advanced) e poi su Vai a: <nome> (Go to...). Il limite per un'app non verificata è di 100 account collegati.

Parte B (ogni utente): collega il tuo account

  1. Apri Impostazioni → Profilo → Google Calendar.
  2. Fai clic su Collega account Google.
  3. Google chiederà con quale account accedere - scegli quello di cui vuoi vedere il calendario (aziendale o privato).
  4. Se appare l'avviso «Google non ha verificato questa app», fai clic su Avanzate e poi su Vai a (è un passaggio da fare una sola volta, vedi Parte A).
  5. Acconsenti all'accesso al calendario (Consenti / Allow).
  6. Tornerai a Task Manager. Apri di nuovo Impostazioni → Profilo → Google Calendar - accanto all'account collegato comparirà l'elenco dei tuoi calendari.
  7. Scegli il calendario e fai clic su Importa. Dopo poco gli eventi saranno nel Calendario di Task Manager.

Vuoi anche un secondo calendario (ad es. privato)? Torna alla stessa sezione e fai di nuovo clic su Collega account Google - questa volta accedi con il secondo account. Ogni collegamento è una scheda separata nell'elenco, con il proprio calendario e il pulsante Scollega.

L'importazione copre l'intervallo da 30 giorni prima fino a un anno dopo: puoi modificarlo nei campi «Intervallo» di ogni connessione.

Parte C (avanzata): calendario privato tramite un pass proprio

Quando serve? Soprattutto quando il pass aziendale è di tipo Interno (Internal) - in tal caso Google non farà entrare il tuo Gmail privato. Puoi allora creare un tuo pass sul tuo account Google privato e collegarti tramite esso:

  1. Segui tutta la Parte A sul tuo account Google privato (progetto proprio, tipo Esterno, pubblicazione, Client ID e Secret propri). Nel passo 4.5 incolla l'indirizzo di reindirizzamento mostrato nella sezione sottostante.
  2. In Task Manager apri Impostazioni → Profilo → Google Calendar ed espandi Collega con credenziali proprie (avanzato).
  3. Lì troverai l'indirizzo di reindirizzamento (per il passo 4.5) e i campi Client ID e Client Secret - incolla i tuoi e fai clic su Collega con credenziali proprie.
  4. Poi come nella Parte B: accesso, consenso, scelta del calendario, Importa.

Le tue credenziali vengono salvate in forma cifrata e usate solo per questo singolo collegamento. L'amministratore non deve fare nulla.

Come si comportano gli eventi di Google in Task Manager

  • Nel Calendario gli eventi hanno i colori di Google: il colore assegnato all'evento oppure, se non è specificato, quello del calendario selezionato (i colori molto chiari vengono leggermente scuriti per migliorare la leggibilità). Gli eventi inviati da Task Manager a Google ricevono il colore più simile della tavolozza di Google: i colori sono approssimativi, perché le tavolozze delle due applicazioni sono diverse. Facendo clic su un evento, la finestra di modifica indica chiaramente «Evento da Google» (con un link per aprirlo in Google).
  • Li modifichi come qualsiasi altro evento: trascinamento su un'altra data, cambio di orari e contenuto, eliminazione. Ogni modifica di questo tipo si salva anche su Google Calendar - e le modifiche fatte in Google arrivano da sole a Task Manager, ogni pochi minuti.
  • Non vuoi aspettare? Fai clic sull'icona di sincronizzazione (due frecce in cerchio) nella barra superiore della finestra del Calendario. Appare solo se hai collegato Google Calendar e scarica subito le modifiche: è utile quando hai appena spostato qualcosa in Google e vuoi vederlo qui immediatamente. Al termine, un messaggio indica quanti eventi sono stati aggiunti, modificati e rimossi. Lo stesso pulsante («Sincronizza ora») è disponibile nella connessione in Impostazioni → Profilo → Google Calendar.
  • Quando l'ultima sincronizzazione automatica non è riuscita, l'icona diventa arancione e al passaggio del mouse mostra il motivo. Il clic ripete il tentativo.
  • Anche i nuovi eventi creati in Task Manager vengono inviati a Google: dopo aver selezionato un calendario, si attiva l'opzione «Aggiungi i nuovi eventi di Task Manager a questo calendario» (visibile durante la connessione nelle Impostazioni). Attivandola vengono inviati subito anche gli eventi futuri che non erano ancora stati inviati. Se ci sono più connessioni, l'esportazione avviene verso un solo calendario selezionato: selezionandone uno su un altro account si cambia la destinazione. L'evento esportato mantiene il proprio colore e continua a sincronizzarsi in entrambe le direzioni (se lo elimini in Google, verrà eliminato anche da te).
  • Eliminando un evento, lo elimini anche da Google (la finestra di modifica lo specifica chiaramente); «Annulla» nella barra ripristina l'evento su entrambi i lati.
  • Il clic apre la normale finestra di modifica con il link apri in Google.
  • Gli eventi futuri inviano promemoria come i normali eventi di Task Manager (notifica all'orario di inizio); quelli passati entrano silenziosamente nella cronologia del giorno.
  • Gli eventi per l'intera giornata compaiono dalle 8:00 (quelli su più giorni - fino alle 18:00 dell'ultimo giorno) e restano per l'intera giornata anche su Google dopo essere stati spostati a un altro giorno.
  • Disconnetti (accanto a una connessione specifica) rimuove dal tuo calendario gli eventi importati da quell'account - su Google non sparisce nulla. Le altre connessioni continuano a funzionare.
Task Manager: calendario con eventi importati dall'account Google.
Gli eventi di Google si trovano nella griglia accanto alle attività e alle assenze del team.

Eliminazione dei dati dell'account Google

  • Disconnessione di un account: Impostazioni → Profilo → Google Calendar → Disconnetti accanto alla connessione scelta. Spariscono i token e gli eventi importati dal tuo calendario (su Google non cambia nulla); le altre connessioni continuano a funzionare.
  • Eliminazione delle credenziali dell'istanza (amministratore): Impostazioni → Avanzate → Google Calendar (OAuth) → Elimina credenziali. Cancella Client ID e Client Secret e disconnette tutti gli utenti collegati tramite queste credenziali (i loro eventi importati spariscono da Task Manager; su Google non cambia nulla). Le connessioni con credenziali proprie (Parte C) restano intatte.
  • Puoi sempre revocare l'accesso dell'applicazione al tuo account Google anche lato Google: myaccount.google.com → Sicurezza → Connessioni con app di terze parti.

Risoluzione dei problemi

  • «L'amministratore non ha ancora configurato le credenziali» - La Parte A non è stata completata (in alternativa, puoi usare le tue credenziali - Parte C).
  • Google mostra «Non hai accesso» con un account personale - L'app aziendale è di tipo Interno; usa la Parte C.
  • Errore «ricollega l'account» - Google ha revocato l'accesso (ad esempio, dopo una modifica della password, la revoca del consenso nell'account Google oppure perché l'app è in modalità di test - vedi Parte A, passaggio 3.5). Disconnetti l'account e collegalo di nuovo.
  • Errore «redirect_uri_mismatch» durante il collegamento - L'indirizzo di reindirizzamento in Google Cloud è diverso da quello mostrato da Task Manager (Parte A, passaggio 4.5). Correggilo in Google Cloud (Credenziali → Il tuo client OAuth).
  • La sincronizzazione avviene quando qualcuno usa l'applicazione (pianificazione integrata); dopo una pausa prolungata, la prima sincronizzazione avverrà poco dopo l'apertura.
  • La modifica da Google non è arrivata, anche se sono passati alcuni minuti? Clicca sull'icona di sincronizzazione nella barra del Calendario - riceverai il numero di modifiche scaricate oppure il motivo preciso del mancato aggiornamento. Lo stato dell'ultima esecuzione (data ed eventuale errore) si vede anche in Impostazioni → Profilo → Google Calendar.