Le lundi matin, Marta, propriétaire d'un bureau d'études de 11 personnes, cherche la réponse à trois questions : qu'est-ce qui est en retard, sur quoi travaille-t-on en ce moment et qui attend sa décision. Elle n'a pas besoin de savoir à quelle heure Kasia a ouvert son ordinateur portable. Un bon programme de gestion des tâches des employés montre l'état des affaires, pas la journée privée de chaque personne.
Le patron a besoin d'une image du travail, pas d'une image des gens
Pour diriger une équipe, vous devez voir les échéances, le statut des tâches et les changements de décisions. L'heure de connexion ou le contenu d'une note privée ne répondra pas à la question de savoir si la maquette sera prête jeudi.
| La question qui aide à décider | L'information qui ne la tranche pas |
|---|---|
| Quelle tâche est en retard ? | À quelle heure l'employé a-t-il allumé son ordinateur ? |
| Qui est responsable de la préparation de la maquette ? | Combien de fois a-t-il ouvert la page de la tâche ? |
| Quand l'échéance a-t-elle été déplacée et par qui ? | Qu'a-t-il noté dans son brouillon privé ? |
| Quel point du travail a été réalisé ? | Combien de temps a-t-il gardé la fenêtre du programme ouverte ? |
Commencez par déterminer quelles décisions vous prenez chaque semaine. Une approche plus large de l'organisation du travail est décrite dans le guide de gestion des tâches en entreprise.
Un programme de gestion des tâches des employés doit montrer quatre choses
Pour chaque dossier, définissez une échéance, une personne responsable, un statut actuel et un historique des changements. C'est un principe de travail d'équipe, pas une exigence propre à un programme particulier : vous pouvez commencer par un tableur, mais il faudra alors que quelqu'un veille à ce que les entrées restent à jour.
L'échéance distingue une affaire urgente de celle qui ne fait que revenir souvent dans les conversations. Indiquez la personne responsable même lorsque plusieurs personnes travaillent sur une tâche - cela vous permet de savoir à qui adresser une question sur l'ensemble du dossier. Le statut devrait pouvoir être modifié à l'occasion du travail, et non seulement lors de la rédaction d'un rapport séparé.
Lorsque l'échéance de mardi devient celle de jeudi, ce qui compte n'est pas seulement la nouvelle date, mais aussi le fait de savoir quand et par qui elle a été modifiée. Lors du choix d'une application de tâches pour les employés, vérifiez donc non pas le nombre de graphiques disponibles, mais si ces quatre informations se trouvent directement au niveau du dossier.
La revue du lundi commence par les échéances
Dans Task Manager, Marta peut commencer sa revue par la tuile En retard : son chiffre indique combien de tâches concerne le filtre, et un clic restreint la liste. La tuile Aujourd'hui fonctionne de la même manière ; cliquer à nouveau sur une tuile active retire le filtre.
Supposons que lundi, Marta voie 3 tâches en retard et 6 pour aujourd'hui. La barre rouge signifie une échéance dépassée, la bleue une tâche du jour, la verte une échéance dans les jours suivants, et la grise l'absence d'échéance ou un dossier clos. Les tâches terminées ou annulées n'augmentent pas le nombre de tâches en retard, même si leur ancienne date est déjà dépassée.
Sur le bord droit de la carte, un cercle indique le nombre de jours restants avant l'échéance ou de jours de retard. La date exacte apparaît au survol. Si vous saisissez une date sans heure, la tâche reste « pour aujourd'hui » jusqu'à la fin de cette journée. L'anneau à côté du titre indique le statut, et le point orange signale une priorité élevée. Ces mêmes règles d'affichage des échéances s'appliquent sur le Tableau et dans le panneau Liste du calendrier.
Les couleurs seules ne vous diront cependant pas pourquoi le travail est bloqué. C'est à cela que sert le fil de discussion de la tâche, où l'équipe peut consigner les décisions au lieu de les reporter dans un rapport séparé.
Une échéance déplacée laisse une trace dans la conversation
Lorsque quelqu'un change l'échéance d'une tâche, Task Manager enregistre la modification dans son fil de discussion avec l'ancienne valeur. On y voit qui et quand a déplacé la date, vous n'avez donc pas besoin de reconstituer cette décision à partir de la mémoire de plusieurs personnes.
Mardi, l'échéance de la maquette pour le client ABC est reportée à jeudi. Marta ouvre la tâche et voit une entrée système centrée indiquant l'heure et l'ancienne échéance. Des entrées similaires documentent les changements de statut, de priorité et de nom de la tâche, ainsi que l'ajout ou la suppression de personnes.
Une réserve toutefois : la modification de la seule description ne crée pas une telle entrée. La mention « (modifié) » apparaît à côté du nom de l'auteur, et le nouveau contenu est visible dans la carte de la tâche. Si la raison du report doit rester compréhensible dans un mois, demandez à l'équipe de la consigner dans un message. L'historique des modifications indique ce qui a changé et par qui ; expliquer pourquoi nécessite des mots humains.
L'avancement de la checklist se voit sans avoir à demander le pourcentage
La liste de tâches dans la description d'une tâche montre quels points ont été réalisés et combien il en reste. Les participants les cochent directement dans la fiche de la tâche, sans ouvrir le mode édition et sans avoir le droit de modifier la tâche entière.
Jeudi, Marta ouvre « Projet de site web » et voit « 2 sur 4 réalisés ». À côté des points cochés figurent de petits avatars ; en passant la souris dessus, elle peut vérifier le prénom, le nom et la date. Si Magda a terminé les textes mais que le développement attend encore, Marta a de quoi engager une discussion sur la prochaine étape, au lieu de demander à tout le monde un pourcentage d'avancement général.
Toute personne pouvant cocher un point peut aussi en ajouter un nouveau via « + Ajouter un élément ». La liste reste ainsi un registre collectif du travail, et non un document mis à jour uniquement par l'auteur de la tâche. Vous trouverez plus d'exemples dans l'article sur la checklist dans une tâche.
L'observateur suit l'affaire, mais ne la prend pas en charge
Le rôle d'observateur permet de lire la tâche et tout le fil de discussion sans être responsable de son exécution. L'observateur peut écrire des messages et reçoit des mentions, mais ne modifie pas la tâche ni ne change son statut.
Jan dirige une partie de l'équipe, mais ne prépare pas l'offre du vendredi. En devenant observateur de la tâche, il peut consulter les échanges et répondre si quelqu'un le mentionne via @. Il ne reçoit pas de notification pour chaque nouveau message, et l'offre observée n'apparaît pas dans ses compteurs Aujourd'hui et En retard, ni dans le résumé matinal des tâches. Dans la liste, il la reconnaîtra grâce à l'icône en forme d'œil.
Vous définissez un observateur dans le formulaire de la tâche, en mode « Personnes sélectionnées », pour une personne précise. Vous ne pourrez pas attribuer ce rôle à l'auteur de la tâche ni à l'administrateur de l'espace de travail concerné - ils disposent de droits complets de par leur rôle, et leur interrupteur « Observateur » est verrouillé.
Une note privée ne devient pas un rapport pour l'administrateur
L'administrateur de Task Manager ne voit pas les notes privées d'autrui ni les fils de conversation avec l'Assistant IA. Si vous utilisez le module Messagerie dans la version Pro, la boîte mail d'autrui reste elle aussi privée pour l'administrateur.
Kasia peut, un mercredi, consigner des idées de travail dans les Notes et ne partager la note que lorsqu'elle le décide elle-même. Elle peut aussi interroger l'Assistant IA au sujet d'une tâche sans ouvrir sa conversation à son supérieur. La réponse de l'Assistant IA déclenchée dans le fil d'une tâche ou d'une discussion porte la mention « POUR VOUS UNIQUEMENT » et n'est pas visible pour les autres participants.
La limite de confidentialité ne signifie pas que l'administrateur ne voit pas le travail commun. Il voit les tâches et les discussions, mais n'obtient pas d'accès automatique aux brouillons personnels. Si vous souhaitez qu'une décision soit accessible à l'équipe, consignez-la dans la tâche ou partagez la note - ne partez pas du principe qu'un brouillon privé remplace une décision collective.
L'accès à un projet se définit séparément dans chaque espace de travail
Affectez une personne précise à l'espace de travail choisi pour définir son accès au projet. L'utilisateur ne voit que les espaces de travail auxquels il a été affecté.
Marta souhaite que Kasia travaille dans l'espace de travail « Projets », sans avoir accès à « Ventes ». Elle l'affecte au premier espace et lui y attribue le rôle d'administrateur de l'espace de travail ; elle ne l'ajoute pas au second. L'administrateur d'un espace peut gérer ses participants et ses paramètres, et modifier les tâches et discussions d'autrui, mais uniquement dans cet espace.
L'administrateur global voit tous les espaces de travail, toutes les tâches et discussions, et les gère, si bien que des droits limités à un seul espace ne restreignent pas sa visibilité.
Vous définissez séparément le droit d'ajouter des tâches et des discussions. L'absence du droit « Tâches » ne retire pas Kasia des tâches auxquelles elle a été ajoutée : elle peut toujours les voir et y écrire des messages, elle ne peut simplement pas en créer de nouvelles. Vous invitez une nouvelle personne par e-mail, et c'est elle qui définit son mot de passe. Lorsque quelqu'un quitte l'équipe, la désactivation conserve ses données et libère une place de licence. Vous trouverez une distinction détaillée des rôles dans la description des droits sur les tâches et les espaces de travail.
Le Calendrier aide à planifier le travail, mais ne mesure pas les heures
Task Manager rassemble dans le Calendrier les tâches, événements, rappels et absences de l'équipe. En revanche, il n'y a ni rapports de temps de travail ni graphiques de charge, donc il ne remplacera pas l'outil dont vous auriez besoin pour facturer des heures.
Vendredi, Marta vérifie les échéances sur le Tableau, où les espaces de travail forment les colonnes. Elle consulte ensuite le Calendrier pour voir les absences de l'équipe. Chaque collaborateur définit son statut Disponible, Vacances, Maladie ou Absent ; pour une absence, il indique une date « Du » et peut laisser la date « Au » vide. S'il indique une date de fin, l'absence cesse de s'appliquer une fois celle-ci passée. L'administrateur voit la liste des absents et peut définir le statut pour une autre personne.
L'Assistant IA peut alerter Marta lorsqu'elle tente d'assigner une tâche à une personne absente. Il peut aussi filtrer la liste avec la commande « affiche uniquement les tâches en retard », mais il ne voit que les données accessibles à la personne qui l'utilise. L'IA est optionnelle : sans votre propre clé pour OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok, le programme fonctionne quand même. Lorsque vous l'utilisez, la requête accompagnée de son contexte est envoyée au fournisseur de modèle choisi ; vous le payez directement, sans marge de Task Manager.
Si vous avez besoin de règles automatiques qui veillent aux échéances, consultez la version Pro avec le module Automatisations. En version Standard, le suivi des échéances repose sur la liste, le Tableau, le Calendrier et - si vous connectez l'IA - sur le résumé de l'Assistant IA.
Le paiement est unique, et non un abonnement par personne
Task Manager fonctionne avec une licence perpétuelle et un paiement unique pour le nombre de postes, sans abonnement par utilisateur. Le prix inclut 12 mois de mises à jour, et le renouvellement annuel ultérieur est optionnel.
Pour le bureau de Marta, composé de 11 personnes, le plan Classic convient, car il couvre jusqu'à 20 personnes. Dans ce plan, la version Standard coûte 1 490 zł en paiement unique. Si l'entreprise ajoute deux personnes tout en restant dans la limite des postes achetés, cela ne génère pas de nouvel abonnement mensuel pour ces personnes. L'occupation des postes peut être vérifiée lors de l'ajout d'un utilisateur.
L'application fonctionne sur le serveur de l'entreprise ; un hébergement mutualisé classique avec PHP et MySQL suffit. Les données de l'application se trouvent sur le serveur du client, et non dans le cadre d'un abonnement par compte de collaborateur. Pour comparer le coût avec d'autres solutions, prenez aussi en compte l'hébergement et l'éventuelle utilisation de l'IA - ce point est développé dans le calcul du coût d'un logiciel de gestion de tâches sur trois ans.
Demain matin, ouvrez la liste de vos tâches et sélectionnez En retard pour vérifier les dossiers en souffrance. Parcourez ensuite les tâches ouvertes sans échéance. Choisissez ensuite une tâche d'équipe et assurez-vous qu'on y voit clairement la personne responsable, le statut et un espace pour les décisions. Si vous dirigez une entreprise qui souhaite conserver ses données sur son propre serveur et payer pour des postes sans abonnement par personne, découvrez ce fonctionnement dans la Demo.
Questions fréquentes
Est-ce que le programme de gestion des tâches des employés indique au responsable combien d'heures une personne a passées sur une tâche ?
Non, Task Manager ne propose pas de rapports de temps de travail. Il affiche l'échéance et le statut de la tâche, l'historique des modifications sélectionnées dans le fil de discussion, ainsi que l'avancement de la liste de tâches avec la signature de la personne ayant coché l'élément.
L'administrateur peut-il consulter la messagerie ou les notes de quelqu'un d'autre ?
Non, la boîte mail et la note privée d'un autre utilisateur ne sont pas visibles par l'administrateur ; la Messagerie est un module de la version Pro. La note ne devient accessible aux autres que lorsque son auteur la partage, et les échanges avec l'Assistant IA restent privés.
Comment vérifier qui a déplacé l'échéance d'une tâche ?
Ouvrez le fil de discussion de la tâche et repérez l'entrée système relative au changement d'échéance. Vous y verrez l'ancienne valeur ainsi que qui a effectué la modification et quand.
Puis-je suivre la tâche d'une équipe sans en être responsable ?
Oui, vous pouvez devenir observateur d'une tâche si vous n'en êtes ni l'auteur ni l'administrateur de l'espace de travail concerné. L'observateur voit le fil de discussion et peut écrire des messages, mais ne modifie pas la tâche ni son statut ; il ne reçoit de notifications que lorsqu'il est mentionné.
Puis-je donner à un employé l'accès à un seul projet ?
Oui, affectez l'utilisateur uniquement à l'espace de travail concerné et définissez ses autorisations dans cet espace. Ne lui attribuez pas le rôle d'administrateur global, car celui-ci couvre tous les espaces de travail, toutes les tâches et toutes les discussions.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
