Marta leitet eine sechsköpfige Agentur. Am Dienstagmorgen schreibt sie „Flyer für Nord“, und schon vor Mittag erhält sie drei Fragen: bis wann, in welchem Format und wer das Design freigibt? Wenn Sie sich fragen, wie man eine Aufgabe für einen Mitarbeiter beschreibt, der nicht mit Ihnen im Kundengespräch saß, beginnen Sie mit fünf Feldern und prüfen Sie sie an einem konkreten Beispiel.
Wie beschreibt man eine Aufgabe für einen Mitarbeiter, damit er weiß, womit er anfangen soll?
Beantworten Sie in der Aufgabe fünf Fragen: was zu tun ist, bis wann, wie dringend, wer die Arbeit ausführt und wer sie verfolgen sollte. Fügen Sie Materialien im selben Thread hinzu, denn der Bearbeiter braucht sie dort, wo er die Anweisung liest.
Marta könnte Kasia im Chat antworten: „A5, bis Freitag, Tomek gibt frei.“ Nur dass in einem Monat jemand in die Aufgabe schaut und immer noch nur „Flyer für Nord“ sieht. Die Frage kommt zurück, wenn die Antwort außerhalb des Ortes bleibt, an dem das Team arbeitet.
Im Task Manager beginnen Sie damit, in der linken Spalte den Arbeitsbereich auszuwählen und in der mittleren Spalte auf „+ Aufgabe hinzufügen“ zu klicken. Sie geben Thema, Beschreibung, Priorität und Termin ein und wählen anschließend die zugewiesenen Personen aus. Sehen Sie, wie Aufgaben und ihre Threads funktionieren, und behandeln Sie im Folgenden jedes Feld als Antwort auf eine konkrete Frage.
Das Thema soll sagen, was entsteht und für wen
Ein gutes Thema nennt das Ergebnis und den Empfänger: „Flyer A5 für Nord“ sagt mehr als „Flyer“. Im Task Manager ist das Thema das einzige Pflichtfeld, aber allein die Möglichkeit, eine Aufgabe zu speichern, bedeutet noch nicht, dass jemand ihren Umfang versteht.
Marta schreibt daher den Namen des Kunden und das Format bereits in den Titel, statt sie in der fünften Nachricht zu verstecken. Wenn ein Kollege den Link über „Link zur Aufgabe kopieren“ kopiert, erkennt der Empfänger den Vorgang am Namen. Der Link allein gewährt keine zusätzlichen Berechtigungen: Eine Person ohne Zugriff sieht die Meldung „Kein Zugriff“ und nicht den Inhalt der Aufgabe.
Diese Regel hilft auch, wenn Sie einen größeren Auftrag auf mehrere Personen aufteilen. „Flyer A5 für Nord“ und „Kostenvoranschlag für den Flyerdruck für Nord“ sind zwei verschiedene Ergebnisse; wenn Sie nicht wissen, wo Sie die Grenze ziehen sollen, lesen Sie wie man Aufgaben in einem kleinen Team aufteilt.
Die Beschreibung sollte ausführbar sein, nicht nur lesbar
Geben Sie in der Beschreibung die Ausführungsbedingungen an und teilen Sie die Arbeit in überprüfbare Schritte auf. Im Task Manager dient dazu die „To-do-Liste“: Nach dem Speichern der Aufgabe haken die Beteiligten ihre Punkte ab, ohne in den Bearbeitungsmodus zu wechseln.
Am Dienstag schreibt Marta einen Satz: „Flyer A5 für Nord vorbereiten; Entwurf vor der Übergabe an den Druck zur Freigabe schicken.“ Darunter fügt sie fünf Punkte hinzu: Text vom Kunden prüfen, erste Version erstellen, Tomeks Anmerkungen einholen, Korrekturen einarbeiten, freigegebene Datei übergeben. Das sind nicht fünf separate Aufgaben mit eigenen Terminen. Das sind fünf Schritte, die zu einem Ergebnis führen.
Wenn Kasia den zweiten Punkt abhakt, zeigt die Leiste unter der Liste den Fortschritt, zum Beispiel „2 von 5 erledigt“. Der Status ist für alle Beteiligten gemeinsam sichtbar, und beim abgehakten Punkt ist der Avatar der Person zu sehen, die ihn markiert hat. Kasia kann auch einen übersehenen Schritt über „+ Position hinzufügen“ ergänzen, ohne das Recht zu haben, die gesamte Aufgabe zu bearbeiten.
Mehrere eingefügte Zeilen werden zu separaten Punkten, und die Reihenfolge der Liste lässt sich später per Drag & Drop ändern.
Wenn Sie eine größere Arbeit aufteilen, lesen Sie auch wann eine Checkliste statt einer weiteren Aufgabe sinnvoll ist. Eine kurze Faustregel für Marta: Wenn ein Punkt einen eigenen Termin oder eine eigene verantwortliche Person erfordert, sollte er eher eine eigene Aufgabe bekommen.
Ein Termin ohne Uhrzeit bedeutet den ganzen Tag
Geben Sie den Termin nur als Datum an, wenn der Tag zählt, oder mit Uhrzeit, wenn das Ergebnis vor einem bestimmten Ereignis fertig sein soll. Im Task Manager ist der Termin optional; eine Aufgabe mit Datum ohne Uhrzeit bleibt den ganzen Tag als „heute fällig“ markiert und wird erst am Folgetag überfällig.
Marta hat am Freitag um 13:00 Uhr ein Gespräch mit Nord, also setzt sie für den Flyer Freitag, 12:00 Uhr an. Bei der Aufgabe „Kundenhinweise durchsehen“ könnte sie nur das Freitagsdatum angeben, wenn eine Erledigung bis Tagesende ausreicht. Auf der Liste, im Board und im Kalender bedeutet eine blaue Fälligkeitsfarbe „heute fällig“, eine rote „überfällig“.
Bei einer Aufgabenkarte mit Fälligkeitsdatum sehen Sie außerdem einen Kreis mit der Anzahl der Tage; beim Darüberfahren mit dem Mauszeiger erscheint das genaue Datum. Verschiebt Marta das Fälligkeitsdatum, speichert der Thread die Änderung zusammen mit dem vorherigen Wert. Niemand muss sich aus der Erinnerung an das Dienstagsgespräch zurückerinnern.
Die Priorität soll die Ausnahme hervorheben, nicht jeden Auftrag
Setzen Sie eine hohe Priorität nur dann, wenn eine Aufgabe sich wirklich von den übrigen abheben soll. Task Manager bietet zwei Werte: normal und hoch; Letzterer ist auf der Liste als orangefarbener Punkt vor dem Status-Ring zu sehen.
Am Dienstag markiert Marta den Flyer als hoch, weil das Freitagstreffen mit dem Kunden eine feste Uhrzeit hat. Die übrigen laufenden Projekte lässt sie auf normal. Wäre alles dringend, würde die Farbe allein Kasia nicht mehr helfen zu entscheiden, womit sie zuerst beginnen soll.
Eine Skala von 1 bis 5 gibt es hier nicht. Für Martas Team reichen zwei Werte aus, um normale Arbeit von einer Aufgabe mit Vorrang zu unterscheiden; eine ausführliche Begründung kann sie in der Beschreibung ergänzen. Eine Änderung der Priorität wird, ebenso wie eine Änderung des Fälligkeitsdatums, im Thread vermerkt.
Weisen Sie Personen nach der Arbeit zu, die sie erledigen sollen
Weisen Sie der Aufgabe den Ausführenden zu, und eine Person, die das Gespräch nur verfolgen soll, fügen Sie als Beobachter hinzu. Der Beobachter sieht die Aufgabe und den Thread und kann Nachrichten schreiben, bearbeitet die Aufgabe aber nicht und ändert nicht ihren Status.
Marta legt die Aufgabe an und weist sie Kasia zu, die den Flyer vorbereitet. Tomek, der für die Freigabe des Entwurfs zuständig ist, fügt sie als Beobachter hinzu. Das macht sie im Modus „Ausgewählte Personen“, denn im Modus „Alle Personen im Arbeitsbereich“ lassen sich keine Beobachter festlegen. Tomek erhält eine Benachrichtigung über die @-Erwähnung, aber die beobachtete Aufgabe selbst erscheint weder in seinen Zählern „Überfällig / Heute“ noch in der morgendlichen Aufgabenübersicht.
Entscheiden Sie, wer zusätzliche Berechtigungen benötigt. Bei einer zugewiesenen Person gibt es die Schalter „Administrator“ und „Statusänderung“. Der erste gibt das Recht, die Aufgabe zu bearbeiten und zu löschen, der zweite erlaubt, den Status zu ändern. Aktivieren Sie sie nicht nur deshalb für jemanden, weil er das Briefing lesen soll: Zum Mitverfolgen eines Vorgangs dient der Beobachter.
Materialien gehören neben das Briefing, nicht in ein separates Gespräch
Fügen Sie die Datei des Kunden dem Thread der Aufgabe hinzu, in dem Kasia die Beschreibung liest und Fragen stellt. In Task Manager können Sie dafür die Büroklammer im Nachrichteneditor nutzen, die Datei in das Fenster ziehen oder sie per Tastenkombination Strg/Cmd+V aus der Zwischenablage einfügen.
Marta fügt den Flyertext und die vorherige Version des Entwurfs hinzu. Ein in den Editor eingefügter Screenshot landet im Nachrichtentext, eine außerhalb des Editors eingefügte Datei wird dagegen zum Anhang. Fragt am Donnerstag jemand nach der früheren Datei, zeigt das Büroklammer-Symbol „Dateien“ in der oberen Leiste der Aufgabe auch Anhänge aus älteren Nachrichten an.
Muss ein Layout auf einem Bild markiert werden, kann Marta „Zeichnen“ nutzen und eine handgezeichnete Skizze in den Text einfügen. Das separate Modul Dateien und die Auswahl „Aus der App Dateien“ stehen in der Pro-Variante zur Verfügung; das Hinzufügen von Anhängen vom Computer, per Drag-and-drop und aus der Zwischenablage funktioniert auch in Standard. Das ist ein wichtiger Unterschied, wenn für das Briefing einfach die Dateien des Kunden ausreichen.
Ein gutes Briefing beseitigt keine Fragen, es gibt ihnen nur den richtigen Platz
Halten Sie Klärungen unter der Aufgabe fest, damit die nächste Person die Frage zusammen mit der Antwort sieht. Der Thread von Task Manager zeigt die Aufgabenkarte mit Beschreibung und Anhängen, darunter das Gespräch der Beteiligten.
Am Mittwoch fragt Kasia: „Möchte Nord auch eine Version für den Versand per E-Mail?“ Marta antwortet im selben Thread und erwähnt Tomek per @, falls er die Absprachen kennt. Sie kann „In Antwort zitieren“ nutzen, um die Antwort mit einer bestimmten Nachricht zu verknüpfen. Tomek, der sich den Vorgang erst ansieht, wählt die Reaktion „Schaue ich mir an“ anstatt ein separates „ok“ zu schreiben.
Absprachen, die den Arbeitsumfang ändern, überträgt Marta anschließend in die Beschreibung oder in die To-do-Liste. Das bloße Bearbeiten der Beschreibung erzeugt keine Systemnachricht, auch wenn neben dem Namen der Hinweis „(bearbeitet)“ erscheint. Deshalb belässt sie eine wichtige Änderung nicht allein in einer beiläufigen Antwort. Mehr zur Wahl des richtigen Orts für Entscheidungen lesen Sie im Beitrag wo Teamabsprachen festgehalten werden sollten.
KI kann den Text verbessern, aber den Umfang nicht für Sie festlegen
Der KI-Assistent hilft, ein geschriebenes Briefing zu redigieren oder aus den von Ihnen angegebenen Schritten eine Checkliste zu erstellen. Er ersetzt nicht Ihre Entscheidung über das Format des Flyers, den Termin oder die freigebende Person, wenn diese Angaben im Auftrag fehlen.
Marta schreibt die Beschreibung in eigenen Worten und wählt „Text verschönern“. Der Zauberstab korrigiert Tippfehler, Grammatik und Stil und behält dabei Absätze sowie Listen bei; neue Fakten fügt er nicht hinzu. Gefällt ihr die Überarbeitung nicht, stellt die Meldung „Text verschönert - zum Rückgängigmachen klicken“ die vorherige Version wieder her. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn der Administrator die KI konfiguriert hat und Marta dafür die Berechtigung besitzt.
Sie kann den KI-Assistenten auch um eine Checkliste aus aufgelisteten Schritten bitten. Tut sie das über die Schaltfläche „KI-Assistent“ im Thread der Aufgabe, sind Frage und Antwort privat und mit „NUR FÜR SIE“ gekennzeichnet. Eine solche Liste bleibt in der privaten Antwort und nicht in der Aufgabenbeschreibung - Schritte, die für das ganze Team gelten sollen, übertragen Sie in die To-do-Liste der Beschreibung. Ebenso öffnet der Befehl zum Anlegen einer Aufgabe ein Formular mit vorbereiteten Feldern, die Aufgabe entsteht aber erst nach Klick auf „Speichern“.
Der KI-Assistent in Task Manager ist optional: Das Programm funktioniert auch ohne ihn. Wenn Sie ihn aktivieren, verwenden Sie Ihren eigenen Schlüssel bei OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok und zahlen dem Anbieter ohne Vermittleraufschlag. Beachten Sie, dass die Frage zusammen mit dem übergebenen Kontext an den gewählten Modellanbieter geht.
Briefing-Vorlage: fünf Felder und ein Ort für Materialien
Die Briefing-Vorlage lässt sich auf fünf Felder der Aufgabe übertragen: benennen Sie das Ergebnis, listen Sie die Schritte auf, legen Sie Termin und Dringlichkeit fest und geben Sie die Personen an. Materialien fügen Sie dem Thread hinzu, statt dafür ein weiteres Feld im Formular zu suchen.
| Feld | Was eintragen | Martas Beispiel |
|---|---|---|
| Betreff | Ergebnis und Empfänger | A5-Flyer für Nord |
| Beschreibung | Umfang, Freigabebedingung und Liste der Schritte | Entwurf zur Abnahme vor dem Druck; Text prüfen, Version vorbereiten, Anmerkungen einholen, Korrekturen einarbeiten, Datei übergeben |
| Fälligkeitsdatum | Das Datum, und falls nötig, auch die Uhrzeit | Freitag, 12:00 Uhr |
| Priorität | Normal oder hoch | Hoch, vor dem Freitagstreffen |
| Zugewiesene Personen | Den Ausführenden und die Personen, die den Vorgang verfolgen | Kasia erstellt den Entwurf, Tomek ist Beobachter |
Dasselbe Schema lässt sich auf ein Angebot, einen Website-Text oder einen Serviceauftrag anwenden. Die Felder lassen sich nicht um eigene Angaben wie „Budget“ oder „Kunde“ erweitern, solche Informationen tragen Sie daher in die Beschreibung ein; der Kundenname kann auch in den Betreff.
Prüfen Sie morgen die erste Aufgabe aus Sicht des Ausführenden
Lesen Sie die morgige Aufgabe vor dem Zuweisen so, als wären Sie nicht beim Meeting dabei gewesen: Kennen Sie das Ergebnis, die Schritte, den Termin, die Dringlichkeit und Ihre Rolle? Fehlende Angaben ergänzen Sie, und Materialien legen Sie im Thread ab.
In einem Unternehmen mit wenigen bis mehreren Dutzend Mitarbeitern ermöglicht Task Manager, Briefing, Gespräch, Checkliste und Anhänge an einem Ort zu halten. Die Anwendungsdaten liegen auf dem Server des Unternehmens; für die Installation genügt ein gewöhnliches Shared Hosting mit PHP und MySQL.
Die Lizenz ist zeitlich unbefristet und wird einmalig pro Anzahl der Plätze bezahlt, ohne Abo pro Person; sie umfasst 12 Monate Updates, eine spätere Verlängerung ist optional. Die Variante Standard im Starter-Plan kostet 690 PLN für bis zu 8 Personen, im Classic-Plan 1.490 PLN für bis zu 20 Personen. Legen Sie eine Aufgabe gemäß der Tabelle in Demo an.
Häufig gestellte Fragen
Wie beschreibt man eine Aufgabe für einen Mitarbeiter, der nicht an dem Meeting teilgenommen hat?
Ein Aufgabenbriefing sollte Thema, Beschreibung der Schritte, Termin, Priorität und zugewiesene Personen enthalten. Im Task Manager entsprechen diesen die Felder des Formulars; Materialien fügen Sie dem Thread der Aufgabe hinzu.
Kann der Bearbeiter einen Schritt zur Liste in der Aufgabe hinzufügen?
Ja, eine Person, die einen Punkt abhaken kann, kann ihn auch über „+ Position hinzufügen“ ergänzen, ohne das Recht zu haben, die Aufgabe zu bearbeiten. Bei einem hinzugefügten Schritt ist der Avatar der Person zu sehen, die ihn hinzugefügt hat.
Wie fügt man einer Aufgabe jemanden hinzu, der nur den Fortschritt verfolgen soll?
Wählen Sie „Ausgewählte Personen“ und aktivieren Sie bei der betreffenden Person den Schalter „Beobachter“. Diese Person sieht die Aufgabe und schreibt im Thread, bearbeitet die Aufgabe aber nicht und ändert auch nicht den Status; Benachrichtigungen erhält sie nur bei @-Erwähnungen.
Muss man bei der Fälligkeit einer Aufgabe eine Uhrzeit angeben?
Nein, Sie können nur das Datum angeben. Ohne Uhrzeit bleibt die Aufgabe den ganzen angegebenen Tag über als „heute fällig“ markiert und wird erst am Folgetag überfällig.
Schreibt die KI das Aufgabenbriefing für mich?
Der KI-Assistent hilft Ihnen, Ihren Text zu verbessern oder aus den angegebenen Schritten eine Checkliste zu erstellen, legt aber nicht für Sie die fehlenden Anforderungen des Kunden fest. Er funktioniert nach Konfiguration eines eigenen API-Schlüssels bei einem KI-Anbieter; Task Manager benötigt keine KI für die Arbeit mit Aufgaben.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
