Ein Kunde ruft Tomek an, Tomek schreibt Agnieszka über den Messenger und Agnieszka leitet den Vorgang per E-Mail an einen Servicetechniker weiter. Der Servicetechniker notiert den Termin auf einem Zettel im Auto. Drei Tage später weiß niemand mehr, ob der Kunde um Dienstag oder Mittwoch gebeten hat. So gehen Absprachen im Team verloren, obwohl jede Person ihren Teil der Arbeit erledigt hat.
Wo Absprachen wirklich verloren gehen
Absprachen gehen an den Übergängen zwischen Kanälen verloren: nach einem Telefonat, vor dem Senden einer E-Mail und bei der Übergabe eines Vorgangs an die nächste Person. Das Telefon oder der Messenger selbst ist nicht das Problem - problematisch wird es, wenn nirgendwo der vollständige Verlauf des Vorgangs zu finden ist.
Stellen Sie sich Termoserwis vor, ein achtköpfiges Unternehmen für die Wartung von Klimaanlagen und Wärmepumpen. Marek leitet das Unternehmen, Agnieszka und Kasia arbeiten im Büro, Tomek ist im Vertrieb tätig und vier Servicetechniker fahren zu den Kunden. Dieses Beispiel setzt sich aus Situationen zusammen, die in mehreren Unternehmen vorkommen, und ist kein Forschungsergebnis.
Am Montag nennt ein Kunde Tomek telefonisch einen neuen Termin. Am Dienstag sucht Agnieszka in den E-Mails nach einem früheren Angebot, und am Mittwoch fragt ein Servicetechniker über den Messenger nach der Adresse. Im Laufe einer Woche notiert Agnieszka 31 Fragen, die mit „Wo finde ich das?“ beginnen, sowie drei Entschuldigungen bei Kunden.
Was Suchen und Wechseln kostet
In der Studie von Gloria Mark aus dem Jahr 2005 dauerte es durchschnittlich etwa 25 Minuten, bis ein unterbrochener Vorgang wieder aufgenommen wurde. Das McKinsey Global Institute schätzte wiederum, dass die Bearbeitung von E-Mails und die Suche nach Informationen oder Personen zusammen etwa 47 Prozent der Arbeitswoche beanspruchten.
Gloria Mark, Victor González und Justin Harris beobachteten 24 Büroangestellte. Laut der Publikation „No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work” arbeiteten die untersuchten Personen durchschnittlich 11 Minuten an einem Vorgang, 57 Prozent der Vorgänge wurden unterbrochen und die unterbrochene Arbeit wurde im Durchschnitt nach 25 Minuten wieder aufgenommen.
In einer Studie aus dem Jahr 2008 untersuchte das Team von Gloria Mark, was bei Unterbrechungen der E-Mail-Arbeit geschieht. Die Teilnehmenden erledigten Aufgaben teilweise sogar schneller, bezahlten dafür jedoch mit mehr Stress, Frustration, Anstrengung und Zeitdruck. Das höhere Tempo führte nicht zu entspannterem Arbeiten, wie die Publikation „The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress” beschreibt.
Im Bericht „The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies” schätzte das McKinsey Global Institute im Jahr 2012, dass Beschäftigte etwa 28 Prozent ihrer Arbeitswoche mit der Bearbeitung von E-Mails verbrachten. Weitere 19 Prozent entfielen auf die Suche nach Informationen oder nach Personen, die diese bereitstellen konnten.
Microsoft befragte im Jahr 2023 31 Tausend Personen aus 31 Ländern zu ihrer Arbeitsweise. Laut dem Bericht „Work Trend Index Annual Report: Will AI Fix Work?” gaben 62 Prozent der Befragten an, zu viel Zeit mit der Suche nach Informationen zu verbringen. Die Ergebnisse aus verschiedenen Jahren zeigen dasselbe Problem: Suchen und Wechseln beanspruchen Zeit, die für die eigentliche Arbeit benötigt wird.
Ein zentraler Ort bedeutet nicht nur einen einzigen Kanal
Jeder Vorgang sollte einen Thread haben, in dem Entscheidungen, Dateien und der aktuelle Arbeitsstand zusammenlaufen. Sie müssen Telefonate oder E-Mails nicht verbieten - Sie müssen festlegen, was das Team nach einem Gespräch tut.
Ein guter Thread hat einen Namen und zugewiesene Personen. Er speichert das Gespräch zum Vorgang und protokolliert Änderungen. Auch nach einem Monat können Sie ihn noch finden. Wenn ein Kunde am Montag anruft, sollten noch am selben Tag zwei Sätze aus dem Gespräch dort festgehalten werden.
Im Task Manager kann ein Aufgabe mit Fälligkeitsdatum und Gespräch als solcher Thread dienen. Sie hat ein Thema, eine Beschreibung in einem vollwertigen Editor, eine normale oder hohe Priorität, ein Fälligkeitsdatum mit oder ohne Uhrzeit sowie zugewiesene Personen. Unter der Vorgangskarte bleibt das Gespräch des Teams erhalten.
Wenn Marek den Servicetermin von Dienstag auf Donnerstag verschiebt, speichert das Programm die Änderung des Fälligkeitsdatums zusammen mit dem vorherigen Wert. Auch Änderungen an Status, Priorität und Name sowie das Hinzufügen oder Entfernen einer Person werden gespeichert. Eine zusätzliche Nachricht wie „Achtung, ich habe den Termin verschoben“ ist nicht erforderlich.
Auch die Farbe der Aufgabe vermittelt Informationen: Rot kennzeichnet einen überfälligen Vorgang, Blau einen heute fälligen Vorgang, Grün einen fristgerechten Vorgang und Grau einen Vorgang ohne Fälligkeitsdatum oder einen abgeschlossenen Vorgang. Die Kacheln „Heute“ und „Überfällig“ dienen gleichzeitig als Zähler und Filter.
So übertragen Sie Absprachen aus verschiedenen Kanälen in einen Thread
Jeder Eingangskanal kann bestehen bleiben, aber die Absprachen sollten in den zugehörigen Thread übertragen werden. Die folgende Tabelle zeigt, was Sie nach einem Telefonat, einer E-Mail, einer Besprechung oder dem Austausch einer Datei festhalten sollten.
| Wo Informationen verloren gehen | Warum sie verloren geht | Wo sie hingehört |
|---|---|---|
| Anruf vom Kunden | Bleibt im Kopf einer Person | Zwei Sätze im Aufgaben-Thread gleich nach dem Gespräch |
| E-Mail an eine Person | Der Rest des Teams sieht sie nicht | Der E-Mail-Thread wird mit der Aufgabe verknüpft und das Wesentliche in den Thread übertragen |
| Privater Messenger | Der Vorgang vermischt sich mit anderen Gesprächen | Arbeitsbereich-Chat oder Aufgaben-Thread |
| Datei „wycena_final_v3.xlsx” | Niemand weiß, welche Version gültig ist | Anhang im Aufgaben-Thread, bis zu 100 MB pro Datei |
| Absprache aus dem Meeting | Jede Person hat sich etwas anderes gemerkt | Geteilte Notiz, während Entscheidungen, die eine Handlung erfordern, in Aufgaben übertragen werden |
| Beschreibung „das blaue Element rechts“ | Fünf Sätze ersetzen einen einzigen Hinweis | Screenshot mit einer über die Funktion Zeichnen hinzugefügten Markierung |
| Kurzfristige Änderung des Fälligkeitsdatums | Die vorherige Datumsangabe ist nicht mehr nachvollziehbar | Änderung des Fälligkeitsdatums einer Aufgabe, dokumentiert durch eine Systemnachricht |
Anhänge fügen Sie einer Aufgabe über die Büroklammer, per Drag-and-drop oder aus der Zwischenablage hinzu. Die Büroklammer „Dateien“ im Thread-Kopf öffnet eine Übersicht aller Anhänge zu diesem Vorgang, einschließlich der Anhänge aus älteren Nachrichten.
Fünf Regeln reichen für den Anfang
Das Team kann die zentrale Ablage in einem einzigen halbstündigen Meeting einführen. Die Regeln müssen nicht jede Ausnahme abdecken - sie sollen allen ab dem nächsten Tag eine einheitliche Vorgehensweise geben.
Marek vereinbart mit dem Team von Termoserwis fünf Regeln:
- Für jeden Kundenvorgang wird eine Aufgabe angelegt - und zwar von der Person, die die erste Nachricht erhält.
- Nach einem Telefonat halten Sie im Thread in zwei Sätzen fest, wer angerufen hat, was vereinbart wurde und was als Nächstes zu tun ist.
- Sie verknüpfen die E-Mail mit der Aufgabe und übertragen die Informationen, die das Team benötigt, in den Thread.
- Sie markieren die Entscheidung als Favorit. Die Nachricht erhält dadurch einen goldenen Balken und Hintergrund, sodass sie bei der späteren Rückkehr zum Vorgang leicht zu finden ist.
- Bevor Sie fragen: „Wo ist das?“, nutzen Sie die Suche. Kein Ergebnis bedeutet, dass die Absprache nicht am gemeinsamen Ort dokumentiert wurde.
Nach zwei Wochen zählt Agnieszka die Fragen erneut. In diesem ausführlichen Beispiel sinkt ihre Zahl von 31 auf 9 und die Zahl der Entschuldigungen gegenüber Kunden von drei auf null. Diese Zahlen veranschaulichen die Messmethode und sind kein versprochenes Ergebnis.
Task Manager führt von der Nachricht zur Aufgabe
Ola erhält eine Nachricht und überträgt das Wesentliche in eine Aufgabe. Eine Woche später findet Marek den Vorgang über die Suche. E-Mail, Aufgaben, Notizen, Suche und Benachrichtigungen unterstützen die einzelnen Schritte dieses Ablaufs in einem einzigen Programm.
Die E-Mail bleibt privat, das Wesentliche kommt in die Aufgabe
Dies ist ein separates Beispiel ohne Bezug zu Termoserwis. Am Montag geht eine Reklamation von Delta Meble in Olas Postfach ein. Wenn sie ausschließlich dort bleibt, erfährt der Rest des Teams erst davon, wenn der Kunde erneut anruft.
Mit dem Modul E-Mail in Task Manager können Sie Nachrichten aus Postfächern lesen und versenden, die die Standards IMAP und SMTP verwenden - also die üblichen Verfahren zum Empfangen und Versenden von E-Mails. Alles geschieht im selben Fenster wie die Aufgaben. E-Mail gehört ebenso wie Dateien und Automatisierungen zur Pro-Version. Sie können einen E-Mail-Thread mit einem Arbeitsbereich, einer Aufgabe oder einem Chat verknüpfen. Dies ist jedoch lediglich eine Navigationshilfe für den Postfachinhaber und gibt dem Team keinen Zugriff auf den Inhalt. Das Postfach bleibt privat und ist selbst für den Administrator nicht sichtbar.
Ola überträgt daher das Wesentliche der Reklamation in eine Aufgabe. Mit einem Klick kann sie außerdem alle Anhänge des Threads im Modul Dateien speichern, das ebenso wie E-Mail und Automatisierungen zur Pro-Version gehört.
Ein markierter Screenshot ersetzt die Beschreibung der Position
Am Mittwoch fotografiert Paweł das Steuergerät und beginnt zu schreiben: „Der Fehler ist links unter der zweiten Taste.“ Statt weitere Sätze hinzuzufügen, öffnet er das Bild aus der Nachricht, markiert die Stelle und fügt die Grafik als Antwort ein.
Mit der Funktion Zeichnen können Sie auch eine Freihandzeichnung von Grund auf erstellen oder einen hochgeladenen Hintergrund verwenden. Das Bild bleibt im selben Thread wie die Frage und die Antwort.
Die Notiz fasst das Meeting zusammen, die Aufgabe setzt die Arbeit in Gang
Kasia hält das Freitagsmeeting in den Notizen fest und gibt die Notiz für das Team zur Ansicht oder Bearbeitung frei. Die Notiz wird automatisch eine Sekunde nach Ende der Eingabe gespeichert.
Jede Notiz ist privat, bis der Eigentümer sie freigibt. Die Zuordnung zu einem Arbeitsbereich dient lediglich als Kennzeichnung und gewährt keinen Zugriff. Auch der Administrator kann die Notiz nicht sehen. Entscheidungen, die umgesetzt werden müssen, überträgt Kasia in Aufgaben.
Die Suche ersetzt die Frage im Chat
Marek gibt „Swarzędz“ in das Feld mit der Lupe ein, statt das ganze Team nach der Kundenadresse zu fragen. Die Suche berücksichtigt die Namen von Aufgaben und Chats sowie bei Notizen und Dateien auch deren Inhalte.
Oberhalb der Liste kann er die Vorgänge zusätzlich nach Status, Priorität, Fälligkeitsdatum, Favoritenmarkierung und Typ filtern. Informationen, die niemand dokumentiert hat, lassen sich damit nicht wiederherstellen - doch die Lücke wird schnell sichtbar.
Benachrichtigungen bündeln alles, was eine Reaktion erfordert
Das Benachrichtigungscenter erscheint als Insel am Bildschirmrand. Es zeigt Zähler für E-Mails, Aufgaben, Unterhaltungen, Erwähnungen, den Kalender, freigegebene Elemente und den KI-Assistenten. Jede Kategorie lässt sich separat deaktivieren.
Einmal täglich erscheint ein Morgenbriefing mit einer anklickbaren Tagesübersicht. Das Programm erinnert außerdem 15 Minuten vor einem Ereignis und eine Stunde vor dem Fälligkeitsdatum einer Aufgabe. Damit E-Mail-Erinnerungen auch bei geschlossener Anwendung versendet werden, muss auf dem Server CRON eingerichtet sein, das geplante Aufgaben regelmäßig ausführt. Andernfalls werden die Nachrichten versendet, sobald jemand das Programm nutzt.
Ein zentraler Ort muss kein weiteres Abo bedeuten
Task Manager wird auf dem Server des Unternehmens installiert, wobei gewöhnliches Shared Hosting ausreicht. Der Server benötigt PHP 8.1+ sowie eine MySQL- oder MariaDB-Datenbank.
Sie erwerben die Lizenz einmalig für die gewünschte Anzahl an Arbeitsplätzen und nutzen sie dauerhaft - ohne Abo pro Benutzer. Der Preis umfasst 12 Monate Updates. Nach diesem Zeitraum können Sie den Zugriff auf neue Versionen verlängern oder ohne weitere Gebühren mit Ihrer vorhandenen Version weiterarbeiten.
Der Plan Starter umfasst bis zu 8 Personen und kostet 690 PLN in der Standard-Variante. Der Plan Classic unterstützt bis zu 20 Personen, der Plan Max bis zu 35 Personen, und größere Teams nutzen den Plan Enterprise mit individuellem Angebot. Die Pro-Variante fügt E-Mail, Dateien, Automatisierungen, AES-256-Inhaltsverschlüsselung und die KI-Wissensdatenbank hinzu; der Plan Starter kostet in der Pro-Variante 1.990 PLN.
Was Sie in der ersten Woche nicht tun sollten
Beginnen Sie nicht damit, das gesamte Unternehmensarchiv zu übertragen. Wenden Sie die Regel zunächst auf offene Vorgänge an und prüfen Sie, ob das Team neue Absprachen dort dokumentiert, wo es später danach suchen wird.
Erstellen Sie einen Arbeitsbereich für das Team oder einen Arbeitsbereich wie Service, Vertrieb oder Büro. Legen Sie nicht für jeden Kunden einen separaten Bereich an, wenn der Kunde einfach als Aufgabe erfasst werden kann.
Zählen Sie nach zwei Wochen die Fragen „Wo ist das?“ und vergleichen Sie das Ergebnis mit der ersten Woche. Wenn Sie die Anzahl der verwendeten Apps umfassender reduzieren möchten, lesen Sie den Ansatz ein Programm statt fünf. Einen Tagesplan für die Einführung finden Sie in der Anleitung zur ersten Woche mit Task Manager.
Was Sie morgen tun können
Wählen Sie morgen einen offenen Vorgang aus, legen Sie dafür eine Aufgabe an und halten Sie nach dem ersten Telefonat zwei Sätze im Thread fest. Wenn Sie diesen Aufbau mit Beispieldaten sehen möchten, öffnen Sie die Demo.
Häufig gestellte Fragen
Bedeutet das Prinzip des einen Ortes ein Verbot von E-Mails und Telefonaten?
Nein, Telefon und E-Mail können weiterhin als Eingangskanäle dienen. Nach dem Gespräch halten Sie das Wesentliche im zugehörigen Thread fest, und einen E-Mail-Thread können Sie mit einer Aufgabe verknüpfen.
Wird der Inhalt einer E-Mail durch die Verknüpfung mit einer Aufgabe für das gesamte Team sichtbar?
Nein, das Postfach bleibt privat. Selbst Administratoren können die E-Mails anderer Personen nicht sehen. Die Verknüpfung dient lediglich der Navigation. Das Team erhält die Informationen, die in die Aufgabe übertragen wurden, oder die unter Dateien gespeicherten Anhänge.
Wie lange dauert es, das Prinzip des zentralen Ortes in einem kleinen Team einzuführen?
Sie können die Regeln in einer halbstündigen Besprechung festlegen und sie anschließend zwei Wochen lang konsequent anwenden. Zählen Sie danach die Fragen wie „Wo finde ich das?“ und überarbeiten Sie die Regeln, die weiterhin unklar sind.
Was können Sie tun, wenn Absprachen aus der Zeit vor der Einführung nicht mehr auffindbar sind?
Lassen Sie abgeschlossene Vorgänge in den bisherigen Archiven. Erstellen Sie für jeden offenen Vorgang einen Thread mit einem kurzen Eintrag zum „aktuellen Stand“ und einem Datum, anstatt den gesamten Verlauf zu übertragen.
Benötigt Task Manager KI, damit Absprachen im Team nicht verloren gehen?
Nein, Aufgaben, Chats, Notizen, Zeichnen, Suche und Benachrichtigungscenter funktionieren ohne KI. Den KI-Assistenten können Sie optional mit Ihrem eigenen API-Schlüssel von OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok verbinden und direkt mit dem Anbieter abrechnen.
Quellen
- Gloria Mark, Victor M. González, Justin Harris, „No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work“, CHI 2005 (abgerufen am: 2026-09-22)
- Gloria Mark, Daniela Gudith, Ulrich Klocke, „The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress“, CHI 2008 (abgerufen am: 2026-09-22)
- McKinsey Global Institute, „The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies“, Juli 2012 (abgerufen am: 2026-09-22)
- Microsoft, „Work Trend Index Annual Report: Will AI Fix Work?“, 9. Mai 2023 (abgerufen am: 2026-09-22)
- Task Manager, „Aufgaben“ (abgerufen am: 2026-09-22)
- Task Manager, „E-Mail“ (abgerufen am: 2026-09-22)
- Task Manager, „Notizen“ (abgerufen am: 2026-09-22)
- Task Manager, „Benachrichtigungscenter“ (abgerufen am: 2026-09-22)
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
