Krypteringen skyddar innehåll som sparas i databasen: den som får tag på enbart en kopia av databasen (t.ex. från en säkerhetskopia hos hostingleverantören) kan inte läsa meddelanden eller uppgiftsbeskrivningar. Nyckeln ligger i filen .env på servern, utanför databasen.

Var du hittar det

Ikonen ⚙ → Inställningar → fliken Avancerat → sektionen Kryptering av data. Sektionen visas endast för administratörskonton.

Första körningen

  1. Klicka på Generera krypteringsnyckel.
  2. Ladda genast ner en kopia av nyckeln (knappen ”Ladda ner kopia av nyckeln”) och förvara den på ett säkert ställe, t.ex. i en lösenordshanterare. Utan nyckeln går krypterade data inte att återställa - inte ens tillverkaren av programmet kan göra det.
  3. Aktivera reglaget Kryptera nya data och klicka på Spara.
  4. Klicka på Kryptera befintliga data - reglaget krypterar bara det som sparas från och med nu, medan detta verktyg går igenom data som sparats tidigare.

Vad som krypteras

När krypteringen är aktiverad sparas ett chiffer (AES-256-GCM) i databasen istället för klartext:

  • meddelandeinnehåll i uppgifter och chattar - även AI-assistentens svar i tråden, AI-agentens meddelanden (t.ex. påminnelser och bekräftelser av skickade e-postmeddelanden), meddelanden tillagda via Automatiseringar och n8n-integrationen samt automatiska frånvarosvar,
  • uppgiftsbeskrivningar - även för uppgifter skapade via Automatiseringar och n8n,
  • punkter tillagda i att göra-listor via knappen ”+ Lägg till punkt”,
  • frånvaromeddelanden (semester, sjukdom) - med krypteringen aktiverad sparar programmet inte längre en läsbar kopia av dem på användarens konto,
  • innehållet i e-postmeddelanden i E-post.

Räknaren i sektionen visar för var och en av dessa grupper hur många poster som redan är krypterade.

Krypteras inte, bland annat: uppgifters ämnen, chattars och arbetsytors namn, e-postmeddelandens ämnen och avsändare, anteckningar, filer, konversationer med AI-assistenten (i assistentfönstret och frågor om e-post i E-post - svaret kan citera e-postens innehåll), AI-agentens planer (med innehållet i planerade meddelanden och e-postmeddelanden) samt systemposter i tråden (vem som ändrat status, förfallodatum, uppgiftens namn eller deltagarkretsen).

Sökning och kryptering: sökfältet högst upp i listan visar i resultaten även träffar i krypterat innehåll, men söker bara bland cirka 200 av de senaste meddelandena och cirka 200 uppgifter - äldre krypterat innehåll kanske inte hittas. Den enkla filtreringen av uppgifts- och chattlistan med inskriven text tar bara hänsyn till okrypterade ämnen, namn och innehåll.

Genom en separat mekanism, oberoende av detta reglage, krypterar programmet alltid SMTP-lösenord, API-nycklar till AI-leverantörer och hemligheter för n8n-webhooks.

Kryptering och dekryptering av befintliga data

  • Kryptera befintliga data - går igenom alla grupper i listan ovan och krypterar poster som sparats i klartext. De kan stoppas säkert (”Stoppa”) och återupptas senare. Efter att frånvaromeddelanden krypterats tar verktyget även bort deras tidigare klartextkopior.
  • Dekryptera allt - motsatt åtgärd, behövs bara innan krypteringen stängs av permanent. Sparar data i databasen tillbaka som klartext.

Nyckelrotation

Rotera nyckel skapar en ny nyckel och skriver om alla krypterade data till den. Den gamla nyckeln finns kvar på servern endast fram till rotationens slut.

  • Innan rotationen måste alla data vara krypterade - kör först ”Kryptera befintliga data”. Systemposter (t.ex. om statusändring) sparas i klartext, så om rotationen vägrar starta eftersom nya sådana tillkommit under tiden, kör verktyget en gång till strax innan rotationen.
  • Den nya nyckeln visas bara en gång - gör genast en kopia av den.
  • Under rotationen är allt läsbart som vanligt: poster som ännu inte skrivits om läser programmet med den gamla nyckeln. Om du avbryter rotationen kan du slutföra den med knappen ”Fortsätt rotation”.
  • Under rotationen är krypteringsreglaget och den vanliga migreringen låsta.

När något går fel

  • I stället för innehållet visas ”[Krypterat - ingen nyckel]” - på servern saknas filen .env med nyckeln (t.ex. efter att programmet flyttats till en annan server). Återställ filen eller fyll i nyckeln från en säkerhetskopia.
  • I stället för innehållet visas ”[Dekrypteringsfel]” - posten är krypterad med en annan nyckel än den som finns på servern. Kontrollera att .env innehåller rätt nyckel (nyckeltipset i avsnittet hjälper dig jämföra med säkerhetskopian).