El cifrado protege los contenidos guardados en la base de datos: alguien que consiga solo una copia de la base (por ejemplo, de una copia de seguridad del hosting) no podrá leer los mensajes ni las descripciones de las tareas. La clave se encuentra en el archivo .env del servidor, fuera de la base de datos.

Dónde encontrarla

Icono ⚙ → Ajustes → pestaña Avanzado → sección Cifrado de datos. La sección solo es visible para la cuenta de administrador.

Primer uso

  1. Haz clic en Generar clave de cifrado.
  2. De inmediato descarga una copia de la clave (botón «Descargar copia de la clave») y guárdala en un lugar seguro, por ejemplo en un gestor de contraseñas. Sin la clave no es posible recuperar los datos cifrados - tampoco podrá hacerlo el fabricante del programa.
  3. Activa el interruptor Cifrar datos nuevos y haz clic en Guardar.
  4. Haz clic en Cifrar datos existentes - el interruptor cifra solo lo que se guarde a partir de ese momento, mientras que esta herramienta recorre los datos guardados anteriormente.

Qué se cifra

Con el cifrado activado, en la base de datos se guarda un criptograma (AES-256-GCM) en lugar de texto:

  • el contenido de los mensajes en tareas y chats - también las respuestas del Asistente de IA en el hilo, los mensajes del Agente de IA (por ejemplo, recordatorios y confirmaciones de correos enviados), los mensajes añadidos por Automatizaciones y la integración con n8n, y las respuestas automáticas de ausencia,
  • las descripciones de las tareas - también las de las tareas creadas por Automatizaciones y n8n,
  • los elementos añadidos a las listas de tareas con el botón «+ Añadir elemento»,
  • los mensajes de ausencia (vacaciones, baja por enfermedad) - con el cifrado activado, el programa ya no conserva su copia en texto plano en la cuenta del usuario,
  • el contenido de los correos en Correo.

El contador de la sección muestra, para cada uno de estos grupos, cuántas entradas ya están cifradas.

No se cifran, entre otros, los asuntos de las tareas, los nombres de los chats y espacios de trabajo, los asuntos y remitentes de los correos, las notas, los archivos, las conversaciones con el Asistente de IA (en la ventana del Asistente y las preguntas sobre correos en Correo - la respuesta puede citar el contenido de un correo), los planes del Agente de IA (con el contenido de los mensajes y correos programados) y las entradas del sistema en el hilo (quién cambió el estado, la fecha límite, el nombre de la tarea o la composición de los participantes).

Búsqueda y cifrado: el campo de búsqueda en la parte superior de la lista muestra en los resultados también coincidencias en contenidos cifrados, pero solo los comprueba entre los aproximadamente 200 mensajes más recientes y las aproximadamente 200 tareas más recientes - puede que no encuentre contenido cifrado más antiguo. El simple filtrado de la lista de tareas y chats con el texto introducido tiene en cuenta los asuntos, nombres y contenidos no cifrados.

Mediante un mecanismo independiente de este interruptor, el programa siempre cifra las contraseñas SMTP, las claves API de los proveedores de IA y los secretos de los webhooks de n8n.

Cifrado y descifrado de los datos existentes

  • Cifrar datos existentes - recorre todos los grupos de la lista anterior y cifra las entradas guardadas como texto plano. Se puede detener de forma segura («Detener») y reanudar más tarde. Tras cifrar los mensajes de ausencia, la herramienta también elimina sus antiguas copias en texto plano.
  • Descifrar todo - operación inversa, necesaria solo antes de desactivar el cifrado de forma permanente. Guarda los datos en la base de datos de nuevo como texto plano.

Rotación de la clave

Rotar clave crea una nueva clave y reescribe con ella todos los datos cifrados. La clave antigua permanece en el servidor únicamente hasta el final de la rotación.

  • Antes de la rotación, todos los datos deben estar cifrados - ejecuta primero «Cifrar datos existentes». Las entradas del sistema (por ejemplo, sobre cambios de estado) se guardan en texto plano, así que si la rotación se niega a empezar porque mientras tanto han aparecido entradas nuevas, ejecuta esta herramienta de nuevo justo antes de la rotación.
  • La nueva clave la verás solo una vez - haz de inmediato una copia de ella.
  • Durante la rotación todo se puede leer con normalidad: las entradas aún no reescritas las lee el programa con la clave antigua. Si interrumpes la rotación, podrás completarla con el botón «Continuar rotación».
  • Mientras dura la rotación, el interruptor de cifrado y la migración normal quedan bloqueados.

Cuando algo sale mal

  • En lugar del contenido aparece «[Cifrado - sin clave]» - en el servidor no existe el archivo .env con la clave (por ejemplo, tras mover el programa a otro servidor). Restaura el archivo o introduce en él la clave de una copia de seguridad.
  • En lugar del contenido aparece «[Error de descifrado]» - el registro está cifrado con una clave distinta a la del servidor. Comprueba que en .env está la clave correcta (la pista de la clave en la sección te ayuda a compararla con la copia de seguridad).