Salaus suojaa tietokantaan tallennettua sisältöä: se, joka saa haltuunsa pelkän tietokannan kopion (esim. hostingin varmuuskopiosta), ei pysty lukemaan viestejä eikä tehtävien kuvauksia. Avain sijaitsee palvelimella .env-tiedostossa, tietokannan ulkopuolella.

Mistä löydät sen

Kuvake ⚙ → Asetukset → välilehti Lisäasetukset → osio Tietojen salaus. Osio näkyy vain pääkäyttäjätilille.

Ensimmäinen käyttöönotto

  1. Napsauta Luo salausavain.
  2. Ota heti avaimen varmuuskopio talteen (painike „Lataa avaimen kopio”) ja säilytä se turvallisessa paikassa, esim. salasanojenhallinnassa. Ilman avainta salattuja tietoja ei voi palauttaa - ei edes ohjelman valmistaja.
  3. Kytke päälle kytkin Salaa uudet tiedot ja napsauta Tallenna.
  4. Napsauta Salaa olemassa olevat tiedot - kytkin salaa vain sen, mitä tallennetaan tästä hetkestä eteenpäin, ja tämä työkalu käy läpi aiemmin tallennetut tiedot.

Mitä salataan

Salauksen ollessa käytössä tietokantaan tallentuu tekstin sijaan salakirjoitus (AES-256-GCM):

  • viestien sisältö tehtävissä ja keskusteluissa - myös AI-avustajan vastaukset viestiketjussa, AI-agentin viestit (esim. muistutukset ja lähetettyjen sähköpostien vahvistukset), Automaatioiden ja n8n-integraation lisäämät viestit sekä poissaolon automaattivastaukset,
  • tehtävien kuvaukset - myös Automaatioiden ja n8n:n luomien tehtävien,
  • tehtävälistoihin lisätyt kohdat „+ Lisää kohta” -painikkeella,
  • poissaoloviestit (loma, sairaus) - salauksen ollessa käytössä ohjelma ei enää säilytä niiden avointa kopiota käyttäjän tilin yhteydessä,
  • sähköpostien sisältö Sähköpostissa.

Osion laskuri näyttää kullekin näistä ryhmistä, kuinka monta merkintää on jo salattu.

Ei salata mm. tehtävien otsikoita, keskustelujen ja työtilojen nimiä, sähköpostien aiheita ja lähettäjiä, muistiinpanoja, tiedostoja, AI-avustajan kanssa käytyjä keskusteluja (avustajan ikkunassa ja Sähköpostin kysymyksissä sähköposteista - vastaus voi lainata sähköpostin sisältöä), AI-agentin suunnitelmia (suunniteltujen viestien ja sähköpostien sisältöineen) sekä viestiketjun järjestelmämerkintöjä (kuka muutti tilan, määräajan, tehtävän nimen tai osallistujien kokoonpanon).

Haku ja salaus: listan yläreunan hakukenttä näyttää tuloksissa myös osumat salatussa sisällössä, mutta tarkistaa niitä vain noin 200 uusimman viestin ja noin 200 tehtävän joukosta - vanhempaa salattua sisältöä se ei välttämättä löydä. Pelkkä tehtävä- ja keskustelulistan rajaus kirjoitetulla hakusanalla ottaa huomioon salaamattomat otsikot, nimet ja sisällöt.

Erillisellä mekanismilla, tästä kytkimestä riippumatta, ohjelma salaa aina SMTP-salasanat, AI-palveluntarjoajien API-avaimet ja n8n-webhookien salaisuudet.

Olemassa olevien tietojen salaus ja salauksen purku

  • Salaa olemassa olevat tiedot - käy läpi kaikki yllä olevan luettelon ryhmät ja salaa selkotekstinä tallennetut merkinnät. Sen voi turvallisesti pysäyttää („Pysäytä”) ja jatkaa myöhemmin. Poissaoloviestien salauksen jälkeen työkalu poistaa myös niiden vanhat avoimet kopiot.
  • Pura kaiken salaus - päinvastainen toimenpide, tarvitaan vain ennen salauksen pysyvää poistamista käytöstä. Tallentaa tiedot tietokantaan takaisin selkotekstinä.

Avaimen kierrätys

Kierrätä avain luo uuden avaimen ja kirjoittaa kaikki salatut tiedot uudelleen sillä. Vanha avain säilyy palvelimella vain kierrätyksen loppuun asti.

  • Ennen kierrätystä kaikkien tietojen täytyy olla salattuja - käynnistä ensin „Salaa olemassa olevat tiedot”. Järjestelmämerkinnät (esim. tilan muutoksesta) tallentuvat selkotekstinä, joten jos kierrätys ei käynnisty, koska niitä on ehtinyt kertyä lisää, käynnistä tämä työkalu vielä kerran juuri ennen kierrätystä.
  • Uuden avaimen näet vain kerran - ota siitä heti kopio.
  • Kierrätyksen aikana kaikki on luettavissa normaalisti: vielä uudelleenkirjoittamattomat merkinnät ohjelma lukee vanhalla avaimella. Jos keskeytät kierrätyksen, voit viimeistellä sen painikkeella „Jatka kierrätystä”.
  • Kierrätyksen ajaksi salauskytkin ja tavallinen migraatio on lukittu.

Kun jokin menee pieleen

  • Sisällön sijaan näkyy ”[Salattu - avain puuttuu]” - palvelimella ei ole .env-tiedostoa, jossa olisi avain (esim. ohjelman siirron jälkeen toiselle palvelimelle). Palauta tiedosto tai kirjoita siihen avain varmuuskopiosta.
  • Sisällön sijaan näkyy ”[Salauksenpurkuvirhe]” - merkintä on salattu eri avaimella kuin palvelimella oleva. Tarkista, onko .env-tiedostossa oikea avain (avaimen vihje kohdassa auttaa vertaamaan sitä varmuuskopioon).