El lunes por la mañana, Marta, propietaria de una oficina de proyectos de nueve personas, hace tres preguntas en el chat, realiza dos llamadas y revisa un hilo con 40 mensajes. Solo entonces sabe por dónde empezar. Si te preguntas cómo aumentar la productividad de los empleados con IA, empieza por estos momentos: no por el ritmo de trabajo de las personas, sino por el trabajo necesario para siquiera poder retomarlo.
La productividad de los empleados con IA empieza por el orden
Primero elimina las tareas innecesarias en torno al trabajo y solo después delega parte de ellas a la IA. El asistente puede resumir una conversación, pero no decidirá por tu equipo quién es responsable de un asunto que nadie ha asignado.
Haz una prueba sencilla: ¿dónde buscas los últimos acuerdos, cuántas veces preguntas por el estado y qué copias de un lugar a otro? Si las respuestas te llevan a varios canales privados, adopta esta regla: un asunto, un lugar, una persona responsable y un plazo. Puedes leer más sobre este primer cambio en el artículo sobre por qué el equipo pierde los acuerdos.
1. La información ya existe, pero nadie sabe dónde
Reducirás la búsqueda de información cuando los acuerdos permanezcan junto al asunto al que pertenecen. La IA te ayudará a localizarlos si tiene acceso a la tarea o el chat correcto.
El martes, Marta busca la decisión del cliente ABC. En lugar de volver a preguntar al equipo, indica al Asistente de IA el chat «Acuerdos con el cliente» y la nota de la reunión, y luego pregunta por los acuerdos. Marta recibe una respuesta con referencia al chat y la nota que eligió. El Asistente también puede acceder al contenido y los adjuntos de una tarea o chat al que tienes acceso, cuando indiques su nombre, sin necesidad de abrir el hilo.
El buscador global funciona por nombres de tareas y chats, y en Notas y Archivos también por contenido (el módulo Archivos está en el plan Pro). Indicas manualmente las fuentes de la conversación con la IA tanto en el plan Standard como en el Pro. Solo el Pro cuenta con una base de conocimiento de IA que indexa tareas, chats, notas y archivos para responder sin tener que indicar las fuentes cada vez. Sobre las posibilidades y los límites de esta función puedes leer en la página del Asistente de IA.
2. Cada cambio de pestaña corta el contexto
Reducirás el cambio de aplicaciones cuando la tarea, la conversación y el plazo convivan cerca unos de otros. Sin embargo, no lo traslades todo de forma mecánica: primero decide dónde guarda el equipo la decisión a la que volverá más adelante.
El miércoles, Marta prepara una oferta y comprueba el plazo en el Calendario, la conversación en la tarea y el borrador en Notas. Task Manager mantiene las tareas, los chats, el Calendario, el Tablero y las Notas en una sola ventana del navegador. Marta cambia entre el Calendario y las Notas con el icono de vistas, sin salir de la ventana. El Espacio de trabajo agrupa las tareas y chats de un mismo asunto, y la vista «Todo» los muestra juntos.
Si quieres que el correo y los documentos también estén en esa misma ventana, necesitas el plan Pro: ahí están disponibles el Correo y los Archivos. La diferencia entre reunir el trabajo y añadir más pestañas se describe en el artículo sobre un único programa en lugar de varias herramientas.
3. Tras una pausa hay que leer todo el hilo de nuevo
El Asistente de IA puede resumir la conversación cuando vuelves a un hilo largo después de una pausa. La función Organizar también facilita la lectura de mensajes individuales sin modificar los originales.
Tomek vuelve el jueves tras cuatro días de vacaciones. En el chat «Acuerdos con el cliente» pregunta de forma privada sobre 14 mensajes de tres días y recibe un resumen dividido en decisiones, plazos y personas responsables. Hace la pregunta con el botón «Asistente de IA» junto al campo de respuesta; el resultado, marcado como «SOLO PARA TI», no lo ven los demás participantes.
Tras las vacaciones, Tomek puede elegir en Organizar el modo Resumir, para ver 1-2 frases por mensaje, o volver al Contenido original. También están disponibles los modos Mejorar y Experto. Organizar procesa los mensajes en lotes de ocho, empezando por los más recientes; los más antiguos puedes recuperarlos aparte. El resultado desaparece al terminar la sesión, los originales se mantienen, y junto a los mensajes procesados aparece el aviso «La IA puede cometer errores». Por eso, antes de comunicar un plazo al cliente, compruébalo en la conversación original.
4. La pregunta «¿cómo vamos?» vuelve cada mañana
El estado debería ser visible junto a la tarea, sin tener que pedirle el informe a otra persona. Si un asunto tiene descripción, plazo, personas asignadas y una conversación en un mismo hilo, puedes sustituir la pregunta por consultar su estado.
El jueves, Marta abre la lista en lugar de escribirle a Kasia «¿ya está lista la oferta?». El estado de una tarea puede cambiarlo desde la lista, con un solo clic, cualquier persona con el permiso adecuado. El color de la fecha límite indica: rojo - fuera de plazo, azul - para hoy, verde - dentro de plazo, gris - sin fecha límite o tarea cerrada. Los recuadros «En plazo», «Para hoy», «Fuera de plazo» y «Chat» cuentan los casos y filtran la lista.
El hilo registra, entre otras cosas, el cambio de estado y de fecha límite, incluido su valor anterior. En la descripción de la tarea puedes incluir una lista de tareas compartida: los participantes marcan los puntos, ven el progreso y el mini avatar de la persona que marcó cada punto. Es un registro de acuerdos, no un método para evaluar a las personas. Si un responsable solo necesita seguir un caso, el rol de observador le da acceso al hilo sin sumar la tarea a su trabajo del día. Sobre otras formas de controlar las fechas límite escribimos en el artículo cómo controlar las fechas límite de las tareas en un equipo.
5. El jefe se convierte en un recordatorio viviente
Vincula el recordatorio a la fecha límite de la tarea, en lugar de tener que acordarte tú por los demás. En Task Manager, ese recordatorio personal puede desplazarse junto con la fecha límite del caso.
El lunes, Marta le pide al Asistente de IA: «Recuérdame un día antes de la fecha límite lo de la oferta para Nord». Comprueba la fecha y hace clic en «Sí, hazlo»; sin esa confirmación, el recordatorio no se crea. Cuando más tarde adelanta la fecha límite de la tarea una semana, el recordatorio vinculado se desplaza con ella. Una tarea sin fecha límite necesita en cambio un recordatorio para una fecha y hora concretas.
Puedes activar en tu perfil un resumen diario de tareas: una vez al día muestra tus tareas de hoy y las que están fuera de plazo, por defecto a las 8:00. El Centro de notificaciones también avisa de un evento 15 minutos antes y de una tarea una hora antes de su fecha límite; el resumen matutino se muestra al entrar en la aplicación, si el día no está vacío.
Atención: cuando la aplicación está completamente cerrada, el envío de recordatorios por correo electrónico requiere un CRON, una tarea periódica que el administrador configura en el servidor para toda la instalación. Las notificaciones dentro de la aplicación abierta no necesitan esta configuración.
6. El informe se crea copiando datos ya existentes
Empieza el informe a partir de los datos registrados en las tareas, no reconstruyendo la semana de memoria. El Asistente de IA puede componer una respuesta a partir de ellos o preparar un archivo descargable, que revisarás antes de enviarlo.
El viernes, Kasia reúne un resumen de seis tareas. Pide una tabla con el estado y la fecha límite, revisa las filas y luego descarga la hoja de Excel. El Asistente prepara el contenido y Task Manager genera el archivo. La hoja de Excel o CSV requiere datos tabulares. También están disponibles los archivos Word, PDF y HTML, y puedes exportar un solo mensaje a PDF, Word o TXT. Un proceso parecido se describe en el informe semanal de tareas del equipo.
Si la fuente es un archivo adjunto, el formato importa. El Asistente lee documentos digitales PDF, DOCX y XLSX, pero no puede leer un PDF escaneado sin capa de texto: no cuenta con función OCR, es decir, de reconocimiento de texto a partir de una imagen. En ese caso necesitas un documento con texto o un texto preparado aparte.
7. La respuesta de correo empieza siempre desde cero
La correspondencia repetitiva se acorta preparando un borrador junto al caso y revisándolo antes de enviarlo. En Task Manager, leer y enviar correos junto a las tareas lo ofrece Correo en la versión Pro.
El miércoles, Ola responde a la pregunta de una clienta sobre el plazo de una oferta. Redacta el borrador en el editor y usa «Mejorar texto» para pulir el lenguaje sin cambiar el formato de la lista; si el resultado no le convence, deshace el cambio. También puede pedirle al Asistente de IA que lo traduzca. El Asistente prepara el correo desde su buzón personal conectado, pero solo lo envía tras su confirmación; sin buzón, no puede enviar el mensaje. El buzón es privado: ni siquiera el administrador puede verlo.
En la versión Pro también están disponibles las Automatizaciones, es decir, reglas «CUANDO - SI - HAZ». Uno de los desencadenantes es un nuevo correo; antes de activar la regla puedes probarla sin ejecutar ninguna acción. Aun así, la automatización no sustituye la decisión de qué responder al cliente.
Empieza por un solo lugar, no por siete cambios a la vez
Elige el punto que más preguntas genera en tu equipo. Solo cuando hayas fijado la forma de registrar los casos, decide qué tarea delegar a la IA.
| Dónde se pierde el tiempo | El primer paso del equipo | Qué puede aportar la IA |
|---|---|---|
| Buscar acuerdos | Regístralos junto al caso | Respuesta desde el hilo disponible |
| Cambio entre ventanas | Fija un único espacio de trabajo | Pregunta en el contexto de la tarea |
| Leer conversaciones largas | Registra las decisiones en el hilo | Resumen de la conversación |
| Preguntas sobre el estado | Añade fecha límite y responsables | Pregunta sobre tareas fuera de plazo |
| Recordatorio manual | Asigna una fecha límite a la tarea | Recordatorio vinculado a la fecha límite |
| Copiar informes | Mantén las tareas actualizadas | Tabla o archivo descargable |
| Escribir correos desde cero | Mantén la respuesta junto al caso | Redacción y traducción del borrador |
Task Manager también funciona sin IA, así que puedes empezar por las tareas y las conversaciones. Si más adelante activas el Asistente de IA, usarás tu propia clave de OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok y pagarás al proveedor del modelo sin margen de intermediario. Los datos de la aplicación se quedan en tu servidor; basta con un hosting con PHP y MySQL. En cambio, el contenido que indiques al Asistente llega al proveedor del modelo con tu clave: es una decisión aparte sobre los datos.
La licencia es perpetua e incluye un pago único según el número de puestos, sin suscripción mensual por persona. Incluye 12 meses de actualizaciones, y la renovación posterior es opcional. La versión Standard cuesta: Starter hasta 8 personas - 690 zł, Classic hasta 20 personas - 1 490 zł, Max hasta 35 personas - 2 290 zł. La versión Pro para estos planes cuesta, respectivamente, 1 990 zł, 3 990 zł y 5 990 zł.
Mañana elige un caso sobre el que la gente pregunte con más frecuencia. Durante una semana, registra sus acuerdos en un único hilo, con una persona responsable y una fecha límite; luego comprueba si todavía hace falta preguntar por él. Si diriges un equipo que quiere mantener los datos de la aplicación en casa y no pagar una suscripción por cada persona, mira cómo es ese trabajo en la Demo.
Preguntas frecuentes
¿La IA aumenta realmente la productividad de los empleados?
Sí - la IA puede reducir tareas concretas, como leer un hilo largo, elaborar una tabla o corregir el borrador de un mensaje. No sustituye la decisión de quién es responsable de una tarea ni para cuándo.
¿El Asistente de IA ve todas las tareas y conversaciones de la empresa?
No - el Asistente de IA trabaja con las tareas y chats a los que tienes acceso; el administrador tiene acceso a todas las tareas y chats. Una pregunta y respuesta privada dentro de un hilo no la ven los demás participantes.
¿Es una herramienta para controlar a los empleados?
No - la forma de trabajo descrita sirve para reducir las preguntas repetidas sobre asuntos, no para evaluar a las personas. El hilo guarda los cambios de la tarea para que el equipo pueda reconstruir los acuerdos.
¿Tengo que usar la IA para utilizar Task Manager?
No, Task Manager funciona sin IA. El administrador puede configurar más adelante el Asistente de IA con su propia clave del proveedor de modelo que elija.
¿Qué funciones descritas requieren el plan Pro?
El plan Pro es necesario para el Correo, los Archivos, las Automatizaciones y la base de conocimiento de IA que responde sin necesidad de indicar las fuentes manualmente. El Asistente de IA en tareas y chats, Organizar y la selección manual de fuentes de conversación funcionan en ambos planes.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
