Marta dirige une agence de six personnes. Mardi matin, elle saisit « Flyer pour Nord », et avant midi, elle reçoit trois questions : pour quand, dans quel format et qui validera le projet ? Si vous vous demandez comment décrire une tâche à un collaborateur qui n'était pas présent avec vous à la réunion avec le client, commencez par cinq champs et testez-les sur un exemple concret.
Comment décrire une tâche à un collaborateur pour qu'il sache par où commencer ?
Répondez dans la tâche à cinq questions : quoi faire, pour quand, avec quelle urgence, qui réalise le travail et qui doit le suivre. Ajoutez les documents dans le même fil de discussion, car l'exécutant en a besoin là où il lit la consigne.
Marta pourrait répondre à Kasia sur la discussion : « A5, pour vendredi, Tomek validera ». Sauf que dans un mois, quelqu'un consultera la tâche et ne verra toujours que « Flyer pour Nord ». La question revient quand la réponse reste en dehors de l'endroit où l'équipe travaille.
Dans Task Manager, vous commencez par sélectionner l'Espace de travail dans la colonne de gauche et cliquer sur « + Ajouter une tâche » dans la colonne centrale. Vous saisissez le sujet, la description, la priorité et l'échéance, puis vous choisissez les personnes assignées. Découvrez le fonctionnement des tâches et de leurs fils de discussion, puis traitez chaque champ ci-dessous comme la réponse à une question précise.
Le sujet doit indiquer ce qui va être produit et pour qui
Un bon sujet nomme le résultat et le destinataire : « Flyer A5 pour Nord » en dit plus que « Flyer ». Dans Task Manager, le sujet est le seul champ obligatoire, mais la simple possibilité d'enregistrer une tâche ne signifie pas encore que son périmètre sera compris.
Marta saisit donc le nom du client et le format directement dans le titre, au lieu de les cacher dans le cinquième message. Lorsqu'un collègue copie le lien via « Copier le lien de la tâche », le destinataire reconnaît l'affaire grâce au nom. Le lien seul ne donne pas de droits supplémentaires : une personne sans accès verra le message « Accès refusé », et non le contenu de la tâche.
Cette règle est également utile lorsque vous répartissez une commande plus importante entre plusieurs personnes. « Flyer A5 pour Nord » et « Devis d'impression du flyer pour Nord » sont deux résultats différents ; si vous ne savez pas où tracer la limite, lisez comment répartir les tâches dans une petite équipe.
La description doit pouvoir être exécutée, pas seulement lue
Dans la description, indiquez les conditions d'exécution et découpez le travail en étapes vérifiables. Dans Task Manager, la « Liste de tâches » sert à cela : une fois la tâche enregistrée, les participants cochent ses éléments sans passer par l'édition.
Mardi, Marta saisit une seule phrase : « Préparer le flyer A5 pour Nord ; envoyer le projet pour validation avant de le transmettre à l'impression ». En dessous, elle ajoute cinq éléments : vérifier le contenu fourni par le client, préparer une première version, recueillir les remarques de Tomek, apporter les corrections, transmettre le fichier validé. Ce ne sont pas cinq tâches séparées avec des échéances distinctes. Ce sont cinq étapes menant à un seul résultat.
Quand Kasia coche le deuxième point, la barre sous la liste affiche la progression, par exemple « 2 sur 5 faits ». L'état est partagé entre les participants, et l'avatar de la personne qui a coché l'élément apparaît à côté. Kasia peut aussi ajouter une étape oubliée via « + Ajouter un élément », sans avoir le droit de modifier l'ensemble de la tâche.
Plusieurs lignes collées deviendront des éléments séparés, et l'ordre de la liste peut ensuite être modifié par glisser-déposer.
Si vous découpez un travail plus important, consultez aussi quand utiliser une checklist plutôt qu'une nouvelle tâche. Critère rapide pour Marta : si un point nécessite une échéance ou une personne responsable distincte, il devrait plutôt devenir une tâche à part entière.
Une échéance sans heure signifie toute la journée
Indiquez l'échéance sous forme de date seule lorsque seul le jour compte, ou avec une heure lorsque le résultat doit être prêt avant un événement précis. Dans Task Manager, l'échéance est facultative ; une tâche avec une date sans heure reste marquée comme « pour aujourd'hui » pendant toute la journée et ne devient en retard que le lendemain.
Marta a rendez-vous vendredi à 13h00 avec Nord, elle fixe donc pour le flyer l’échéance vendredi, 12h00. Pour la tâche « Examiner les remarques du client », elle pourrait n’indiquer que la date du vendredi, si une réalisation d’ici la fin de journée lui suffisait. Sur la liste, le Tableau et dans le Calendrier, la couleur bleue de l’échéance signifie « pour aujourd’hui », et la rouge « en retard ».
Sur la carte de tâche avec échéance, vous verrez aussi un cercle avec un nombre de jours ; au survol, la date exacte s’affiche. Si Marta décale l’échéance, le fil de discussion enregistrera la modification avec l’ancienne valeur. Inutile de la retrouver de mémoire en repensant à la conversation de mardi.
La priorité doit signaler l’exception, pas chaque mission
Définissez une priorité élevée uniquement quand la tâche doit réellement se démarquer des autres. Task Manager propose deux valeurs : normale et élevée ; cette dernière apparaît sur la liste sous forme d’un point orange devant l’anneau de statut.
Mardi, Marta marque le flyer comme prioritaire, car le rendez-vous client de vendredi a une heure fixée. Elle laisse les autres projets en cours en priorité normale. Si tout devient urgent, la couleur seule n’aidera plus Kasia à choisir par quoi commencer.
Vous ne définirez pas ici une échelle de 1 à 5. Pour l’équipe de Marta, deux valeurs suffisent à distinguer le travail courant d’une tâche exigeant la priorité ; elle peut ajouter une justification détaillée dans la description. Le changement de priorité, tout comme celui de l’échéance, sera consigné dans le fil de discussion.
Assignez les personnes selon le travail qu’elles doivent accomplir
Assignez un exécutant à la tâche, et ajoutez comme Observateur la personne qui ne doit que suivre la conversation. L’Observateur voit la tâche et le fil de discussion et peut écrire des messages, mais ne peut ni modifier la tâche ni changer son statut.
Marta crée la tâche et l’assigne à Kasia, qui préparera le flyer. Tomek, responsable de la validation du projet, est ajouté comme Observateur. Elle le fait en mode « Personnes sélectionnées », car en mode « Toutes les personnes de l’Espace de travail » on ne peut pas définir d’observateurs. Tomek recevra une notification pour la mention @, mais la tâche observée en elle-même n’apparaîtra ni dans ses compteurs « En retard / Pour aujourd’hui » ni dans son résumé matinal des tâches.
Décidez qui a besoin de droits supplémentaires. Pour une personne assignée, vous disposez des interrupteurs « Administrateur » et « Changement de statut ». Le premier donne le droit de modifier et de supprimer la tâche, le second permet de changer le statut. Ne les activez pas pour quelqu’un simplement parce qu’il doit lire le brief : pour suivre l’affaire, utilisez l’Observateur.
Gardez les documents près du brief, pas dans une conversation séparée
Joignez le fichier du client au fil de discussion de la tâche, où Kasia lit la description et pose ses questions. Dans Task Manager, vous pouvez utiliser le trombone dans l’éditeur de messages, glisser-déposer le fichier dans la fenêtre, ou le coller depuis le presse-papiers avec Ctrl/Cmd+V.
Marta ajoute le texte du flyer et la version précédente du projet. Une capture d’écran collée dans l’éditeur apparaîtra dans le contenu du message, tandis qu’un fichier collé en dehors de l’éditeur deviendra une pièce jointe. Jeudi, si quelqu’un demande un fichier précédent, l’icône trombone « Fichiers » dans la barre supérieure de la tâche affichera aussi les pièces jointes des messages plus anciens.
S’il faut indiquer une disposition sur une image, Marta peut utiliser « Dessiner » et insérer un croquis à main levée dans le contenu. Le module séparé Fichiers et l’option « Depuis l’application Fichiers » sont disponibles dans l’offre Pro ; l’ajout de pièces jointes depuis l’ordinateur, par glisser-déposer et depuis le presse-papiers fonctionne aussi en Standard. C’est une différence importante si les fichiers du client suffisent pour votre brief.
Un bon brief ne supprime pas les questions, il leur donne juste la bonne place
Notez les précisions sous la tâche, afin que la personne suivante voie la question avec sa réponse. Le fil de discussion de Task Manager affiche la carte de la tâche avec sa description et ses pièces jointes, puis en dessous la conversation des participants.
Mercredi, Kasia demande : « Est-ce que Nord veut aussi une version à envoyer par e-mail ? ». Marta répond dans le même fil, en mentionnant Tomek avec @, si c’est lui qui connaît les accords. Elle peut utiliser « Citer dans la réponse » pour relier sa réponse à un message précis. Tomek, qui est juste en train de vérifier le dossier, choisit la réaction « Je regarde » plutôt que d’ajouter un « ok » séparé.
Les décisions qui modifient le périmètre du travail, Marta les reporte ensuite dans la description ou dans la liste de tâches. La modification de la description seule ne crée pas de message système, même si la mention « (modifié) » apparaît à côté du nom. C’est pourquoi elle ne laisse jamais un changement important uniquement dans une réponse informelle. Pour en savoir plus sur le choix de l’endroit où noter une décision, lisez où consigner les décisions de l’équipe.
L’IA peut améliorer le texte, mais ne définira pas le périmètre à votre place
L’Assistant IA vous aide à relire un brief déjà rédigé ou à construire une checklist à partir des étapes que vous lui fournissez. Il ne remplace pas votre décision sur le format du flyer, l’échéance ou la personne qui valide, si ces informations ne figurent pas dans la mission.
Marta saisit la description avec ses propres mots et choisit « Embellir le texte ». La baguette corrige les fautes de frappe, la grammaire et le style, tout en conservant les paragraphes et les listes ; elle n’ajoute aucun fait nouveau. Si la version révisée ne lui convient pas, le message « Texte embelli - cliquez pour annuler » restaure la version précédente. Le bouton n’apparaît que si l’administrateur a configuré l’IA et que Marta y a accès.
Elle peut aussi demander à l’Assistant IA une checklist à partir des étapes qu’elle a listées. Si elle le fait via le bouton « Assistant IA » dans le fil de discussion de la tâche, la question et la réponse resteront privées, marquées « POUR VOUS UNIQUEMENT ». Cette liste reste dans la réponse privée, et non dans la description de la tâche - les étapes destinées à toute l’équipe doivent être recopiées dans la liste de tâches de la description. De même, la commande de création d’une tâche ouvre un formulaire avec des champs préremplis, mais la tâche n’est créée qu’après avoir cliqué sur « Enregistrer ».
L’Assistant IA dans Task Manager est optionnel : le programme fonctionne aussi sans lui. Si vous l’activez, vous utilisez votre propre clé chez OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok et vous payez le fournisseur sans marge d’intermédiaire. N’oubliez pas que la question, accompagnée du contexte transmis, parvient au fournisseur de modèle choisi.
Modèle de brief : cinq champs et un seul endroit pour les documents
Vous pouvez reprendre le modèle de brief dans cinq champs de la tâche : nommez le résultat, détaillez les étapes, fixez l’échéance et l’urgence, et indiquez les personnes concernées. Ajoutez les documents dans le fil de discussion, plutôt que de chercher un champ supplémentaire dans le formulaire.
| Champ | Quoi indiquer | Exemple de Marta |
|---|---|---|
| Sujet | Résultat et destinataire | Flyer A5 pour Nord |
| Description | Périmètre, condition de validation et liste des étapes | Projet à valider avant impression ; vérifier le contenu, préparer une version, recueillir les remarques, apporter les corrections, transmettre le fichier |
| Échéance | La date, et si nécessaire, l’heure également | Vendredi, 12h00 |
| Priorité | Normale ou élevée | Élevée, avant le rendez-vous de vendredi |
| Personnes assignées | L’exécutant et les personnes suivant l’affaire | Kasia prépare le projet, Tomek est Observateur |
Vous pouvez appliquer la même structure à une offre, un texte pour un site web ou une demande de service. Les champs ne peuvent pas être enrichis de vos propres champs « budget » ou « client » ; indiquez ces informations dans la description - le nom du client peut aussi figurer dans le sujet.
Demain, relisez la première tâche avec le regard de l’exécutant
Avant d’assigner la tâche de demain, lisez-la comme si vous n’aviez pas assisté à la réunion : connaissez-vous le résultat, les étapes, l’échéance, l’urgence et votre rôle ? Complétez les informations manquantes, et placez les documents dans le fil de discussion.
Dans une entreprise de quelques à quelques dizaines de personnes, Task Manager permet de conserver au même endroit le brief, la conversation, la checklist et les pièces jointes. Les données de l’application se trouvent sur le serveur de l’entreprise ; un simple hébergement mutualisé avec PHP et MySQL suffit pour l’installation.
La licence est perpétuelle et payée en une seule fois pour un nombre de postes, sans abonnement par personne ; elle comprend 12 mois de mises à jour, le renouvellement ultérieur étant optionnel. La version Standard du plan Starter coûte 690 PLN jusqu’à 8 personnes, et dans le plan Classic 1 490 PLN jusqu’à 20 personnes. Créez une tâche selon le tableau dans Demo.
Questions fréquentes
Comment décrire une tâche à un collaborateur qui n'a pas participé à la réunion ?
Le brief d'une tâche doit contenir le sujet, la description des étapes, l'échéance, la priorité et les personnes assignées. Dans Task Manager, ces éléments correspondent aux champs du formulaire ; les documents s'ajoutent au fil de discussion de la tâche.
L'exécutant peut-il ajouter une étape à la liste dans une tâche ?
Oui, une personne qui peut cocher un élément peut aussi en ajouter un via « + Ajouter un élément », sans avoir le droit de modifier la tâche. À côté de l'étape ajoutée, l'avatar de la personne qui l'a ajoutée est visible.
Comment ajouter à une tâche quelqu'un qui doit seulement suivre l'avancement ?
Choisissez « Personnes sélectionnées » et activez l'interrupteur « Observateur » pour cette personne. Cette personne voit la tâche et peut écrire dans le fil de discussion, mais ne modifie pas la tâche ni ne change son statut ; elle ne reçoit de notifications que pour les mentions @.
Faut-il indiquer une heure pour l'échéance d'une tâche ?
Non, vous pouvez saisir uniquement la date. Sans heure, la tâche reste marquée comme « pour aujourd'hui » pendant toute la journée indiquée, et devient en retard le lendemain.
L'IA va-t-elle rédiger le brief de la tâche à ma place ?
L'Assistant IA peut vous aider à améliorer votre texte ou à préparer une checklist à partir des étapes fournies, mais il ne déterminera pas à votre place les exigences manquantes du client. Il fonctionne une fois votre propre clé configurée auprès d'un fournisseur d'IA ; Task Manager ne nécessite pas l'IA pour travailler avec les tâches.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
