Task Manager può mostrare gli eventi del tuo Google Calendar nel proprio Calendario e sincronizzarli in entrambe le direzioni: una modifica in Google compare da sola in Task Manager (ogni pochi minuti), e una modifica in Task Manager si salva subito in Google. Gli eventi di Google li vedi solo tu - la connessione è personale, come una casella di posta.

Puoi collegare più account contemporaneamente - ad es. il calendario aziendale e quello privato. Ogni collegamento ha il proprio calendario e funziona in modo indipendente.

La guida è divisa in tre parti:

  • Parte A - per l'amministratore, una tantum: creazione del «pass» in Google (senza di esso nessuno può collegare l'account).
  • Parte B - per ogni utente: come collegare il proprio account Google.
  • Parte C - per chi vuole: calendario privato tramite un proprio «pass» (necessario solo in casi particolari).

Parte A (amministratore, una tantum): il pass in Google

Google richiede che ogni applicazione che si collega al calendario abbia il proprio «pass» - le cosiddette credenziali OAuth (due lunghe stringhe: Client ID e Client Secret). Si creano una volta, gratuitamente, nella console di Google Cloud. Richiede circa 10 minuti. In ordine:

Passo 1. Crea il progetto

  1. Vai su console.cloud.google.com e accedi con un account Google (preferibilmente aziendale).
  2. In cima alla pagina fai clic sull'elenco dei progetti e seleziona Nuovo progetto (New project).
  3. Chiamalo ad es. Task Manager, fai clic su Crea (Create) e attendi un momento che Google lo crei. Assicurati che sia selezionato (il nome visibile in alto).

Passo 2. Attiva Google Calendar API

  1. Nel menu a sinistra seleziona API e servizi → Libreria (APIs & Services → Library).
  2. Nella ricerca digita Google Calendar API, fai clic sul risultato e poi su Attiva (Enable).

Passo 3. Configura la schermata di consenso

È la finestra che gli utenti vedranno collegando l'account («L'app X richiede l'accesso al calendario»).

  1. Nel menu a sinistra seleziona API e servizi → Schermata di consenso OAuth (OAuth consent screen). Nella versione più recente della console questa sezione si chiama Google Auth Platform - in tal caso fai clic su Inizia (Get started).
  2. Indica il nome dell'applicazione (es. Task Manager) e il tuo indirizzo e-mail di contatto.
  3. Tipo di destinatari (User type / Audience):
    • Interno (Internal) - solo se l'azienda usa Google Workspace. È la soluzione più comoda: nessun avviso, ma possono collegarsi solo gli account del dominio aziendale (un Gmail privato non si collegherà - vedi la Parte C).
    • Esterno (External) - in tutti gli altri casi. Funziona con qualsiasi account Google.
  4. Salva / Crea.
  5. Importante per il tipo Esterno: nella sezione Destinatari (Audience) fai clic su Pubblica app (Publish app), affinché lo stato cambi da «Test» a «In produzione» (In production). In modalità test Google disconnette tutti ogni 7 giorni e bisogna ricollegarsi da capo.

Passo 4. Crea il client OAuth (ovvero il vero e proprio pass)

  1. Nel menu a sinistra seleziona API e servizi → Credenziali (Credentials) - oppure Client (Clients) nella nuova console.
  2. Fai clic su Crea credenziali → ID client OAuth (Create credentials → OAuth client ID).
  3. Tipo di applicazione: Applicazione web (Web application).
  4. Nome: ad es. Task Manager.
  5. Ora il campo più importante: URI di reindirizzamento autorizzati (Authorized redirect URIs). Fai clic su Aggiungi URI e incolla ESATTAMENTE l'indirizzo che Task Manager mostra in Impostazioni → Avanzate → Google Calendar (OAuth) - termina con /api/gcal/oauth-callback.
    • Attenzione: NON incollare questo indirizzo nel campo “Origini JavaScript autorizzate” (Authorized JavaScript origins) - è un campo diverso, darà errore. Lascialo vuoto.
  6. Fai clic su Crea. Google mostrerà l'ID client (Client ID, termina con .apps.googleusercontent.com) e il Client Secret (Client Secret, inizia con GOCSPX-). Copia entrambi.

Passo 5. Incolla il pass in Task Manager

  1. In Task Manager apri Impostazioni → Avanzate → Google Calendar (OAuth).
  2. Incolla Client ID e Client Secret, fai clic su Salva.

Fatto - da ora ogni utente può collegare il proprio account (Parte B).

Con il tipo Esterno, Google mostrerà al collegamento un avviso una tantum «Google non ha verificato questa app». È normale per le applicazioni aziendali - si fa clic su Avanzate (Advanced) e poi su Vai a: <nome> (Go to...). Il limite per un'app non verificata è di 100 account collegati.

Parte B (ogni utente): collega il tuo account

  1. Apri Impostazioni → Profilo → Google Calendar.
  2. Fai clic su Collega account Google.
  3. Google chiederà con quale account accedere - scegli quello di cui vuoi vedere il calendario (aziendale o privato).
  4. Se compare l'avviso «Google non ha verificato questa app» - fai clic su Avanzate, poi su Vai a (è una tantum, vedi Parte A).
  5. Acconsenti all'accesso al calendario (Consenti / Allow).
  6. Tornerai a Task Manager. Apri di nuovo Impostazioni → Profilo → Google Calendar - accanto all'account collegato comparirà l'elenco dei tuoi calendari.
  7. Scegli il calendario e fai clic su Importa. Dopo poco gli eventi saranno nel Calendario di Task Manager.

Vuoi anche un secondo calendario (ad es. privato)? Torna alla stessa sezione e fai di nuovo clic su Collega account Google - questa volta accedi con il secondo account. Ogni collegamento è una scheda separata nell'elenco, con il proprio calendario e il pulsante Scollega.

L'importazione copre una finestra da 30 giorni indietro fino a un anno in avanti - la modifichi nei campi «Finestra» di ogni collegamento.

Parte C (avanzata): calendario privato tramite un pass proprio

Quando serve? Soprattutto quando il pass aziendale è di tipo Interno (Internal) - in tal caso Google non farà entrare il tuo Gmail privato. Puoi allora creare un tuo pass sul tuo account Google privato e collegarti tramite esso:

  1. Segui tutta la Parte A sul tuo account Google privato (progetto proprio, tipo Esterno, pubblicazione, Client ID e Secret propri). Nel passo 4.5 incolla l'indirizzo di reindirizzamento mostrato nella sezione sottostante.
  2. In Task Manager apri Impostazioni → Profilo → Google Calendar ed espandi Collega con credenziali proprie (avanzato).
  3. Lì troverai l'indirizzo di reindirizzamento (per il passo 4.5) e i campi Client ID e Client Secret - incolla i tuoi e fai clic su Collega con credenziali proprie.
  4. Poi come nella Parte B: accesso, consenso, scelta del calendario, Importa.

Le tue credenziali vengono salvate in forma cifrata e usate solo per questo singolo collegamento. L'amministratore non deve fare nulla.

Come si comportano gli eventi di Google in Task Manager

  • Nel Calendario hanno i colori di Google: il colore assegnato all'evento, e quando manca - il colore del calendario selezionato (i colori molto chiari vengono leggermente scuriti per la leggibilità). Gli eventi inviati da Task Manager a Google ricevono il colore più vicino della palette di Google - i colori sono approssimativi, perché le palette delle due applicazioni differiscono. Dopo il clic la finestra di modifica indica chiaramente «Evento da Google» (con un link per aprirlo in Google).
  • Li modifichi come qualsiasi altro evento: trascinamento su un'altra data, cambio di orari e contenuto, eliminazione. Ogni modifica di questo tipo si salva anche su Google Calendar - e le modifiche fatte in Google arrivano da sole a Task Manager, ogni pochi minuti.
  • Non vuoi aspettare? Fai clic sull'icona di sincronizzazione (due frecce a cerchio) nella barra superiore della finestra del Calendario. Compare solo quando hai collegato Google Calendar, e scarica subito le modifiche - utile quando hai appena spostato qualcosa in Google e vuoi vederlo subito da te. Al termine un messaggio indica quanti eventi sono arrivati, cambiati e scomparsi. Lo stesso pulsante («Sincronizza ora») si trova accanto al collegamento in Impostazioni → Profilo → Google Calendar.
  • Quando l'ultima sincronizzazione automatica non è riuscita, l'icona diventa arancione e al passaggio del mouse mostra il motivo. Il clic ripete il tentativo.
  • Anche i nuovi eventi creati in Task Manager finiscono su Google: dopo aver scelto il calendario si attiva l'opzione "Aggiungi a questo calendario i nuovi eventi di Task Manager" (visibile accanto alla connessione, in Impostazioni). L'attivazione invia subito anche gli eventi futuri non ancora inviati. Con più connessioni attive l'esportazione funziona su quella selezionata - selezionarne un'altra su un account diverso cambia la destinazione. L'evento esportato mantiene il proprio colore e continua a sincronizzarsi in entrambe le direzioni (eliminarlo su Google lo elimina anche da te).
  • L'eliminazione di un evento lo elimina anche su Google (la finestra di modifica lo indica chiaramente); "Annulla" nella barra ripristina l'evento su entrambi i lati.
  • Il clic apre la normale finestra di modifica con il link apri in Google.
  • Gli eventi futuri inviano promemoria come i normali eventi di Task Manager (notifica all'orario di inizio); quelli passati entrano silenziosamente nella cronologia del giorno.
  • Gli eventi per l'intera giornata compaiono dalle 8:00 (quelli su più giorni - fino alle 18:00 dell'ultimo giorno) e restano per l'intera giornata anche su Google dopo essere stati spostati a un altro giorno.
  • Disconnetti (accanto a una connessione specifica) rimuove dal tuo calendario gli eventi importati da quell'account - su Google non sparisce nulla. Le altre connessioni continuano a funzionare.

Eliminazione dei dati dell'account Google

  • Disconnessione di un account: Impostazioni → Profilo → Google Calendar → Disconnetti accanto alla connessione scelta. Spariscono i token e gli eventi importati dal tuo calendario (su Google non cambia nulla); le altre connessioni continuano a funzionare.
  • Eliminazione delle credenziali dell'istanza (amministratore): Impostazioni → Avanzate → Google Calendar (OAuth) → Elimina credenziali. Cancella Client ID e Client Secret e disconnette tutti gli utenti collegati tramite queste credenziali (i loro eventi importati spariscono da Task Manager; su Google non cambia nulla). Le connessioni con credenziali proprie (Parte C) restano intatte.
  • Puoi sempre revocare l'accesso dell'applicazione al tuo account Google anche lato Google: myaccount.google.com → Sicurezza → Connessioni con app di terze parti.

Risoluzione dei problemi

  • "L'amministratore non ha ancora configurato le credenziali" - la Parte A non è stata completata (oppure puoi usare le tue credenziali - Parte C).
  • Google mostra "Non hai accesso" con un account privato - il lasciapassare aziendale è di tipo Interno; usa la Parte C.
  • Errore "ricollega l'account" - Google ha revocato l'accesso (ad es. cambio password, revoca del consenso sull'account Google, oppure l'app è rimasta in modalità di test - vedi Parte A, punto 3.5). Disconnetti e ricollega l'account da capo.
  • Errore "redirect_uri_mismatch" durante il collegamento - l'indirizzo di reindirizzamento in Google Cloud è diverso da quello mostrato da Task Manager (Parte A, punto 4.5). Correggilo in Google Cloud (Credenziali → Il tuo client OAuth).
  • La sincronizzazione avviene quando qualcuno usa l'applicazione (pianificazione integrata); dopo una pausa prolungata, la prima sincronizzazione avverrà poco dopo l'apertura.
  • La modifica da Google non è arrivata, anche se sono passati alcuni minuti? Clicca sull'icona di sincronizzazione nella barra del Calendario - riceverai il numero di modifiche scaricate oppure il motivo preciso del mancato aggiornamento. Lo stato dell'ultima esecuzione (data ed eventuale errore) si vede anche in Impostazioni → Profilo → Google Calendar.