El lunes por la mañana, Marta, propietaria de un estudio de diseño con 11 personas, busca respuesta a tres preguntas: qué está fuera de plazo, en qué se está trabajando y quién espera su decisión. No necesita saber a qué hora abrió Kasia el portátil. Un buen programa de gestión de tareas para empleados muestra el estado de los asuntos, no el día privado de cada persona.
El jefe necesita una imagen del trabajo, no de las personas
Para dirigir un equipo necesitas ver los plazos, el estado de las tareas y los cambios en los acuerdos. La hora de inicio de sesión o el contenido de una nota privada no te dirán si la maqueta estará lista el jueves.
| Pregunta que ayuda a tomar una decisión | Información que no la resuelve |
|---|---|
| ¿Qué tarea está fuera de plazo? | ¿A qué hora encendió el empleado el ordenador? |
| ¿Quién se encarga de preparar la maqueta? | ¿Cuántas veces abrió la página de la tarea? |
| ¿Cuándo se cambió la fecha límite y quién lo hizo? | ¿Qué anotó en su borrador privado? |
| ¿Qué punto del trabajo se ha completado? | ¿Cuánto tiempo tuvo abierta la ventana del programa? |
Empieza por determinar qué decisiones tomas cada semana. Una forma más amplia de organizar el trabajo se describe en la guía de gestión de tareas en la empresa.
Un programa de gestión de tareas para empleados debería mostrar cuatro cosas
En cada asunto define la fecha límite, la persona responsable, el estado actual y el historial de cambios. Es una regla del trabajo en equipo, no un requisito de un programa concreto: puedes empezar con una hoja de cálculo, pero entonces alguien debe encargarse de que los datos estén actualizados.
La fecha límite distingue un asunto urgente de uno que simplemente vuelve a surgir a menudo en las conversaciones. Indica a la persona responsable incluso cuando varias personas trabajan en la tarea; así sabrás a quién dirigir las preguntas sobre el conjunto. El estado debería poder cambiarse sobre la marcha, no solo al redactar un informe aparte.
Cuando un plazo del martes cambia al jueves, no solo importa la nueva fecha, sino también saber cuándo y por quién se cambió. Así que, al elegir una aplicación de tareas para empleados, no te fijes en el número de gráficos disponibles, sino en si encuentras esos cuatro datos en el propio asunto.
El repaso del lunes empieza por los plazos
En Task Manager, Marta puede empezar el repaso por la ficha Fuera de plazo: su número indica cuántas tareas incluye el filtro, y al hacer clic se acota la lista. La ficha Hoy funciona igual; al volver a hacer clic en una ficha activa se quita el filtro.
Supongamos que el lunes Marta ve 3 tareas fuera de plazo y 6 para hoy. La barra roja indica un plazo ya vencido, la azul una tarea para hoy, la verde un plazo en los próximos días, y la gris la ausencia de plazo o un asunto cerrado. Las tareas completadas o canceladas no aumentan el número de tareas atrasadas, aunque su antigua fecha ya haya pasado.
En el borde derecho de la tarjeta, un círculo muestra los días que faltan para el plazo o los que han pasado desde él. Al pasar el cursor verás la fecha exacta. Si introduces una fecha sin hora, la tarea sigue siendo «para hoy» hasta el final de ese día. El anillo junto al título muestra el estado, y un punto naranja destaca la prioridad alta. Las mismas normas de marcado de plazos se aplican en el Tablero y en el panel Lista del calendario.
Sin embargo, los colores por sí solos no te dicen por qué se ha detenido el trabajo. Para eso sirve el hilo de la tarea, donde el equipo puede dejar los acuerdos en lugar de trasladarlos a un informe aparte.
Un plazo aplazado deja rastro en la conversación
Cuando alguien cambia la fecha límite de una tarea, Task Manager registra el cambio en su hilo junto con el valor anterior. En la conversación se ve quién y cuándo aplazó la fecha, así que no tienes que reconstruir esa decisión a partir de la memoria de varias personas.
El martes, la fecha límite de la maqueta para el cliente ABC se aplaza al jueves. Marta abre la tarea y ve una entrada del sistema centrada con la hora y el plazo anterior. Entradas similares documentan el cambio de estado, prioridad y nombre de la tarea, así como la incorporación o eliminación de personas.
Una salvedad: el cambio de la propia descripción no genera este tipo de entrada. Junto al nombre del autor aparece la marca «(editado)», y el nuevo contenido se ve en la tarjeta de la tarea. Si quieres que el motivo del aplazamiento se entienda dentro de un mes, pide al equipo que lo anote en un mensaje. El historial de cambios dirá qué cambió y quién lo hizo; explicar por qué requiere las palabras de una persona.
El avance de la lista de comprobación se ve sin preguntar por el porcentaje
La lista de tareas en la descripción de la tarea muestra qué elementos se han completado y cuántos quedan. Los participantes la marcan directamente en la tarjeta de la tarea, sin abrir la edición y sin tener permiso para editar toda la tarea.
El jueves, Marta abre «Proyecto web» y ve «2 de 4 completadas». Junto a los elementos marcados aparecen miniavatares; al pasar el cursor comprobará el nombre, el apellido y la fecha. Si Magda ha terminado los textos y la programación aún está pendiente, Marta tiene una base para hablar del siguiente paso, en lugar de pedir a todos un porcentaje general de avance.
Cualquiera que pueda marcar un elemento también puede añadir otro mediante «+ Añadir elemento». La lista sigue siendo así un registro compartido del trabajo, y no un documento que solo actualiza el autor de la tarea. Encontrarás más ejemplos en el texto sobre la lista de comprobación en la tarea.
El observador sigue el asunto, pero no lo asume
El rol de observador permite leer la tarea y todo el hilo sin responsabilidad por su ejecución. El observador puede escribir mensajes y recibe menciones, pero no edita la tarea ni cambia su estado.
Jan dirige parte del equipo, pero no prepara la oferta del viernes. Cuando se convierte en observador de la tarea, puede consultar los acuerdos y responder si alguien lo menciona con @. No recibe una notificación por cada mensaje nuevo, y la oferta observada no entra en sus contadores Hoy y Vencidas ni en el resumen matutino de tareas. La reconocerá en la lista por el icono de ojo.
El observador se configura en el formulario de la tarea en el modo «Personas seleccionadas», junto a una persona concreta. No puedes asignar este rol al autor de la tarea ni al administrador de ese espacio de trabajo - tienen derechos completos por su propio rol, y su interruptor «Observador» está bloqueado.
Una nota privada no se convierte en un informe para el administrador
El administrador de Task Manager no ve las notas privadas ajenas ni los hilos de conversación con el Asistente de IA. Si utilizas el módulo Correo en la variante Pro, el buzón ajeno también permanece privado para el administrador.
Kasia puede anotar el miércoles ideas de trabajo en Notas y compartir la nota solo cuando ella misma lo decida. También puede preguntar al Asistente de IA sobre una tarea sin abrir su conversación a su jefe. La respuesta del Asistente de IA generada en el hilo de la tarea o del chat lleva la marca «SOLO PARA TI» y no es visible para el resto de los participantes.
El límite de privacidad no significa que el administrador no vea el trabajo compartido. Ve las tareas y los chats, pero no obtiene acceso automático a los borradores personales. Si quieres que un acuerdo esté disponible para el equipo, anótalo en la tarea o comparte la nota - no des por hecho que un borrador privado sustituye a una decisión conjunta.
El acceso al proyecto se configura por separado en cada espacio de trabajo
Asigna una persona concreta a un espacio de trabajo seleccionado para determinar su acceso al proyecto. El usuario solo ve los espacios de trabajo a los que ha sido asignado.
Marta quiere que Kasia trabaje en el espacio de trabajo «Proyectos», pero no tenga acceso a «Ventas». La asigna al primer espacio y le otorga allí el rol de administradora del espacio de trabajo; al segundo no la añade. El administrador de un espacio puede gestionar sus participantes y configuraciones, así como editar tareas y chats ajenos, pero solo en ese espacio.
El administrador global ve todos los espacios de trabajo, tareas y chats, y los gestiona, por lo que los permisos de un espacio concreto no limitan su visión.
Por separado puedes configurar el derecho a añadir tareas y chats. La falta del permiso «Tareas» no elimina a Kasia de las tareas a las que ha sido añadida: aún puede verlas y escribir mensajes en ellas, solo no puede crear nuevas. A una persona nueva la invitas por correo electrónico, y ella misma establece su contraseña. Cuando alguien se marcha, la desactivación conserva sus datos y libera una plaza de licencia. Encontrarás una distinción detallada de los roles en la descripción de los permisos sobre tareas y espacios de trabajo.
El Calendario ayuda a planificar el trabajo, pero no mide las horas
Task Manager reúne en el Calendario las tareas, eventos, recordatorios y ausencias del equipo. En cambio, no cuenta con informes de horas trabajadas ni gráficos de carga de trabajo, por lo que no sustituirá la herramienta que necesites para controlar las horas.
El viernes, Marta revisa los plazos en el Tablero, donde los espacios de trabajo forman las columnas. Después consulta el Calendario para ver las ausencias del equipo. El empleado establece el estado Disponible, Vacaciones, Baja por enfermedad o Ausente; para la ausencia indica la fecha «Desde», y puede dejar vacía la fecha «Hasta». Cuando indica la fecha final, la ausencia deja de aplicarse al pasar esa fecha. El administrador ve la lista de ausentes y puede establecer el estado en nombre de otra persona.
El Asistente de IA puede advertir a Marta cuando intenta asignar una tarea a una persona ausente. También puede filtrar la lista con la orden «muestra solo las tareas vencidas», pero solo ve los datos disponibles para la persona que lo utiliza. La IA es opcional: sin tu propia clave de OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok, el programa sigue funcionando. Cuando la utilizas, la consulta con el contexto llega al proveedor del modelo elegido; le pagas directamente a él, sin margen de Task Manager.
Si necesitas reglas automáticas que vigilen los plazos, consulta la variante Pro con el módulo Automatizaciones. En la variante Standard, el control de los plazos se basa en la lista, el Tablero, el Calendario y, si conectas la IA, el resumen del Asistente de IA.
El pago es único, no una suscripción por persona
Task Manager tiene una licencia perpetua con un pago único por número de puestos, sin suscripción por usuario. El precio incluye 12 meses de actualizaciones, y la renovación anual posterior es opcional.
Para la oficina de Marta, de 11 personas, encaja el plan Classic, que cubre hasta 20 personas. La variante Standard de este plan cuesta 1 490 PLN de pago único. Si la empresa añade dos personas y sigue dentro del límite de puestos comprados, no surge por ello ningún nuevo pago mensual por esas personas. La disponibilidad de puestos se puede comprobar al añadir un usuario.
La aplicación funciona en el servidor de la empresa; basta un hosting compartido normal con PHP y MySQL. Los datos de la aplicación están en el servidor del cliente, y no dentro de una suscripción por la cuenta de cada empleado. Al comparar el coste con otras soluciones, ten en cuenta también el hosting y el posible uso de IA - esto se explica con más detalle en el cálculo del coste del programa de tareas a lo largo de tres años.
Mañana por la mañana abre la lista de tus tareas y selecciona Vencidas para comprobar los asuntos pendientes. Después revisa las tareas abiertas sin plazo. A continuación elige una tarea del equipo y asegúrate de que en ella se ve la persona responsable, el estado y un espacio para los acuerdos. Si diriges una empresa que quiere mantener los datos en su propio servidor y pagar por puestos sin suscripción por persona, mira cómo funciona esto en el Demo.
Preguntas frecuentes
¿El programa de gestión de tareas para empleados muestra al jefe cuántas horas ha trabajado alguien en una tarea?
No, Task Manager no tiene informes de horas trabajadas. Muestra la fecha límite y el estado de la tarea, el historial de determinados cambios en el hilo y el avance de la lista de tareas con la firma de la persona que marcó cada punto.
¿Puede un administrador acceder al correo o a las notas de otra persona?
No, el buzón de correo y las notas privadas de otra persona no son visibles para el administrador; Correo es un módulo de la variante Pro. Una nota solo es accesible para otros cuando su autor la comparte, y las conversaciones con el Asistente de IA permanecen privadas.
¿Cómo saber quién cambió la fecha límite de una tarea?
Abre el hilo de la tarea y busca la entrada del sistema sobre el cambio de fecha. Allí verás el valor anterior y la información de quién y cuándo hizo el cambio.
¿Puedo seguir una tarea del equipo sin ser responsable de ella?
Sí, puedes convertirte en observador de una tarea si no eres su autor ni el administrador de ese espacio de trabajo. El observador ve el hilo y puede escribir mensajes, pero no edita la tarea ni cambia su estado; solo recibe notificaciones por menciones.
¿Puedo dar a un empleado acceso a un solo proyecto?
Sí, asigna al usuario únicamente al espacio de trabajo correspondiente y configura sus permisos en ese espacio. No le asignes el rol de administrador global, ya que este abarca todos los espacios de trabajo, tareas y chats.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
