Marta dirige uma agência de seis pessoas. Na terça-feira de manhã escreve «Folheto para a Nord» e, antes do meio-dia, recebe três perguntas: para quando, em que formato e quem aprova o design? Se está a pensar como descrever uma tarefa para um colaborador que não esteve consigo na reunião com o cliente, comece pelos cinco campos e teste-os num exemplo concreto.
Como descrever uma tarefa para um colaborador, para que saiba por onde começar?
Responda, na tarefa, a cinco perguntas: o que fazer, até quando, com que urgência, quem executa o trabalho e quem deve acompanhá-lo. Anexe os materiais no mesmo fio, porque o executante precisa deles onde lê a instrução.
Marta poderia responder à Kasia no chat: «A5, até sexta-feira, o Tomek aprova». Só que, daqui a um mês, alguém vai abrir a tarefa e ver apenas «Folheto para a Nord». A pergunta volta sempre que a resposta fica fora do lugar onde a equipa trabalha.
No Task Manager, começa por escolher o Workspace na coluna da esquerda e clicar em «+ Adicionar tarefa» na coluna do meio. Escreve o assunto, a descrição, a prioridade e o prazo, e depois escolhe as pessoas atribuídas. Veja como funcionam as tarefas e os seus fios de conversa, e, a seguir, trate cada campo como a resposta a uma pergunta concreta.
O assunto deve dizer o que vai ser criado e para quem
Um bom assunto nomeia o resultado e o destinatário: «Folheto A5 para a Nord» diz mais do que «Folheto». No Task Manager, o assunto é o único campo obrigatório, mas o simples facto de se poder gravar a tarefa não significa ainda que alguém entenda o seu âmbito.
Marta escreve, assim, o nome do cliente e o formato já no título, em vez de os esconder na quinta mensagem. Quando um colega copia a ligação através de «Copiar ligação da tarefa», o destinatário reconhece o assunto pelo nome. A ligação, por si só, não dá permissões adicionais: uma pessoa sem acesso verá a mensagem «Sem acesso», e não o conteúdo da tarefa.
Esta regra também é útil quando divide um pedido maior entre várias pessoas. «Folheto A5 para a Nord» e «Orçamento de impressão do folheto para a Nord» são dois resultados diferentes; se não souber onde traçar a fronteira, leia como repartir tarefas numa equipa pequena.
A descrição deve poder ser executada, não apenas lida
Na descrição, indique as condições de execução e divida o trabalho em passos verificáveis. No Task Manager, para isso serve a «Lista de afazeres»: depois de guardada a tarefa, os participantes marcam os seus itens sem entrar na edição.
Na terça-feira, Marta escreve uma frase: «Preparar o folheto A5 para a Nord; enviar o design para aprovação antes de o entregar para impressão». Por baixo, acrescenta cinco itens: verificar o conteúdo do cliente, preparar a primeira versão, recolher os comentários do Tomek, fazer as correções, entregar o ficheiro aprovado. Isto não são cinco tarefas separadas com prazos separados. São cinco passos que levam a um único resultado.
Quando a Kasia marca o segundo ponto, a barra por baixo da lista mostra o progresso, por exemplo «2 de 5 concluídos». O estado é partilhado por todos os participantes e, junto ao item marcado, vê-se o avatar da pessoa que o assinalou. A Kasia também pode acrescentar um passo que tenha ficado de fora através de «+ Adicionar item», sem ter permissão para editar toda a tarefa.
Várias linhas coladas tornam-se itens separados, e a ordem da lista pode depois ser alterada arrastando.
Se estiver a planear um trabalho maior, consulte também quando usar uma checklist em vez de outra tarefa. Critério rápido para a Marta: se um ponto exigir um prazo próprio ou uma pessoa responsável própria, deve antes ganhar a sua própria tarefa.
Um prazo sem hora significa o dia inteiro
Indique o prazo apenas com a data quando o que importa é o dia, ou com a hora quando o resultado tiver de estar pronto antes de um evento concreto. No Task Manager, o prazo é opcional; uma tarefa com data mas sem hora permanece marcada como «para hoje» durante todo o dia e só fica atrasada no dia seguinte.
A Marta tem na sexta-feira, às 13:00, uma reunião com a Nord, por isso para o folheto define sexta-feira, 12:00. Na tarefa "Rever as observações do cliente" poderia indicar apenas a data de sexta-feira, se lhe bastasse concluir até ao fim do dia. Na lista, no Quadro e no Calendário, a cor azul do prazo significa "para hoje", e a vermelha - "fora do prazo".
No cartão da tarefa com prazo verá também um círculo com o número de dias; ao passar o cursor aparece a data exata. Se a Marta alterar o prazo, a conversa regista a alteração juntamente com o valor anterior. Não é preciso reconstituí-la a partir de memórias de uma conversa de terça-feira.
A prioridade deve destacar a exceção, não cada tarefa
Defina prioridade alta apenas quando a tarefa realmente se deva destacar das restantes. O Task Manager oferece dois valores: normal e alta; esta última aparece na lista como um ponto laranja antes do anel de estado.
Na terça-feira, a Marta marca o folheto como alta, porque a reunião de sexta-feira com o cliente tem hora marcada. Os restantes projetos em curso deixa como normais. Se tudo for urgente, a própria cor deixa de ajudar a Kasia a escolher por onde começar.
Aqui não se define uma escala de 1 a 5. Para a equipa da Marta, dois valores bastam para distinguir o trabalho comum de uma tarefa que exige prioridade; a justificação detalhada pode ser acrescentada na descrição. A alteração da prioridade, tal como a do prazo, fica registada na conversa.
Atribua pessoas de acordo com o trabalho que vão realizar
Atribua o executante à tarefa, e a pessoa que apenas deve acompanhar a conversa, adicione-a como Observador. O Observador vê a tarefa e a conversa e pode escrever mensagens, mas não edita a tarefa nem altera o seu estado.
A Marta cria a tarefa e atribui-a à Kasia, que vai preparar o folheto. O Tomek, responsável pela aprovação do projeto, é adicionado como Observador. Faz isto no modo "Pessoas selecionadas", porque no modo "Todas as pessoas no Workspace" não é possível definir observadores. O Tomek recebe uma notificação de menção @, mas a própria tarefa observada não entra nos seus contadores "Fora do prazo / Para hoje" nem no resumo matinal de tarefas.
Decida quem precisa de permissões adicionais. Junto à pessoa atribuída existem os interruptores "Administrador" e "Alteração de estado". O primeiro dá direito a editar e eliminar a tarefa, o segundo permite alterar o estado. Não os ative só porque alguém deve ler o briefing: para acompanhar o assunto serve o Observador.
Guarde os materiais junto do briefing, não numa conversa à parte
Anexe o ficheiro do cliente à conversa da tarefa, onde a Kasia lê a descrição e coloca questões. No Task Manager pode usar o clipe no editor de mensagens, arrastar o ficheiro para a janela ou colá-lo da área de transferência com o atalho Ctrl/Cmd+V.
A Marta adiciona o texto do folheto e a versão anterior do projeto. Uma captura de ecrã colada no editor passa a fazer parte do conteúdo da mensagem, enquanto um ficheiro colado fora do editor torna-se um anexo. Quando na quinta-feira alguém perguntar sobre um ficheiro anterior, o ícone do clipe "Ficheiros" na barra superior da tarefa mostra também os anexos de mensagens mais antigas.
Se for necessário indicar a disposição numa imagem, a Marta pode usar "Desenhar" e inserir um esboço manual no conteúdo. O módulo separado Ficheiros e a opção "Da aplicação Ficheiros" estão disponíveis na variante Pro; adicionar anexos do computador, por arrasto e da área de transferência funciona também no Standard. É uma diferença importante, se para o briefing bastarem simplesmente os ficheiros do cliente.
Um bom briefing não elimina as perguntas, apenas lhes dá o lugar certo
Guarde os esclarecimentos na própria tarefa, para que a pessoa seguinte veja a pergunta junto com a resposta. A conversa do Task Manager mostra o cartão da tarefa com a descrição e os anexos, e por baixo a conversa dos participantes.
Na quarta-feira, a Kasia pergunta: "A Nord também quer uma versão para envio por e-mail?". A Marta responde na mesma conversa, mencionando o Tomek com @, se for ele quem conhece os pormenores. Pode usar "Citar na resposta", para ligar a resposta a uma mensagem concreta. O Tomek, que ainda está a verificar o assunto, escolhe a reação "A ver" em vez de escrever um "ok" à parte.
As decisões que alteram o âmbito do trabalho, a Marta transfere depois para a descrição ou para a lista de tarefas. A simples edição da descrição não cria uma mensagem do sistema, embora junto ao nome apareça a indicação "(editado)". Por isso, uma alteração importante não fica guardada apenas numa resposta avulsa. Pode ler mais sobre onde registar uma decisão no texto onde registar as decisões da equipa.
A IA pode melhorar o texto, mas não define o âmbito por si
O Assistente de IA ajuda a redigir um briefing já escrito ou a montar uma checklist a partir dos passos que lhe indicar. Não substitui a sua decisão sobre o formato do folheto, o prazo ou a pessoa responsável pela aprovação, se essa informação não constar da tarefa.
A Marta escreve a descrição com as suas próprias palavras e escolhe "Melhorar texto". A varinha corrige erros, gramática e estilo, mantendo os parágrafos e as listas; não acrescenta novos factos. Se a redação não lhe agradar, a mensagem "Texto melhorado - clique para anular" repõe a versão anterior. O botão só aparece quando o administrador configurou a IA e a Marta tem permissão para a usar.
Pode também pedir ao Assistente de IA uma checklist a partir de passos indicados. Se o fizer através do botão "Assistente de IA" na conversa da tarefa, a pergunta e a resposta são privadas, marcadas "APENAS PARA SI". Essa lista fica na resposta privada, não na descrição da tarefa - os passos que devam ser partilhados pela equipa devem ser transcritos para a lista de tarefas na descrição. Da mesma forma, o comando para criar uma tarefa abre um formulário com os campos já preenchidos, mas a tarefa só é criada depois de clicar em "Guardar".
O Assistente de IA no Task Manager é opcional: o programa funciona também sem ele. Se o ativar, usa a sua própria chave junto da OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok e paga diretamente ao fornecedor, sem margem de intermediário. Tenha em conta que a pergunta, juntamente com o contexto fornecido, é enviada para o fornecedor do modelo escolhido.
Modelo de briefing: cinco campos e um lugar para os materiais
O modelo de briefing pode ser transcrito para cinco campos da tarefa: nomeie o resultado, descreva os passos, defina o prazo e a urgência e indique as pessoas. Os materiais adicione-os à conversa, em vez de procurar mais um campo no formulário para eles.
| Campo | O que indicar | Exemplo da Marta |
|---|---|---|
| Assunto | Resultado e destinatário | Folheto A5 para a Nord |
| Descrição | Âmbito, condição de aprovação e lista de passos | Projeto para aprovação antes da impressão; verificar o texto, preparar a versão, recolher observações, fazer as correções, entregar o ficheiro |
| Prazo | A data, e se for necessário, também a hora | Sexta-feira, 12:00 |
| Prioridade | Normal ou alta | Alta, antes da reunião de sexta-feira |
| Pessoas atribuídas | O executante e as pessoas que acompanham o assunto | A Kasia prepara o projeto, o Tomek é Observador |
Pode aplicar a mesma estrutura a uma proposta, a um texto para o site ou a um pedido de serviço. Os campos não podem ser alargados com "orçamento" ou "cliente" próprios, por isso essas informações devem ser indicadas na descrição; o nome do cliente também pode constar no assunto.
Amanhã verifique a primeira tarefa com os olhos do executante
Antes de atribuir a tarefa de amanhã, leia-a como se não tivesse estado na reunião: conhece o resultado, os passos, o prazo, a urgência e o seu papel? As informações em falta acrescente-as, e os materiais coloque-os na conversa.
Numa empresa com um número de pessoas entre alguns e algumas dezenas, o Task Manager permite guardar ali o briefing, a conversa, a checklist e os anexos. Os dados da aplicação ficam no servidor da empresa; para a instalação basta um alojamento partilhado comum com PHP e MySQL.
A licença é vitalícia e paga uma única vez por número de postos, sem mensalidade por pessoa; inclui 12 meses de atualizações, sendo a renovação posterior opcional. A variante Standard no plano Starter custa 690 zł até 8 pessoas, e no plano Classic 1490 zł até 20 pessoas. Crie uma tarefa de acordo com a tabela em Demo.
Perguntas mais frequentes
Como descrever uma tarefa para um colaborador que não participou na reunião?
O briefing de uma tarefa deve conter o assunto, a descrição dos passos, o prazo, a prioridade e as pessoas atribuídas. No Task Manager, estes correspondem aos campos do formulário; os materiais são anexados ao fio da tarefa.
O executante pode acrescentar um passo à lista numa tarefa?
Sim, a pessoa que pode marcar um item como concluído também o pode acrescentar através de «+ Adicionar item», sem ter permissão para editar a tarefa. Junto ao passo acrescentado é visível o avatar da pessoa que o adicionou.
Como adicionar a uma tarefa alguém que apenas deve acompanhar o progresso?
Escolha «Pessoas selecionadas» e ative, junto à pessoa em causa, o interrutor «Observador». Essa pessoa vê a tarefa e escreve no fio, mas não edita a tarefa nem altera o estado; recebe notificações apenas de menções @.
É preciso indicar a hora no prazo da tarefa?
Não, pode indicar apenas a data. Sem hora, a tarefa permanece marcada como «para hoje» durante todo o dia indicado e torna-se atrasada apenas no dia seguinte.
A IA escreve o briefing da tarefa por mim?
O assistente de IA ajuda a melhorar o seu texto ou a preparar uma checklist a partir dos passos indicados, mas não define por si os requisitos do cliente em falta. Funciona depois de configurar a sua própria chave junto de um fornecedor de IA; o Task Manager não exige IA para trabalhar com tarefas.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
