Na segunda-feira de manhã, Marta, proprietária de um escritório de projetos com nove pessoas, faz três perguntas no chat, faz duas chamadas e percorre uma conversa com 40 mensagens. Só depois sabe por onde começar. Se está a pensar como aumentar a eficiência dos colaboradores com a IA, comece por estes momentos: não pelo ritmo de trabalho das pessoas, mas pelo trabalho necessário para, antes de mais, lá voltar.
A eficiência dos colaboradores com a IA começa pela organização
Primeiro elimine as tarefas desnecessárias à volta do trabalho e só depois entregue parte delas à IA. O assistente pode resumir uma conversa, mas não decide pela sua equipa quem é responsável por um assunto que ninguém atribuiu.
Faça um teste simples: onde procura os últimos acordos, quantas vezes pergunta sobre o estado de algo e o que anda a transcrever de um lugar para outro? Se as respostas apontam para vários canais privados, adote a regra: um assunto, um lugar, uma pessoa responsável e um prazo. Pode ler mais sobre esta primeira mudança no texto sobre porque é que a equipa perde os acordos.
1. A informação já existe, mas ninguém sabe onde está
A procura de informação diminui quando os acordos ficam junto do assunto a que dizem respeito. A IA ajuda a consultá-los se tiver acesso à tarefa ou ao chat correto.
Na terça-feira, Marta procura a decisão do cliente ABC. Em vez de voltar a perguntar à equipa, indica ao Assistente de IA o chat «Acordos com o cliente» e a nota da reunião, e depois pergunta pelos acordos. Marta recebe uma resposta com indicação do chat e da nota que escolheu. O Assistente também pode consultar o conteúdo e os anexos de uma tarefa ou chat a que você tenha acesso, bastando indicar o nome - sem abrir a conversa.
A pesquisa global funciona pelos nomes das tarefas e dos chats, e nas Notas e nos Ficheiros também pelo conteúdo (o módulo Ficheiros está disponível na versão Pro). A indicação manual das fontes da conversa com a IA está disponível tanto na versão Standard como na Pro. Só a Pro tem a base de conhecimento de IA, que indexa tarefas, chats, notas e ficheiros para responder sem ser preciso indicar as fontes de cada vez. Pode ler mais sobre as capacidades e os limites desta funcionalidade na página do Assistente de IA.
2. Cada mudança de separador interrompe o contexto
A troca de aplicações diminui quando a tarefa, a conversa e o prazo vivem próximos uns dos outros. No entanto, não transfira tudo de forma mecânica: primeiro defina onde a equipa regista a decisão à qual vai voltar mais tarde.
Na quarta-feira, Marta prepara uma proposta e verifica o prazo no Calendário, a conversa associada à tarefa e o rascunho nas Notas. O Task Manager mantém as tarefas, os chats, o Calendário, o Quadro e as Notas numa só janela do navegador. Marta alterna entre o Calendário e as Notas com o ícone de vistas, sem sair da janela. O Workspace agrupa as tarefas e os chats de um determinado assunto, e a posição «Tudo» mostra-os em conjunto.
Se também quiser ter o correio e os documentos nesta mesma janela, precisa da versão Pro: aí estão disponíveis o Correio e os Ficheiros. A diferença entre reunir o trabalho num só lugar e ir acumulando mais separadores é explicada no texto sobre um único programa em vez de várias ferramentas.
3. Depois de uma pausa é preciso ler a conversa toda outra vez
O Assistente de IA pode resumir uma conversa quando volta a uma conversa longa depois de uma pausa. A função Organizar também facilita a leitura de mensagens individuais sem alterar os originais.
Tomek regressa na quinta-feira após quatro dias de férias. Na conversa «Acordos com o cliente» pergunta, de forma privada, sobre 14 mensagens de três dias e recebe um resumo dividido em decisões, prazos e pessoas responsáveis. Faz a pergunta através do botão «Assistente de IA» junto ao campo de resposta; o resultado, marcado como «SÓ PARA SI», não é visto pelos restantes participantes.
Depois das férias, Tomek pode escolher no Organizar o modo Resumir, para ver 1-2 frases por mensagem, ou voltar ao Conteúdo original. Também estão disponíveis os modos Melhorar e Especialista. O Organizar processa as mensagens em grupos de oito, começando pelas mais recentes; pode processar as mais antigas separadamente, se quiser. O resultado desaparece no fim da sessão, os originais mantêm-se, e junto das mensagens processadas aparece o aviso «A IA pode cometer erros». Por isso, antes de transmitir um prazo ao cliente, confirme-o na conversa de origem.
4. A pergunta «como estamos?» volta todas as manhãs
O estado deve estar visível junto da tarefa, sem ser preciso perguntar a outra pessoa como estão as coisas. Se um assunto tiver uma descrição, um prazo, pessoas atribuídas e uma conversa num único fio, a pergunta pode ser substituída por uma simples verificação do estado.
Na quinta-feira, a Marta abre a lista em vez de escrever à Kasia “a proposta já está pronta?”. O estado de uma tarefa pode ser alterado com um clique a partir da lista por uma pessoa com a permissão adequada. A cor do prazo indica: vermelho - fora do prazo, azul - para hoje, verde - dentro do prazo, cinzento - sem prazo ou tarefa concluída. Os blocos “Dentro do prazo”, “Para hoje”, “Fora do prazo” e “Chat” contam os assuntos e filtram a lista.
O tópico regista, entre outras coisas, a alteração do estado e do prazo, incluindo o valor anterior. Na descrição da tarefa pode colocar uma lista de tarefas partilhada: os participantes assinalam os pontos, veem o progresso e um mini avatar da pessoa que marcou o ponto. É um registo de decisões, não um método de avaliar pessoas. Se um gestor apenas precisar de acompanhar um assunto, o papel de observador dá-lhe acesso ao tópico, mas não acrescenta a tarefa ao seu trabalho do dia. Sobre outras formas de controlar prazos, escrevemos no texto como controlar os prazos das tarefas numa equipa.
5. O chefe torna-se um lembrete vivo
Anexe o lembrete ao prazo da tarefa, em vez de o guardar na memória por outros. No Task Manager, esse lembrete pessoal pode deslocar-se juntamente com o prazo do assunto.
Na segunda-feira, a Marta pede ao Assistente de IA: “Lembra-me um dia antes do prazo sobre a proposta para a Nord”. Verifica a data e clica em “Sim, executar” - sem confirmação o lembrete não é criado. Quando mais tarde adia o prazo da tarefa em uma semana, o lembrete anexado desloca-se juntamente com ele. Uma tarefa sem prazo exige, em vez disso, um lembrete para uma data e hora concretas.
Pode ativar no perfil um resumo diário de tarefas: uma vez por dia mostra as suas tarefas para hoje e fora do prazo, por predefinição às 8:00. O centro de notificações também lembra um evento 15 minutos antes e uma tarefa uma hora antes do seu prazo; o briefing matinal aparece ao entrar na aplicação, se o dia não estiver vazio.
Atenção: quando a aplicação está completamente fechada, o envio de lembretes por e-mail requer um CRON - uma tarefa periódica que o administrador configura no servidor para toda a instalação. As notificações na aplicação aberta não requerem esta configuração.
6. O relatório nasce a copiar dados já existentes
Comece o relatório a partir dos dados registados nas tarefas, não a reconstruir a semana de memória. O Assistente de IA pode organizar uma resposta a partir deles ou preparar um ficheiro para descarregar, que verifica antes de o enviar.
Na sexta-feira, a Kasia reúne um resumo de seis tarefas. Pede uma tabela com o estado e o prazo, verifica as linhas e depois descarrega a folha Excel. O Assistente prepara o conteúdo e o Task Manager monta o ficheiro. Uma folha Excel ou CSV requer dados tabulares. Também estão disponíveis ficheiros Word, PDF e HTML, e pode exportar uma única mensagem para PDF, Word ou TXT. Um percurso semelhante é mostrado na descrição do relatório semanal das tarefas da equipa.
Se a fonte for um anexo, o formato importa. O Assistente lê documentos digitais PDF, DOCX e XLSX, mas não consegue ler um PDF digitalizado sem camada de texto: não existe função de OCR, ou seja, reconhecimento de texto a partir de imagem. Nesse caso, precisa de um documento com texto ou de um texto preparado à parte.
7. A resposta por e-mail começa sempre do zero
Reduz a correspondência repetitiva preparando um rascunho junto do assunto e verificando-o antes de enviar. No Task Manager, a leitura e o envio de e-mails junto das tarefas é assegurado pelo Correio na variante Pro.
Na quarta-feira, a Ola responde a uma pergunta de uma cliente sobre o prazo da proposta. Redige o rascunho no editor e usa “Melhorar texto” para corrigir a linguagem sem alterar a estrutura da lista; se o resultado não lhe agradar, desfaz a correção. Também pode pedir ao Assistente de IA uma tradução. O Assistente prepara o e-mail a partir da sua caixa de correio pessoal ligada, mas só o envia depois de confirmação; sem caixa de correio, não envia a mensagem. A caixa de correio é privada - nem o administrador a vê.
Na variante Pro também estão disponíveis as Automatizações, ou seja, regras “QUANDO - SE - EXECUTA”. Um dos gatilhos é um novo e-mail; antes de ativar, pode testar a regra sem executar ações. No entanto, a automatização não substitui a decisão sobre o que responder ao cliente.
Comece por um só lugar, não por sete mudanças de uma vez
Escolha o lugar que mais frequentemente gera perguntas na sua equipa. Só depois de estabelecer a forma de registar os assuntos é que deve decidir que tarefa entregar à IA.
| Onde se perde o tempo | Primeiro passo da equipa | O que a IA pode acrescentar |
|---|---|---|
| Procurar decisões | Registe-as junto do assunto | Resposta a partir do tópico disponível |
| Troca de janelas | Estabeleça um único lugar de trabalho | Pergunta no contexto da tarefa |
| Ler conversas longas | Registe as decisões no tópico | Resumo da conversa |
| Perguntas sobre o estado | Complete o prazo e as pessoas | Pergunta sobre tarefas fora do prazo |
| Lembrar manualmente | Atribua um prazo à tarefa | Lembrete anexado ao prazo |
| Copiar relatórios | Mantenha as tarefas atualizadas | Tabela ou ficheiro para descarregar |
| Escrever e-mails do zero | Mantenha a resposta junto do assunto | Redação e tradução do rascunho |
O Task Manager também funciona sem IA, por isso pode começar pelas tarefas e conversas. Se mais tarde ativar o Assistente de IA, usará a sua própria chave da OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok e pagará ao fornecedor do modelo sem margem de intermediário. Os dados da aplicação permanecem no seu servidor; basta um alojamento com PHP e MySQL. O conteúdo indicado ao Assistente é, no entanto, enviado ao fornecedor do modelo com a sua chave - é uma decisão separada sobre os dados.
A licença é por tempo indeterminado e inclui um pagamento único consoante o número de postos, sem mensalidade por pessoa. Inclui 12 meses de atualizações, sendo a renovação posterior opcional. A variante Standard custa: Starter até 8 pessoas - 690 zł, Classic até 20 pessoas - 1 490 zł, Max até 35 pessoas - 2 290 zł. A variante Pro para estes planos custa, respetivamente, 1 990 zł, 3 990 zł e 5 990 zł.
Amanhã escolha um assunto sobre o qual as pessoas perguntam mais frequentemente. Durante uma semana, registe as suas decisões num único tópico, com a pessoa responsável e o prazo; depois verifique se ainda é preciso perguntar por ele. Se dirige uma equipa que quer manter os dados da aplicação em casa e não pagar uma mensalidade por cada pessoa, veja como é esse trabalho na Demo.
Perguntas mais frequentes
A IA aumenta mesmo a eficiência dos colaboradores?
Sim - a IA pode reduzir tarefas concretas, como ler um fio de mensagens longo, montar uma tabela ou melhorar o rascunho de uma mensagem. Não substitui a decisão sobre quem é responsável por uma tarefa e para quando.
O Assistente de IA vê todas as tarefas e conversas da empresa?
Não - o Assistente de IA trabalha com as tarefas e conversas às quais você tem acesso; o administrador tem acesso a todas as tarefas e conversas. Uma pergunta e resposta privadas numa conversa não são vistas pelos restantes participantes.
Isto é uma ferramenta para controlar os colaboradores?
Não - a forma de trabalhar descrita serve para reduzir o número de perguntas sobre assuntos pendentes, não para avaliar as pessoas. A conversa regista as alterações da tarefa, para que a equipa possa reconstituir o que foi acordado.
Tenho de usar a IA para usar o Task Manager?
Não, o Task Manager funciona sem IA. Mais tarde, o administrador pode configurar o Assistente de IA com a sua própria chave do fornecedor de modelo escolhido.
Quais das funcionalidades descritas exigem a versão Pro?
A versão Pro é necessária para o Correio, Ficheiros, Automatizações e a base de conhecimento de IA que responde sem indicação manual de fontes. O Assistente de IA em tarefas e conversas, a função Organizar e a seleção manual das fontes da conversa funcionam em ambas as versões.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
