Il lunedì mattina Marta, titolare di uno studio di progettazione di 11 persone, cerca risposta a tre domande: cosa è in ritardo, su cosa si sta lavorando e chi aspetta una sua decisione. Non ha bisogno di sapere a che ora Kasia ha acceso il portatile. Un buon programma per la gestione delle attività dei dipendenti mostra lo stato delle cose, non la giornata privata di ogni persona.
Il titolare ha bisogno di un quadro del lavoro, non di un quadro delle persone
Per guidare un team devi vedere le scadenze, lo stato delle attività e le modifiche agli accordi. L'orario di accesso o il contenuto di una nota privata non ti diranno se il bozzetto sarà pronto per giovedì.
| Domanda che aiuta a prendere una decisione | Informazione che non la risolve |
|---|---|
| Quale attività è in ritardo? | A che ora il dipendente ha acceso il computer? |
| Chi è responsabile della preparazione del bozzetto? | Quante volte ha aperto la pagina dell'attività? |
| Quando è stata spostata la scadenza e chi lo ha fatto? | Cosa ha scritto nel suo blocco note privato? |
| Quale punto del lavoro è stato completato? | Per quanto tempo ha tenuto aperta la finestra del programma? |
Inizia stabilendo quali decisioni prendi ogni settimana. Un modo più ampio di organizzare il lavoro è descritto nella guida alla gestione delle attività in azienda.
Il programma per la gestione delle attività dei dipendenti dovrebbe mostrare quattro cose
Per ogni pratica stabilisci la scadenza, la persona responsabile, lo stato attuale e la cronologia delle modifiche. Questa è una regola del lavoro di squadra, non un requisito di un programma specifico: puoi iniziare da un foglio di calcolo, ma allora qualcuno dovrà assicurarsi che le voci siano aggiornate.
La scadenza distingue una questione urgente da una che torna solo spesso nelle conversazioni. Indica la persona responsabile anche quando più persone lavorano a un'attività - così sai a chi rivolgere una domanda sull'insieme. Lo stato dovrebbe poter essere modificato durante il lavoro stesso, non solo al momento di scrivere un report separato.
Quando la scadenza di martedì diventa giovedì, conta non solo la nuova data, ma anche l'informazione su quando e da chi è stata modificata. Nella scelta di un'applicazione per le attività dei dipendenti, verifica quindi non il numero di grafici disponibili, ma se queste quattro informazioni si trovano direttamente nella pratica.
La revisione del lunedì inizia dalle scadenze
In Task Manager, Marta può iniziare la revisione dal riquadro In ritardo: il suo numero indica quante attività comprende il filtro, e il clic restringe l'elenco. Il riquadro Oggi funziona allo stesso modo; un nuovo clic sul riquadro attivo rimuove il filtro.
Supponiamo che il lunedì Marta veda 3 attività in ritardo e 6 per oggi. La barra rossa indica una scadenza già passata, quella blu un'attività per oggi, quella verde una scadenza nei giorni successivi, mentre quella grigia indica l'assenza di scadenza o una pratica chiusa. Le attività completate e annullate non aumentano il numero di quelle in ritardo, anche se la loro vecchia data è già passata.
Sul bordo destro della scheda, un cerchio mostra il numero di giorni alla scadenza o di giorni di ritardo. La data esatta appare passando il cursore sopra. Se inserisci una data senza orario, l'attività resta "per oggi" fino alla fine di quella giornata. L'anello accanto al titolo mostra lo stato, mentre il punto arancione evidenzia la priorità alta. Le stesse regole di segnalazione delle scadenze valgono nella Bacheca e nel pannello Elenco del calendario.
Dai soli colori non capirai però perché il lavoro si sia fermato. A questo serve la discussione dell'attività, dove il team può lasciare gli accordi invece di trasferirli in un report separato.
Una scadenza spostata lascia traccia nella conversazione
Quando qualcuno modifica la scadenza di un'attività, Task Manager registra la modifica nella sua discussione insieme al valore precedente. Nella conversazione si vede chi e quando ha spostato la data, quindi non devi ricostruire questa decisione dalla memoria di più persone.
Martedì la scadenza del bozzetto per il cliente ABC viene spostata a giovedì. Marta apre l'attività e vede una voce di sistema centrata con l'orario e la scadenza precedente. Voci simili documentano la modifica di stato, priorità e nome dell'attività, oltre all'aggiunta o rimozione di persone.
Un'avvertenza: la modifica della sola descrizione non crea una voce di questo tipo. Accanto al nome dell'autore compare l'indicazione "(modificato)", e il nuovo contenuto si vede nella scheda dell'attività. Se la ragione dello spostamento deve essere comprensibile tra un mese, chiedi al team di annotarla in un messaggio. La cronologia delle modifiche dirà cosa è cambiato e da chi; spiegare perché richiede le parole di una persona.
L'avanzamento della checklist si vede senza chiedere la percentuale
La lista to-do nella descrizione dell'attività mostra quali voci sono state completate e quante ne restano. I partecipanti le spuntano direttamente nella scheda dell'attività, senza aprire la modalità di modifica e senza il diritto di modificare l'intera attività.
Giovedì Marta apre "Progetto sito" e vede "2 di 4 completate". Accanto alle voci spuntate compaiono mini avatar; passandoci sopra potrà vedere nome, cognome e data. Se Magda ha finito i testi ma la codifica è ancora in sospeso, Marta ha di che parlare del prossimo passo, invece di chiedere a tutti una percentuale generica di avanzamento.
Chiunque possa spuntare una voce può anche aggiungerne una nuova tramite "+ Aggiungi voce". La lista resta quindi un registro condiviso del lavoro, non un documento aggiornato solo dall'autore dell'attività. Altri esempi li trovi nell'articolo sulla checklist nell'attività.
L'osservatore segue la questione, ma non se ne occupa
Il ruolo di osservatore permette di leggere l'attività e l'intera discussione senza responsabilità per l'esecuzione. L'osservatore può scrivere messaggi e riceve le menzioni, ma non modifica l'attività né ne cambia lo stato.
Jan dirige una parte del team, ma non prepara l'offerta di venerdì. Quando diventa osservatore dell'attività, può consultare gli accordi presi e rispondere se qualcuno lo menziona con @. Non riceve una notifica per ogni nuovo messaggio, e l'offerta osservata non finisce nei suoi contatori Oggi e In ritardo né nel riepilogo mattutino delle attività. Nella lista la riconoscerà dall'icona a forma di occhio.
L'osservatore si imposta nel modulo dell'attività in modalità "Persone selezionate", per una persona specifica. Non puoi assegnare questo ruolo all'autore dell'attività né all'amministratore di quello spazio di lavoro: hanno già pieni diritti in virtù del loro ruolo, e il loro interruttore "Osservatore" è bloccato.
Una nota privata non diventa un report per l'amministratore
L'amministratore di Task Manager non vede le note private altrui né le discussioni con l'Assistente AI di altri utenti. Se usi il modulo Posta nella versione Pro, anche la casella altrui resta privata per l'amministratore.
Kasia può mercoledì annotare idee di lavoro nelle Note e condividere la nota solo quando lei stessa deciderà di farlo. Può anche chiedere all'Assistente AI informazioni su un'attività senza aprire la sua conversazione al capo. La risposta dell'Assistente AI generata nella discussione dell'attività o della chat porta la dicitura "SOLO PER TE" e non è visibile agli altri partecipanti.
Il confine della privacy non significa che l'amministratore non veda il lavoro condiviso. Vede le attività e le chat, ma non ottiene accesso automatico alle bozze personali. Se vuoi che un accordo sia disponibile al team, annotalo nell'attività o condividi la nota - non dare per scontato che un appunto privato sostituisca una decisione condivisa.
L'accesso al progetto si imposta separatamente in ogni spazio di lavoro
Assegna una persona specifica a uno spazio di lavoro selezionato per stabilire il suo accesso al progetto. L'utente vede solo gli spazi di lavoro a cui è stato assegnato.
Marta vuole che Kasia lavori nello spazio di lavoro "Progetti", ma non abbia accesso a "Vendite". La assegna al primo spazio e le attribuisce lì il ruolo di amministratore dello spazio di lavoro; al secondo non la aggiunge. L'amministratore di uno spazio può gestirne i partecipanti e le impostazioni e modificare le attività e le chat altrui, ma solo in quello spazio.
L'amministratore globale vede tutti gli spazi di lavoro, le attività e le chat e li gestisce, quindi i permessi su un singolo spazio non limitano la sua visibilità.
Separatamente imposti il diritto di aggiungere attività e chat. La mancanza del permesso "Attività" non rimuove Kasia dalle attività a cui è stata aggiunta: può comunque vederle e scrivere messaggi al loro interno, non può solo crearne di nuove. Inviti una nuova persona via e-mail, e la password la imposta lei stessa. Quando qualcuno se ne va, la disattivazione conserva i suoi dati e libera una postazione di licenza. Trovi la distinzione dettagliata dei ruoli nella descrizione dei permessi su attività e spazi di lavoro.
Il Calendario aiuta a pianificare il lavoro, ma non misura le ore
Task Manager raccoglie nel Calendario attività, eventi, promemoria e assenze del team. Non ci sono invece report sulle ore lavorate né grafici di carico di lavoro, quindi non sostituisce lo strumento di cui hai bisogno per rendicontare le ore.
Venerdì Marta controlla le scadenze sulla Bacheca, dove gli spazi di lavoro formano le colonne. Poi passa al Calendario per vedere le assenze del team. Il dipendente imposta lo stato Disponibile, Vacanze, Malattia o Assente; per l'assenza indica la data "Da", mentre la data "A" può lasciarla vuota. Se indica una data finale, l'assenza cessa di valere dopo quella data. L'amministratore vede l'elenco degli assenti e può impostare lo stato per un'altra persona.
L'Assistente AI può avvisare Marta quando prova ad assegnare un'attività a una persona assente. Può anche filtrare la lista con il comando "mostra solo le attività in ritardo", ma vede solo i dati accessibili alla persona che lo sta usando. L'AI è opzionale: senza una tua chiave per OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok il programma funziona comunque. Quando la usi, la richiesta con il contesto va al fornitore del modello scelto; lo paghi direttamente, senza il margine di Task Manager.
Se hai bisogno di regole automatiche che tengano d'occhio le scadenze, valuta la versione Pro con il modulo Automazioni. Nella versione Standard, il controllo delle scadenze si basa sulla lista, sulla Bacheca, sul Calendario e - se colleghi l'AI - sul riepilogo dell'Assistente AI.
Il costo è una tantum, non un abbonamento per persona
Task Manager ha una licenza perpetua con un pagamento una tantum in base al numero di postazioni, senza abbonamento per utente. Il prezzo comprende 12 mesi di aggiornamenti, e il successivo rinnovo annuale è facoltativo.
Per l'ufficio di Marta, con 11 persone, è adatto il piano Classic, che copre fino a 20 persone. La versione Standard di questo piano costa 1.490 PLN una tantum. Se l'azienda aggiunge due persone e resta comunque entro il limite delle postazioni acquistate, non compare per questo motivo un nuovo costo mensile per quelle persone. La disponibilità di postazioni si può verificare al momento di aggiungere un utente.
L'applicazione gira sul server dell'azienda; basta un normale hosting condiviso con PHP e MySQL. I dati dell'applicazione sono sul server del cliente, non nell'ambito di un abbonamento per l'account di ogni dipendente. Nel confrontare il costo con altre soluzioni, considera anche l'hosting ed eventuale uso dell'AI - ne parla più diffusamente il calcolo del costo del programma per le attività in tre anni.
Domani mattina apri la lista delle tue attività e seleziona In ritardo, per controllare le questioni in sospeso. Poi passa in rassegna le attività aperte senza scadenza. Quindi scegli un'attività del team e verifica che vi compaiano la persona responsabile, lo stato e lo spazio per gli accordi presi. Se gestisci un'azienda che vuole tenere i dati sul proprio server e pagare per le postazioni senza abbonamento per persona, guarda questa configurazione nella Demo.
Domande frequenti
Il programma per la gestione delle attività dei dipendenti mostra al titolare quante ore qualcuno ha dedicato a un'attività?
No, Task Manager non dispone di report sulle ore lavorate. Mostra la scadenza e lo stato dell'attività, la cronologia di alcune modifiche nella discussione e l'avanzamento della lista to-do con il nome della persona che ha spuntato la voce.
L'amministratore può accedere alla posta o alle note di qualcun altro?
No, la casella di posta altrui e le note private non sono visibili all'amministratore; Posta è un modulo della variante Pro. Una nota diventa accessibile agli altri solo quando l'autore la condivide, e le conversazioni con l'Assistente AI restano private.
Come verificare chi ha spostato la scadenza di un'attività?
Apri la discussione dell'attività e trova la voce di sistema relativa alla modifica della scadenza. Vedrai il valore precedente e le informazioni su chi e quando ha effettuato la modifica.
Posso seguire un'attività del team senza esserne responsabile?
Sì, puoi diventare osservatore di un'attività se non ne sei l'autore né l'amministratore dello spazio di lavoro in questione. L'osservatore vede la discussione e può scrivere messaggi, ma non modifica l'attività né ne cambia lo stato; riceve notifiche solo in caso di menzioni.
Posso dare a un dipendente l'accesso a un solo progetto?
Sì, assegna l'utente esclusivamente allo spazio di lavoro appropriato e imposta i suoi permessi in quello spazio. Non assegnargli il ruolo di amministratore globale, perché questo comprende tutti gli spazi di lavoro, le attività e le chat.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
