La crittografia protegge i contenuti salvati nel database: chi ottiene solo una copia del database (ad esempio da un backup dell'hosting) non potrà leggere i messaggi né le descrizioni delle attività. La chiave si trova nel file .env sul server, al di fuori del database.

Dove trovarlo

Icona ⚙ → Impostazioni → scheda Avanzate → sezione Crittografia dati. La sezione è visibile solo per l'account amministratore.

Primo avvio

  1. Clicca su Genera chiave di crittografia.
  2. Subito dopo scarica una copia della chiave (pulsante "Scarica copia della chiave") e conservala in un luogo sicuro, ad esempio in un gestore di password. Senza la chiave non è possibile recuperare i dati cifrati - non potrà farlo nemmeno il produttore del programma.
  3. Attiva l'interruttore Cripta i nuovi dati e clicca su Salva.
  4. Clicca su Cripta i dati esistenti - l'interruttore cripta solo ciò che verrà salvato da questo momento in poi, mentre questo strumento elabora i dati salvati in precedenza.

Cosa viene cifrato

Con la crittografia attiva, nel database viene salvato un crittogramma (AES-256-GCM) al posto del testo:

  • il contenuto dei messaggi nelle attività e nelle chat - anche le risposte dell'Assistente AI nella discussione, i messaggi dell'Agente AI (ad esempio promemoria e conferme di email inviate), i messaggi aggiunti dalle Automazioni e dall'integrazione n8n, nonché le risposte automatiche di assenza,
  • le descrizioni delle attività - anche quelle create dalle Automazioni e da n8n,
  • le voci aggiunte alle liste to-do con il pulsante "+ Aggiungi voce",
  • i messaggi di assenza (ferie, malattia) - con la crittografia attiva il programma non conserva più una loro copia in chiaro presso l'account dell'utente,
  • il contenuto delle email nella Posta.

Il contatore nella sezione mostra, per ciascuno di questi gruppi, quante voci sono già cifrate.

Non vengono cifrati, tra l'altro, gli oggetti delle attività, i nomi delle chat e degli spazi di lavoro, gli oggetti e i mittenti delle email, le note, i file, le conversazioni con l'Assistente AI (nella finestra dell'Assistente e le domande sulle email nella Posta - la risposta può citare il contenuto di un'email), i piani dell'Agente AI (con il contenuto dei messaggi ed email pianificati) e le voci di sistema nella discussione (chi ha cambiato lo stato, la scadenza, il nome dell'attività o la composizione dei partecipanti).

Ricerca e crittografia: il campo di ricerca in cima all'elenco mostra tra i risultati anche le corrispondenze nei contenuti cifrati, ma le verifica solo tra circa 200 messaggi più recenti e circa 200 attività - potrebbe non trovare contenuti cifrati più vecchi. Il semplice filtraggio dell'elenco di attività e chat in base alla frase digitata considera invece oggetti, nomi e contenuti non cifrati.

Con un meccanismo separato, indipendente da questo interruttore, il programma cripta sempre le password SMTP, le chiavi API dei fornitori di AI e i segreti dei webhook n8n.

Crittografia e decrittografia dei dati esistenti

  • Cripta i dati esistenti - elabora tutti i gruppi dell'elenco sopra e cripta le voci salvate come testo in chiaro. Può essere interrotto in sicurezza ("Interrompi") e ripreso in seguito. Dopo aver cifrato i messaggi di assenza, lo strumento elimina anche le loro vecchie copie in chiaro.
  • Decripta tutto - operazione inversa, necessaria solo prima di disattivare definitivamente la crittografia. Salva i dati nel database di nuovo come testo in chiaro.

Rotazione della chiave

Ruota chiave crea una nuova chiave e riscrive con essa tutti i dati cifrati. La vecchia chiave resta sul server solo fino al termine della rotazione.

  • Prima della rotazione tutti i dati devono essere cifrati - avvia prima "Cripta i dati esistenti". Le voci di sistema (ad esempio sul cambio di stato) vengono salvate in chiaro, quindi se la rotazione rifiuta di avviarsi perché nel frattempo ne sono arrivate di nuove, avvia di nuovo questo strumento subito prima della rotazione.
  • Vedrai la nuova chiave una sola volta - fanne subito una copia.
  • Durante la rotazione tutto resta leggibile come al solito: le voci non ancora riscritte vengono lette dal programma con la vecchia chiave. Se interrompi la rotazione, potrai completarla con il pulsante "Continua rotazione".
  • Durante la rotazione l'interruttore di crittografia e la normale migrazione sono bloccati.

Quando qualcosa va storto

  • Al posto del contenuto appare „[Crittografato - chiave mancante]” - sul server manca il file .env con la chiave (ad esempio dopo lo spostamento del programma su un altro server). Ripristina il file oppure inserisci al suo interno la chiave presa dal backup.
  • Al posto del contenuto appare „[Errore di decrittazione]” - la voce è crittografata con una chiave diversa da quella presente sul server. Controlla che nel file .env ci sia la chiave corretta (il suggerimento della chiave nella sezione aiuta a confrontarla con il backup).