V pondělí ráno Marta, majitelka devítičlenné projekční kanceláře, položí tři otázky v chatu, uskuteční dva telefonáty a projde vlákno se 40 zprávami. Teprve potom ví, od čeho začít. Pokud přemýšlíte, jak zvýšit efektivitu zaměstnanců díky AI, začněte u takových chvil: ne u tempa práce lidí, ale u práce potřebné k tomu, abyste se k ní vůbec mohli vrátit.
Efektivita zaměstnanců díky AI začíná pořádkem
Nejprve odstraňte zbytečné činnosti kolem práce a teprve pak část z nich předejte AI. Asistent dokáže shrnout konverzaci, ale nerozhodne za váš tým, kdo odpovídá za věc, kterou nikdo nepřidělil.
Udělejte si jednoduchý test: kde hledáte poslední ustanovení, kolikrát se ptáte na stav a co přepisujete z jednoho místa na druhé? Pokud odpovědi vedou do několika soukromých kanálů, zaveďte zásadu: jedna věc, jedno místo, odpovědná osoba a termín. Víc o této první změně se dočtete v textu o tom, proč tým ztrácí ustanovení.
1. Informace už existuje, ale nikdo neví, kde
Hledání informací omezíte, když ustanovení zůstanou u věci, které se týkají. AI vám pomůže je dohledat, pokud má přístup ke správnému úkolu nebo chatu.
V úterý Marta hledá rozhodnutí klienta ABC. Místo aby se znovu ptala týmu, ukáže AI asistentovi chat „Ustanovení s klientem“ a poznámku ze schůzky a poté se zeptá na dohody. Marta dostane odpověď s odkazem na chat a poznámku, které vybrala. Asistent může také sáhnout po obsahu a přílohách dostupného úkolu nebo chatu, pokud zadáte jeho název - bez otevírání vlákna.
Globální vyhledávání funguje podle názvů úkolů a chatů, v Poznámkách a Souborech i podle obsahu (modul Soubory je ve variantě Pro). Zdroje konverzace s AI určujete ručně jak ve variantě Standard, tak Pro. Pouze Pro má znalostní bázi AI, která indexuje úkoly, chaty, poznámky a soubory, aby mohla odpovídat bez nutnosti pokaždé určovat zdroje. O možnostech a hranicích této funkce se dočtete na stránce AI asistenta.
2. Každá změna záložky přeruší kontext
Přepínání aplikací omezíte, když úkol, konverzace a termín existují blízko sebe. Nepřesouvejte ale vše mechanicky: nejprve si ujasněte, kde tým zapisuje rozhodnutí, ke kterému se později vrátí.
Ve středu Marta připravuje nabídku a kontroluje termín v Kalendáři, konverzaci u úkolu a návrh v Poznámkách. Task Manager drží úkoly, chaty, Kalendář, Tabuli a Poznámky v jednom okně prohlížeče. Marta přepíná Kalendář a Poznámky ikonou zobrazení, aniž by okno opustila. Pracovní prostor seskupuje úkoly a chaty dané věci a pozice „Vše“ je zobrazí dohromady.
Pokud mají být v tomto okně i pošta a dokumenty, potřebujete variantu Pro: tam jsou dostupné Pošta a Soubory. Rozdíl mezi sjednocením práce a přidáváním dalších záložek popisuje text o jednom programu místo několika nástrojů.
3. Po přestávce je třeba znovu přečíst celé vlákno
AI asistent dokáže shrnout konverzaci, když se po přestávce vracíte k dlouhému vláknu. Funkce Uspořádat navíc usnadňuje čtení jednotlivých zpráv bez úpravy originálů.
Tomáš se vrací ve čtvrtek po čtyřech dnech dovolené. V chatu „Ustanovení s klientem“ se soukromě zeptá na 14 zpráv ze tří dnů a dostane shrnutí rozdělené na rozhodnutí, termíny a odpovědné osoby. Otázku položí tlačítkem „AI asistent“ vedle pole pro odpověď; výsledek označený „POUZE PRO VÁS“ ostatní účastníci nevidí.
Po dovolené si Tomáš může ve funkci Uspořádat zvolit režim Shrnout, aby viděl 1-2 věty na zprávu, nebo se vrátit k Původnímu obsahu. K dispozici jsou také režimy Vylepšit a Expert. Uspořádat zpracovává zprávy po dávkách po osmi, počínaje nejnovějšími; starší lze dotáhnout zvlášť. Výsledek po skončení relace zmizí, originály zůstanou a u zpracovaných zpráv je zobrazeno upozornění „AI může dělat chyby“. Proto si před sdělením termínu klientovi ověřte jej ve zdrojové konverzaci.
4. Otázka „na čem jsme?“ se vrací každé ráno
Stav by měl být viditelný u úkolu, bez nutnosti žádat další osobu o zprávu. Pokud má věc popis, termín, přiřazené osoby a konverzaci v jednom vlákně, otázku můžete nahradit kontrolou jejího stavu.
Ve čtvrtek Marta otevře seznam místo toho, aby psala Kasie „je nabídka už hotová?“. Stav úkolu může jedním kliknutím ze seznamu změnit osoba s odpovídajícím oprávněním. Barva termínu znamená: červená - po termínu, modrá - na dnešek, zelená - v termínu, šedá - bez termínu nebo úkol je uzavřen. Dlaždice „V termínu“, „Na dnešek“, „Po termínu“ a „Chat“ počítají případy a filtrují seznam.
Vlákno zaznamenává mimo jiné změnu stavu a termínu, včetně jeho předchozí hodnoty. Do popisu úkolu můžete vložit společný seznam úkolů: účastníci odškrtávají položky, vidí průběh a mini avatar osoby, která bod zaškrtla. Jde o záznam dohod, ne o metodu hodnocení lidí. Pokud má vedoucí sledovat jen danou záležitost, role pozorovatele mu dává náhled do vlákna, ale nepřičítá úkol k jeho práci na dnešek. O dalších způsobech sledování termínů píšeme v textu jak hlídat termíny úkolů v týmu.
5. Šéf se stává živou připomínkou
Připomenutí připněte k termínu úkolu, místo abyste si ho pamatovali za druhé. V Task Manageru se takové osobní připomenutí může posunout společně s termínem úkolu.
V pondělí Marta požádá AI asistenta: „Připomeň mi den před termínem nabídku pro Nord“. Zkontroluje datum a klikne na „Ano, proveď“ - bez potvrzení připomenutí nevznikne. Když později posune termín úkolu o týden, připnuté připomenutí se posune spolu s ním. Úkol bez termínu vyžaduje místo toho připomenutí na konkrétní datum a hodinu.
Denní souhrn úkolů si můžete zapnout v profilu: jednou denně zobrazuje vaše úkoly na dnešek a po termínu, výchozí čas je 8:00. Centrum oznámení také připomíná událost 15 minut předem a úkol hodinu před jeho termínem; ranní přehled se zobrazí při vstupu do aplikace, pokud den není prázdný.
Upozornění: pokud je aplikace zcela zavřená, odesílání připomenutí e-mailem vyžaduje CRON - opakovanou úlohu, kterou administrátor nastaví na serveru pro celou instalaci. Oznámení v otevřené aplikaci toto nastavení nevyžadují.
6. Report vzniká přepisováním existujících dat
Report začněte daty zaznamenanými u úkolů, ne rekonstrukcí týdne z paměti. AI asistent z nich může sestavit odpověď nebo připravit soubor ke stažení, který si před odesláním zkontrolujete.
V pátek Kasia sestavuje přehled šesti úkolů. Požádá o tabulku se stavem a termínem, zkontroluje řádky a poté stáhne excelový soubor. Asistent připraví obsah a Task Manager sestaví soubor. Excelový nebo CSV soubor vyžaduje tabulková data. K dispozici jsou také soubory Word, PDF a HTML a jednotlivou zprávu můžete exportovat do PDF, Wordu nebo TXT. Podobný postup ukazuje popis týdenního reportu z úkolů týmu.
Pokud je zdrojem příloha, záleží na formátu. Asistent čte digitální dokumenty PDF, DOCX a XLSX, ale nepřečte naskenovaný PDF bez textové vrstvy: nemá funkci OCR, tedy rozpoznávání textu z obrazu. V takovém případě potřebujete dokument s textem nebo text připravený zvlášť.
7. E-mailová odpověď začíná pokaždé od nuly
Opakující se korespondenci zkrátíte tím, že připravíte koncept u dané záležitosti a před odesláním ho zkontrolujete. V Task Manageru čtení a odesílání e-mailů vedle úkolů zajišťuje Pošta ve variantě Pro.
Ve středu Ola odpovídá na dotaz klientky ohledně termínu nabídky. Upraví koncept v editoru a použije „Vylepšit text“, aby zlepšila jazyk beze změny uspořádání seznamu; pokud jí výsledek nevyhovuje, úpravu vrátí zpět. Může také požádat AI asistenta o překlad. Asistent připraví e-mail z její připojené osobní schránky, ale odešle ho až po potvrzení; bez schránky zprávu neodešle. Schránka je soukromá - nevidí ji ani administrátor.
Ve variantě Pro jsou k dispozici i Automatizace, tedy pravidla „KDYŽ - JESTLIŽE - PROVEĎ“. Jedním ze spouštěčů je nový e-mail; před spuštěním si pravidlo můžete otestovat bez provedení akcí. Automatizace však nenahrazuje rozhodnutí, co klientovi odpovědět.
Začněte od jednoho místa, ne od sedmi změn najednou
Vyberte místo, které ve vašem týmu nejčastěji vyvolává dotazy. Teprve až si ujasníte způsob zaznamenávání záležitostí, rozhodněte, kterou činnost svěřit AI.
| Kde se ztrácí čas | První krok týmu | Co může přidat AI |
|---|---|---|
| Hledání dohod | Zaznamenávejte je u dané záležitosti | Odpověď z dostupného vlákna |
| Přepínání oken | Stanovte jedno pracovní místo | Dotaz v kontextu úkolu |
| Čtení dlouhých konverzací | Zaznamenávejte rozhodnutí ve vlákně | Shrnutí konverzace |
| Dotazy na stav | Doplňte termín a osoby | Dotaz na úkoly po termínu |
| Ruční připomínání | Přidejte úkolu termín | Připomenutí připnuté k termínu |
| Přepisování reportů | Udržujte aktuální úkoly | Tabulka nebo soubor ke stažení |
| Psaní e-mailů od začátku | Udržujte odpověď u dané záležitosti | Úprava a překlad konceptu |
Task Manager funguje i bez AI, takže můžete začít u úkolů a konverzací. Pokud později zapnete AI asistenta, použijete vlastní klíč OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok a zaplatíte poskytovateli modelu bez marže prostředníka. Data aplikace zůstávají na vašem serveru; stačí hosting s PHP a MySQL. Obsah určený asistentovi naopak putuje k poskytovateli modelu na váš klíč - to je samostatné rozhodnutí týkající se dat.
Licence je trvalá a zahrnuje jednorázový poplatek za počet stanic, bez měsíčního předplatného na osobu. Zahrnuje 12 měsíců aktualizací, pozdější prodloužení je volitelné. Varianta Standard stojí: Starter do 8 osob - 690 PLN, Classic do 20 osob - 1 490 PLN, Max do 35 osob - 2 290 PLN. Varianta Pro pro tyto plány stojí 1 990 PLN, 3 990 PLN a 5 990 PLN.
Zítra vyberte jednu záležitost, na kterou se lidé ptají nejčastěji. Po týden zaznamenávejte její dohody v jednom vlákně, s odpovědnou osobou a termínem; pak zjistěte, zda se na ni ještě musí doptávat. Pokud vedete tým, který chce mít data aplikace u sebe a neplatit předplatné za každou osobu, podívejte se, jak taková práce vypadá v Demo.
Nejčastější dotazy
Zvyšuje AI opravdu efektivitu zaměstnanců?
Ano - AI může omezit konkrétní činnosti, jako je čtení dlouhého vlákna, sestavování tabulky nebo úprava návrhu zprávy. Nenahradí rozhodnutí o tom, kdo za úkol odpovídá a do kdy.
Vidí AI asistent všechny úkoly a konverzace ve firmě?
Ne - AI asistent pracuje s úkoly a chaty, ke kterým máte oprávnění; administrátor má přístup ke všem úkolům a chatům. Soukromou otázku a odpověď ve vláknu ostatní účastníci nevidí.
Je to nástroj na kontrolu zaměstnanců?
Ne - popsaný způsob práce slouží k omezení dotazování na stav věcí, ne k hodnocení lidí. Vlákno zaznamenává změny úkolu, aby tým mohl zpětně dohledat ustanovení.
Musím používat AI, abych mohl používat Task Manager?
Ne, Task Manager funguje i bez AI. Administrátor může později nakonfigurovat AI asistenta na vlastním klíči zvoleného poskytovatele modelu.
Které z popsaných funkcí vyžadují variantu Pro?
Varianta Pro je potřebná pro Poštu, Soubory, Automatizace a znalostní bázi AI, která odpovídá bez ručního určování zdrojů. AI asistent v úkolech a chatech, Uspořádat a ruční výběr zdrojů konverzace fungují v obou variantách.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
