Am Montagmorgen sucht Marta, Inhaberin eines Planungsbüros mit 11 Mitarbeitern, Antworten auf drei Fragen: Was ist überfällig, woran wird gerade gearbeitet und wer wartet auf ihre Entscheidung? Sie muss nicht wissen, um welche Uhrzeit Kasia ihren Laptop aufgeklappt hat. Eine gute Software zur Verwaltung von Mitarbeiteraufgaben zeigt den Stand der Dinge, nicht den privaten Tag jeder einzelnen Person.
Der Chef braucht ein Bild der Arbeit, kein Bild der Menschen
Um ein Team zu führen, müssen Sie Termine, Aufgabenstatus und Änderungen an Vereinbarungen sehen. Die Uhrzeit der Anmeldung oder der Inhalt einer privaten Notiz beantwortet nicht die Frage, ob das Mockup am Donnerstag fertig sein wird.
| Die Frage, die bei der Entscheidung hilft | Die Information, die sie nicht beantwortet |
|---|---|
| Welche Aufgabe ist überfällig? | Um welche Uhrzeit hat der Mitarbeiter den Computer eingeschaltet? |
| Wer ist für die Erstellung des Mockups verantwortlich? | Wie oft hat er die Aufgabenseite geöffnet? |
| Wann wurde der Termin verschoben und von wem? | Was hat er in seinem privaten Entwurf notiert? |
| Welcher Arbeitspunkt wurde erledigt? | Wie lange hatte er das Programmfenster geöffnet? |
Beginnen Sie damit festzulegen, welche Entscheidungen Sie jede Woche treffen. Eine umfassendere Methode zur Strukturierung der Arbeit beschreibt der Leitfaden zum Aufgabenmanagement im Unternehmen.
Eine Software zur Verwaltung von Mitarbeiteraufgaben sollte vier Dinge zeigen
Legen Sie bei jeder Angelegenheit den Termin, die verantwortliche Person, den aktuellen Status und die Änderungshistorie fest. Das ist eine Regel der Teamarbeit, keine Anforderung eines bestimmten Programms: Sie können mit einer Tabelle beginnen, doch dann muss jemand darauf achten, dass die Einträge aktuell bleiben.
Der Termin unterscheidet eine dringende Angelegenheit von einer, die nur häufig im Gespräch wiederkehrt. Die verantwortliche Person sollten Sie auch dann benennen, wenn mehrere Personen an der Aufgabe arbeiten - so wissen Sie, an wen Sie sich mit einer Frage zum Ganzen wenden können. Der Status sollte sich bei der Arbeit selbst ändern lassen, nicht erst beim Schreiben eines separaten Berichts.
Wenn sich der Termin von Dienstag auf Donnerstag ändert, ist nicht nur das neue Datum wichtig, sondern auch die Information, wann und von wem es geändert wurde. Prüfen Sie bei der Wahl einer App für Mitarbeiteraufgaben also nicht die Anzahl der verfügbaren Diagramme, sondern ob Sie diese vier Informationen direkt bei der Angelegenheit finden.
Der Montagsüberblick beginnt bei den Terminen
In Task Manager kann Marta den Überblick mit der Kachel „Überfällig“ beginnen: Die Zahl darauf zeigt, wie viele Aufgaben der Filter umfasst, und ein Klick schränkt die Liste ein. Die Kachel „Heute fällig“ funktioniert genauso; ein erneuter Klick auf eine aktive Kachel hebt den Filter auf.
Nehmen wir an, Marta sieht am Montag 3 überfällige und 6 heute fällige Aufgaben. Der rote Balken bedeutet einen verstrichenen Termin, der blaue eine Aufgabe für heute, der grüne einen Termin in den kommenden Tagen und der graue keinen Termin oder eine abgeschlossene Angelegenheit. Erledigte und stornierte Aufgaben erhöhen die Zahl der verspäteten nicht, selbst wenn ihr früheres Datum bereits verstrichen ist.
Am rechten Rand der Karte zeigt ein Kreis die Anzahl der Tage bis zum Termin oder danach. Das genaue Datum sehen Sie, wenn Sie mit dem Mauszeiger darüberfahren. Geben Sie ein Datum ohne Uhrzeit ein, bleibt die Aufgabe bis zum Ende dieses Tages „heute fällig“. Der Ring neben dem Titel zeigt den Status, und ein orangefarbener Punkt hebt eine hohe Priorität hervor. Dieselben Regeln zur Terminkennzeichnung gelten auf dem Board und im Listenbereich des Kalenders.
Allein aus den Farben erfahren Sie jedoch nicht, warum die Arbeit ins Stocken geraten ist. Dafür gibt es den Thread der Aufgabe, in dem das Team Absprachen festhalten kann, statt sie in einen separaten Bericht zu übertragen.
Ein verschobener Termin hinterlässt eine Spur im Gespräch
Wenn jemand den Termin einer Aufgabe ändert, speichert Task Manager die Änderung in ihrem Thread zusammen mit dem vorherigen Wert. Im Gespräch ist zu sehen, wer das Datum wann verschoben hat, sodass Sie diese Entscheidung nicht aus dem Gedächtnis mehrerer Personen rekonstruieren müssen.
Am Dienstag wird der Termin für das Mockup des Kunden ABC auf Donnerstag verschoben. Marta öffnet die Aufgabe und sieht einen zentrierten Systemeintrag mit Uhrzeit und dem vorherigen Termin. Ähnliche Einträge dokumentieren die Änderung von Status, Priorität und Aufgabenname sowie das Hinzufügen oder Entfernen von Personen.
Ein Vorbehalt: Die Änderung der Beschreibung selbst erzeugt keinen solchen Eintrag. Neben dem Namen des Autors erscheint der Vermerk „(bearbeitet)“, und der neue Inhalt ist in der Aufgabenkarte sichtbar. Wenn der Grund für die Verschiebung auch in einem Monat noch nachvollziehbar sein soll, bitten Sie das Team, ihn in einer Nachricht festzuhalten. Die Änderungshistorie zeigt, was sich geändert hat und durch wen; die Erklärung, warum, erfordert die Worte eines Menschen.
Der Fortschritt der Checkliste ist sichtbar, ohne nach dem Prozentsatz zu fragen
Die To-do-Liste in der Aufgabenbeschreibung zeigt, welche Punkte erledigt sind und wie viele noch offen sind. Teilnehmer haken sie direkt in der Aufgabenkarte ab, ohne die Bearbeitung zu öffnen und ohne Recht, die gesamte Aufgabe zu bearbeiten.
Am Donnerstag öffnet Marta „Website-Projekt“ und sieht „2 von 4 erledigt“. Bei den abgehakten Punkten stehen Mini-Avatare; beim Daraufzeigen erfährt sie Vor- und Nachname sowie Datum. Wenn Magda die Texte fertiggestellt hat, die Programmierung aber noch aussteht, hat Marta eine Grundlage für ein Gespräch über den nächsten Schritt, statt alle nach einem allgemeinen Fortschritt in Prozent zu fragen.
Jeder, der einen Punkt abhaken kann, kann über „+ Position hinzufügen“ auch einen weiteren ergänzen. Die Liste bleibt somit eine gemeinsame Aufzeichnung der Arbeit und kein Dokument, das nur der Ersteller der Aufgabe aktualisiert. Weitere Beispiele finden Sie im Text zur Checkliste in der Aufgabe.
Ein Beobachter verfolgt den Vorgang, übernimmt ihn aber nicht
Die Rolle des Beobachters erlaubt es, die Aufgabe und den gesamten Thread zu lesen, ohne Verantwortung für die Ausführung zu tragen. Der Beobachter kann Nachrichten schreiben und erhält Erwähnungen, bearbeitet die Aufgabe aber nicht und ändert nicht ihren Status.
Jan leitet einen Teil des Teams, bereitet aber nicht das Freitagsangebot vor. Wird er Beobachter der Aufgabe, kann er die Absprachen einsehen und antworten, wenn ihn jemand mit @ erwähnt. Er erhält keine Benachrichtigung zu jeder neuen Nachricht, und das beobachtete Angebot erscheint weder in seinen Zählern Heute und Überfällig noch in der morgendlichen Aufgabenübersicht. In der Liste erkennt er es am Augen-Symbol.
Den Beobachter legen Sie im Aufgabenformular im Modus „Ausgewählte Personen“ bei der jeweiligen Person fest. Diese Rolle lässt sich dem Ersteller der Aufgabe oder dem Administrator des jeweiligen Arbeitsbereichs nicht zuweisen - sie haben aufgrund ihrer Rolle volle Rechte, und ihr Schalter „Beobachter“ ist gesperrt.
Eine private Notiz wird nicht zum Bericht für den Administrator
Der Administrator von Task Manager sieht weder fremde private Notizen noch Gesprächsthreads mit dem KI-Assistenten. Wenn Sie das Modul E-Mail in der Pro-Variante nutzen, bleibt auch ein fremdes Postfach für den Administrator privat.
Kasia kann am Mittwoch erste Ideen in Notizen festhalten und die Notiz erst dann teilen, wenn sie selbst entscheidet. Sie kann den KI-Assistenten auch zu einer Aufgabe befragen, ohne ihr Gespräch dem Chef zu öffnen. Eine Antwort des KI-Assistenten, die im Thread einer Aufgabe oder eines Chats ausgelöst wird, trägt die Kennzeichnung „NUR FÜR SIE“ und ist für die übrigen Teilnehmer nicht sichtbar.
Die Grenze der Privatsphäre bedeutet nicht, dass der Administrator die gemeinsame Arbeit nicht sieht. Er sieht Aufgaben und Chats, erhält aber keinen automatischen Zugriff auf persönliche Entwürfe. Wenn eine Absprache für das Team zugänglich sein soll, halten Sie sie in der Aufgabe fest oder teilen Sie die Notiz - gehen Sie nicht davon aus, dass ein privater Entwurf eine gemeinsame Entscheidung ersetzt.
Den Projektzugriff legen Sie für jeden Arbeitsbereich separat fest
Weisen Sie eine bestimmte Person einem ausgewählten Arbeitsbereich zu, um ihren Zugriff auf das Projekt festzulegen. Der Benutzer sieht nur die Arbeitsbereiche, denen er zugewiesen wurde.
Marta möchte, dass Kasia im Arbeitsbereich „Projekte“ arbeitet, aber keinen Zugriff auf „Vertrieb“ hat. Sie weist sie dem ersten Bereich zu und gibt ihr dort die Rolle Administrator des Arbeitsbereichs; zum zweiten fügt sie sie nicht hinzu. Der Administrator eines Bereichs kann dessen Teilnehmer und Einstellungen verwalten sowie fremde Aufgaben und Chats bearbeiten, jedoch nur in diesem Bereich.
Der globale Administrator sieht alle Arbeitsbereiche, Aufgaben und Chats und verwaltet sie, sodass Berechtigungen für einen einzelnen Bereich seine Sicht nicht einschränken.
Separat legen Sie das Recht fest, Aufgaben und Chats hinzuzufügen. Fehlt die Berechtigung „Aufgaben“, wird Kasia nicht aus Aufgaben entfernt, zu denen sie hinzugefügt wurde: Sie kann sie weiterhin sehen und darin Nachrichten schreiben, nur keine neuen anlegen. Eine neue Person laden Sie per E-Mail ein, das Passwort legt sie selbst fest. Verlässt jemand das Unternehmen, bleiben bei der Deaktivierung die Daten erhalten, und der Lizenzplatz wird freigegeben. Eine genauere Unterscheidung der Rollen finden Sie in der Beschreibung der Berechtigungen für Aufgaben und Arbeitsbereiche.
Der Kalender hilft, die Arbeit zu planen, misst aber keine Stunden
Task Manager sammelt im Kalender Aufgaben, Termine, Erinnerungen und Abwesenheiten des Teams. Es gibt jedoch keine Arbeitszeitberichte oder Auslastungsdiagramme, sodass er kein Werkzeug zur Stundenabrechnung ersetzt.
Am Freitag prüft Marta Fälligkeitsdaten auf dem Board, wo die Arbeitsbereiche Spalten bilden. Anschließend wirft sie einen Blick in den Kalender, um die Abwesenheiten des Teams zu sehen. Ein Mitarbeiter stellt den Status Verfügbar, Urlaub, Krankheit oder Abwesend ein; für eine Abwesenheit gibt er das Datum „Von“ an, das Datum „Bis“ kann er leer lassen. Gibt er ein Enddatum an, endet die Abwesenheit nach dessen Ablauf. Der Administrator sieht die Liste der Abwesenden und kann den Status für eine andere Person festlegen.
Der KI-Assistent kann Marta warnen, wenn sie versucht, eine Aufgabe einer abwesenden Person zuzuweisen. Er kann die Liste auch mit dem Befehl „zeige nur überfällige Aufgaben“ filtern, sieht dabei aber nur die Daten, die für die ihn nutzende Person zugänglich sind. Die KI ist optional: ohne eigenen Schlüssel für OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok funktioniert das Programm weiterhin. Wenn Sie sie nutzen, geht die Anfrage mit Kontext an den gewählten Modellanbieter; Sie zahlen direkt an ihn, ohne Aufschlag von Task Manager.
Wenn Sie automatische Regeln zur Überwachung von Fristen benötigen, schauen Sie sich die Pro-Variante mit dem Modul Automatisierungen an. In der Standard-Variante stützen Sie den Überblick über Fristen auf die Liste, das Board, den Kalender und - falls Sie KI anbinden - die Zusammenfassung des KI-Assistenten.
Die Gebühr ist einmalig und kein Abo pro Person
Task Manager hat eine Dauerlizenz mit einmaliger Zahlung für die Anzahl der Plätze, ohne Abo pro Benutzer. Der Preis umfasst 12 Monate Updates, die spätere jährliche Verlängerung ist optional.
Für Martas Büro mit 11 Personen passt der Plan Classic, der bis zu 20 Personen umfasst. Die Standard-Variante dieses Plans kostet einmalig 1.490 PLN. Fügt das Unternehmen zwei Personen hinzu und bleibt dabei innerhalb des gekauften Platzkontingents, entsteht dadurch keine neue monatliche Gebühr für diese Personen. Die Auslastung der Plätze lässt sich beim Hinzufügen eines Benutzers prüfen.
Die Anwendung läuft auf dem Server des Unternehmens; ein gewöhnliches Shared Hosting mit PHP und MySQL genügt. Die Anwendungsdaten liegen auf dem Server des Kunden und nicht im Rahmen eines Abos für das Konto jedes Mitarbeiters. Beim Kostenvergleich mit anderen Lösungen sollten Sie auch Hosting und eine eventuelle KI-Nutzung berücksichtigen - mehr dazu in der Kostenrechnung für ein Aufgabenprogramm über drei Jahre.
Öffnen Sie morgen früh Ihre Aufgabenliste und wählen Sie Überfällig, um ausstehende Angelegenheiten zu prüfen. Sehen Sie sich anschließend offene Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum an. Wählen Sie dann eine Teamaufgabe aus und vergewissern Sie sich, dass darin die verantwortliche Person, der Status und Platz für Absprachen zu sehen sind. Wenn Sie ein Unternehmen führen, das Daten auf dem eigenen Server halten und für Plätze ohne Abo pro Person zahlen möchte, sehen Sie sich ein solches Setup in der Demo an.
Häufig gestellte Fragen
Zeigt die Software zur Verwaltung von Mitarbeiteraufgaben dem Chef, wie viele Stunden jemand an einer Aufgabe gearbeitet hat?
Nein, Task Manager verfügt nicht über Arbeitszeitberichte. Es zeigt Fälligkeitsdatum und Status der Aufgabe, die Historie ausgewählter Änderungen im Thread sowie den Fortschritt der To-do-Liste mit dem Namen der Person, die den Punkt abgehakt hat.
Kann ein Administrator in die E-Mails oder Notizen eines anderen Benutzers einsehen?
Nein, das E-Mail-Postfach und die private Notiz einer anderen Person sind für den Administrator nicht sichtbar; die E-Mail ist ein Modul der Pro-Variante. Eine Notiz wird für andere erst sichtbar, wenn der Autor sie freigibt, und Gespräche mit dem KI-Assistenten bleiben privat.
Wie finde ich heraus, wer den Termin einer Aufgabe verschoben hat?
Öffnen Sie den Thread der Aufgabe und suchen Sie nach dem Systemeintrag zur Terminänderung. Dort sehen Sie den vorherigen Wert sowie die Information, wer und wann die Änderung vorgenommen hat.
Kann ich eine Teamaufgabe verfolgen, ohne für sie verantwortlich zu sein?
Ja, Sie können Beobachter einer Aufgabe werden, wenn Sie weder deren Autor noch Administrator des betreffenden Arbeitsbereichs sind. Ein Beobachter sieht den Thread und kann Nachrichten schreiben, bearbeitet die Aufgabe aber nicht und ändert nicht ihren Status; Benachrichtigungen erhält er nur bei Erwähnungen.
Kann ich einem Mitarbeiter Zugriff auf nur ein Projekt gewähren?
Ja, weisen Sie den Benutzer ausschließlich dem entsprechenden Arbeitsbereich zu und legen Sie seine Berechtigungen in diesem Bereich fest. Geben Sie ihm keine globale Administratorrolle, da diese alle Arbeitsbereiche, Aufgaben und Chats umfasst.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
