A encriptação protege o conteúdo gravado na base de dados: alguém que obtenha apenas uma cópia da base de dados (por exemplo, de uma cópia de segurança do alojamento) não conseguirá ler as mensagens nem as descrições das tarefas. A chave fica num ficheiro .env no servidor, fora da base de dados.

Onde encontrar

Ícone ⚙ → Definições → separador Avançado → secção Encriptação de dados. A secção é visível apenas para a conta de administrador.

Primeira utilização

  1. Clique em Gerar chave de encriptação.
  2. De imediato, transfira uma cópia da chave (botão «Transferir cópia da chave») e guarde-a num local seguro, por exemplo num gestor de palavras-passe. Sem a chave, os dados encriptados não podem ser recuperados - nem mesmo pelo fabricante do programa.
  3. Ative o interruptor Encriptar novos dados e clique em Guardar.
  4. Clique em Encriptar dados existentes - o interruptor encripta apenas o que for gravado a partir deste momento, enquanto esta ferramenta percorre os dados já gravados anteriormente.

O que é encriptado

Com a encriptação ativada, a base de dados passa a receber o texto cifrado (AES-256-GCM) em vez de texto simples:

  • o conteúdo das mensagens em tarefas e conversas - incluindo as respostas do Assistente de IA na conversa, as mensagens do Agente de IA (por exemplo, lembretes e confirmações de e-mails enviados), as mensagens adicionadas pelas Automatizações e pela integração n8n, e as respostas automáticas de ausência,
  • as descrições das tarefas - incluindo as tarefas criadas pelas Automatizações e pelo n8n,
  • os itens acrescentados às listas to-do através do botão «+ Adicionar item»,
  • as mensagens de ausência (férias, doença) - com a encriptação ativada, o programa deixa de guardar uma cópia em texto simples na conta do utilizador,
  • o conteúdo dos e-mails no Correio.

O contador na secção mostra, para cada um destes grupos, quantas entradas já estão encriptadas.

Não são encriptados, entre outros, os assuntos das tarefas, os nomes das conversas e dos espaços de trabalho, os assuntos e remetentes dos e-mails, as notas, os ficheiros, as conversas com o Assistente de IA (na janela do Assistente e as perguntas sobre e-mails no Correio - a resposta pode citar o conteúdo de um e-mail), os planos do Agente de IA (com o conteúdo das mensagens e e-mails programados) e as entradas do sistema na conversa (quem alterou o estado, o prazo, o nome da tarefa ou a composição dos participantes).

Pesquisa e encriptação: o campo de pesquisa no topo da lista mostra nos resultados também correspondências em conteúdos encriptados, mas verifica apenas cerca de 200 das mensagens mais recentes e cerca de 200 tarefas - pode não encontrar conteúdo encriptado mais antigo. A simples filtragem da lista de tarefas e conversas pela frase introduzida tem em conta assuntos, nomes e conteúdos não encriptados.

Através de um mecanismo próprio, independente deste interruptor, o programa encripta sempre as palavras-passe SMTP, as chaves de API dos fornecedores de IA e os segredos dos webhooks do n8n.

Encriptação e desencriptação dos dados existentes

  • Encriptar dados existentes - percorre todos os grupos da lista acima e encripta os registos guardados em texto simples. Pode ser interrompido em segurança («Parar») e retomado mais tarde. Depois de encriptar as mensagens de ausência, a ferramenta remove também as antigas cópias dessas mensagens em texto simples.
  • Desencriptar tudo - a operação inversa, necessária apenas antes de desativar a encriptação de forma permanente. Volta a guardar os dados na base de dados em texto simples.

Rotação da chave

Rodar chave cria uma nova chave e regrava com ela todos os dados encriptados. A chave antiga fica no servidor apenas até ao fim da rotação.

  • Antes da rotação, todos os dados têm de estar encriptados - execute primeiro «Encriptar dados existentes». Os registos de sistema (por exemplo, sobre a alteração do estado) são guardados em texto simples, por isso, se a rotação se recusar a arrancar porque entretanto surgiram registos novos, execute essa ferramenta mais uma vez imediatamente antes da rotação.
  • Verá a nova chave apenas uma vez - faça logo uma cópia.
  • Durante a rotação, tudo continua legível como de costume: o programa lê com a chave antiga os registos que ainda não foram regravados. Se interromper a rotação, pode concluí-la com o botão «Continuar rotação».
  • Durante a rotação, o interruptor de encriptação e a migração normal ficam bloqueados.

Quando algo corre mal

  • Em vez do conteúdo aparece "[Encriptado - sem chave]" - não existe no servidor um ficheiro .env com a chave (por exemplo, depois de mudar o programa para outro servidor). Reponha o ficheiro ou introduza nele a chave a partir de uma cópia de segurança.
  • Em vez do conteúdo aparece "[Erro de desencriptação]" - o registo está encriptado com uma chave diferente da que está no servidor. Verifique se o .env tem a chave correta (a dica da chave na secção ajuda a compará-la com a cópia de segurança).