Marta gestisce un'agenzia di sei persone. Martedì mattina scrive «Volantino per Nord» e prima di mezzogiorno riceve tre domande: per quando, in che formato e chi approverà il progetto? Se ti stai chiedendo come descrivere un'attività a un collaboratore che non era con te alla riunione con il cliente, parti da cinque campi e mettili alla prova su un esempio concreto.
Come descrivere un'attività a un collaboratore così che sappia da dove iniziare?
Rispondi nell'attività a cinque domande: cosa fare, entro quando, con quale urgenza, chi esegue il lavoro e chi dovrebbe seguirlo. Allega i materiali nella stessa discussione, perché l'esecutore ne ha bisogno proprio dove legge l'incarico.
Marta potrebbe rispondere a Kasia in chat: «A5, entro venerdì, Tomek approva». Peccato che tra un mese qualcuno apra l'attività e veda ancora solo «Volantino per Nord». La domanda torna quando la risposta resta fuori dal posto in cui il team lavora.
In Task Manager inizi selezionando lo Spazio di lavoro nella colonna di sinistra e cliccando «+ Aggiungi attività» in quella centrale. Inserisci l'oggetto, la descrizione, la priorità e la scadenza, poi scegli le persone assegnate. Scopri come funzionano le attività e le loro discussioni, e di seguito tratta ogni campo come la risposta a una domanda precisa.
L'oggetto deve dire cosa nascerà e per chi
Un buon oggetto nomina il risultato e il destinatario: «Volantino A5 per Nord» dice più di «Volantino». In Task Manager l'oggetto è l'unico campo obbligatorio, ma la sola possibilità di salvare l'attività non significa ancora che qualcuno ne capirà l'ambito.
Marta quindi scrive il nome del cliente e il formato già nel titolo, invece di nasconderli nel quinto messaggio. Quando un collega copia il link tramite «Copia link all'attività», il destinatario riconosce la pratica dal nome. Il link stesso non dà permessi aggiuntivi: una persona senza accesso vedrà il messaggio «Accesso negato», non il contenuto dell'attività.
Questa regola torna utile anche quando dividi un incarico più grande tra più persone. «Volantino A5 per Nord» e «Preventivo di stampa del volantino per Nord» sono due risultati diversi; se non sai dove tracciare il confine, leggi come suddividere le attività in un piccolo team.
La descrizione deve poter essere eseguita, non solo letta
Nella descrizione indica le condizioni di esecuzione e suddividi il lavoro in passaggi verificabili. In Task Manager a questo serve la «Lista to-do»: dopo il salvataggio dell'attività i partecipanti spuntano i suoi elementi senza entrare nella modifica.
Martedì Marta scrive una sola frase: «Prepara il volantino A5 per Nord; invia il progetto per l'approvazione prima di passarlo alla stampa». Sotto aggiunge cinque voci: controllare il testo del cliente, preparare la prima versione, raccogliere le osservazioni di Tomek, apportare le correzioni, consegnare il file approvato. Non sono cinque attività separate con scadenze separate. Sono cinque passaggi che portano a un unico risultato.
Quando Kasia spunta il secondo punto, la barra sotto la lista mostra l'avanzamento, ad esempio «2 di 5 completati». Lo stato è condiviso tra i partecipanti e accanto all'elemento spuntato si vede l'avatar della persona che lo ha segnato. Kasia può anche aggiungere un passaggio dimenticato tramite «+ Aggiungi elemento», senza il diritto di modificare l'intera attività.
Alcune righe incollate diventeranno voci separate, e l'ordine della lista può essere modificato in seguito trascinandolo.
Se stai pianificando un lavoro più grande, consulta anche quando usare una checklist invece di un'altra attività. Un criterio rapido per Marta: se un punto richiede una scadenza o una persona responsabile a sé, dovrebbe piuttosto diventare un'attività a parte.
La scadenza senza orario indica l'intera giornata
Indica la scadenza come sola data quando conta il giorno, oppure con l'orario quando il risultato deve essere pronto prima di un evento preciso. In Task Manager la scadenza è facoltativa; un'attività con data senza orario resta contrassegnata come «per oggi» per tutta la giornata e diventa scaduta solo il giorno successivo.
Marta ha venerdì alle 13:00 una chiamata con Nord, quindi per il volantino imposta venerdì, ore 12:00. Per l'attività "Rivedere le osservazioni del cliente" potrebbe indicare solo la data di venerdì, se le bastasse completarla entro fine giornata. Nell'elenco, nella Bacheca e nel Calendario il colore blu della scadenza significa "per oggi", mentre il rosso - "scaduto".
Nella scheda dell'attività con scadenza vedrai anche un cerchio con il numero di giorni; passando il cursore sopra apparirà la data esatta. Se Marta sposta la scadenza, la discussione registra la modifica insieme al valore precedente. Non serve ricordarla a memoria dalla telefonata di martedì.
La priorità deve mettere in evidenza l'eccezione, non ogni incarico
Imposta la priorità alta solo quando un'attività deve davvero distinguersi dalle altre. Task Manager offre due valori: normale e alta; quest'ultima si vede nell'elenco come un puntino arancione davanti all'anello di stato.
Martedì Marta contrassegna il volantino come alto, perché l'incontro di venerdì con il cliente ha un orario stabilito. Gli altri progetti in corso li lascia come normali. Se tutto fosse urgente, il colore da solo smetterebbe di aiutare Kasia a scegliere da cosa cominciare.
Qui non imposterai una scala da 1 a 5. Per il team di Marta due valori bastano a distinguere il lavoro ordinario da un'attività che richiede priorità; la motivazione dettagliata può aggiungerla nella descrizione. Il cambio di priorità, come il cambio di scadenza, verrà registrato nella discussione.
Assegna le persone in base al lavoro che devono svolgere
Assegna l'esecutore all'attività, mentre la persona che deve solo seguire la conversazione aggiungila come Osservatore. L'Osservatore vede l'attività e la discussione e può scrivere messaggi, ma non modifica l'attività né ne cambia lo stato.
Marta crea l'attività e la assegna a Kasia, che preparerà il volantino. Tomek, responsabile dell'approvazione del progetto, lo aggiunge come Osservatore. Lo fa nella modalità "Persone selezionate", perché nella modalità "Tutte le persone nello Spazio di lavoro" non si possono impostare osservatori. Tomek riceverà una notifica per la menzione @, ma l'attività osservata in sé non finirà nei suoi contatori "Scaduto / Per oggi" né nel riepilogo mattutino delle attività.
Decidi a chi servono permessi aggiuntivi. Accanto alla persona assegnata trovi gli interruttori "Amministratore" e "Cambio di stato". Il primo dà il diritto di modificare ed eliminare l'attività, il secondo permette di cambiare lo stato. Non attivarli per qualcuno solo perché dovrebbe leggere il brief: per seguire la questione serve l'Osservatore.
Tieni i materiali accanto al brief, non in una conversazione separata
Allega il file del cliente alla discussione dell'attività, dove Kasia legge la descrizione e fa domande. In Task Manager puoi usare la graffetta nell'editor dei messaggi, trascinare il file nella finestra oppure incollarlo dagli appunti con la scorciatoia Ctrl/Cmd+V.
Marta aggiunge il testo del volantino e la versione precedente del progetto. Uno screenshot incollato nell'editor finisce nel contenuto del messaggio, mentre un file incollato fuori dall'editor diventa un allegato. Quando giovedì qualcuno chiede del file precedente, l'icona della graffetta "File" nella barra superiore dell'attività mostra anche gli allegati dei messaggi più vecchi.
Se occorre indicare un'impostazione grafica su un'immagine, Marta può usare "Disegna" e inserire uno schizzo a mano libera nel contenuto. Il modulo separato File e l'opzione "Dall'app File" sono disponibili nella versione Pro; aggiungere allegati dal computer, con trascinamento e dagli appunti funziona anche in Standard. È una differenza importante se per il brief ti bastano semplicemente i file del cliente.
Un buon brief non elimina le domande, ma dà loro il posto giusto
Annota i chiarimenti sotto l'attività, così la persona successiva vedrà la domanda insieme alla risposta. La discussione di Task Manager mostra la scheda dell'attività con descrizione e allegati, e sotto la conversazione dei partecipanti.
Mercoledì Kasia chiede: "Nord vuole anche una versione da inviare per email?". Marta risponde nella stessa discussione, menzionando Tomek con @, se è lui a conoscere gli accordi. Può usare "Cita nella risposta" per collegare la risposta a un messaggio specifico. Tomek, che sta ancora verificando la questione, sceglie la reazione "Sto guardando" invece di scrivere un "ok" separato.
Gli accordi che cambiano l'ambito del lavoro, Marta li trasferisce poi nella descrizione o nella lista to-do. La semplice modifica della descrizione non crea un messaggio di sistema, anche se accanto al nome compare l'indicazione "(modificato)". Per questo non lascia una modifica importante solo in una risposta informale. Per saperne di più sulla scelta del posto giusto per una decisione, leggi dove annotare gli accordi del team.
L'AI può migliorare il testo, ma non stabilisce l'ambito al posto tuo
L'Assistente AI ti aiuterà a redigere un brief già scritto o a comporre una checklist dai passaggi che gli fornisci. Non sostituirà la tua decisione sul formato del volantino, sulla scadenza o sulla persona che approva, se queste informazioni non sono nell'incarico.
Marta scrive la descrizione con parole sue e seleziona "Abbellisci il testo". La bacchetta corregge refusi, grammatica e stile, mantenendo paragrafi ed elenchi; non aggiunge nuovi fatti. Se la revisione non le va bene, il messaggio "Testo abbellito - clicca per annullare" ripristina la versione precedente. Il pulsante appare solo se l'amministratore ha configurato l'AI e Marta ha il permesso per usarlo.
Può anche chiedere all'Assistente AI una checklist a partire dai passaggi elencati. Se lo fa con il pulsante "Assistente AI" nella discussione dell'attività, la domanda e la risposta saranno private, contrassegnate "SOLO PER TE". Questo elenco resta nella risposta privata, non nella descrizione dell'attività - i passaggi che devono essere condivisi dal team vanno ricopiati nella lista to-do della descrizione. Allo stesso modo, il comando di creazione di un'attività apre un modulo con i campi già preparati, ma l'attività viene creata solo dopo aver cliccato "Salva".
L'Assistente AI in Task Manager è opzionale: il programma funziona anche senza. Se lo attivi, usi la tua chiave presso OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oppure xAI Grok e paghi il fornitore senza margine di intermediari. Ricorda che la domanda, insieme al contesto fornito, arriva al fornitore del modello scelto.
Modello di brief: cinque campi e un posto per i materiali
Il modello di brief puoi trascriverlo in cinque campi dell'attività: definisci il risultato, elenca i passaggi, stabilisci scadenza e urgenza, e indica le persone. Aggiungi i materiali alla discussione, invece di cercare per loro un altro campo nel modulo.
| Campo | Cosa inserire | Esempio di Marta |
|---|---|---|
| Oggetto | Risultato e destinatario | Volantino A5 per Nord |
| Descrizione | Ambito, condizione di approvazione ed elenco dei passaggi | Progetto da approvare prima della stampa; verificare il testo, preparare la versione, raccogliere le osservazioni, apportare le correzioni, consegnare il file |
| Scadenza | La data, e se necessario - anche l'orario | Venerdì, ore 12:00 |
| Priorità | Normale oppure alta | Alta, prima dell'incontro di venerdì |
| Persone assegnate | L'esecutore e le persone che seguono la questione | Kasia prepara il progetto, Tomek è Osservatore |
Lo stesso schema lo puoi applicare a un'offerta, a un testo per il sito o a un intervento di assistenza. I campi non si possono ampliare con un proprio "budget" o "cliente", quindi queste informazioni vanno inserite nella descrizione; il nome del cliente può finire anche nell'oggetto.
Domani controlla la prima attività con gli occhi dell'esecutore
Prima di assegnare l'attività di domani, leggila come se non fossi stato alla riunione: conosci il risultato, i passaggi, la scadenza, l'urgenza e il tuo ruolo? Aggiungi le informazioni mancanti e metti i materiali nella discussione.
In un'azienda che conta da poche a diverse decine di persone, Task Manager permette di tenere lì il brief, la conversazione, la checklist e gli allegati. I dati dell'applicazione risiedono sul server dell'azienda; per l'installazione basta un comune hosting condiviso con PHP e MySQL.
La licenza è perpetua e si paga una sola volta per numero di postazioni, senza abbonamento a persona; comprende 12 mesi di aggiornamenti, e il successivo rinnovo è facoltativo. La variante Standard nel piano Starter costa 690 PLN fino a 8 persone, mentre nel piano Classic 1.490 PLN fino a 20 persone. Crea un'attività di esempio seguendo la tabella nella Demo.
Domande frequenti
Come descrivere un'attività a un collaboratore che non ha partecipato alla riunione?
Il brief di un'attività dovrebbe includere l'oggetto, la descrizione dei passaggi, la scadenza, la priorità e le persone assegnate. In Task Manager a questi corrispondono i campi del modulo; i materiali li alleghi alla discussione dell'attività.
L'esecutore può aggiungere un passaggio alla lista dell'attività?
Sì, chi può spuntare un elemento può anche aggiungerlo tramite «+ Aggiungi elemento», senza il diritto di modificare l'attività. Accanto al passaggio aggiunto si vede l'avatar della persona che lo ha inserito.
Come aggiungere all'attività qualcuno che deve solo seguirne l'avanzamento?
Seleziona «Persone selezionate» e attiva l'interruttore «Osservatore» accanto alla persona scelta. Questa persona vede l'attività e scrive nella discussione, ma non modifica l'attività né ne cambia lo stato; riceve notifiche solo per le menzioni @.
È necessario indicare l'orario nella scadenza dell'attività?
No, puoi inserire solo la data. Senza orario, l'attività resta contrassegnata come «per oggi» per l'intera giornata indicata e diventa scaduta il giorno successivo.
L'AI scriverà il brief dell'attività al posto mio?
L'Assistente AI ti aiuterà a migliorare il tuo testo o a preparare una checklist a partire dai passaggi indicati, ma non stabilirà al posto tuo i requisiti mancanti del cliente. Funziona dopo aver configurato la propria chiave presso un fornitore AI; Task Manager non richiede l'AI per lavorare con le attività.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
