V pondělí se Marta vrací po třech dnech mimo kancelář. Otevírá chat „Ujednání s klientem“: 42 zpráv, a někde mezi nimi změna termínu, rozhodnutí o tmavém pozadí a nezodpovězená otázka. Potřebuje závěry, ne celý zápis konverzace. Shrnutí AI konverzace jí pomůže najít rozhodnutí, termíny a odpovědné osoby, pokud zazněly ve vlákně.
Proč vyžaduje otázka „na čem jsme se dohodli?“ tolik hledání?
Protože rozhodnutí se v konverzaci mísí s dotazy, krátkými potvrzeními a přílohami. Pokud navíc závěry leží ještě v několika kanálech, přečtení jednoho vlákna stejně nedá úplnou odpověď.
Marta v chatu najde potvrzení tmavého pozadí, ale změnu termínu si pamatuje z telefonátu. Žádné shrnutí chatu jí ji nevrátí. Než požádáte AI o pomoc, shromážděte závěry týkající se dané záležitosti na jednom místě. Po telefonátu Marta do vlákna dopisuje rozhodnutí o změně termínu. Odkud se tento problém bere, ukazuje text o tom, proč tým ztrácí ujednání.
Ne každá záležitost potřebuje samostatný chat. Někdy je lepší vést konverzaci u úkolu s termínem a odpovědnou osobou, jindy se hodí poznámka ze schůzky. Pokud přemýšlíte, kam zapisovat ujednání týmu, zvolte místo, kam se vrátí osoba, která práci vykonává. AI pomůže zápis přečíst; samotný zápis nenahradí.
Jak získat shrnutí AI konverzace, se kterým se dá dál pracovat?
Požádejte o tři sekce: „Rozhodnutí“, „Termíny“ a „Kdo za co“. Takové uspořádání odděluje to, co je už ujednané, od práce, která ještě čeká na svého majitele.
Místo aby napsala jen „shrň to“, Marta se ptá: „Shrň toto vlákno. Vypiš rozhodnutí, termíny a kdo za co odpovídá. Uveď otázky bez odpovědi.“ V ukázkovém případě by viděla rozhodnutí o tmavém pozadí, termín makety a jméno osoby, která ji připraví. Pokud v konverzaci chybí potvrzení nového termínu, bere tuto mezeru jako signál k doptání, ne jako souhlas klienta.
Čtení začněte od nejnovějších ujednání. Páteční zpráva mohla změnit úterní rozhodnutí; porovnání obou bez ověření pořadí snadno zavede na scestí. Pak udělejte jeden krok: doplňte chybějící rozhodnutí do konverzace, nebo otevřenou záležitost převeďte na úkol.
V Task Manageru se ptáte AI asistenta přímo tam, kde konverzace probíhá
V Task Manageru můžete požádat o shrnutí bez kopírování vlákna do samostatného chatu. Tlačítko „AI asistent“ u pole pro odpověď v úkolu nebo chatu zapíná soukromý režim dotazu.
Marta na něj klikne v chatu „Ujednání s klientem“. Editor změní barvu na fialovou a panel nad ním oznámí, že dotaz neuvidí účastníci. Zadá svůj požadavek na rozhodnutí, termíny a odpovědné osoby. Odpověď se objeví v témže vlákně s označením „POUZE PRO VÁS“; dotaz i odpověď nevidí ostatní účastníci ani administrátor. Opětovné kliknutí na „AI asistent“ obnoví psaní běžných zpráv.
AI asistent má k dispozici obsah vlákna i jeho přílohy, pokud k nim máte přístup. Dokáže číst mimo jiné soubory DOCX, XLSX a PDF s textovou vrstvou; obrázek vizuálně analyzuje, pokud to zvolený model podporuje. To se hodí, když rozhodnutí padlo v připojeném dokumentu, a ne ve zprávě. Pravidla fungování popisuje stránka AI asistenta v Task Manageru.
Soukromost dotazu neznamená, že zůstane na firemním serveru. Při použití AI se obsah předaného vlákna odesílá poskytovateli zvolenému firmou. Je třeba to odlišit od ručního přenášení konverzace do samostatného nástroje: zde se ptáte přímo u dané záležitosti, ale model stále zpracovává předaný kontext.
Čtyři režimy pomáhají vlákno přečíst, nejen ho shrnout
Pokud potřebujete projít jednotlivé příspěvky ve stručnější podobě, zvolte „Uspořádat“, a ne soukromý dotaz na jednu odpověď. Tlačítko nabízí čtyři režimy čtení stejných zpráv: Původní obsah, Vylepšit, Shrnout a Expert.
| Režim | Co uvidíte |
|---|---|
| Původní obsah | Zprávy bez zpracování AI. |
| Vylepšit | Stejný obsah podaný stručněji a přehledněji, v první osobě. |
| Shrnout | Každou zpracovanou zprávu shrnutou do 1-2 vět. |
| Expert | Odbornou verzi s řádkem „Poznámka experta“: radou, rizikem nebo otázkou k upřesnění. |
AI začíná 8 nejnovějšími zprávami. Pokud potřebujete starší, použijte tlačítko „Uspořádat starší zprávy (N)“ pod banerem režimu. V rámci stejné relace můžete přepínat mezi již připravenými zobrazeními bez nového čekání. Pod zpracovanými zprávami uvidíte poznámku „AI může dělat chyby“.
V úterý Marta zvolí „Shrnout“, aby prošla odpovědi klienta. Později přepne na „Expert“ a zkontroluje, které otázky týkající se makety vyžadují upřesnění. Tyto poznámky bere jako podněty, ne jako nová ujednání s klientem.
Toto zobrazení se neukládá: po skončení relace je třeba ho připravit znovu. Funkce „Uspořádat“ ale nepřepisuje originály. Když někdo zpochybní termín, vrátíte se ke zdrojové zprávě, místo abyste hádali, zda její znění nezměnila AI.
Pokud mají ujednání zůstat zachována, proměňte odpověď v soubor nebo úkol
Shrnutí, ke kterému se chcete vracet, uložte jako soubor, nebo z něj vyplývající práci převeďte na úkol. Samotné zobrazení „Uspořádat“ slouží ke čtení během relace, ne k uchování nové verze rozhovoru.
V soukromém režimu dotazování Marta napíše: „Připrav Word se shrnutím tohoto vlákna“. AI uspořádá obsah a Task Manager sestaví soubor a zobrazí tlačítko „Stáhnout …“; stejným způsobem lze získat i PDF nebo HTML. Jednotlivou zprávu, včetně odpovědi AI, lze exportovat z menu ⋮ do PDF, Word nebo TXT. Pokud exportujete zprávu zobrazenou v režimu „Uspořádat“, do souboru se dostane verze zpracovaná AI s příslušnou poznámkou. Více o tom, jak uchovat ujednání v PDF, najdete v samostatném příkladu.
Soubor zachycuje stav věci, ale práci nepřiděluje. Ve středu proto Marta žádá: „Založ úkol: opravy makety, termín pátek, přiřaď Marka“. AI asistent otevře okno „Přidat úkol“ s vyplněnými poli. Marta zkontroluje obsah a termín; úkol vznikne až po kliknutí na „Uložit“.
Vlákno nemusíte otvírat, ale musíte určit správný zdroj
V okně AI asistenta můžete určit konkrétní úkol, chat nebo poznámku jako zdroj a požádat o shrnutí bez otevírání rozhovoru. Pokud určíte úkol nebo chat, AI asistent použije i soubory k němu připojené.
V pátek Marta určí jako zdroj úkol „Nábor“ a zeptá se: „Shrň úkol Nábor“. I tak si ověřte, zda jste vybrali správné vlákno a zda odpověď obsahuje rozhodnutí, které hledáte. Asistent vidí jen obsah, ke kterému máte přístup; telefonické ujednání, které nikdo nezapsal, nenajde.
Stejná tlačítka „AI asistent“ a „Uspořádat“ jsou také ve vlákně e-mailu. Modul Pošta je dostupný pouze ve variantě Pro, takže s tímto způsobem práce se schránkou v variantě Standard nepočítejte.
AI potřebuje konfiguraci a nepřečte každou přílohu
Tlačítka AI se objeví, jakmile administrátor nakonfiguruje službu a vy máte v daném kontextu oprávnění k AI. Čtení příloh má svá omezení: sken PDF bez textové vrstvy a starý soubor DOC nebudou přečteny. Task Manager funguje i bez AI; úkoly a chaty nevyžadují připojení modelu.
Firma si vybere OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok a používá vlastní API klíč, tedy přístupové údaje ke službě daného poskytovatele. Za použití modelu platí přímo poskytovateli, bez marže Task Manageru. Data samotné aplikace se nacházejí na serveru klienta, avšak dotaz s kontextem odeslaný modelu tento server opouští. Pokud řešíte citlivé záležitosti, přečtěte si pozorně, co se dostane k poskytovateli AI.
Existují i hranice čtení. Task Manager nerozpozná text ze skenu PDF bez textové vrstvy, protože nemá OCR, tedy funkci čtení textu z obrazu; nepřečte ani starý binární soubor DOC. Pokud ujednání leží v obsahu rozhovoru, omezení čtení přílohy vám nezabrání v jejich shrnutí. Když model neodpoví, program zobrazí důvod, například neplatný API klíč, limit dotazů nebo nedostupný model.
Zítra si vyberte jedno dlouhé vlákno. Požádejte o „Rozhodnutí“, „Termíny“ a „Kdo za co odpovídá“, porovnejte odpověď s originály a z jedné záležitosti bez vlastníka vytvořte úkol. V Task Manageru rozhovor, soukromý dotaz na AI a úkol zůstávají u stejné práce. Program je dostupný na trvalé licenci s jednorázovým poplatkem za počet stanic, bez předplatného na uživatele. Pokud vám takové uspořádání vyhovuje pro váš tým, podívejte se na Demo.
Nejčastější dotazy
Uvidí ostatní moje shrnutí konverzace od AI?
Soukromý dotaz položený přes „AI asistenta“ ve vlákně a odpověď s označením „POUZE PRO VÁS“ vidí pouze autor, ne ostatní účastníci ani administrátor.
Změní funkce „Uspořádat“ původní zprávy?
Ne. Režimy „Uspořádat“ vytvářejí zobrazení platné jen pro danou relaci; neukládají zpracovanou verzi a nepřepisují originály.
Jak uchovat shrnutí vlákna na později?
Požádejte AI asistenta ve vlákně o soubor Word, PDF nebo HTML se shrnutím. Jednotlivou odpověď lze také exportovat z nabídky ⋮ do PDF, Wordu nebo TXT.
Shrne AI i e-mailovou konverzaci?
Ano. Tlačítka „AI asistent“ a „Uspořádat“ jsou k dispozici i v Poště, která je dostupná pouze ve variantě Pro.
Co dělat, když má vlákno 60 zpráv?
V režimu „Uspořádat“ začněte s 8 nejnovějšími zprávami a starší postupně doplňujte tlačítkem „Uspořádat starší zprávy (N)“. Pokud potřebujete především rozhodnutí a termíny, položte AI asistentovi soukromý dotaz ohledně vlákna a odpověď porovnejte s originály.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
