Az ügyfél felhívja Tomeket, Tomek üzenetet ír Agnieszkának, Agnieszka pedig e-mailben továbbítja az ügyet a szerviztechnikusnak. A szerviztechnikus felírja az időpontot egy papírra az autóban. Három nappal később senki sem tudja, hogy az ügyfél keddet vagy szerdát kért. Így vesznek el a csapatban a megbeszéltek, noha mindenki elvégezte a saját feladatát.
Hol vesznek el valójában a megállapodások
A megbeszéltek a csatornák közötti átmeneteknél vesznek el: a telefonhívás után, az e-mail elküldése előtt és akkor, amikor az ügyet továbbadják a következő személynek. Önmagában sem a telefon, sem az üzenetküldő nem jelent problémát - a gond akkor kezdődik, amikor sehol sem található meg az ügy teljes menete.
Képzeld el a Termoserwis nevű, nyolcfős vállalkozást, amely légkondicionálók és hőszivattyúk szervizelésével foglalkozik. Marek vezeti a céget, Agnieszka és Kasia az irodában dolgozik, Tomek értékesít, négy szerviztechnikus pedig az ügyfelekhez jár. Ez több vállalatnál előforduló helyzetekből összeállított példa, nem kutatási eredmény.
Hétfőn az ügyfél telefonon új időpontot ad meg Tomeknek. Kedden Agnieszka egy korábbi árajánlatot keres a levelezésben, szerdán pedig a szerviztechnikus üzenetben kérdezi meg a címet. Agnieszka egy hét alatt 31 „hol van ez?” kezdetű kérdést és három ügyfeleknek szóló bocsánatkérést jegyez fel.
Mennyibe kerül a keresgélés és a váltogatás
Gloria Mark 2005-ös kutatásában átlagosan körülbelül 25 percbe telt visszatérni egy megszakított ügyhöz. A McKinsey Global Institute becslése szerint pedig az e-mailek kezelése, valamint az információk vagy személyek keresése együttesen a munkahét körülbelül 47 százalékát emésztette fel.
Gloria Mark, Victor González és Justin Harris 24 irodai dolgozót figyelt meg. A „No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work” című tanulmány szerint a résztvevők átlagosan 11 percig foglalkoztak egy üggyel, az ügyek 57 százalékát megszakították, a félbehagyott munkához pedig átlagosan 25 perc után tértek vissza.
Egy 2008-as kutatásban Gloria Mark csapata azt vizsgálta, mi történik, amikor megszakítják az e-mailekkel kapcsolatos munkát. A résztvevők akár gyorsabban is végeztek a feladatokkal, de ennek ára a nagyobb stressz, frusztráció, erőfeszítés és időnyomás volt. A gyorsabb tempó nem jelentett nyugodtabb munkát, ahogyan azt a „The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress” című tanulmány bemutatja.
A „The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies” című jelentésben a McKinsey Global Institute 2012-ben úgy becsülte, hogy a munkatársak a munkahét körülbelül 28 százalékát e-mailek kezelésével töltötték. További 19 százalékot vett igénybe az információk vagy az azokat átadni képes személyek keresése.
A Microsoft 2023-ban 31 ország 31 ezer lakosát kérdezte meg a munkavégzés módjáról. A válaszadók 62 százaléka mondta azt, hogy túl sok időt tölt információkereséssel a „Work Trend Index Annual Report: Will AI Fix Work?” című jelentés szerint. A különböző évekből származó eredmények ugyanazt a problémát mutatják: a keresés és a feladatok közötti váltás elveszi az érdemi munkához szükséges időt.
Az egy hely szabálya nem jelent egyetlen csatornát
Minden ügyhöz egyetlen beszélgetésszál tartozzon, amelyben a döntések, a fájlok és a munka aktuális állapota is megtalálható. Nem kell megtiltanod a telefonhívásokat vagy az e-maileket - azt kell meghatároznod, hogy mit tegyen a csapat a beszélgetés befejezése után.
Egy jó beszélgetésszálnak van neve és vannak hozzá rendelt személyek. Az ügy mellett tárolja a beszélgetést, és rögzíti a változtatásokat. Egy hónap múlva is megtalálhatod. Ha az ügyfél hétfőn telefonál, még aznap kerüljön két mondat a beszélgetésből erre a helyre.
A Task Managerben ilyen beszélgetésszál lehet egy határidővel és beszélgetéssel rendelkező feladat. Van tárgya, teljes funkcionalitású szerkesztőben megadható leírása, normál vagy magas prioritása, időponttal vagy anélkül beállítható határideje, valamint hozzárendelt személyei. Az ügy adatlapja alatt megmarad a csapat beszélgetése.
Amikor Marek kedd helyett csütörtökre teszi át a szervizelést, a program az előző értékkel együtt rögzíti a határidő módosítását. Az állapot, a prioritás és a név változását, valamint egy személy hozzáadását vagy eltávolítását is menti. Nem kell külön leírni, hogy „figyelem, áttettem”.
A feladat színe is információt közvetít: a piros lejárt ügyet, a kék ma esedékes ügyet, a zöld határidőn belüli ügyet, a szürke pedig határidő nélküli vagy lezárt ügyet jelent. A „Mára” és a „Lejárt” csempék egyszerre működnek számlálóként és szűrőként.
Hogyan kerüljenek át a megbeszéltek a csatornákból egyetlen beszélgetésszálba
Minden bejövő csatorna megmaradhat, de a megállapodásnak az ügy beszélgetésszálába kell kerülnie. Az alábbi táblázat megmutatja, mit érdemes rögzíteni egy telefonhívás, e-mail, találkozó vagy fájlcsere után.
| Hol vész el | Miért vész el | Hol lenne a helye |
|---|---|---|
| Telefonhívás az ügyféltől | Egy ember fejében marad | Két mondat a feladat beszélgetésszálában, közvetlenül a hívás után |
| Levél egy személynek | A csapat többi tagja nem látja | A Feladathoz kapcsolódó e-mail-szál, a lényeg pedig átvezetve a beszélgetésszálba |
| Privát üzenetküldő | Az ügy összekeveredik más beszélgetésekkel | Munkaterület-csevegés vagy feladat beszélgetésszála |
| A „wycena_final_v3.xlsx” fájl | Senki sem tudja, melyik verzió az érvényes | Melléklet a feladat beszélgetésszálában, fájlonként legfeljebb 100 MB |
| Megbeszélésen született megállapodás | Mindenki másképp emlékezett rá | Megosztott jegyzet, a teendőt igénylő döntések pedig átkerültek a feladatokba |
| „Az a kék elem a jobb oldalon” leírás | Öt mondat helyettesít egyetlen pontos megjelölést | Képernyőkép a Rajzolj funkcióval készített jelöléssel |
| A határidő menet közbeni módosítása | Nincs nyoma az előző dátumnak | A feladat határidejének módosítása, rendszerüzenetben rögzítve |
A mellékleteket a gemkapocs ikonnal, a fájl behúzásával vagy a vágólapról való beillesztéssel adhatod hozzá a feladathoz. A beszélgetésszál fejlécében található „Fájlok” gemkapocs az ügy összes mellékletét megnyitja, beleértve a korábbi üzenetekben szereplőket is.
Kezdetnek öt szabály is elég
A csapat egyetlen félórás megbeszélésen bevezetheti az egy hely elvét. A szabályoknak nem kell minden kivételre kitérniük - az a céljuk, hogy másnaptól mindenki ugyanazt az eljárást kövesse.
Marek öt szabályban állapodik meg a Termoserwis csapatával:
- Minden ügyfélügyhöz létrejön egy feladat, amelyet az első üzenetet fogadó személy hoz létre.
- A telefonhívás után két mondatban rögzíted a beszélgetésszálban, hogy ki telefonált, miben állapodtatok meg, és mi a következő lépés.
- Az e-mailt összekapcsolod a feladattal, a csapat számára szükséges információkat pedig bemásolod a beszélgetésszálba.
- A döntést kedvencként jelölöd meg. Az ilyen üzenet aranyszínű sávot és hátteret kap, így könnyen megtalálható, amikor visszatérsz az ügyhöz.
- Mielőtt megkérdeznéd, hogy „hol van?”, használod a keresést. Ha nincs találat, az azt jelenti, hogy a megállapodás nem került be a közös helyre.
Két hét elteltével Agnieszka ismét megszámolja a kérdéseket. Ebben az összetett példában a számuk 31-ről 9-re, az ügyfeleknek szóló bocsánatkérések száma pedig háromról nullára csökken. Ezek a számok a mérés módját szemléltetik, nem ígért eredményt jelentenek.
A Task Manager az üzenettől a feladatig vezeti a folyamatot
Ola fogadja az üzenetet, átírja a lényegét a feladatba, egy héttel később pedig Marek a Kereső segítségével találja meg az ügyet. A Levelezés, a Feladatok, a Jegyzetek, a keresés és az értesítések egyetlen programban támogatják a folyamat egymást követő lépéseit.
Az e-mail privát marad, a lényeg pedig bekerül a feladatba
Ez egy különálló példa, amely nem kapcsolódik a Termoserwishez. Hétfőn a Delta Meble reklamációja megérkezik Ola postafiókjába. Ha kizárólag a levelezésben marad, a többiek csak akkor értesülnek az ügyről, amikor az ügyfél újra telefonál.
A Levelezés a Task Managerben modul lehetővé teszi az IMAP- és SMTP-szabványokat, vagyis az e-mailek fogadásának és küldésének általános mechanizmusait használó postafiókok üzeneteinek olvasását és küldését. Mindez ugyanabban az ablakban történik, mint a feladatok kezelése. A Levelezés a Fájlokhoz és az Automatizálásokhoz hasonlóan a Pro változat része. Az e-mail-szálat összekapcsolhatod egy Munkaterülettel, feladattal vagy csevegéssel, ez azonban csak navigációs hivatkozás a postafiók tulajdonosa számára, és nem osztja meg a tartalmat a csapattal. A postafiók privát marad, még az adminisztrátor sem látja.
Ola ezért átírja a reklamáció lényegét a feladatba. Egyetlen kattintással az e-mail-szál összes mellékletét is elmentheti a Fájlok modulba, amely - a Levelezéshez és az Automatizálásokhoz hasonlóan - a Pro változat része.
A megjelölt képernyőkép kiváltja a hely leírását
Szerdán Paweł lefényképezi a vezérlőt, és írni kezd: „a hiba bal oldalon, a második gomb alatt található”. Ahelyett, hogy további mondatokat írna, megnyitja az üzenetben kapott képet, megjelöli a helyet, és válaszként beilleszti a grafikát.
A Rajzolj funkcióval kézzel rajzolt ábrát is készíthetsz a nulláról, vagy használhatsz feltöltött hátteret. A kép ugyanabban a beszélgetésszálban marad, mint a kérdés és a válasz.
A Jegyzet összefoglalja a megbeszélést, a feladat pedig elindítja a munkát
Kasia a pénteki egyeztetés jegyzőkönyvét a Jegyzetekben készíti el, majd megtekintésre vagy szerkesztésre megosztja a csapattal. A jegyzet az írás megszakítása után egy másodperccel automatikusan mentődik.
Minden jegyzet privát marad, amíg a tulajdonosa meg nem osztja. A Munkaterülethez rendelés csak címkeként működik, és nem ad hozzáférést, így még az adminisztrátor sem látja. Kasia a végrehajtást igénylő döntéseket áthelyezi a feladatokba.
A keresés kiváltja a csevegésben feltett kérdést
Marek a „Swarzędz” szót írja be a nagyítóval jelölt mezőbe ahelyett, hogy az egész csapatot megkérdezné az ügyfél címéről. A keresés a feladatok és a csevegések nevére, a Jegyzetekben és a Fájlokban pedig a tartalomra is kiterjed.
A lista felett állapot, prioritás, határidő, kedvencnek jelölés és típus szerint is szűrheti az ügyeket. Ez nem pótolja azt az információt, amelyet senki sem rögzített, de gyorsan megmutatja a hiányt.
Az értesítések egy helyen gyűjtik össze mindazt, ami intézkedést igényel
Az Értesítési központ a képernyő szélén elhelyezkedő szigetként jelenik meg. Számlálókat mutat a levelezéshez, a feladatokhoz, a beszélgetésekhez, az említésekhez, a naptárhoz, a megosztott elemekhez és az AI-asszisztenshez, és minden kategória külön kikapcsolható.
Naponta egyszer megjelenik a reggeli összefoglaló a napi teendők kattintható listájával. A program az események előtt 15 perccel, a feladatok határideje előtt pedig egy órával is emlékeztet. Ahhoz, hogy az alkalmazás bezárása után is elküldje az e-mailes emlékeztetőket, a szerveren működnie kell a CRON-nak, vagyis az ütemezett feladat rendszeres elindításának. Enélkül az üzenetek akkor kerülnek kiküldésre, amikor valaki használja a programot.
Az egy hely nem feltétlenül jelent újabb előfizetést
A Task Manager a vállalat szerverére telepíthető, és egy szokásos megosztott tárhely is elegendő hozzá. A szerveren PHP 8.1+ verziónak, valamint MySQL- vagy MariaDB-adatbázisnak kell rendelkezésre állnia.
A licencet a munkaállomások száma alapján egyszeri díjért vásárolod meg, és örökös licencként használhatod, felhasználónkénti előfizetési díj nélkül. Az ár 12 hónapnyi frissítést tartalmaz. Ezt követően megújíthatod a hozzáférést az új verziókhoz, vagy további díjak nélkül használhatod tovább a meglévő verziót.
A Starter csomag legfeljebb 8 főt fed le, és 690 zł-ba kerül a Standard csomagban. A Classic csomag legfeljebb 20 fős, a Max csomag legfeljebb 35 fős csapatokat szolgál ki, a nagyobb csapatok pedig az Enterprise csomagot választhatják, egyedi árazással. A Pro csomag hozzáadja a Levelezést, Fájlokat, Automatizálásokat, AES-256 tartalomtitkosítást és az AI tudásbázist; a Starter csomag Pro változata 1 990 zł-ba kerül.
Mit ne tegyél az első héten
Ne a vállalat teljes archívumának áthelyezésével kezdd. Először a folyamatban lévő ügyekre alkalmazd a szabályt, és ellenőrizd, hogy a csapat ott rögzíti-e az új megállapodásokat, ahol később keresni fogja őket.
Hozz létre egyetlen Munkaterületet a csapat vagy a munkaterület számára, például Szerviz, Értékesítés vagy Iroda néven. Ne hozz létre külön Munkaterületet minden ügyfélnek, ha az ügyfél egyszerűen feladatként is kezelhető.
Két hét elteltével számold össze a „hol van?” kérdéseket, és hasonlítsd össze az eredményt az első hét adataival. Ha általánosságban is csökkenteni szeretnéd a használt alkalmazások számát, ismerd meg az öt helyett egyetlen program elvét. A napi bontású bevezetési tervet a Task Managerrel töltött első hétről szóló útmutatóban találod.
Mit teszel holnap
Holnap válassz ki egy folyamatban lévő ügyet, hozz létre hozzá egy feladatot, és az első telefonhívás után két mondatban rögzítsd a beszélgetésszálban a lényeget. Ha példaadatokkal is szeretnéd látni ezt a felépítést, nyisd meg a Demo verziót.
Gyakori kérdések
Az egy hely elve tiltja a leveleket és a telefonhívásokat?
Nem, a telefon és az e-mail továbbra is lehet bejövő csatorna. A beszélgetés után rögzíted a lényeget az ügy beszélgetésszálában, az e-mail-szálat pedig összekapcsolhatod a feladattal.
Ha összekapcsolsz egy e-mailt egy feladattal, annak tartalma az egész csapat számára látható lesz?
Nem, a postafiók privát marad, még az adminisztrátor sem látja más levelezését. Az összekapcsolás csak navigációs parancsikon; a csapat a feladatba átírt információkat vagy a Fájlokba mentett mellékleteket kapja meg.
Mennyi időbe telik bevezetni az egy hely szabályát egy kis csapatban?
A szabályokat egy félórás megbeszélésen meghatározhatjátok, majd két héten át következetesen alkalmazhatjátok őket. Ezután számoljátok össze a „hol van ez?” kérdéseket, és pontosítsátok a még mindig bizonytalan szabályokat.
Mi legyen azokkal a korábbi megbeszélésekkel, amelyek a bevezetés előtt vesztek el?
A lezárt ügyeket hagyd a meglévő archívumokban. Minden nyitott ügyhöz hozz létre egy beszélgetésszálat egy tömör, dátummal ellátott „jelenlegi állapot” bejegyzéssel, ahelyett, hogy a teljes előzményt áthelyeznéd.
Szüksége van a Task Managernek AI-ra ahhoz, hogy a csapatban ne vesszenek el a megbeszéltek?
Nem, a feladatok, csevegések, Jegyzetek, Rajzolj, a keresés és az Értesítési központ AI nélkül is működik. Az AI-asszisztenst opcionálisan, saját OpenAI-, Google Gemini-, Anthropic Claude- vagy xAI Grok-kulccsal csatlakoztathatod, és közvetlenül a szolgáltatónak fizetsz.
Források
- Gloria Mark, Victor M. González, Justin Harris, „No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work”, CHI 2005 (hozzáférés: 2026-09-22)
- Gloria Mark, Daniela Gudith, Ulrich Klocke, „The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress”, CHI 2008 (hozzáférés: 2026-09-22)
- McKinsey Global Institute, „The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies”, 2012. július (hozzáférés: 2026-09-22)
- Microsoft, „Work Trend Index Annual Report: Will AI Fix Work?”, 2023. május 9. (hozzáférés: 2026-09-22)
- Task Manager, „Feladatok” (hozzáférés: 2026-09-22)
- Task Manager, „Levelezés” (hozzáférés: 2026-09-22)
- Task Manager, „Jegyzetek” (hozzáférés: 2026-09-22)
- Task Manager, „Értesítési központ” (hozzáférés: 2026-09-22)
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
