Marta dirige una agencia de seis personas. El martes por la mañana escribe «Folleto para Nord» y antes del mediodía recibe tres preguntas: ¿para cuándo?, ¿en qué formato? y ¿quién aprobará el diseño? Si te preguntas cómo describir una tarea para un empleado que no estuvo contigo en la reunión con el cliente, empieza por cinco campos y compruébalos con un ejemplo concreto.
Cómo describir una tarea para un empleado, para que sepa por dónde empezar
Responde en la tarea a cinco preguntas: qué hacer, para cuándo, con qué urgencia, quién realiza el trabajo y quién debe seguirlo. Adjunta los materiales en el mismo hilo, porque quien ejecuta la tarea los necesita donde lee el encargo.
Marta podría responder a Kasia por chat: «A5, para el viernes, Tomek lo aprobará». El problema es que dentro de un mes alguien abrirá la tarea y verá únicamente «Folleto para Nord». La pregunta vuelve cuando la respuesta se queda fuera del lugar donde trabaja el equipo.
En Task Manager empiezas eligiendo el Espacio de trabajo en la columna izquierda y haciendo clic en «+ Añadir tarea» en la columna central. Escribes el tema, la descripción, la prioridad y la fecha límite, y después eliges las personas asignadas. Descubre cómo funcionan las tareas y sus hilos, y a continuación trata cada campo como la respuesta a una pregunta concreta.
El tema debe decir qué se va a crear y para quién
Un buen tema nombra el resultado y el destinatario: «Folleto A5 para Nord» dice más que «Folleto». En Task Manager el tema es el único campo obligatorio, pero el simple hecho de poder guardar la tarea no significa todavía que alguien vaya a entender su alcance.
Así que Marta escribe el nombre del cliente y el formato ya en el título, en lugar de esconderlos en el quinto mensaje. Cuando un compañero copie el enlace con «Copiar enlace a la tarea», el destinatario reconocerá el asunto por el nombre. El enlace en sí no otorga permisos adicionales: una persona sin acceso verá el mensaje «Sin acceso», no el contenido de la tarea.
Esta regla también resulta útil cuando divides un encargo más grande entre varias personas. «Folleto A5 para Nord» y «Presupuesto de impresión del folleto para Nord» son dos resultados distintos; si no sabes dónde trazar la línea, lee cómo repartir tareas en un equipo pequeño.
La descripción debe poder ejecutarse, no solo leerse
En la descripción indica las condiciones de ejecución y divide el trabajo en pasos comprobables. En Task Manager para esto sirve la «Lista de tareas»: una vez guardada la tarea, los participantes marcan sus elementos sin entrar en la edición.
El martes Marta escribe una sola frase: «Prepara el folleto A5 para Nord; envía el diseño para su aprobación antes de pasarlo a imprenta». Debajo añade cinco elementos: revisar el texto del cliente, preparar la primera versión, recoger los comentarios de Tomek, aplicar las correcciones, entregar el archivo aprobado. No son cinco tareas independientes con plazos distintos. Son cinco pasos que llevan a un solo resultado.
Cuando Kasia marca el segundo punto, la barra bajo la lista muestra el progreso, por ejemplo «2 de 5 hechos». El estado es compartido entre los participantes, y junto al elemento marcado se ve el avatar de la persona que lo marcó. Kasia también puede añadir un paso olvidado mediante «+ Añadir elemento» sin tener permiso para editar toda la tarea.
Varias líneas pegadas se convertirán en elementos independientes, y el orden de la lista se puede cambiar después arrastrando.
Si estás planificando un trabajo más grande, consulta también cuándo usar una lista de comprobación en lugar de otra tarea. Criterio rápido para Marta: si un punto requiere un plazo o una persona responsable propios, debería más bien convertirse en una tarea independiente.
Una fecha límite sin hora significa todo el día
Indica la fecha límite solo con el día cuando lo que importa es la jornada, o con hora cuando el resultado debe estar listo antes de un evento concreto. En Task Manager la fecha límite es opcional; una tarea con fecha pero sin hora permanece marcada como «para hoy» durante todo el día y pasa a estar vencida solo al día siguiente.
Marta tiene el viernes a las 13:00 una reunión con Nord, así que para el folleto fija el viernes a las 12:00. En la tarea «Revisar las observaciones del cliente» podría indicar solo la fecha del viernes, si le bastara con terminarla antes de que acabe el día. En la lista, el Tablero y el Calendario, el color azul de la fecha límite significa «para hoy», y el rojo, «fuera de plazo».
En la tarjeta de la tarea con fecha límite verás también un círculo con el número de días; al pasar el cursor por encima aparecerá la fecha exacta. Si Marta cambia la fecha, el hilo registrará el cambio junto con el valor anterior. No hace falta reconstruirla a partir de recuerdos de la conversación del martes.
La prioridad debe destacar la excepción, no cada encargo
Marca prioridad alta solo cuando la tarea realmente deba sobresalir frente a las demás. Task Manager ofrece dos valores: normal y alta; esta última se ve en la lista como un punto naranja delante del anillo de estado.
El martes, Marta marca el folleto como de prioridad alta, porque la reunión del viernes con el cliente tiene una hora fijada. Deja el resto de los proyectos en curso como normales. Si todo fuera urgente, el color por sí solo dejaría de ayudar a Kasia a decidir por dónde empezar.
Aquí no vas a establecer una escala del 1 al 5. Para el equipo de Marta, dos valores bastan para distinguir el trabajo habitual de una tarea que requiere prioridad; el motivo detallado puede añadirlo en la descripción. El cambio de prioridad, igual que el de fecha límite, quedará registrado en el hilo.
Asigna a las personas según el trabajo que deban realizar
Asigna un responsable a la tarea, y a la persona que solo deba seguir la conversación, añádela como Observador. El Observador ve la tarea y el hilo y puede escribir mensajes, pero no edita la tarea ni cambia su estado.
Marta crea la tarea y se la asigna a Kasia, que preparará el folleto. A Tomek, responsable de aprobar el proyecto, lo añade como Observador. Lo hace en el modo «Personas seleccionadas», porque en el modo «Todas las personas del Espacio de trabajo» no se pueden definir observadores. Tomek recibirá una notificación por la mención con @, pero la tarea observada en sí no aparecerá en sus contadores «Fuera de plazo / Para hoy» ni en el resumen matutino de tareas.
Decide quién necesita permisos adicionales. Junto a la persona asignada hay dos interruptores: «Administrador» y «Cambio de estado». El primero otorga el derecho a editar y eliminar la tarea, el segundo permite cambiar el estado. No los actives para alguien solo porque deba leer el brief: para seguir el asunto está el Observador.
Guarda los materiales junto al brief, no en una conversación aparte
Adjunta el archivo del cliente al hilo de la tarea, donde Kasia lee la descripción y hace preguntas. En Task Manager puedes usar el clip en el editor de mensajes, arrastrar el archivo a la ventana o pegarlo desde el portapapeles con Ctrl/Cmd+V.
Marta añade el texto del folleto y la versión anterior del diseño. Una captura de pantalla pegada en el editor pasará a formar parte del contenido del mensaje, mientras que un archivo pegado fuera del editor se convertirá en un adjunto. Cuando el jueves alguien pregunte por un archivo anterior, el icono del clip «Archivos» en la barra superior de la tarea mostrará también los adjuntos de mensajes más antiguos.
Si hace falta señalar una disposición en una imagen, Marta puede usar «Dibujar» e insertar un boceto a mano en el contenido. El módulo aparte Archivos y la opción «Desde la aplicación Archivos» están disponibles en la versión Pro; añadir adjuntos desde el ordenador, por arrastre o desde el portapapeles funciona también en Standard. Esta es una diferencia importante si para el brief te bastan simplemente los archivos del cliente.
Un buen brief no elimina las preguntas, solo les da el lugar adecuado
Guarda las aclaraciones en la tarea, para que la siguiente persona vea la pregunta junto con la respuesta. El hilo de Task Manager muestra la tarjeta de la tarea con la descripción y los adjuntos, y debajo, la conversación de los participantes.
El miércoles, Kasia pregunta: «¿Nord quiere también una versión para enviar por correo?». Marta responde en el mismo hilo, mencionando a Tomek con @ si es él quien conoce los detalles acordados. Puede usar «Citar en la respuesta» para vincular la respuesta a un mensaje concreto. Tomek, que apenas está revisando el asunto, elige la reacción «Lo estoy viendo» en lugar de escribir un «ok» aparte.
Los acuerdos que cambian el alcance del trabajo, Marta los traslada después a la descripción o a la lista de tareas. La simple edición de la descripción no genera un mensaje del sistema, aunque junto al nombre aparece la indicación «(editado)». Por eso no deja un cambio importante únicamente en una respuesta suelta. Más sobre cómo elegir el lugar para una decisión en el texto dónde guardar los acuerdos del equipo.
La IA puede mejorar el texto, pero no definirá el alcance por ti
El Asistente de IA te ayudará a redactar un brief ya escrito o a elaborar una lista de comprobación a partir de los pasos que le indiques. No sustituirá tu decisión sobre el formato del folleto, la fecha límite ni la persona que debe aprobarlo, si esa información no está en el encargo.
Marta escribe la descripción con sus propias palabras y elige «Embellecer texto». La varita corrige erratas, gramática y estilo, conservando los párrafos y las listas; no añade hechos nuevos. Si la redacción no le convence, el mensaje «Texto embellecido - haz clic para deshacer» restaurará la versión anterior. El botón aparece solo cuando el administrador ha configurado la IA y Marta tiene permiso para usarlo.
También puede pedirle al Asistente de IA una lista de comprobación a partir de los pasos que escriba. Si lo hace con el botón «Asistente de IA» en el hilo de la tarea, la pregunta y la respuesta serán privadas, marcadas «SOLO PARA TI». Esa lista queda en la respuesta privada, no en la descripción de la tarea: los pasos que deban ser comunes para el equipo, cópialos a la lista de tareas de la descripción. Del mismo modo, la orden de crear una tarea abre un formulario con los campos preparados, pero la tarea no se crea hasta hacer clic en «Guardar».
El Asistente de IA en Task Manager es opcional: el programa funciona también sin él. Si lo activas, usas tu propia clave de OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok y pagas al proveedor sin margen de intermediario. Ten en cuenta que la pregunta, junto con el contexto proporcionado, llega al proveedor del modelo elegido.
Plantilla de brief: cinco campos y un solo lugar para los materiales
Puedes trasladar la plantilla de brief a los cinco campos de la tarea: nombra el resultado, desglosa los pasos, define la fecha límite y la urgencia, e indica las personas. Añade los materiales al hilo, en lugar de buscarles otro campo en el formulario.
| Campo | Qué poner | Ejemplo de Marta |
|---|---|---|
| Asunto | Resultado y destinatario | Folleto A5 para Nord |
| Descripción | Alcance, condición de aprobación y lista de pasos | Diseño a aprobar antes de imprimir; revisar el texto, preparar la versión, recoger comentarios, aplicar las correcciones, entregar el archivo |
| Fecha límite | La fecha, y si hace falta, también la hora | Viernes, 12:00 |
| Prioridad | Normal o alta | Alta, antes de la reunión del viernes |
| Personas asignadas | El responsable y las personas que siguen el asunto | Kasia prepara el diseño, Tomek es Observador |
Aplicarás el mismo esquema a una oferta, un texto para la web o un encargo de servicio. Los campos no se pueden ampliar con otros propios como «presupuesto» o «cliente», así que esa información escríbela en la descripción; el nombre del cliente también puede ir en el asunto.
Mañana revisa la primera tarea con los ojos del encargado
Antes de asignar la tarea de mañana, léela como si no hubieras estado en la reunión: ¿conoces el resultado, los pasos, la fecha límite, la urgencia y tu papel? Añade la información que falte, y coloca los materiales en el hilo.
En una empresa de entre unas pocas y varias decenas de personas, Task Manager permite tener en un solo lugar el brief, la conversación, la lista de comprobación y los adjuntos. Los datos de la aplicación residen en el servidor de la empresa; para instalarla basta un hosting compartido normal con PHP y MySQL.
La licencia es perpetua y se paga una sola vez por el número de puestos, sin suscripción por persona; incluye 12 meses de actualizaciones, y la renovación posterior es opcional. La variante Standard del plan Starter cuesta 690 PLN hasta 8 personas, y en el plan Classic 1.490 PLN hasta 20 personas. Crea una tarea siguiendo la tabla en Demo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo describir una tarea para un empleado que no participó en la reunión?
El brief de una tarea debe incluir el tema, la descripción de los pasos, la fecha límite, la prioridad y las personas asignadas. En Task Manager les corresponden los campos del formulario; los materiales se adjuntan al hilo de la tarea.
¿Puede el ejecutor añadir un paso a la lista de la tarea?
Sí, la persona que puede marcar un elemento también puede añadirlo mediante «+ Añadir elemento» sin tener permiso para editar la tarea. Junto al paso añadido se ve el avatar de la persona que lo agregó.
¿Cómo añadir a la tarea a alguien que solo debe seguir el progreso?
Elige «Personas seleccionadas» y activa el interruptor «Observador» junto a esa persona. Esa persona ve la tarea y escribe en el hilo, pero no edita la tarea ni cambia su estado; solo recibe notificaciones de las menciones @.
¿Hay que indicar la hora en la fecha límite de la tarea?
No, puedes indicar solo la fecha. Sin hora, la tarea permanece marcada como «para hoy» durante todo el día indicado y pasa a estar vencida al día siguiente.
¿Escribirá la IA el brief de la tarea por mí?
El Asistente de IA te ayudará a mejorar tu texto o a preparar una lista de comprobación a partir de los pasos indicados, pero no establecerá por ti los requisitos del cliente que falten. Funciona una vez configurada tu propia clave con el proveedor de IA; Task Manager no requiere IA para trabajar con las tareas.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
