Lunedì mattina Marta, titolare di uno studio di progettazione di nove persone, fa tre domande in chat, effettua due telefonate e scorre una discussione con 40 messaggi. Solo dopo sa da dove cominciare. Se ti chiedi come aumentare la produttività dei dipendenti grazie all'AI, inizia da momenti così: non dal ritmo di lavoro delle persone, ma dal lavoro necessario anche solo per tornarci.
La produttività dei dipendenti grazie all'AI inizia dall'ordine
Prima elimina le attività superflue intorno al lavoro, e solo dopo affida una parte di esse all'AI. L'assistente può riassumere una conversazione, ma non deciderà al posto del tuo team chi è responsabile di una questione che nessuno ha assegnato.
Fai un semplice test: dove cerchi gli ultimi accordi presi, quante volte chiedi lo stato di avanzamento e cosa ricopi da un posto all'altro? Se le risposte portano a diversi canali privati, adotta questa regola: una questione, un solo posto, una persona responsabile e una scadenza. Puoi leggere di più su questo primo cambiamento nell'articolo su perché il team perde gli accordi presi.
1. L'informazione esiste già, ma nessuno sa dove
La ricerca di informazioni si riduce quando gli accordi presi restano legati alla questione a cui si riferiscono. L'AI aiuta a recuperarli se ha accesso all'attività o alla chat giusta.
Martedì Marta cerca la decisione del cliente ABC. Invece di chiedere di nuovo al team, indica all'Assistente AI la chat «Accordi con il cliente» e la nota dell'incontro, poi chiede quali sono gli accordi presi. Marta riceve una risposta con l'indicazione della chat e della nota che ha scelto. L'Assistente può anche consultare il contenuto e gli allegati di un'attività o una chat a cui hai accesso, se ne indichi il nome - senza aprire la discussione.
La ricerca globale funziona in base ai nomi delle attività e delle chat, mentre in Note e File anche in base al contenuto (il modulo File è disponibile nel piano Pro). Le fonti della conversazione con l'AI si indicano manualmente sia nel piano Standard sia in quello Pro. Solo il piano Pro dispone della base di conoscenza AI, che indicizza attività, chat, note e file per rispondere senza dover indicare le fonti ogni volta. Scopri le possibilità e i limiti di questa funzione nella pagina dell'Assistente AI.
2. Ogni cambio di scheda interrompe il contesto
Il cambio di applicazioni si riduce quando l'attività, la conversazione e la scadenza vivono vicine tra loro. Tuttavia non spostare tutto meccanicamente: stabilisci prima dove il team registra la decisione a cui tornerà in seguito.
Mercoledì Marta prepara un'offerta e controlla la scadenza nel Calendario, la conversazione legata all'attività e la bozza nelle Note. Task Manager riunisce attività, chat, Calendario, Bacheca e Note in un'unica finestra del browser. Marta passa dal Calendario alle Note con l'icona delle viste, senza uscire dalla finestra. Lo Spazio di lavoro raggruppa le attività e le chat di una determinata questione, e la voce «Tutto» le mostra insieme.
Se vuoi avere anche posta e documenti in questa stessa finestra, serve il piano Pro: lì sono disponibili Posta e File. La differenza tra riunire il lavoro e aggiungere altre schede è descritta nell'articolo su un solo programma al posto di diversi strumenti.
3. Dopo una pausa bisogna rileggere tutta la discussione da capo
L'Assistente AI può riassumere una conversazione quando torni a una lunga discussione dopo una pausa. La funzione Riordina facilita anche la lettura di singoli messaggi senza modificare gli originali.
Tomek torna giovedì dopo quattro giorni di ferie. Nella chat «Accordi con il cliente» chiede privatamente informazioni su 14 messaggi di tre giorni e riceve un riepilogo suddiviso in decisioni, scadenze e persone responsabili. Fa la domanda con il pulsante «Assistente AI» accanto al campo di risposta; il risultato contrassegnato «SOLO PER TE» non è visibile agli altri partecipanti.
Dopo le ferie Tomek può scegliere in Riordina la modalità Riassumi, per vedere 1-2 frasi per messaggio, oppure tornare al Contenuto originale. Sono disponibili anche le modalità Migliora ed Esperto. Riordina elabora i messaggi a gruppi di otto, partendo dai più recenti; puoi recuperare quelli più vecchi separatamente. Il risultato scompare al termine della sessione, gli originali restano, e accanto ai messaggi elaborati compare l'avviso «l'AI può commettere errori». Per questo, prima di comunicare una scadenza al cliente, verificala nella conversazione originale.
4. La domanda «a che punto siamo?» torna ogni mattina
Lo stato dovrebbe essere visibile nell'attività, senza dover chiedere un aggiornamento a qualcun altro. Se una questione ha una descrizione, una scadenza, le persone assegnate e una conversazione in un'unica discussione, puoi sostituire la domanda con il controllo del suo stato.
Giovedì Marta apre l'elenco invece di scrivere a Kasia "l'offerta è già pronta?". Lo stato dell'attività può essere cambiato con un clic dall'elenco da una persona con i permessi adeguati. Il colore della scadenza indica: rosso - scaduta, blu - oggi, verde - in orario, grigio - senza scadenza oppure attività chiusa. I riquadri "In orario", "Oggi", "Scadute" e "Chat" contano le pratiche e filtrano l'elenco.
La discussione registra tra l'altro il cambio di stato e di scadenza, anche il valore precedente. Nella descrizione dell'attività puoi inserire una lista to-do condivisa: i partecipanti spuntano i punti, vedono l'avanzamento e il mini avatar della persona che ha segnato il punto. È un registro degli accordi, non un metodo per valutare le persone. Se un responsabile deve solo seguire la pratica, il ruolo di osservatore gli dà accesso alla discussione, ma non aggiunge l'attività al suo lavoro odierno. Di altri modi per tenere sotto controllo le scadenze parliamo nell'articolo come tenere sotto controllo le scadenze delle attività nel team.
5. Il capo diventa un promemoria vivente
Appunta un promemoria alla scadenza dell'attività, invece di ricordarla tu stesso per gli altri. In Task Manager un promemoria personale di questo tipo si sposta insieme alla scadenza della pratica.
Lunedì Marta chiede all'Assistente AI: "Ricordami un giorno prima della scadenza l'offerta per Nord". Controlla la data e clicca "Sì, esegui" - senza conferma il promemoria non viene creato. Quando in seguito sposta la scadenza dell'attività di una settimana, il promemoria agganciato si sposta insieme ad essa. Un'attività senza scadenza richiede invece un promemoria con data e ora precise.
Puoi attivare nel profilo il riepilogo giornaliero delle attività: una volta al giorno mostra le tue attività di oggi e quelle scadute, di default alle 8:00. Il Centro notifiche ricorda anche un evento 15 minuti prima e un'attività un'ora prima della sua scadenza; il briefing mattutino viene mostrato all'ingresso nell'applicazione, se la giornata non è vuota.
Attenzione: quando l'applicazione è completamente chiusa, l'invio dei promemoria via e-mail richiede un CRON - un'attività pianificata che l'amministratore configura sul server per l'intera installazione. Le notifiche nell'applicazione aperta non richiedono questa impostazione.
6. Il report nasce ricopiando dati già esistenti
Inizia il report dai dati registrati nelle attività, non dal ricostruire la settimana a memoria. L'Assistente AI può comporre da essi una risposta oppure preparare un file da scaricare, che controllerai prima dell'invio.
Venerdì Kasia raccoglie un resoconto di sei attività. Chiede una tabella con stato e scadenza, controlla le righe e poi scarica il foglio Excel. L'Assistente prepara il contenuto e Task Manager compone il file. Il foglio Excel o CSV richiede dati tabellari. Sono disponibili anche i file Word, PDF e HTML, e puoi esportare un singolo messaggio in PDF, Word o TXT. Un percorso simile è mostrato nell'articolo report settimanale delle attività del team.
Se la fonte è un allegato, il formato ha importanza. L'Assistente legge documenti digitali PDF, DOCX e XLSX, ma non riesce a leggere una scansione PDF priva di livello testuale: non dispone di funzione OCR, cioè di riconoscimento del testo da un'immagine. In tal caso serve un documento con testo oppure un testo preparato a parte.
7. La risposta via e-mail ricomincia ogni volta da zero
Abbrevierai la corrispondenza ripetitiva preparando una bozza presso la pratica e controllandola prima dell'invio. In Task Manager la lettura e l'invio delle e-mail accanto alle attività è garantita dalla Posta nella versione Pro.
Mercoledì Ola risponde alla domanda di una cliente sulla scadenza dell'offerta. Redige una bozza nell'editor e usa "Migliora testo" per correggere la lingua senza cambiare la struttura dell'elenco; se il risultato non le piace, annulla la correzione. Può anche chiedere all'Assistente AI una traduzione. L'Assistente preparerà un'e-mail dalla sua casella personale collegata, ma la invierà solo dopo la conferma; senza casella non invierà il messaggio. La casella è privata - non la vede nemmeno l'amministratore.
Nella versione Pro sono disponibili anche le Automazioni, cioè regole "SE - QUANDO - ESEGUI". Uno dei trigger è una nuova e-mail; prima di attivare la regola puoi testarla senza eseguire le azioni. L'automazione tuttavia non sostituisce la decisione su cosa rispondere al cliente.
Inizia da un unico punto, non da sette cambiamenti insieme
Scegli il punto che genera più domande nel tuo team. Solo dopo aver definito il modo di registrare le pratiche, decidi quale attività affidare all'AI.
| Dove si perde tempo | La prima mossa del team | Cosa può aggiungere l'AI |
|---|---|---|
| Ricerca degli accordi | Registrali presso la pratica | Risposta dalla discussione disponibile |
| Cambio finestra | Stabilisci un unico spazio di lavoro | Domanda nel contesto dell'attività |
| Lettura di conversazioni lunghe | Registra le decisioni nella discussione | Riassunto della conversazione |
| Domande sullo stato | Aggiungi scadenza e persone | Domanda sulle attività scadute |
| Promemoria manuale | Assegna una scadenza all'attività | Promemoria agganciato alla scadenza |
| Ricopiatura dei report | Mantieni le attività aggiornate | Tabella o file da scaricare |
| Scrivere e-mail da zero | Tieni la risposta presso la pratica | Redazione e traduzione della bozza |
Task Manager funziona anche senza AI, quindi puoi iniziare da attività e conversazioni. Se in seguito attivi l'Assistente AI, userai la tua chiave OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oppure xAI Grok e pagherai il fornitore del modello senza margine di un intermediario. I dati dell'applicazione restano sul tuo server; basta un hosting con PHP e MySQL. Il contenuto indicato all'Assistente arriva invece al fornitore del modello con la tua chiave - è una decisione separata riguardo ai dati.
La licenza è perpetua e comprende un pagamento una tantum in base al numero di postazioni, senza abbonamento mensile per persona. Include 12 mesi di aggiornamenti, e il rinnovo successivo è facoltativo. La versione Standard costa: Starter fino a 8 persone - 690 PLN, Classic fino a 20 persone - 1 490 PLN, Max fino a 35 persone - 2 290 PLN. La versione Pro per questi piani costa rispettivamente 1 990 PLN, 3 990 PLN e 5 990 PLN.
Domani scegli una pratica su cui le persone chiedono più spesso. Per una settimana registra i suoi accordi in un'unica discussione, con una persona responsabile e una scadenza; poi verifica se c'è ancora bisogno di richiederne informazioni. Se gestisci un team che vuole tenere i dati dell'applicazione presso di sé e non pagare un abbonamento per ogni persona, guarda come appare questo lavoro nella Demo.
Domande frequenti
L'AI aumenta davvero la produttività dei dipendenti?
Sì - l'AI può ridurre attività specifiche, come leggere una lunga discussione, costruire una tabella o correggere la bozza di un messaggio. Non sostituisce la decisione su chi è responsabile di un'attività e per quando.
L'Assistente AI vede tutte le attività e le conversazioni dell'azienda?
No - l'Assistente AI opera sulle attività e sulle chat a cui hai accesso; l'amministratore ha accesso a tutte le attività e le chat. Una domanda e una risposta private in una discussione non sono visibili agli altri partecipanti.
È uno strumento per controllare i dipendenti?
No - il metodo di lavoro descritto serve a ridurre le richieste di chiarimenti, non a valutare le persone. La discussione registra le modifiche dell'attività, in modo che il team possa ricostruire gli accordi presi.
Devo usare l'AI per utilizzare Task Manager?
No, Task Manager funziona anche senza AI. L'amministratore potrà in seguito configurare l'Assistente AI con la propria chiave del fornitore di modelli scelto.
Quali delle funzionalità descritte richiedono il piano Pro?
Il piano Pro è necessario per Posta, File, Automazioni e la base di conoscenza AI che risponde senza indicare manualmente le fonti. L'Assistente AI nelle attività e nelle chat, Riordina e la scelta manuale delle fonti della conversazione funzionano in entrambi i piani.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
