Asiakas soittaa Tomekille, Tomek kirjoittaa Agnieszkalle pikaviestimessä ja Agnieszka välittää asian huoltoasentajalle sähköpostitse. Huoltoasentaja kirjoittaa määräajan autossa olevalle paperilapulle. Kolme päivää myöhemmin kukaan ei tiedä, pyysikö asiakas tiistaita vai keskiviikkoa. Näin tiimin sopimat asiat katoavat, vaikka jokainen on hoitanut oman osuutensa.
Mihin sovitut asiat todella katoavat
Sovitut asiat katoavat kanavien välisissä siirtymissä: puhelun jälkeen, ennen sähköpostin lähettämistä ja kun asia siirretään seuraavalle henkilölle. Puhelin tai pikaviestin ei itsessään ole ongelma - ongelma alkaa, kun missään ei ole asian koko tapahtumahistoriaa.
Kuvittele Termoserwis, kahdeksan hengen yritys, joka huoltaa ilmastointilaitteita ja lämpöpumppuja. Marek johtaa yritystä, Agnieszka ja Kasia työskentelevät toimistossa, Tomek myy ja neljä huoltoasentajaa käy asiakkaiden luona. Esimerkki perustuu useissa yrityksissä kohdattuihin tilanteisiin, eikä se ole tutkimustulos.
Maanantaina asiakas ilmoittaa Tomekille puhelimitse uuden ajankohdan. Tiistaina Agnieszka etsii aiempaa tarjousta sähköpostista, ja keskiviikkona huoltoasentaja kysyy osoitetta pikaviestimessä. Viikon aikana Agnieszka kirjaa ylös 31 kysymystä, jotka alkavat sanoilla ”missä se on?”, sekä kolme asiakkaalle esitettyä anteeksipyyntöä.
Mitä etsiminen ja vaihtaminen maksaa
Keskeytyneeseen asiaan palaaminen kesti Gloria Markin vuonna 2005 tekemässä tutkimuksessa keskimäärin noin 25 minuuttia. McKinsey Global Institute puolestaan arvioi, että sähköpostin käsittely sekä tietojen tai ihmisten etsiminen veivät yhteensä noin 47 prosenttia työviikosta.
Gloria Mark, Victor González ja Justin Harris seurasivat 24 toimistotyöntekijää. Julkaisun ”No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work” mukaan tutkittavat käsittelivät yhtä asiaa keskimäärin 11 minuuttia, 57 prosenttia asioista keskeytyi ja keskeytyneeseen työhön palattiin keskimäärin 25 minuutin kuluttua.
Vuonna 2008 tehdyssä tutkimuksessa Gloria Markin ryhmä selvitti, mitä tapahtuu, kun sähköpostin parissa tehtävä työ keskeytyy. Osallistujat saivat tehtävät valmiiksi jopa nopeammin, mutta sen hintana olivat suurempi stressi, turhautuminen, ponnistelu ja aikapaine. Nopeampi työtahti ei tarkoittanut rauhallisempaa työskentelyä, kuten julkaisussa ”The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress” kuvataan.
McKinsey Global Institute arvioi vuonna 2012 raportissa ”The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies”, että työntekijät käyttivät noin 28 prosenttia työviikosta sähköpostin käsittelyyn. Lisäksi 19 prosenttia kului tiedon tai sitä mahdollisesti välittävien henkilöiden etsimiseen.
Microsoft kysyi vuonna 2023 yhteensä 31 tuhannelta ihmiseltä 31 maassa heidän työskentelytavoistaan. Raportin ”Work Trend Index Annual Report: Will AI Fix Work?” mukaan peräti 62 prosenttia vastaajista koki käyttävänsä liikaa aikaa tiedon etsimiseen. Eri vuosien tulokset osoittavat saman ongelman: etsiminen ja tehtävästä toiseen siirtyminen vievät varsinaiseen työhön tarvittavaa aikaa.
Yhden paikan periaate ei tarkoita yhtä kanavaa
Jokaisella asialla pitäisi olla yksi viestiketju, johon päätökset, tiedostot ja työn ajantasainen tilanne kootaan. Puheluita tai sähköposteja ei tarvitse kieltää - on sovittava, mitä tiimi tekee keskustelun päätyttyä.
Hyvällä viestiketjulla on nimi ja vastuuhenkilöt. Se säilyttää asiaan liittyvän keskustelun ja kirjaa muutokset. Löydät sen vielä kuukauden kuluttuakin. Jos asiakas soittaa maanantaina, keskustelun olennaiset asiat pitäisi kirjata sinne parilla lauseella vielä saman päivän aikana.
Task Managerissa tällainen viestiketju voi olla tehtävä, jolla on määräaika ja keskustelu. Sillä on aihe, monipuolisella editorilla laadittu kuvaus, normaali tai korkea prioriteetti, kellonajallinen tai kellonajaton määräaika sekä vastuuhenkilöt. Tiimin keskustelu säilyy asian kortin alla.
Kun Marek siirtää huoltokäynnin tiistailta torstaille, ohjelma tallentaa määräajan muutoksen yhdessä aiemman arvon kanssa. Se tallentaa myös tilan, prioriteetin ja nimen muutokset sekä henkilön lisäämisen tai poistamisen. Erillistä ”huomio, siirsin ajankohtaa” -viestiä ei tarvita.
Myös tehtävän väri välittää tietoa: punainen tarkoittaa myöhässä olevaa asiaa, sininen tälle päivälle asetettua määräaikaa, vihreä ajallaan olevaa asiaa ja harmaa määräajan puuttumista tai suljettua asiaa. ”Tänään”- ja ”Myöhässä”-ruudut toimivat sekä laskureina että suodattimina.
Näin siirrät sovitut asiat eri kanavista yhteen viestiketjuun
Kaikki tulokanavat voivat jäädä käyttöön, mutta sovitut asiat on kirjattava asian viestiketjuun. Alla oleva taulukko näyttää, mitä puhelun, sähköpostin, kokouksen tai tiedostonvaihdon jälkeen kannattaa tallentaa.
| Minne tieto katoaa | Miksi se katoaa | Minne sen kuuluu |
|---|---|---|
| Puhelu asiakkaalta | Jää yhden ihmisen päähän | Kaksi lausetta tehtävän viestiketjuun heti puhelun jälkeen |
| Sähköposti yhdelle henkilölle | Muu tiimi ei näe sitä | Tehtävään yhdistetty sähköpostiketju ja viestiketjuun kirjattu olennainen sisältö |
| Yksityinen pikaviestin | Asia sekoittuu muihin keskusteluihin | Työtilan keskustelu tai tehtävän viestiketju |
| Tiedosto ”wycena_final_v3.xlsx” | Kukaan ei tiedä, mikä versio on voimassa | Liite tehtävän viestiketjussa, enintään 100 MB tiedostoa kohden |
| Palaverissa sovittu asia | Jokainen muisti asian eri tavalla | Jaettu muistiinpano sekä toimenpiteitä edellyttävien päätösten siirtäminen tehtäviksi |
| Kuvaus ”tuo sininen elementti oikealla” | Yksi osoitus korvataan viidellä lauseella | Kuvakaappaus, johon merkintä on tehty Piirrä-toiminnolla |
| Määräajan muuttaminen lennossa | Aiemmasta päivämäärästä ei jää jälkeä | Tehtävän määräajan muutos järjestelmäviestinä |
Voit lisätä tehtävään liitteitä paperiliittimellä, vetämällä tiedoston tai liittämällä sen leikepöydältä. Viestiketjun otsikossa oleva ”Tiedostot”-paperiliitin avaa kaikki tähän asiaan liittyvät liitteet, myös vanhemmista viesteistä.
Alkuun riittää viisi sääntöä
Tiimi voi sopia yhden paikan periaatteesta yhdessä puolen tunnin kokouksessa. Sääntöjen ei tarvitse kattaa kaikkia poikkeuksia - niiden tarkoitus on antaa kaikille sama toimintatapa heti seuraavasta päivästä alkaen.
Marek sopii Termoserwis-tiimin kanssa viidestä säännöstä:
- Jokaisesta asiakkaan asiasta luodaan tehtävä, jonka perustaa ensimmäisen viestin vastaanottaja.
- Puhelun jälkeen kirjoitat viestiketjuun kaksi lausetta: kuka soitti, mitä sovitte ja mikä on seuraava vaihe.
- Liität sähköpostin tehtävään ja kirjoitat tiimin tarvitsemat tiedot viestiketjuun.
- Merkitset päätöksen suosikiksi. Viesti saa kultaisen palkin ja taustan, joten se löytyy helposti, kun palaat asiaan.
- Ennen kuin kysyt ”missä se on?”, käytät hakua. Jos tuloksia ei löydy, sovittua asiaa ei ole tallennettu yhteiseen paikkaan.
Kahden viikon kuluttua Agnieszka laskee kysymykset uudelleen. Tässä kuvitteellisessa esimerkissä niiden määrä laskee 31:stä 9:ään ja asiakkaille esitettyjen anteeksipyyntöjen määrä kolmesta nollaan. Luvut havainnollistavat mittaustapaa, eivät luvattua tulosta.
Task Manager ohjaa viestistä tehtävään
Ola vastaanottaa viestin, kirjaa sen olennaisen sisällön tehtävään, ja viikkoa myöhemmin Marek löytää asian haulla. Sähköposti, Tehtävät, Muistiinpanot, Haku ja ilmoitukset tukevat tämän prosessin eri vaiheita samassa ohjelmassa.
Sähköposti pysyy yksityisenä, ja olennainen sisältö siirtyy tehtävään
Tämä on erillinen esimerkki, joka ei liity Termoserwisiin. Maanantaina Delta Meblen reklamaatio saapuu Olan postilaatikkoon. Jos se jää vain sähköpostiin, muut kuulevat asiasta vasta, kun asiakas soittaa uudelleen.
Task Managerin Sähköposti mahdollistaa viestien lukemisen ja lähettämisen IMAP- ja SMTP-standardeja käyttävistä postilaatikoista. Ne ovat tavallisia sähköpostin vastaanotto- ja lähetystapoja. Kaikki tapahtuu samassa ikkunassa tehtävien kanssa. Sähköposti kuuluu Tiedostojen ja Automaatioiden tavoin Pro-versioon. Voit liittää sähköpostiketjun Työtilaan, tehtävään tai keskusteluun, mutta kyseessä on postilaatikon omistajan navigointioikopolku, ei sisällön jakaminen tiimille. Postilaatikko pysyy yksityisenä, eikä edes järjestelmänvalvoja näe sitä.
Ola kirjaa siis reklamaation olennaisen sisällön tehtävään. Hän voi myös tallentaa viestiketjun kaikki liitteet yhdellä napsautuksella Tiedostot-moduuliin, joka kuuluu Sähköpostin ja Automaatioiden tavoin Pro-versioon.
Merkitty kuvakaappaus korvaa sijainnin kuvauksen
Keskiviikkona Paweł ottaa kuvan ohjaimesta ja alkaa kirjoittaa: ”virhe on vasemmalla, toisen painikkeen alla”. Sen sijaan, että hän lisäisi uusia lauseita, hän avaa viestissä olevan kuvan, merkitsee kohdan ja lisää kuvan vastaukseksi.
Piirrä-toiminnolla voit myös tehdä vapaalla kädellä piirroksen alusta alkaen tai käyttää ladattua taustaa. Kuva säilyy samassa viestiketjussa kysymyksen ja vastauksen kanssa.
Muistiinpano kokoaa kokouksen tiedot, tehtävä käynnistää toiminnan
Kasia kirjaa perjantain palaverin Muistiinpanoihin ja jakaa sen tiimille tarkasteltavaksi tai muokattavaksi. Muistiinpano tallentuu automaattisesti sekunnin kuluttua kirjoittamisen lopettamisesta.
Jokainen muistiinpano on yksityinen, kunnes omistaja jakaa sen. Liittäminen Työtilaan toimii vain tunnisteena eikä anna käyttöoikeutta, eikä myöskään järjestelmänvalvoja näe muistiinpanoa. Kasia siirtää toteutusta vaativat päätökset tehtäviin.
Haku korvaa keskustelussa esitetyn kysymyksen
Marek kirjoittaa suurennuslasilla merkittyyn kenttään ”Swarzędz” sen sijaan, että kysyisi asiakkaan osoitetta koko tiimiltä. Haku kattaa tehtävien ja keskustelujen nimet sekä Muistiinpanojen ja Tiedostojen sisällön.
Luettelon yläpuolella hän voi lisäksi suodattaa asioita tilan, prioriteetin, määräajan, suosikkimerkinnän ja tyypin mukaan. Tämä ei korjaa tietoa, jota kukaan ei ole tallentanut, mutta paljastaa puutteen nopeasti.
Ilmoitukset kokoavat reagointia vaativat asiat
Ilmoituskeskus näkyy saarekkeena näytön reunassa. Se näyttää laskurit sähköpostille, tehtäville, keskusteluille, maininnoille, kalenterille, jaetuille kohteille ja AI-avustajalle. Jokaisen luokan voi poistaa käytöstä erikseen.
Kerran päivässä näkyviin tulee aamukooste, jossa on napsautettava päivän tehtävälista. Ohjelma muistuttaa myös 15 minuuttia ennen tapahtumaa ja tuntia ennen tehtävän määräaikaa. Jotta sähköpostimuistutukset lähetetään sovelluksen ollessa suljettuna, palvelimella on oltava käytössä CRON eli ajastetun tehtävän säännöllinen suoritus. Ilman sitä viestit lähetetään, kun joku käyttää ohjelmaa.
Yhden paikan ei tarvitse tarkoittaa uutta jatkuvaa tilausta
Task Manager asennetaan yrityksen palvelimelle, ja tavallinen jaettu webhotelli riittää. Palvelimella on oltava PHP 8.1+ sekä MySQL- tai MariaDB-tietokanta.
Ostat lisenssin kertamaksulla käyttäjäpaikkojen määrän mukaan ja käytät sitä pysyvästi ilman käyttäjäkohtaista jatkuvaa tilausta. Hintaan sisältyy 12 kuukautta päivityksiä. Tämän jälkeen voit uusia uusien versioiden käyttöoikeuden tai jatkaa nykyisen version käyttöä ilman lisämaksuja.
Starter-paketti kattaa enintään 8 henkeä ja maksaa 690 zł Standard-versiossa. Classic-paketti kattaa enintään 20 henkeä, Max-paketti enintään 35 henkeä, ja suuremmat tiimit käyttävät Enterprise-pakettia yksilöllisellä hinnoittelulla. Pro-versio lisää Sähköpostin, Tiedostot, Automaatiot, AES-256-sisällön salauksen ja AI-tietopankin; Starter-paketti Pro-versiossa maksaa 1 990 zł.
Mitä ei kannata tehdä ensimmäisellä viikolla
Älä aloita siirtämällä yrityksen koko arkistoa. Ota periaate ensin käyttöön avoimissa asioissa ja tarkista, tallentaako tiimi uudet sopimukset paikkaan, josta niitä myöhemmin etsitään.
Luo yksi Työtila tiimille tai työalueelle, esimerkiksi Huolto, Myynti tai Toimisto. Älä luo erillistä tilaa jokaiselle asiakkaalle, jos asiakas voi olla vain tehtävä.
Laske kahden viikon kuluttua ”missä se on?” -kysymysten määrä ja vertaa tulosta ensimmäiseen viikkoon. Jos haluat vähentää käyttämiäsi sovelluksia laajemmin, tutustu periaatteeseen yksi ohjelma viiden sijaan. Päiväkohtaisen käyttöönottosuunnitelman löydät oppaasta, joka käsittelee ensimmäistä viikkoa Task Managerin kanssa.
Mitä teet huomenna
Valitse huomenna yksi avoin asia, luo sille tehtävä ja kirjoita ensimmäisen puhelun jälkeen viestiketjuun kaksi lausetta. Jos haluat nähdä tällaisen rakenteen esimerkkitiedoilla, avaa Demo.
Usein kysytyt kysymykset
Tarkoittaako yhden paikan periaate sähköpostien ja puheluiden kieltämistä?
Eivät, puhelin ja sähköposti voivat edelleen toimia tulokanavina. Kirjaat keskustelun jälkeen olennaiset asiat asian viestiketjuun, ja voit yhdistää sähköpostiketjun tehtävään.
Näkeekö koko tiimi tehtävään yhdistetyn sähköpostin sisällön?
Ei, postilaatikko pysyy yksityisenä, eikä edes järjestelmänvalvoja näe muiden sähköposteja. Yhdistäminen toimii navigointioikopolkuna. Tiimi saa tehtävään kirjatut tiedot tai Tiedostoihin tallennetut liitteet.
Kuinka kauan yhden paikan periaatteen käyttöönotto kestää pienessä tiimissä?
Voitte sopia säännöistä puolen tunnin kokouksessa ja noudattaa niitä sen jälkeen johdonmukaisesti kahden viikon ajan. Laskekaa tämän jälkeen ”missä se on?” -kysymykset ja tarkentakaa sääntöjä, jotka aiheuttavat edelleen epäselvyyttä.
Mitä tehdä ennen käyttöönottoa sovituille asioille, jotka tiimi on kadottanut?
Jätä päättyneet asiat nykyisiin arkistoihin. Luo jokaiselle avoimelle asialle viestiketju, johon lisäät koko historian siirtämisen sijaan lyhyen ”tilanne tänään” -merkinnän ja päivämäärän.
Tarvitseeko Task Manager tekoälyä, jotta tiimin sopimat asiat eivät katoa?
Ei, Tehtävät, Keskustelut, Muistiinpanot, Piirrä, Haku ja Ilmoituskeskus toimivat ilman tekoälyä. Voit halutessasi yhdistää AI-avustajan omalla OpenAI-, Google Gemini-, Anthropic Claude- tai xAI Grok -avaimellasi ja maksat käytöstä suoraan palveluntarjoajalle.
Lähteet
- Gloria Mark, Victor M. González, Justin Harris, ”No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work”, CHI 2005 (viitattu: 22.9.2026)
- Gloria Mark, Daniela Gudith, Ulrich Klocke, ”The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress”, CHI 2008 (viitattu: 22.9.2026)
- McKinsey Global Institute, ”The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies”, heinäkuu 2012 (viitattu: 22.9.2026)
- Microsoft, ”Work Trend Index Annual Report: Will AI Fix Work?”, 9. toukokuuta 2023 (viitattu: 22.9.2026)
- Task Manager, ”Tehtävät” (viitattu: 22.9.2026)
- Task Manager, ”Sähköposti” (viitattu: 22.9.2026)
- Task Manager, ”Muistiinpanot” (viitattu: 22.9.2026)
- Task Manager, ”Ilmoituskeskus” (viitattu: 22.9.2026)
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
