Klient zavolá Tomkovi, Tomek napíše Agnieszce přes komunikátor a Agnieszka předá případ servisnímu technikovi e-mailem. Technik si termín zapíše na papír v autě. O tři dny později nikdo neví, zda klient požadoval úterý, nebo středu. Tak tým ztrácí přehled o ujednáních, přestože každý odvedl svou část práce.
Kde ujednání skutečně mizí
Ujednání se ztrácejí při přechodech mezi kanály: po telefonátu, před odesláním e-mailu a při předávání případu další osobě. Samotný telefon ani komunikátor není problém - ten nastává ve chvíli, kdy žádné místo neobsahuje úplný průběh případu.
Představte si Termoserwis, osmičlennou firmu zajišťující servis klimatizací a tepelných čerpadel. Marek vede firmu, Agnieszka a Kasia pracují v kanceláři, Tomek se věnuje prodeji a čtyři servisní technici jezdí za klienty. Jde o příklad sestavený ze situací, které se vyskytly v několika firmách, nikoli o výsledek výzkumu.
V pondělí klient Tomkovi telefonicky sdělí nový termín. V úterý Agnieszka hledá v poště dřívější cenovou nabídku a ve středu se servisní technik přes komunikátor ptá na adresu. Během týdne si Agnieszka poznamená 31 otázek začínajících slovy „kde to je?“ a tři omluvy klientům.
Kolik stojí hledání a přepínání
Návrat k přerušené práci trval ve výzkumu Glorie Mark z roku 2005 v průměru přibližně 25 minut. McKinsey Global Institute zase odhadl, že vyřizování pošty a hledání informací nebo osob zabíralo dohromady přibližně 47 procent pracovního týdne.
Gloria Mark, Victor González a Justin Harris sledovali 24 kancelářských pracovníků. Podle publikace „No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work“ se účastníci zabývali jednou záležitostí průměrně 11 minut, 57 procent činností bylo přerušeno a k přerušené práci se vraceli v průměru po 25 minutách.
Ve výzkumu z roku 2008 tým Glorie Mark zkoumal, co se děje při přerušování práce s poštou. Účastníci dokončovali úkoly dokonce rychleji, ale za cenu většího stresu, frustrace, námahy a časového tlaku. Rychlejší tempo neznamenalo klidnější práci, jak popisuje publikace „The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress“.
Ve zprávě „The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies“ McKinsey Global Institute v roce 2012 odhadl, že zaměstnanci věnovali přibližně 28 procent týdne vyřizování elektronické pošty. Dalších 19 procent zabíralo hledání informací nebo osob, které je mohou poskytnout.
Microsoft se v roce 2023 zeptal 31 tisíc lidí z 31 zemí na jejich způsob práce. Celých 62 procent respondentů uvedlo, že tráví příliš mnoho času hledáním informací, jak uvádí zpráva „Work Trend Index Annual Report: Will AI Fix Work?“. Výsledky z různých let poukazují na stejný problém: hledání a přepínání zabírá čas potřebný ke skutečné práci.
Pravidlo jednoho místa neznamená jeden kanál
Každý případ by měl mít jedno vlákno, do kterého se ukládají rozhodnutí, soubory a aktuální stav prací. Nemusíte zakazovat telefonáty ani e-maily - musíte stanovit, co tým udělá po skončení rozhovoru.
Dobré vlákno má název a přiřazené osoby. Uchovává konverzaci u daného případu a zaznamenává změny. I po měsíci ho stále dokážete najít. Pokud klient zavolá v pondělí, dvě věty z rozhovoru by se měly dostat na toto místo ještě tentýž den.
V Task Manageru může takovým vláknem být úkol s termínem a konverzací. Má název, popis v plnohodnotném editoru, normální nebo vysokou prioritu, termín s časem či bez něj a přiřazené osoby. Pod kartou případu zůstává týmová konverzace.
Když Marek přesune servis z úterý na čtvrtek, program zaznamená změnu termínu společně s předchozí hodnotou. Zaznamená také změnu stavu, priority a názvu i přidání nebo odebrání osoby. Není třeba zvlášť psát „pozor, přesunul jsem termín“.
Informaci předává také barva úkolu: červená označuje případ po termínu, modrá termín na dnešek, zelená případ v termínu a šedá chybějící termín nebo uzavřený případ. Dlaždice „Na dnešek“ a „Po termínu“ fungují zároveň jako počítadla a filtry.
Jak přesouvat ujednání z jednotlivých kanálů do jednoho vlákna
Každý vstupní kanál může zůstat, ale ujednání by se mělo dostat do vlákna případu. Následující tabulka ukazuje, co zapsat po telefonátu, e-mailu, schůzce nebo výměně souboru.
| Kde se ztrácí | Proč mizí | Kde má být |
|---|---|---|
| Telefonát od klienta | Zůstává v hlavě jedné osoby | Dvě věty ve vlákně úkolu hned po rozhovoru |
| E-mail jedné osobě | Zbytek týmu ho nevidí | E-mailové vlákno propojené s úkolem a podstata přepsaná do vlákna |
| Soukromý komunikátor | Případ se mísí s dalšími konverzacemi | Chat pracovního prostoru nebo vlákno úkolu |
| Soubor „wycena_final_v3.xlsx“ | Nikdo neví, která verze platí | Příloha ve vlákně úkolu, až 100 MB na soubor |
| Ujednání ze schůzky | Každý si je zapamatoval jinak | Sdílená poznámka a rozhodnutí vyžadující další kroky přesunutá do úkolů |
| Popis „ten modrý prvek vpravo“ | Pět vět místo jediného ukázání | Snímek obrazovky s označením vytvořeným pomocí funkce Nakreslit |
| Změna termínu za pochodu | Chybí záznam o předchozím datu | Změna termínu úkolu zaznamenaná systémovou zprávou |
Přílohy k úkolu přidáte pomocí kancelářské sponky, přetažením souboru nebo vložením ze schránky. Sponka „Soubory“ v záhlaví vlákna otevře všechny přílohy k danému případu, včetně těch ze starších zpráv.
Pro začátek stačí pět pravidel
Tým se může na pravidle jednoho místa dohodnout během jediné půlhodinové schůzky. Pravidla nemusí pokrývat každou výjimku - jejich cílem je, aby od následujícího dne všichni postupovali stejně.
Marek se s týmem společnosti Termoserwis dohodne na pěti pravidlech:
- Každý zákaznický případ dostane vlastní úkol, který založí osoba, jež obdrží první zprávu.
- Po telefonátu zapíšete do vlákna dvě věty: kdo volal, na čem jste se dohodli a jaký je další krok.
- E-mail propojíte s úkolem a informace, které tým potřebuje, přepíšete do vlákna.
- Rozhodnutí označíte jako oblíbené. Taková zpráva dostane zlatý proužek a pozadí, takže ji po návratu k případu snadno najdete.
- Než se zeptáte „kde to je?“, použijete vyhledávání. Pokud nic nenajdete, znamená to, že dohoda nebyla zaznamenána na společném místě.
Po dvou týdnech Agnieszka otázky znovu spočítá. V tomto komplexním příkladu jejich počet klesne z 31 na 9 a počet omluv zákazníkům ze tří na nulu. Tato čísla ukazují způsob měření, nikoli slibovaný výsledek.
Task Manager vás provede od zprávy k úkolu
Ola obdrží zprávu, přepíše její podstatu do úkolu a o týden později Marek případ najde pomocí vyhledávání. Pošta, úkoly, Poznámky, vyhledávání a oznámení zajišťují jednotlivé kroky tohoto procesu v jedné aplikaci.
E-mail zůstává soukromý, jeho podstata se však přenese do úkolu
Jde o samostatný příklad, který nesouvisí se společností Termoserwis. V pondělí dorazí reklamace od Delta Meble do schránky Oli. Pokud zůstane pouze v poště, ostatní se o případu dozvědí až ve chvíli, kdy zákazník zavolá znovu.
Modul Pošta v aplikaci Task Manager umožňuje číst a odesílat zprávy ze schránek využívajících standardy IMAP a SMTP, tedy běžné mechanismy pro příjem a odesílání pošty. Vše probíhá ve stejném okně jako úkoly. Pošta patří stejně jako Soubory a Automatizace do varianty Pro. E-mailové vlákno můžete propojit s pracovním prostorem, úkolem nebo chatem, jde však pouze o navigační zkratku pro vlastníka schránky, nikoli o zpřístupnění obsahu týmu. Schránka zůstává soukromá a nevidí ji ani správce.
Ola proto přepíše podstatu reklamace do úkolu. Jedním kliknutím může také uložit všechny přílohy vlákna do modulu Soubory, který je stejně jako Pošta a Automatizace součástí varianty Pro.
Snímek s označením nahradí popis umístění
Ve středu Paweł vyfotí ovladač a začne psát: „chyba je vlevo pod druhým tlačítkem“. Místo přidávání dalších vět otevře fotografii ze zprávy, označí příslušné místo a vloží obrázek jako odpověď.
Funkce Nakreslit umožňuje také vytvořit od ruky nový obrázek nebo použít nahrané pozadí. Obrázek zůstane ve stejném vlákně jako otázka a odpověď.
Poznámka zachytí schůzku, úkol spustí akci
Kasia zaznamená páteční poradu v modulu Poznámky a zpřístupní ji týmu k prohlížení nebo úpravám. Poznámka se automaticky uloží sekundu poté, co přestane psát.
Každá poznámka je soukromá, dokud ji vlastník nezpřístupní. Přiřazení k pracovnímu prostoru funguje pouze jako štítek a neposkytuje přístup, takže ji nevidí ani správce. Rozhodnutí, která vyžadují provedení, Kasia převede na úkoly.
Vyhledávání nahradí otázku v chatu
Marek zadá do pole s lupou „Swarzędz“, místo aby se celého týmu ptal na adresu zákazníka. Vyhledávání zahrnuje názvy úkolů a chatů a v modulech Poznámky a Soubory také jejich obsah.
Nad seznamem může případy navíc filtrovat podle stavu, priority, termínu, označení jako oblíbené a typu. Informaci, kterou nikdo nezapsal, to neopraví, ale její absenci to rychle odhalí.
Oznámení shromažďují vše, co vyžaduje reakci
Centrum oznámení má podobu ostrova u okraje obrazovky. Zobrazuje počty oznámení pro poštu, úkoly, konverzace, zmínky, kalendář, sdílené položky a AI asistenta, přičemž každou kategorii lze samostatně vypnout.
Jednou denně se zobrazí ranní přehled s interaktivním seznamem na daný den. Aplikace také připomene událost 15 minut před jejím začátkem a úkol hodinu před jeho termínem. Aby se e-mailová připomenutí odesílala i při zavřené aplikaci, musí být na serveru spuštěný CRON, tedy pravidelné spouštění naplánované úlohy. Bez něj se zprávy odešlou, když někdo aplikaci používá.
Jedno místo nemusí znamenat další předplatné
Task Manager se instaluje na firemní server a postačí i běžný sdílený hosting. Server musí mít PHP 8.1+ a databázi MySQL nebo MariaDB.
Licenci si koupíte jednorázově podle počtu uživatelských míst a používáte ji trvale bez předplatného za uživatele. Cena zahrnuje 12 měsíců aktualizací. Po uplynutí této doby můžete prodloužit přístup k novým verzím, nebo dál používat stávající verzi bez dalších poplatků.
Plán Starter zahrnuje do 8 osob a stojí 690 Kč ve variantě Standard. Plán Classic pokrývá do 20 osob, plán Max do 35 osob, a větší týmy využívají plán Enterprise s individuální cenovou nabídkou. Varianta Pro přidává Poštu, Soubory, Automatizace, šifrování obsahu AES-256 a znalostní bázi AI; plán Starter ve variantě Pro stojí 1 990 Kč.
Co nedělat v prvním týdnu
Nezačínejte přesunem celého firemního archivu. Nejprve uplatněte pravidlo na otevřené případy a ověřte, zda tým zapisuje nové dohody tam, kde je bude později hledat.
Založte jeden pracovní prostor pro tým nebo pracovní oblast, například Servis, Prodej nebo Kancelář. Nevytvářejte samostatný prostor pro každého zákazníka, pokud může být zákazník jednoduše úkolem.
Po dvou týdnech spočítejte otázky „kde to je?“ a porovnejte výsledek s prvním týdnem. Pokud chcete ještě více omezit počet používaných aplikací, podívejte se na princip jednoho programu místo pěti. Plán zavádění den po dni najdete v průvodci prvním týdnem s aplikací Task Manager.
Co uděláte zítra
Zítra vyberte jeden otevřený případ, založte pro něj úkol a po prvním telefonátu zapište do vlákna dvě věty. Pokud si chcete takové uspořádání prohlédnout na ukázkových datech, otevřete Demo.
Nejčastější dotazy
Znamená zásada jednoho místa zákaz e-mailů a telefonů?
Ne, telefon a e-mail mohou nadále sloužit jako vstupní kanály. Po rozhovoru zapíšete to podstatné do vlákna případu a e-mailové vlákno můžete propojit s úkolem.
Zobrazí se po propojení e-mailu s úkolem jeho obsah celému týmu?
Ne, schránka zůstává soukromá a ani správce nevidí cizí poštu. Propojení slouží jako navigační zkratka; tým dostane informace přepsané do úkolu nebo přílohy uložené v Souborech.
Jak dlouho trvá zavedení pravidla jednoho místa v malém týmu?
Pravidla můžete stanovit během půlhodinové schůzky a poté je dva týdny důsledně dodržovat. Po uplynutí této doby spočítejte otázky „kde to je?“ a upravte pravidla, která stále vyvolávají nejasnosti.
Co dělat, když tým ztrácí přehled o ujednáních z doby před zavedením pravidel?
Uzavřené případy ponechte ve stávajících archivech. Pro každý otevřený případ vytvořte vlákno se stručným zápisem „aktuální stav“ a datem, místo abyste přesouvali celou historii.
Potřebuje Task Manager AI, aby tým neztrácel přehled o ujednáních?
Ne, úkoly, chaty, Poznámky, Nakreslit, vyhledávání a Centrum oznámení fungují bez AI. AI asistenta můžete volitelně připojit pomocí vlastního klíče u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok a platit přímo danému poskytovateli.
Zdroje
- Gloria Mark, Victor M. González, Justin Harris, „No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work”, CHI 2005 (přístup: 2026-09-22)
- Gloria Mark, Daniela Gudith, Ulrich Klocke, „The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress”, CHI 2008 (přístup: 2026-09-22)
- McKinsey Global Institute, „The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies”, červenec 2012 (přístup: 2026-09-22)
- Microsoft, „Work Trend Index Annual Report: Will AI Fix Work?”, 9. května 2023 (přístup: 2026-09-22)
- Task Manager, „Úkoly” (přístup: 2026-09-22)
- Task Manager, „Pošta” (přístup: 2026-09-22)
- Task Manager, „Poznámky” (přístup: 2026-09-22)
- Task Manager, „Centrum oznámení” (přístup: 2026-09-22)
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
