Die Verschlüsselung schützt die in der Datenbank gespeicherten Inhalte: Wer allein eine Kopie der Datenbank erlangt (z. B. aus einer Backup-Kopie des Hostings), kann weder Nachrichten noch Aufgabenbeschreibungen lesen. Der Schlüssel liegt in der Datei .env auf dem Server, außerhalb der Datenbank.

Wo Sie das finden

Symbol ⚙ → Einstellungen → Tab Erweitert → Abschnitt Datenverschlüsselung. Der Abschnitt ist nur für das Administratorkonto sichtbar.

Erste Inbetriebnahme

  1. Klicken Sie auf Verschlüsselungsschlüssel erzeugen.
  2. Laden Sie sofort eine Kopie des Schlüssels herunter (Schaltfläche „Schlüsselkopie herunterladen“) und bewahren Sie sie an einem sicheren Ort auf, z. B. in einem Passwort-Manager. Ohne den Schlüssel lassen sich verschlüsselte Daten nicht wiederherstellen - auch der Hersteller des Programms kann das nicht.
  3. Aktivieren Sie den Schalter Neue Daten verschlüsseln und klicken Sie auf Speichern.
  4. Klicken Sie auf Vorhandene Daten verschlüsseln - der Schalter verschlüsselt nur das, was ab diesem Zeitpunkt gespeichert wird, dieses Werkzeug arbeitet dagegen die zuvor gespeicherten Daten durch.

Was wird verschlüsselt

Bei aktivierter Verschlüsselung gelangt statt des Textes ein Chiffretext (AES-256-GCM) in die Datenbank:

  • Nachrichteninhalt in Aufgaben und Chats - auch Antworten des KI-Assistenten im Thread, Nachrichten des KI-Agenten (z. B. Erinnerungen und Bestätigungen versendeter E-Mails), vom Automatisierungen- und n8n-Integration hinzugefügte Nachrichten sowie automatische Abwesenheitsantworten,
  • Aufgabenbeschreibungen - auch von Aufgaben, die durch Automatisierungen und n8n angelegt wurden,
  • Einträge, die über die Schaltfläche „+ Position hinzufügen“ zu To-do-Listen hinzugefügt wurden,
  • Abwesenheitsmeldungen (Urlaub, Krankheit) - bei aktivierter Verschlüsselung behält das Programm keine unverschlüsselte Kopie davon mehr beim Benutzerkonto,
  • Inhalt der E-Mails in E-Mail.

Der Zähler im Abschnitt zeigt für jede dieser Gruppen, wie viele Einträge bereits verschlüsselt sind.

Nicht verschlüsselt werden u. a. Aufgabentitel, Namen von Chats und Arbeitsbereichen, Betreffzeilen und Absender von E-Mails, Notizen, Dateien, Gespräche mit dem KI-Assistenten (im Assistentenfenster und Fragen zu E-Mails in E-Mail - die Antwort kann den Inhalt einer E-Mail zitieren), Pläne des KI-Agenten (mit dem Inhalt geplanter Nachrichten und E-Mails) sowie Systemeinträge im Thread (wer Status, Fälligkeitsdatum, Aufgabenname oder den Teilnehmerkreis geändert hat).

Suche und Verschlüsselung: Das Suchfeld oben in der Liste zeigt in den Ergebnissen auch Treffer in verschlüsselten Inhalten, prüft sie aber nur innerhalb von etwa 200 der neuesten Nachrichten und etwa 200 Aufgaben - ältere verschlüsselte Inhalte findet es möglicherweise nicht. Die reine Einschränkung der Aufgaben- und Chat-Liste anhand des eingegebenen Begriffs berücksichtigt Titel, Namen und unverschlüsselte Inhalte.

Durch einen separaten, von diesem Schalter unabhängigen Mechanismus verschlüsselt das Programm immer SMTP-Passwörter, API-Schlüssel der KI-Anbieter und Secrets der n8n-Webhooks.

Verschlüsseln und Entschlüsseln vorhandener Daten

  • Vorhandene Daten verschlüsseln - arbeitet alle oben aufgeführten Gruppen durch und verschlüsselt die als Klartext gespeicherten Einträge. Sie können den Vorgang sicher anhalten („Anhalten“) und später fortsetzen. Nach der Verschlüsselung von Abwesenheitsmeldungen entfernt das Werkzeug auch deren alte Klartextkopien.
  • Alles entschlüsseln - der umgekehrte Vorgang, nur vor der endgültigen Deaktivierung der Verschlüsselung erforderlich. Speichert die Daten in der Datenbank wieder als Klartext.

Schlüsselrotation

Schlüssel rotieren erzeugt einen neuen Schlüssel und schreibt alle verschlüsselten Daten auf ihn um. Der alte Schlüssel bleibt nur bis zum Ende der Rotation auf dem Server.

  • Vor der Rotation müssen alle Daten verschlüsselt sein - führen Sie zunächst „Vorhandene Daten verschlüsseln“ aus. Systemeinträge (z. B. über Statusänderungen) werden im Klartext gespeichert. Wenn die Rotation den Start deshalb verweigert, weil in der Zwischenzeit neue hinzugekommen sind, führen Sie dieses Werkzeug direkt vor der Rotation noch einmal aus.
  • Den neuen Schlüssel sehen Sie nur einmal - fertigen Sie sofort eine Kopie davon an.
  • Während der Rotation ist alles wie gewohnt lesbar: Noch nicht umgeschriebene Einträge liest das Programm mit dem alten Schlüssel. Wenn Sie die Rotation unterbrechen, können Sie sie mit der Schaltfläche „Rotation fortsetzen“ abschließen.
  • Während der Rotation sind der Verschlüsselungsschalter und die normale Migration gesperrt.

Wenn etwas schiefgeht

  • Statt des Inhalts erscheint „[Verschlüsselt - kein Schlüssel]” - auf dem Server fehlt die Datei .env mit dem Schlüssel (z. B. nach dem Umzug des Programms auf einen anderen Server). Stellen Sie die Datei wieder her oder tragen Sie den Schlüssel aus dem Backup ein.
  • Statt des Inhalts erscheint „[Entschlüsselungsfehler]” - der Eintrag ist mit einem anderen Schlüssel verschlüsselt als dem auf dem Server. Prüfen Sie, ob in .env der richtige Schlüssel steht (der Schlüsselhinweis im Abschnitt hilft beim Vergleich mit dem Backup).