Am Montagmorgen stellt Marta, Inhaberin eines neunköpfigen Planungsbüros, drei Fragen im Chat, führt zwei Telefonate und scrollt durch einen Thread mit 40 Nachrichten. Erst danach weiß sie, womit sie anfangen soll. Wenn Sie sich fragen, wie Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter mit KI steigern können, beginnen Sie bei solchen Momenten: nicht beim Arbeitstempo der Menschen, sondern bei der Arbeit, die nötig ist, um überhaupt wieder hineinzufinden.
Produktivität dank KI beginnt mit Ordnung
Entfernen Sie zuerst überflüssige Tätigkeiten rund um die Arbeit, und übergeben Sie erst dann einen Teil davon der KI. Der Assistent kann ein Gespräch zusammenfassen, entscheidet aber nicht für Ihr Team, wer für eine Angelegenheit verantwortlich ist, die niemandem zugewiesen wurde.
Machen Sie einen einfachen Test: Wo suchen Sie die letzten Vereinbarungen, wie oft fragen Sie nach dem Status, und was schreiben Sie von einer Stelle zur anderen ab? Wenn die Antworten zu mehreren privaten Kanälen führen, übernehmen Sie die Regel: eine Angelegenheit, ein Ort, eine verantwortliche Person und ein Termin. Mehr zu dieser ersten Änderung lesen Sie im Text darüber, warum Teams Vereinbarungen verlieren.
1. Die Information existiert bereits, aber niemand weiß wo
Die Suche nach Informationen verringern Sie, wenn Vereinbarungen bei der Angelegenheit bleiben, zu der sie gehören. KI hilft beim Auslesen, wenn sie Zugriff auf die richtige Aufgabe oder den richtigen Chat hat.
Am Dienstag sucht Marta nach der Entscheidung des Kunden ABC. Statt das Team erneut zu fragen, weist sie den KI-Assistenten auf den Chat „Vereinbarungen mit dem Kunden” und die Notiz vom Meeting hin und fragt anschließend nach den Absprachen. Marta erhält eine Antwort mit Verweis auf den Chat und die Notiz, die sie ausgewählt hat. Der Assistent kann auch auf den Inhalt und die Anhänge einer Ihnen zugänglichen Aufgabe oder eines Chats zugreifen, wenn Sie deren Namen angeben - ohne den Thread zu öffnen.
Die globale Suche funktioniert über die Namen von Aufgaben und Chats, bei Notizen und Dateien auch über den Inhalt (das Modul Dateien ist in der Pro-Variante enthalten). Die Quellen für ein Gespräch mit der KI geben Sie sowohl in der Standard- als auch in der Pro-Variante manuell an. Nur Pro verfügt über eine KI-Wissensbasis, die Aufgaben, Chats, Notizen und Dateien indexiert, um zu antworten, ohne dass jedes Mal Quellen angegeben werden müssen. Mehr über die Möglichkeiten und Grenzen dieser Funktion erfahren Sie auf der Seite KI-Assistent.
2. Jeder Tabwechsel unterbricht den Kontext
Das Wechseln zwischen Anwendungen verringern Sie, wenn Aufgabe, Gespräch und Termin nah beieinander liegen. Übertragen Sie jedoch nicht alles mechanisch: Legen Sie zuerst fest, wo das Team eine Entscheidung festhält, auf die es später zurückgreift.
Am Mittwoch bereitet Marta ein Angebot vor und prüft den Termin im Kalender, das Gespräch bei der Aufgabe sowie den Entwurf in Notizen. Task Manager hält Aufgaben, Chats, Kalender, Board und Notizen in einem Browserfenster zusammen. Marta wechselt mit dem Ansichtssymbol zwischen Kalender und Notizen, ohne das Fenster zu verlassen. Der Arbeitsbereich gruppiert Aufgaben und Chats einer Angelegenheit, und die Position „Alles” zeigt sie gemeinsam an.
Wenn auch E-Mail und Dokumente in diesem Fenster sein sollen, benötigen Sie die Pro-Variante: Dort stehen E-Mail und Dateien zur Verfügung. Den Unterschied zwischen dem Zusammenführen der Arbeit und dem Hinzufügen weiterer Tabs beschreibt der Text über ein Programm statt mehrerer Werkzeuge.
3. Nach einer Pause muss der gesamte Thread von vorne gelesen werden
Der KI-Assistent kann ein Gespräch zusammenfassen, wenn Sie nach einer Pause zu einem langen Thread zurückkehren. Die Funktion Strukturieren erleichtert auch das Lesen einzelner Nachrichten, ohne die Originale zu verändern.
Tomek kehrt am Donnerstag nach vier Urlaubstagen zurück. Im Chat „Vereinbarungen mit dem Kunden” fragt er privat nach 14 Nachrichten aus drei Tagen und erhält eine Zusammenfassung, gegliedert nach Entscheidungen, Terminen und verantwortlichen Personen. Die Frage stellt er über die Schaltfläche „KI-Assistent” neben dem Antwortfeld; das mit „NUR FÜR SIE” gekennzeichnete Ergebnis sehen die anderen Teilnehmer nicht.
Nach dem Urlaub kann Tomek in Strukturieren den Modus Zusammenfassen wählen, um 1-2 Sätze pro Nachricht zu sehen, oder zum Originaltext zurückkehren. Verfügbar sind außerdem die Modi Verfeinern und Experte. Strukturieren verarbeitet Nachrichten in Gruppen von acht, beginnend mit den neuesten; ältere können Sie separat nachladen. Das Ergebnis verschwindet nach der Sitzung, die Originale bleiben erhalten, und bei verarbeiteten Nachrichten erscheint der Hinweis „KI kann Fehler machen”. Prüfen Sie den Termin daher im Originalgespräch, bevor Sie ihn an den Kunden weitergeben.
4. Die Frage „wo stehen wir?” kommt jeden Morgen wieder
Der Status sollte bei der Aufgabe sichtbar sein, ohne eine weitere Person um einen Bericht bitten zu müssen. Wenn eine Angelegenheit eine Beschreibung, einen Termin, zugewiesene Personen und ein Gespräch in einem Thread hat, können Sie die Nachfrage durch einen Blick auf ihren Zustand ersetzen.
Am Donnerstag öffnet Marta die Liste, statt Kasi zu schreiben „ist das Angebot schon fertig?“. Den Status einer Aufgabe kann mit einem Klick aus der Liste jede Person mit entsprechender Berechtigung ändern. Die Farbe des Fälligkeitsdatums bedeutet: Rot - überfällig, Blau - heute fällig, Grün - fristgerecht, Grau - ohne Fälligkeitsdatum oder Aufgabe abgeschlossen. Die Kacheln „Fristgerecht“, „Heute“, „Überfällig“ und „Chat“ zählen die Fälle und filtern die Liste.
Der Thread speichert unter anderem die Änderung von Status und Fälligkeitsdatum, einschließlich des vorherigen Werts. In der Aufgabenbeschreibung können Sie eine gemeinsame To-do-Liste anlegen: Teilnehmer haken Punkte ab, sehen den Fortschritt und das Mini-Avatar der Person, die den Punkt markiert hat. Das ist eine Dokumentation von Absprachen, keine Methode zur Bewertung von Mitarbeitern. Wenn eine Führungskraft den Vorgang nur verfolgen soll, gibt ihr die Rolle „Beobachter“ Einblick in den Thread, ohne die Aufgabe zu ihrem Tagespensum hinzuzurechnen. Über weitere Möglichkeiten, Fälligkeitsdaten im Blick zu behalten, schreiben wir im Beitrag Fälligkeitsdaten von Aufgaben im Team im Blick behalten.
5. Der Chef wird zur lebenden Erinnerung
Heften Sie die Erinnerung an das Fälligkeitsdatum der Aufgabe, statt sie für andere im Kopf zu behalten. In Task Manager verschiebt sich eine solche persönliche Erinnerung zusammen mit dem Fälligkeitsdatum des Vorgangs.
Am Montag bittet Marta den KI-Assistenten: „Erinnere mich einen Tag vor dem Termin an das Angebot für Nord“. Sie prüft das Datum und klickt auf „Ja, ausführen“ - ohne Bestätigung entsteht keine Erinnerung. Wenn sie später das Fälligkeitsdatum der Aufgabe um eine Woche verschiebt, verschiebt sich die angeheftete Erinnerung mit. Eine Aufgabe ohne Fälligkeitsdatum benötigt stattdessen eine Erinnerung zu einem konkreten Datum und einer konkreten Uhrzeit.
Die tägliche Aufgabenübersicht können Sie in Ihrem Profil aktivieren: Einmal täglich, standardmäßig um 8:00 Uhr, zeigt sie Ihre heutigen und überfälligen Aufgaben. Das Benachrichtigungscenter erinnert außerdem 15 Minuten vor einem Termin und eine Stunde vor dem Fälligkeitsdatum einer Aufgabe; das Morgen-Briefing wird beim Öffnen der Anwendung angezeigt, sofern der Tag nicht leer ist.
Hinweis: Wenn die Anwendung vollständig geschlossen ist, erfordert der Versand von Erinnerungen per E-Mail einen CRON - eine wiederkehrende Aufgabe, die der Administrator für die gesamte Installation auf dem Server einrichtet. Benachrichtigungen in der geöffneten Anwendung benötigen diese Einstellung nicht.
6. Ein Bericht entsteht durch Abschreiben vorhandener Daten
Beginnen Sie den Bericht mit den bei den Aufgaben gespeicherten Daten, statt die Woche aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren. Der KI-Assistent kann daraus eine Antwort zusammenstellen oder eine herunterladbare Datei vorbereiten, die Sie vor dem Versand prüfen.
Am Freitag stellt Kasia eine Übersicht von sechs Aufgaben zusammen. Sie bittet um eine Tabelle mit Status und Fälligkeitsdatum, prüft die Zeilen und lädt anschließend eine Excel-Tabelle herunter. Der Assistent bereitet den Inhalt vor, und Task Manager erstellt die Datei. Eine Excel- oder CSV-Tabelle erfordert tabellarische Daten. Verfügbar sind außerdem Word-, PDF- und HTML-Dateien, und eine einzelne Nachricht können Sie als PDF, Word oder TXT exportieren. Einen ähnlichen Ablauf zeigt der Beitrag wöchentlicher Bericht aus den Aufgaben des Teams.
Wenn die Quelle ein Anhang ist, spielt das Format eine Rolle. Der Assistent liest digitale PDF-, DOCX- und XLSX-Dokumente, kann jedoch keinen gescannten PDF ohne Textebene lesen: Es gibt keine OCR-Funktion, also keine Texterkennung aus einem Bild. In diesem Fall benötigen Sie ein Dokument mit Text oder separat aufbereiteten Text.
7. Die E-Mail-Antwort beginnt jedes Mal bei null
Wiederkehrende Korrespondenz verkürzen Sie, indem Sie einen Entwurf beim jeweiligen Vorgang vorbereiten und ihn vor dem Versand prüfen. In Task Manager ermöglicht E-Mail in der Pro-Variante das Lesen und Versenden von Mails neben den Aufgaben.
Am Mittwoch beantwortet Ola die Frage einer Kundin zum Termin des Angebots. Sie verfasst den Entwurf im Editor und nutzt „Text verbessern“, um die Sprache zu verbessern, ohne das Layout der Liste zu verändern; gefällt ihr das Ergebnis nicht, macht sie die Korrektur rückgängig. Sie kann den KI-Assistenten auch um eine Übersetzung bitten. Der Assistent bereitet die E-Mail aus ihrem verbundenen, persönlichen Postfach vor, versendet sie jedoch erst nach Bestätigung; ohne Postfach versendet er keine Nachricht. Das Postfach ist privat - nicht einmal der Administrator sieht es.
In der Pro-Variante stehen außerdem Automatisierungen zur Verfügung, also Regeln „WENN - FALLS - FÜHRE AUS“. Einer der Auslöser ist eine neue E-Mail; vor der Aktivierung können Sie die Regel testen, ohne Aktionen auszuführen. Eine Automatisierung ersetzt jedoch nicht die Entscheidung, was dem Kunden geantwortet wird.
Beginnen Sie an einem Ort, nicht mit sieben Änderungen gleichzeitig
Wählen Sie den Bereich, der in Ihrem Team am häufigsten Fragen auslöst. Erst wenn Sie die Art der Dokumentation festgelegt haben, entscheiden Sie, welche Tätigkeit Sie der KI übertragen.
| Wo Zeit verloren geht | Der erste Schritt des Teams | Was die KI ergänzen kann |
|---|---|---|
| Suche nach Absprachen | Dokumentieren Sie sie beim jeweiligen Vorgang | Antwort aus dem verfügbaren Thread |
| Fensterwechsel | Legen Sie einen einheitlichen Arbeitsort fest | Frage im Kontext der Aufgabe |
| Lesen langer Gespräche | Dokumentieren Sie Entscheidungen im Thread | Zusammenfassung des Gesprächs |
| Fragen zum Status | Ergänzen Sie Fälligkeitsdatum und Zuständige | Frage zu überfälligen Aufgaben |
| Manuelles Erinnern | Geben Sie der Aufgabe ein Fälligkeitsdatum | Erinnerung, an das Fälligkeitsdatum geheftet |
| Abschreiben von Berichten | Halten Sie Aufgaben aktuell | Tabelle oder herunterladbare Datei |
| E-Mails von Grund auf neu schreiben | Halten Sie die Antwort beim jeweiligen Vorgang | Redaktion und Übersetzung des Entwurfs |
Task Manager funktioniert auch ohne KI, Sie können also mit Aufgaben und Chats beginnen. Wenn Sie später den KI-Assistenten aktivieren, verwenden Sie Ihren eigenen API-Schlüssel von OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok und zahlen den Anbieter des Modells ohne Vermittlungsaufschlag. Die Daten der Anwendung bleiben auf Ihrem Server; ein Hosting mit PHP und MySQL genügt. Der dem Assistenten übergebene Inhalt gelangt jedoch zum Anbieter des Modells mit Ihrem Schlüssel - das ist eine separate Entscheidung bezüglich der Daten.
Die Lizenz ist zeitlich unbefristet und umfasst eine einmalige Zahlung für die Anzahl der Plätze, ohne monatliches Abo pro Person. Sie enthält 12 Monate Updates, eine spätere Verlängerung ist optional. Die Standard-Variante kostet: Starter bis 8 Personen - 690 PLN, Classic bis 20 Personen - 1 490 PLN, Max bis 35 Personen - 2 290 PLN. Die Pro-Variante kostet für diese Pläne entsprechend 1 990 PLN, 3 990 PLN und 5 990 PLN.
Wählen Sie morgen einen Vorgang, zu dem am häufigsten Fragen gestellt werden. Dokumentieren Sie eine Woche lang die Absprachen dazu in einem einzigen Thread, mit zuständiger Person und Fälligkeitsdatum; prüfen Sie dann, ob weiterhin nachgefragt werden muss. Wenn Sie ein Team leiten, das die Anwendungsdaten selbst behalten und kein Abo pro Person zahlen möchte, sehen Sie sich an, wie eine solche Arbeit in der Demo aussieht.
Häufig gestellte Fragen
Steigert KI wirklich die Produktivität der Mitarbeiter?
Ja - KI kann konkrete Tätigkeiten reduzieren, etwa das Lesen eines langen Threads, das Erstellen einer Tabelle oder das Überarbeiten eines Nachrichtenentwurfs. Sie ersetzt aber nicht die Entscheidung, wer für eine Aufgabe verantwortlich ist und bis wann.
Sieht der KI-Assistent alle Aufgaben und Gespräche im Unternehmen?
Nein - der KI-Assistent arbeitet mit den Aufgaben und Chats, für die Sie Zugriffsrechte haben; der Administrator hat Zugriff auf alle Aufgaben und Chats. Eine private Frage und Antwort in einem Thread sehen andere Teilnehmer nicht.
Ist das ein Werkzeug zur Kontrolle von Mitarbeitern?
Nein - die beschriebene Arbeitsweise dient dazu, Nachfragen zu reduzieren, nicht Menschen zu bewerten. Der Thread speichert Änderungen an der Aufgabe, damit das Team die Vereinbarungen nachvollziehen kann.
Muss ich KI nutzen, um Task Manager zu verwenden?
Nein, Task Manager funktioniert auch ohne KI. Der Administrator kann später den KI-Assistenten mit einem eigenen API-Schlüssel eines ausgewählten Modellanbieters einrichten.
Welche der beschriebenen Funktionen erfordern die Pro-Variante?
Die Pro-Variante wird für E-Mail, Dateien, Automatisierungen sowie die KI-Wissensbasis benötigt, die antwortet, ohne dass Quellen manuell angegeben werden müssen. Der KI-Assistent in Aufgaben und Chats, Strukturieren sowie die manuelle Auswahl von Gesprächsquellen funktionieren in beiden Varianten.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
