Le lundi matin, Marta, propriétaire d’une agence de conception de neuf personnes, pose trois questions sur le chat, passe deux appels téléphoniques et fait défiler un fil de 40 messages. Ce n’est qu’après qu’elle sait par où commencer. Si vous vous demandez comment améliorer la productivité des employés grâce à l’IA, commencez par ces moments-là : pas par le rythme de travail des gens, mais par le travail nécessaire pour simplement pouvoir s’y remettre.
La productivité des employés grâce à l’IA commence par l’organisation
Commencez par supprimer les tâches superflues autour du travail, et ensuite seulement confiez-en une partie à l’IA. L’Assistant peut résumer une conversation, mais il ne décidera pas à la place de votre équipe qui est responsable d’un dossier que personne n’a assigné.
Faites un test simple : où cherchez-vous les dernières décisions, combien de fois demandez-vous un statut, et que recopiez-vous d’un endroit à l’autre ? Si les réponses mènent à plusieurs canaux privés, adoptez le principe suivant : un dossier, un seul endroit, une personne responsable et une échéance. Vous en apprendrez plus sur ce premier changement dans l’article sur pourquoi l’équipe perd les décisions prises.
1. L’information existe déjà, mais personne ne sait où
Vous réduirez les recherches d’information lorsque les décisions resteront attachées au dossier concerné. L’IA pourra les retrouver si elle a accès à la bonne tâche ou discussion.
Le mardi, Marta cherche la décision du client ABC. Au lieu de redemander à l’équipe, elle indique à l’Assistant IA la discussion « Décisions avec le client » et la note de réunion, puis demande les points convenus. Marta obtient une réponse qui précise la discussion et la note qu’elle a choisies. L’Assistant peut aussi consulter le contenu et les pièces jointes d’une tâche ou d’une discussion à laquelle vous avez accès, dès lors que vous indiquez son nom - sans ouvrir le fil de discussion.
La recherche globale fonctionne par nom de tâche et de discussion, et dans Notes et Fichiers également par contenu (le module Fichiers fait partie de la version Pro). Vous indiquez manuellement les sources de la conversation avec l’IA, aussi bien en version Standard qu’en version Pro. Seule la version Pro dispose d’une base de connaissances IA qui indexe les tâches, discussions, notes et fichiers pour répondre sans avoir à indiquer les sources à chaque fois. Pour en savoir plus sur les possibilités et les limites de cette fonctionnalité, consultez la page Assistant IA.
2. Chaque changement d’onglet rompt le contexte
Vous réduirez les changements d’application lorsque la tâche, la conversation et l’échéance vivront proches les uns des autres. Ne transférez pas tout mécaniquement pour autant : déterminez d’abord où l’équipe consigne une décision à laquelle elle reviendra plus tard.
Le mercredi, Marta prépare une offre et vérifie l’échéance dans le Calendrier, la conversation liée à la tâche ainsi que le brouillon dans les Notes. Task Manager réunit les tâches, discussions, le Calendrier, le Tableau et les Notes dans une seule fenêtre de navigateur. Marta passe du Calendrier aux Notes à l’aide de l’icône des vues, sans quitter la fenêtre. L’Espace de travail regroupe les tâches et discussions d’un même dossier, et la vue « Tout » les affiche ensemble.
Si vous souhaitez aussi réunir la messagerie et les documents dans cette même fenêtre, vous avez besoin de la version Pro : la Messagerie et les Fichiers y sont disponibles. L’article sur un seul logiciel au lieu de plusieurs outils explique la différence entre rassembler le travail et accumuler des onglets supplémentaires.
3. Après une interruption, il faut relire tout le fil depuis le début
L’Assistant IA peut résumer une conversation lorsque vous revenez à un long fil de discussion après une interruption. La fonction Structurer facilite aussi la lecture de messages isolés sans modifier les originaux.
Tomek revient le jeudi après quatre jours de congé. Dans la discussion « Décisions avec le client », il demande en privé un résumé de 14 messages échelonnés sur trois jours et reçoit une synthèse répartie en décisions, échéances et personnes responsables. Il pose sa question via le bouton « Assistant IA » situé près du champ de réponse ; le résultat marqué « UNIQUEMENT POUR VOUS » n’est pas visible par les autres participants.
Après son congé, Tomek peut choisir dans Structurer le mode Résumer pour voir 1 à 2 phrases par message, ou revenir au Contenu original. Les modes Embellir et Expert sont également disponibles. Structurer traite les messages par lots de huit, en commençant par les plus récents ; les plus anciens peuvent être traités séparément à la demande. Le résultat disparaît à la fin de la session, les originaux restent, et un avertissement « L’IA peut faire des erreurs » apparaît à côté des messages traités. Avant de communiquer une échéance au client, vérifiez-la donc dans la conversation source.
4. La question « où en est-on ? » revient chaque matin
Le statut devrait être visible directement sur la tâche, sans avoir à demander un point de situation à quelqu’un d’autre. Si un dossier dispose d’une description, d’une échéance, de personnes assignées et d’une conversation réunies dans un seul fil, vous pouvez remplacer la question par une simple vérification de son état.
Le jeudi, Marta ouvre la liste au lieu d’écrire à Kasia « l’offre est-elle prête ? ». Le statut d’une tâche peut être modifié en un clic depuis la liste par une personne disposant des droits nécessaires. La couleur de l’échéance indique : rouge - en retard, bleu - pour aujourd’hui, vert - dans les temps, gris - sans échéance ou tâche clôturée. Les tuiles « Dans les temps », « Pour aujourd’hui », « En retard » et « Discussion » comptent les dossiers et filtrent la liste.
Le fil de discussion enregistre notamment le changement de statut et d’échéance, y compris sa valeur précédente. Dans la description de la tâche, vous pouvez placer une liste de tâches partagée : les participants cochent les éléments, voient la progression et un petit avatar de la personne qui a coché le point. C’est un moyen de garder une trace des décisions, pas une méthode pour évaluer les personnes. Si un responsable doit simplement suivre un dossier, le rôle d’observateur lui donne accès au fil de discussion sans ajouter la tâche à son travail du jour. Nous évoquons d’autres façons de suivre les échéances dans l’article comment suivre les échéances des tâches en équipe.
5. Le patron devient un rappel sur pattes
Épinglez un rappel à l’échéance d’une tâche au lieu de devoir y penser à la place des autres. Dans Task Manager, un rappel personnel de ce type se déplace automatiquement avec l’échéance du dossier.
Le lundi, Marta demande à l’Assistant IA : « Rappelle-moi un jour avant l’échéance pour l’offre Nord ». Elle vérifie la date et clique sur « Oui, exécute » - sans confirmation, le rappel n’est pas créé. Lorsqu’elle déplace ensuite l’échéance de la tâche d’une semaine, le rappel épinglé se déplace avec elle. Une tâche sans échéance nécessite à la place un rappel fixé à une date et une heure précises.
Vous pouvez activer dans votre profil un résumé quotidien des tâches : une fois par jour, il affiche vos tâches du jour et celles en retard, par défaut à 8h00. Le centre de notifications rappelle également un événement 15 minutes à l’avance et une tâche une heure avant son échéance ; le briefing du matin s’affiche à l’entrée dans l’application, si la journée n’est pas vide.
Attention : lorsque l’application est entièrement fermée, l’envoi de rappels par e-mail nécessite un CRON - une tâche planifiée que l’administrateur configure sur le serveur pour l’ensemble de l’installation. Les notifications dans l’application ouverte ne nécessitent pas ce réglage.
6. Le rapport naît de la retranscription de données existantes
Commencez le rapport à partir des données enregistrées au niveau des tâches, pas en reconstituant la semaine de mémoire. L’Assistant IA peut en composer une réponse ou préparer un fichier téléchargeable, que vous vérifiez avant de l’envoyer.
Le vendredi, Kasia rassemble une synthèse de six tâches. Elle demande un tableau avec le statut et l’échéance, vérifie les lignes, puis télécharge le fichier Excel. L’Assistant prépare le contenu, et Task Manager compose le fichier. Un fichier Excel ou CSV nécessite des données tabulaires. Des fichiers Word, PDF et HTML sont également disponibles, et un message isolé peut être exporté en PDF, Word ou TXT. Un déroulement similaire est présenté dans l’article rapport hebdomadaire des tâches de l’équipe.
Si la source est une pièce jointe, le format a son importance. L’Assistant lit les documents numériques PDF, DOCX et XLSX, mais ne peut pas lire un PDF scanné sans couche de texte : il n’y a pas de fonction OCR, c’est-à-dire de reconnaissance de texte à partir d’une image. Dans ce cas, il vous faut un document contenant du texte, ou un texte préparé séparément.
7. La réponse par e-mail recommence chaque fois à zéro
Vous raccourcirez la correspondance répétitive en préparant un brouillon au niveau du dossier et en le vérifiant avant l’envoi. Dans Task Manager, la lecture et l’envoi des e-mails à côté des tâches sont assurés par la Messagerie, dans la version Pro.
Le mercredi, Ola répond à la question d’une cliente sur le délai d’une offre. Elle rédige un brouillon dans l’éditeur et utilise « Améliorer le texte » pour corriger la langue sans modifier la mise en forme de la liste ; si le résultat ne lui convient pas, elle annule la correction. Elle peut aussi demander à l’Assistant IA une traduction. L’Assistant prépare l’e-mail depuis sa boîte personnelle connectée, mais ne l’envoie qu’après confirmation ; sans boîte connectée, il n’envoie pas le message. La boîte est privée - même l’administrateur ne la voit pas.
Dans la version Pro, les Automatisations sont également disponibles, c’est-à-dire des règles « QUAND - SI - FAIS ». L’un des déclencheurs est un nouvel e-mail ; avant de l’activer, vous pouvez tester la règle sans exécuter les actions. L’automatisation ne remplace cependant pas la décision de ce qu’il faut répondre au client.
Commencez par un seul endroit, pas par sept changements à la fois
Choisissez l’endroit qui suscite le plus de questions dans votre équipe. Ce n’est qu’une fois établie la façon d’enregistrer les dossiers que vous déciderez quelle tâche confier à l’IA.
| Où le temps se perd | Le premier geste de l’équipe | Ce que l’IA peut apporter en plus |
|---|---|---|
| Recherche des décisions prises | Enregistrez-les au niveau du dossier | Réponse issue d’un fil de discussion accessible |
| Changement de fenêtre | Fixez un seul lieu de travail | Question dans le contexte d’une tâche |
| Lecture de longues conversations | Enregistrez les décisions dans le fil de discussion | Résumé de la conversation |
| Questions sur le statut | Complétez l’échéance et les personnes | Question sur les tâches en retard |
| Rappel manuel | Donnez une échéance à la tâche | Rappel épinglé à l’échéance |
| Retranscription des rapports | Maintenez les tâches à jour | Tableau ou fichier téléchargeable |
| Rédaction des e-mails à partir de zéro | Gardez la réponse au niveau du dossier | Rédaction et traduction du brouillon |
Task Manager fonctionne aussi sans IA, vous pouvez donc commencer par les tâches et les discussions. Si vous activez ensuite l’Assistant IA, vous utiliserez votre propre clé OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok et paierez le fournisseur du modèle sans marge d’intermédiaire. Les données de l’application restent sur votre serveur ; un hébergement avec PHP et MySQL suffit. Le contenu transmis à l’Assistant est en revanche envoyé au fournisseur du modèle avec votre clé - c’est une décision distincte concernant les données.
La licence est perpétuelle et comprend un paiement unique selon le nombre de postes, sans abonnement mensuel par personne. Elle inclut 12 mois de mises à jour, un renouvellement ultérieur étant optionnel. La version Standard coûte : Starter jusqu’à 8 personnes - 690 PLN, Classic jusqu’à 20 personnes - 1 490 PLN, Max jusqu’à 35 personnes - 2 290 PLN. La version Pro pour ces mêmes plans coûte respectivement 1 990 PLN, 3 990 PLN et 5 990 PLN.
Demain, choisissez un dossier sur lequel on vous interroge le plus souvent. Pendant une semaine, consignez ses décisions dans un seul fil de discussion, avec une personne responsable et une échéance ; vérifiez ensuite s’il faut encore relancer à ce sujet. Si vous dirigez une équipe qui souhaite garder les données de l’application chez elle et ne pas payer d’abonnement par personne, découvrez à quoi ressemble ce travail dans la Demo.
Questions fréquentes
L’IA améliore-t-elle vraiment la productivité des employés ?
Oui - l’IA peut réduire certaines tâches précises, comme lire un long fil de discussion, construire un tableau ou corriger le brouillon d’un message. Elle ne remplace pas la décision de savoir qui est responsable d’une tâche et pour quand.
L’Assistant IA voit-il toutes les tâches et conversations de l’entreprise ?
Non - l’Assistant IA travaille sur les tâches et discussions auxquelles vous avez accès ; l’administrateur a accès à toutes les tâches et discussions. Une question et une réponse privées dans un fil de discussion ne sont pas visibles par les autres participants.
Est-ce un outil pour contrôler les employés ?
Non - la méthode de travail décrite vise à réduire les relances sur les dossiers, pas à évaluer les personnes. Le fil de discussion enregistre les modifications de la tâche afin que l’équipe puisse retrouver les décisions prises.
Dois-je utiliser l’IA pour utiliser Task Manager ?
Non, Task Manager fonctionne sans IA. L’administrateur peut ensuite configurer l’Assistant IA avec sa propre clé auprès du fournisseur de modèle choisi.
Quelles fonctionnalités décrites nécessitent la version Pro ?
La version Pro est nécessaire pour la Messagerie, les Fichiers, les Automatisations et la base de connaissances IA qui répond sans indication manuelle des sources. L’Assistant IA dans les tâches et discussions, la fonction Structurer ainsi que le choix manuel des sources de conversation fonctionnent dans les deux versions.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
