Na segunda-feira de manhã, Marta, proprietária de um escritório de projetos com 11 pessoas, procura a resposta a três perguntas: o que está atrasado, no que se está a trabalhar e quem espera pela sua decisão. Não precisa de saber a que horas a Kasia abriu o portátil. Um bom programa de gestão de tarefas de funcionários mostra o estado dos assuntos, não o dia privado de cada pessoa.
O chefe precisa de uma visão do trabalho, não das pessoas
Para liderar uma equipa, precisa de ver os prazos, o estado das tarefas e as alterações às decisões tomadas. A hora de início de sessão ou o conteúdo de uma nota privada não responderão à pergunta se a maquete estará pronta na quinta-feira.
| Pergunta que ajuda a tomar uma decisão | Informação que não a resolve |
|---|---|
| Qual tarefa está atrasada? | A que horas o funcionário ligou o computador? |
| Quem é responsável pela preparação da maquete? | Quantas vezes abriu a página da tarefa? |
| Quando o prazo foi adiado e quem o fez? | O que escreveu no seu rascunho privado? |
| Qual item do trabalho foi concluído? | Durante quanto tempo teve a janela do programa aberta? |
Comece por definir que decisões toma todas as semanas. Uma forma mais abrangente de organizar o trabalho é descrita no guia de gestão de tarefas na empresa.
O programa de gestão de tarefas de funcionários deve mostrar quatro coisas
Para cada assunto, defina o prazo, a pessoa responsável, o estado atual e o histórico de alterações. Esta é uma regra de trabalho em equipa, não uma exigência de um programa específico: pode começar com uma folha de cálculo, mas então alguém tem de garantir que os registos estão atualizados.
O prazo distingue um assunto urgente daquele que apenas volta frequentemente às conversas. Indique a pessoa responsável mesmo quando várias pessoas trabalham na tarefa - assim sabe a quem dirigir uma pergunta sobre o conjunto. O estado deve poder ser alterado durante o próprio trabalho, não apenas ao escrever um relatório à parte.
Quando um prazo de terça-feira muda para quinta-feira, importa não só a nova data, mas também a informação de quando e por quem foi alterada. Ao escolher uma aplicação de tarefas para funcionários, verifique assim não o número de gráficos disponíveis, mas se encontra estas quatro informações junto do próprio assunto.
A revisão de segunda-feira começa pelos prazos
No Task Manager, a Marta pode começar a revisão pelo bloco Atrasados: o seu número indica quantas tarefas o filtro abrange, e o clique restringe a lista. O bloco Hoje funciona da mesma forma; clicar novamente num bloco ativo remove o filtro.
Suponhamos que, na segunda-feira, a Marta vê 3 tarefas atrasadas e 6 para hoje. A barra vermelha indica um prazo já expirado, a azul - uma tarefa para hoje, a verde - um prazo nos dias seguintes, e a cinzenta - ausência de prazo ou um assunto encerrado. As tarefas concluídas e canceladas não aumentam o número de atrasadas, mesmo que a sua antiga data já tenha passado.
Na extremidade direita do cartão, um círculo mostra o número de dias até ao prazo ou dias após este. A data exata é visível ao passar o cursor. Se introduzir a data sem hora, a tarefa mantém-se “para hoje” até ao final desse dia. O anel junto ao título mostra o estado, e um ponto laranja destaca a prioridade alta. As mesmas regras de marcação de prazos aplicam-se no Quadro e no painel Lista do calendário.
No entanto, só pelas cores não se percebe porque é que o trabalho parou. Para isso serve o tópico da tarefa, onde a equipa pode deixar os acordos em vez de os transferir para um relatório à parte.
Um prazo adiado deixa um registo na conversa
Quando alguém altera o prazo de uma tarefa, o Task Manager regista a alteração no respetivo tópico, juntamente com o valor anterior. Na conversa vê-se quem e quando adiou a data, pelo que não precisa de reconstruir essa decisão a partir da memória de várias pessoas.
Na terça-feira, o prazo da maquete para o cliente ABC é adiado para quinta-feira. A Marta abre a tarefa e vê um registo de sistema centrado, com a hora e o prazo anterior. Registos semelhantes documentam alterações ao estado, à prioridade e ao nome da tarefa, bem como a adição ou remoção de pessoas.
Uma ressalva: a alteração da própria descrição não cria esse registo. Junto ao nome do autor aparece a indicação “(editado)”, e o novo conteúdo é visível no cartão da tarefa. Se o motivo do adiamento tiver de ser compreensível daqui a um mês, peça à equipa que o registe numa mensagem. O histórico de alterações indica o quê mudou e por quem; explicar porquê exige palavras humanas.
O progresso da lista de verificação vê-se sem perguntar a percentagem
A lista de tarefas na descrição da tarefa mostra quantos itens já foram concluídos e quantos ainda faltam. Os participantes assinalam-nos diretamente no cartão da tarefa, sem abrir a edição e sem ter direito a editar a tarefa inteira.
Na quinta-feira, a Marta abre "Projeto do site" e vê "2 de 4 concluídos". Junto aos itens assinalados aparecem mini avatares; ao passar o cursor, vê o nome, o apelido e a data. Se a Magda terminou os textos mas a programação ainda está pendente, a Marta tem uma base para falar sobre o próximo passo, em vez de pedir a todos uma percentagem geral de progresso.
Qualquer pessoa que possa assinalar um item também pode adicionar um novo através de "+ Adicionar item". A lista continua assim a ser um registo partilhado do trabalho, e não um documento atualizado apenas pelo autor da tarefa. Encontra mais exemplos no texto sobre a checklist na tarefa.
O observador acompanha o assunto, mas não o assume
A função de observador permite ler a tarefa e toda a conversa, sem responsabilidade pela sua execução. O observador pode escrever mensagens e recebe menções, mas não edita a tarefa nem altera o seu estado.
O João dirige parte da equipa, mas não está a preparar a proposta de sexta-feira. Ao tornar-se observador da tarefa, pode consultar as combinações e responder se alguém o mencionar com @. Não recebe notificação de cada nova mensagem, e a proposta observada não entra nos seus contadores Hoje e Em atraso nem no resumo matinal de tarefas. Na lista, reconhece-a pelo ícone do olho.
Define o observador no formulário da tarefa, no modo "Pessoas selecionadas", junto à pessoa em concreto. Esta função não pode ser atribuída ao autor da tarefa nem ao administrador do respetivo workspace - têm direitos totais devido à sua função, e o respetivo interruptor "Observador" está bloqueado.
Uma nota privada não se torna um relatório para o administrador
O administrador do Task Manager não vê notas privadas de outras pessoas nem conversas com o Assistente de IA de terceiros. Se utilizar o módulo Correio na versão Pro, a caixa de correio de outra pessoa também permanece privada para o administrador.
A Kasia pode, na quarta-feira, guardar ideias de trabalho nas Notas e partilhar a nota apenas quando ela própria decidir. Pode também perguntar ao Assistente de IA sobre uma tarefa sem abrir ao chefe a sua conversa. A resposta do Assistente de IA, obtida numa conversa de tarefa ou de chat, tem a marca "APENAS PARA SI" e não é visível para os restantes participantes.
O limite de privacidade não significa que o administrador não veja o trabalho em conjunto. Vê as tarefas e os chats, mas não tem acesso automático a rascunhos pessoais. Se quiser que uma decisão fique acessível à equipa, registe-a na tarefa ou partilhe a nota - não presuma que um rascunho privado substitui uma decisão partilhada.
O acesso ao projeto é definido separadamente em cada workspace
Atribua uma pessoa concreta a um workspace selecionado para definir o seu acesso ao projeto. O utilizador vê apenas os workspaces aos quais foi atribuído.
A Marta quer que a Kasia trabalhe no workspace "Projetos", mas não tenha acesso a "Vendas". Atribui-a ao primeiro espaço e dá-lhe aí a função de administradora do workspace; ao segundo não a adiciona. O administrador do espaço pode gerir os seus participantes e definições, bem como editar tarefas e chats de outras pessoas, mas apenas nesse espaço.
O administrador global vê todos os workspaces, tarefas e chats e geri-os, pelo que as permissões para um único espaço não limitam a sua visão.
Define separadamente o direito de adicionar tarefas e chats. A falta da permissão "Tarefas" não remove a Kasia das tarefas a que foi adicionada: continua a poder vê-las e a escrever mensagens nelas, apenas não pode criar novas. Convida uma nova pessoa por e-mail, e é ela própria quem define a palavra-passe. Quando alguém sai, a desativação mantém os seus dados e liberta o posto de licença. Encontra uma distinção detalhada das funções na descrição das permissões de tarefas e workspaces.
O Calendário ajuda a planear o trabalho, mas não mede horas
O Task Manager reúne no Calendário tarefas, eventos, lembretes e ausências da equipa. Não existem, porém, relatórios de tempo de trabalho nem gráficos de carga, pelo que não substitui a ferramenta de que precisa para faturar horas.
Na sexta-feira, a Marta verifica os prazos no Quadro, onde os workspaces formam colunas. De seguida, consulta o Calendário para ver as ausências da equipa. O funcionário define o estado Disponível, Férias, Doença ou Ausente; para uma ausência, indica a data "De", podendo deixar a data "Até" em branco. Se indicar uma data final, a ausência deixa de valer após essa data. O administrador vê a lista de ausentes e pode definir o estado em nome de outra pessoa.
O Assistente de IA pode avisar a Marta quando esta tenta atribuir uma tarefa a uma pessoa ausente. Também consegue filtrar a lista com o comando "mostrar apenas tarefas em atraso", mas vê apenas os dados disponíveis para a pessoa que o utiliza. A IA é opcional: sem uma chave própria para OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok, o programa continua a funcionar. Quando a utiliza, o pedido com o contexto é enviado ao fornecedor de modelo escolhido; paga-lhe diretamente, sem margem do Task Manager.
Se precisar de regras automáticas para vigiar os prazos, consulte a versão Pro com o módulo Automatizações. Na versão Standard, o controlo de prazos baseia-se na lista, no Quadro, no Calendário e - se ligar a IA - no resumo do Assistente de IA.
O pagamento é único, não uma subscrição por pessoa
O Task Manager tem uma licença sem prazo com pagamento único consoante o número de postos, sem subscrição por utilizador. O preço inclui 12 meses de atualizações, sendo a renovação anual posterior opcional.
Para o escritório da Marta, com 11 pessoas, é adequado o plano Classic, que abrange até 20 pessoas. A versão Standard deste plano custa 1490 zł, pagamento único. Se a empresa adicionar duas pessoas e continuar dentro do limite de postos adquiridos, não surge por isso nenhuma nova mensalidade para essas pessoas. A ocupação dos postos pode ser verificada ao adicionar um utilizador.
A aplicação funciona no servidor da empresa; basta um alojamento partilhado comum com PHP e MySQL. Os dados da aplicação ficam no servidor do cliente, e não no âmbito de uma subscrição por conta de cada funcionário. Ao comparar o custo com outras soluções, considere também o alojamento e o eventual uso de IA - isto é descrito em maior detalhe em cálculo do custo de um programa de tarefas ao longo de três anos.
Amanhã de manhã, abra a sua lista de tarefas e selecione Em atraso para verificar assuntos pendentes. De seguida, reveja as tarefas em aberto sem prazo. Depois, escolha uma tarefa da equipa e certifique-se de que nela se veem a pessoa responsável, o estado e o espaço para combinações. Se gere uma empresa que quer manter os dados no seu próprio servidor e pagar por postos sem subscrição por pessoa, veja esta configuração na Demo.
Perguntas mais frequentes
O programa de gestão de tarefas de funcionários mostra ao chefe quantas horas alguém trabalhou numa tarefa?
Não, o Task Manager não tem relatórios de tempo de trabalho. Mostra o prazo e o estado da tarefa, o histórico de alterações selecionadas no tópico e o progresso da lista de tarefas com a assinatura da pessoa que marcou o item.
O administrador pode aceder ao e-mail ou às notas de outra pessoa?
Não, a caixa de correio de outra pessoa e as notas privadas não são visíveis para o administrador; o Correio é um módulo da versão Pro. A nota só fica disponível para os outros depois de o autor a partilhar, e as conversas com o Assistente de IA permanecem privadas.
Como verificar quem adiou o prazo de uma tarefa?
Abra o tópico da tarefa e procure o registo do sistema relativo à alteração do prazo. Aí verá o valor anterior e a informação sobre quem e quando fez a alteração.
Posso acompanhar uma tarefa da equipa sem ser responsável por ela?
Sim, pode tornar-se observador de uma tarefa se não for o seu autor nem o administrador desse workspace. O observador vê o tópico e pode escrever mensagens, mas não edita a tarefa nem altera o seu estado; recebe notificações apenas sobre menções.
Posso dar a um funcionário acesso apenas a um projeto?
Sim, atribua o utilizador apenas ao workspace correspondente e defina as suas permissões nesse espaço. Não lhe atribua o papel de administrador global, pois este abrange todos os workspaces, tarefas e chats.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
