Task Manager kan visa händelser från din Google Kalender i sin egen Kalender och synkronisera dem i båda riktningarna: en ändring i Google visas automatiskt i Task Manager (med några minuters mellanrum), och en ändring i Task Manager sparas direkt i Google. Händelser från Google ser bara du - anslutningen är personlig, precis som en e-postlåda.

Du kan ansluta flera konton samtidigt - till exempel en företagskalender och din privata. Varje anslutning har sin egen kalender och fungerar oberoende.

Instruktionen har tre delar:

  • Del A - för administratören, en gång: skapa en ”nyckel” i Google (utan den kan ingen ansluta sitt konto).
  • Del B - för varje användare: hur du ansluter ditt Google-konto.
  • Del C - för den som vill: en privat kalender via en egen ”nyckel” (behövs bara i särskilda fall).

Del A (administratören, en gång): behörighet i Google

Google kräver att alla appar som ansluter till kalendern har en egen ”nyckel” - så kallade OAuth-uppgifter (två långa teckensträngar: Client ID och Client Secret). De skapas en gång, kostnadsfritt, i Google Cloud Console. Det tar cirka 10 minuter. Gör så här:

Steg 1. Skapa ett projekt

  1. Gå till console.cloud.google.com och logga in med ditt Google-konto (helst företagskontot).
  2. Klicka på projektlistan högst upp på sidan och välj Nytt projekt (New project).
  3. Ge det ett namn, t.ex. Task Manager, klicka på Skapa (Create) och vänta en stund tills Google skapat det. Se till att det är valt (namnet syns högst upp).

Steg 2. Aktivera Google Calendar API

  1. Välj API:er och tjänster → Bibliotek (APIs & Services → Library) i menyn till vänster.
  2. Skriv Google Calendar API i sökrutan, klicka på resultatet och sedan på Aktivera (Enable).

Steg 3. Konfigurera samtyckesskärmen

Det här är fönstret som användarna ser när de ansluter sitt konto (”App X begär åtkomst till kalendern”).

  1. Välj API:er och tjänster → OAuth-samtyckesskärm (OAuth consent screen) i menyn till vänster. I den nyare versionen av konsolen heter sektionen Google Auth Platform - klicka då på Kom igång (Get started).
  2. Ange appens namn (t.ex. Task Manager) och din kontakt-e-post.
  3. Typ av mottagare (User type / Audience):
    • Intern (Internal) - endast om företaget använder Google Workspace. Bekvämast: inga varningar, men endast konton från företagets domän kan anslutas (en privat Gmail-adress går inte att ansluta - se del C).
    • Extern (External) - i alla andra fall. Fungerar för alla Google-konton.
  4. Spara / Skapa.
  5. Viktigt för typen Extern: i avsnittet Målgrupp (Audience) klickar du på Publicera app (Publish app) så att statusen ändras från ”Testning” till ”I produktion” (In production). I testläget kopplar Google från alla var sjunde dag, så de måste ansluta på nytt.

Steg 4. Skapa en OAuth-klient (den egentliga behörigheten)

  1. Välj API:er och tjänster → Autentiseringsuppgifter (Credentials) i menyn till vänster - eller Klienter (Clients) i den nya konsolen.
  2. Klicka på Skapa autentiseringsuppgifter → OAuth-klient-ID (Create credentials → OAuth client ID).
  3. Applikationstyp: Webbapplikation (Web application).
  4. Namn: t.ex. Task Manager.
  5. Nu det viktigaste fältet: Auktoriserade omdirigerings-URI:er (Authorized redirect URIs). Klicka Lägg till URI och klistra in EXAKT den adress som Task Manager visar i Inställningar → Avancerat → Google Kalender (OAuth) - slutar på /api/gcal/oauth-callback.
    • Obs! Klistra INTE in den här adressen i fältet ”Auktoriserade JavaScript-källor” (Authorized JavaScript origins) - det är ett annat fält och det ger ett fel. Lämna det tomt.
  6. Klicka på Skapa. Google visar klient-ID (Client ID, slutar på .apps.googleusercontent.com) och klienthemlighet (Client Secret, börjar med GOCSPX-). Kopiera båda.

Steg 5. Klistra in behörigheten i Task Manager

  1. Öppna Inställningar → Avancerat → Google Kalender (OAuth) i Task Manager.
  2. Klistra in Client ID och Client Secret, klicka på Spara.

Klart - från och med nu kan varje användare ansluta sitt konto (Del B).

För typen Extern visar Google en engångsvarning när någon ansluter: ”Google har inte verifierat den här appen”. Det är normalt för företagsappar - klicka på Avancerat (Advanced) och sedan på Öppna: <namn> (Go to...). Gränsen för en overifierad app är 100 anslutna konton.

Del B (varje användare): anslut ditt konto

  1. Öppna Inställningar → Profil → Google Kalender.
  2. Klicka på Anslut Google-konto.
  3. Google frågar vilket konto du vill logga in med - välj det vars kalender du vill se (företags- eller privatkonto).
  4. Om varningen ”Google har inte verifierat den här appen” visas klickar du på Avancerat och sedan på Öppna (detta behöver bara göras en gång, se Del A).
  5. Godkänn åtkomst till kalendern (Tillåt / Allow).
  6. Du kommer tillbaka till Task Manager. Öppna Inställningar → Profil → Google Kalender igen - en lista med dina kalendrar visas vid det anslutna kontot.
  7. Välj en kalender och klicka på Importera. Efter en stund finns händelserna i Task Managers Kalender.

Vill du ha en till kalender (t.ex. en privat)? Gå tillbaka till samma sektion och klicka på Anslut Google-konto igen - logga in med det andra kontot den här gången. Varje anslutning är ett eget kort i listan, med sin egen kalender och knappen Koppla från.

Importen omfattar perioden från 30 dagar bakåt till ett år framåt - du kan ändra den i fälten ”Tidsintervall” för varje anslutning.

Del C (avancerat): privat kalender via egen behörighet

När behövs det här? Främst när företagets behörighet har typen Intern (Internal) - då släpper Google inte in din privata Gmail. Du kan då skapa en egen behörighet på ditt privata Google-konto och ansluta via den:

  1. Gå igenom hela Del A på ditt privata Google-konto (eget projekt, typen Extern, publicering, eget Client ID och Secret). I steg 4.5 klistrar du in omdirigeringsadressen som visas i sektionen nedan.
  2. Öppna Inställningar → Profil → Google Kalender i Task Manager och expandera Anslut med egna autentiseringsuppgifter (avancerat).
  3. Där hittar du omdirigeringsadressen (för steg 4.5) och fälten Client ID och Client Secret - klistra in dina egna och klicka på Anslut med egna autentiseringsuppgifter.
  4. Sedan som i Del B: inloggning, godkännande, val av kalender, Importera.

Dina autentiseringsuppgifter sparas krypterade och används bara för den här enda anslutningen. Administratören behöver inte göra något.

Så beter sig händelser från Google i Task Manager

  • I Kalendern har händelserna färgerna från Google: färgen som har tilldelats händelsen, eller färgen för den valda kalendern om händelsen saknar egen färg (mycket ljusa färger mörkas något för bättre läsbarhet). Händelser som skickas från Task Manager till Google får den närmaste färgen från Googles palett - färgerna är ungefärliga, eftersom apparna har olika färgpaletter. När du klickar på en händelse står det tydligt ”Händelse från Google” i redigeringsfönstret, med en länk för att öppna den i Google.
  • Du redigerar dem som vilken annan händelse som helst: dra till ett annat datum, ändra tider och innehåll, ta bort. Varje sådan ändring sparas även i Google Kalender - och ändringar gjorda i Google kommer automatiskt till Task Manager med några minuters mellanrum.
  • Vill du inte vänta? Klicka på synkroniseringsikonen (två pilar i en cirkel) i Kalenderfönstrets övre fält. Den visas bara när du har anslutit Google Kalender och hämtar ändringarna direkt - praktiskt när du just har ändrat något i Google och vill se det här på en gång. När synkroniseringen är klar visas hur många händelser som har lagts till, ändrats och försvunnit. Samma knapp (”Synkronisera nu”) finns vid anslutningen under Inställningar → Profil → Google Kalender.
  • När den senaste automatiska synkroniseringen misslyckades blir ikonen orange, och visar orsaken när du håller muspekaren över den. Ett klick försöker igen.
  • Nya händelser som skapas i Task Manager hamnar också i Google: när du har valt en kalender aktiveras alternativet ”Lägg till nya händelser från Task Manager i den här kalendern” (visas vid anslutningen under Inställningar). När du aktiverar det skickas även framtida händelser som inte har skickats ännu. Om du har flera anslutningar exporteras händelser till en vald kalender - om du väljer en annan kalender byts målet. Den exporterade händelsen behåller sin färg och fortsätter att synkroniseras åt båda hållen (om du tar bort den i Google tas den också bort hos dig).
  • Om du tar bort en händelse tas den även bort i Google (det framgår tydligt i redigeringsfönstret). ”Ångra” i fältet återställer händelsen på båda ställena.
  • Ett klick öppnar det vanliga redigeringsfönstret med länken öppna i Google.
  • Framtida händelser påminner om sig själva precis som vanliga Task Manager-händelser (avisering vid starttiden); tidigare händelser läggs in tyst i dagens historik.
  • Heldagshändelser visas från 8:00 (flerdagars - till 18:00 sista dagen) och förblir heldagshändelser i Google efter att ha flyttats till en annan dag.
  • Koppla från (vid en specifik anslutning) tar bort importerade händelser från det kontot ur din kalender - i Google försvinner ingenting. Övriga anslutningar fortsätter att fungera.
Task Manager: kalender med händelser hämtade från ett Google-konto.
Händelser från Google visas i samma rutnät som uppgifter och teamets frånvaro.

Radera Google-kontouppgifter

  • Koppla från ett konto: Inställningar → Profil → Google Kalender → Koppla från vid den valda anslutningen. Tokens och importerade händelser försvinner från din kalender (i Google ändras ingenting); övriga anslutningar fortsätter att fungera.
  • Ta bort instansens uppgifter (administratör): Inställningar → Avancerat → Google Kalender (OAuth) → Ta bort uppgifter. Raderar Client ID och Client Secret och kopplar från alla användare som anslutit via dessa uppgifter (deras importerade händelser försvinner från Task Manager; i Google ändras ingenting). Anslutningar med egna uppgifter (Del C) berörs inte.
  • Du kan alltid återkalla appens åtkomst till ditt Google-konto även från Googles sida: myaccount.google.com → Säkerhet → Anslutningar till tredjepartsappar.

Felsökning

  • ”Administratören har inte konfigurerat inloggningsuppgifter ännu” - Del A har inte genomförts (eller så kan du använda dina egna inloggningsuppgifter - Del C).
  • Google visar ”Du har inte åtkomst” för ett privat konto - företagets pass har typen Intern. Använd Del C.
  • Felet ”anslut kontot igen” - Google har återkallat åtkomsten (t.ex. efter en lösenordsändring, om du återkallat samtycket i Google-kontot eller om appen är i testläge - se Del A, steg 3.5). Koppla från kontot och anslut det igen.
  • Felet ”redirect_uri_mismatch” när du ansluter - omdirigeringsadressen i Google Cloud skiljer sig från den som visas i Task Manager (Del A, steg 4.5). Korrigera den i Google Cloud (Inloggningsuppgifter → Din OAuth-klient).
  • Synkronisering sker när någon använder appen (inbyggt schema); efter en längre paus sker första synkroniseringen en stund efter att appen öppnats.
  • Har ändringen från Google inte kommit fram trots att flera minuter gått? Klicka på synkroniseringsikonen i Kalenderns list - du får antingen antalet hämtade ändringar eller en konkret orsak till att det misslyckades. Status för senaste körningen (datum och eventuellt fel) syns även i Inställningar → Profil → Google Kalender.