El lunes Marta vuelve tras tres días fuera de la oficina. Abre el chat "Acuerdos con el cliente": 42 mensajes, y en algún punto entre ellos, un cambio de fecha, una decisión sobre el fondo oscuro y una pregunta sin respuesta. Necesita los acuerdos, no todo el registro de la conversación. El resumen de conversación con IA le ayudará a encontrar decisiones, fechas y personas responsables, si quedaron reflejadas en el hilo.
¿Por qué la pregunta "¿en qué quedamos?" exige tanta búsqueda?
Porque las decisiones se mezclan en la conversación con preguntas, confirmaciones breves y adjuntos. Cuando los acuerdos todavía están repartidos en varios canales, leer un solo hilo no ofrece de todos modos una respuesta completa.
Marta encuentra en el chat la confirmación del fondo oscuro, pero el cambio de fecha lo recuerda de una llamada telefónica. Ningún resumen del chat se lo va a devolver. Antes de pedir ayuda a la IA, reúne los acuerdos relativos al asunto en un solo lugar. Tras la llamada, Marta añade al hilo la decisión sobre el cambio de fecha. De dónde viene este problema lo muestra el artículo sobre por qué el equipo pierde los acuerdos.
No todos los asuntos necesitan un chat propio. A veces es mejor llevar la conversación junto a una tarea con fecha límite y persona responsable, y otras veces viene bien una nota de la reunión. Si te preguntas dónde guardar los acuerdos del equipo, elige el lugar al que volverá la persona que ejecuta el trabajo. La IA ayuda a leer el registro; no sustituye al registro en sí.
¿Cómo conseguir un resumen de conversación con IA que sirva para actuar?
Pide tres secciones: "Decisiones", "Fechas" y "Quién hace qué". Este formato separa lo que ya está acordado del trabajo que todavía espera un responsable.
En lugar de escribir solo "resume", Marta pregunta: "Resume este hilo. Enumera decisiones, fechas y quién es responsable de qué. Señala las preguntas sin respuesta". En el caso del ejemplo vería la decisión sobre el fondo oscuro, la fecha de la maqueta y el nombre de la persona que la preparará. Si en la conversación no hay confirmación de la nueva fecha, tratará ese vacío como una señal para preguntar de nuevo, no como una aceptación del cliente.
Empieza a leer por los acuerdos más recientes. Un mensaje del viernes pudo cambiar una decisión del martes; comparar ambos sin comprobar el orden puede inducir fácilmente a error. Después haz un solo movimiento: añade la decisión que falta a la conversación o convierte el asunto abierto en una tarea.
En Task Manager preguntas al Asistente de IA donde ocurre la conversación
En Task Manager puedes pedir un resumen sin copiar el hilo a un chat aparte. El botón "Asistente de IA" junto al campo de respuesta en una tarea o chat activa el modo de pregunta privada.
Marta lo pulsa en el chat "Acuerdos con el cliente". El editor cambia de color a violeta, y la barra superior indica que los participantes no verán la pregunta. Escribe su solicitud sobre decisiones, fechas y responsables. La respuesta aparece en el mismo hilo con la etiqueta "SOLO PARA TI"; ni las preguntas ni las respuestas las ven los demás participantes ni el administrador. Al pulsar de nuevo "Asistente de IA" se vuelve a la escritura de mensajes normales.
El Asistente de IA tiene ante sí el contenido del hilo y sus adjuntos, siempre que tengas acceso a ellos. Puede leer, entre otros, archivos DOCX, XLSX y PDF con capa de texto; analizará una imagen visualmente si el modelo elegido lo admite. Esto resulta útil cuando la decisión aparece en un documento adjunto y no en el mensaje. Las reglas de funcionamiento se describen en la página del Asistente de IA en Task Manager.
La privacidad de la pregunta no significa que la consulta permanezca en el servidor de la empresa. Cuando usas la IA, el contenido del hilo enviado llega al proveedor elegido por la empresa. Hay que distinguir esto de copiar manualmente la conversación en una herramienta aparte: aquí preguntas junto al asunto, pero el modelo sigue procesando el contexto que se le envía.
Cuatro modos ayudan a leer el hilo, no solo a resumirlo
Si necesitas repasar los mensajes sucesivos en una forma más breve, elige "Organizar" en lugar de la pregunta privada sobre una sola respuesta. El botón ofrece cuatro modos de lectura de los mismos mensajes: Contenido original, Mejorar, Resumir y Experto.
| Modo | Qué verás |
|---|---|
| Contenido original | Mensajes sin elaboración de la IA. |
| Embellecer | El mismo contenido expuesto más breve y ordenado, en primera persona. |
| Resumir | Cada mensaje procesado condensado en 1-2 frases. |
| Experto | Una versión profesional con la línea "Observación del experto": un consejo, un riesgo o una pregunta para aclarar. |
La IA empieza por los 8 mensajes más recientes. Si necesitas los más antiguos, usa el botón "Organizar mensajes antiguos (N)" bajo el banner del modo. En la misma sesión puedes alternar entre las vistas ya preparadas sin esperar de nuevo. Bajo los mensajes procesados verás la nota "La IA puede cometer errores".
El martes Marta elige "Resumir" para repasar las respuestas del cliente. Después cambia a "Experto" y comprueba qué preguntas sobre la maqueta necesitan aclararse. Trata estas observaciones como sugerencias, no como nuevos acuerdos con el cliente.
Esta vista no se guarda: al terminar la sesión hay que volver a prepararla. En cambio, "Organizar" no sobrescribe los originales. Si alguien cuestiona una fecha límite, vuelves al mensaje de origen en lugar de adivinar si la IA cambió su redacción.
Si quieres conservar los acuerdos, convierte la respuesta en un archivo o una tarea
El resumen al que quieras volver, guárdalo como archivo o convierte el trabajo derivado de él en una tarea. La vista "Organizar" en sí sirve para leer durante la sesión, no para almacenar una nueva versión de la conversación.
En el modo privado de preguntas, Marta escribe: «Prepara un Word con el resumen de este hilo». La IA ordena el contenido y Task Manager genera el archivo y muestra el botón «Descargar …»; así también se puede obtener un PDF o HTML. Un mensaje concreto, incluida una respuesta de la IA, se puede exportar desde el menú ⋮ a PDF, Word o TXT. Si exportas un mensaje visto en el modo "Organizar", al archivo irá la versión elaborada por la IA con la anotación correspondiente. Más sobre esto, cómo conservar los acuerdos en PDF, lo encontrarás en un ejemplo aparte.
El archivo deja constancia del estado del asunto, pero no asigna trabajo. Así que el miércoles Marta pide: «Crea una tarea: correcciones a la maqueta, fecha límite viernes, asigna a Marek». El Asistente de IA abre la ventana «Añadir tarea» con los campos ya rellenados. Marta revisa el contenido y la fecha límite; la tarea se crea solo cuando pulsa «Guardar».
No necesitas abrir el hilo, pero sí indicar la fuente correcta
En la ventana del Asistente de IA puedes indicar una tarea, chat o nota concreta como fuente y pedir un resumen sin abrir la conversación. Si indicas una tarea o un chat, el Asistente de IA también toma los archivos adjuntos a ese elemento.
El viernes Marta indica la tarea «Contratación» como fuente y pregunta: «Resume la tarea Contratación». Aun así, comprueba que has indicado el hilo correcto y que la respuesta incluye la decisión que buscas. El Asistente solo ve los contenidos a los que tienes acceso; un acuerdo telefónico que nadie anotó no lo encontrará.
Los mismos botones «Asistente de IA» y «Organizar» están también en el hilo de correo. El módulo Correo solo está disponible en la variante Pro, así que no planees esta forma de trabajar con el buzón en la variante Standard.
La IA necesita configuración y no leerá todos los adjuntos
Los botones de IA aparecerán cuando el administrador configure el servicio y tú tengas permiso de IA en ese contexto. La lectura de adjuntos tiene límites: un PDF escaneado sin capa de texto y un archivo DOC antiguo no se podrán leer. Task Manager funciona también sin IA; las tareas y los chats no requieren conectar un modelo.
La empresa elige OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok y utiliza su propia clave API, es decir, los datos de acceso al servicio del proveedor. El uso del modelo se paga directamente al proveedor, sin margen de Task Manager. Los datos de la propia aplicación están en el servidor del cliente, pero la consulta con el contexto enviada al modelo sale de ese servidor. Si tratas asuntos confidenciales, lee con atención qué llega al proveedor de IA.
También hay límites de lectura. Task Manager no reconocerá el texto de un PDF escaneado sin capa de texto, porque no tiene OCR, es decir, la función de leer texto a partir de una imagen; tampoco leerá un archivo DOC binario antiguo. Si los acuerdos están en el contenido de la conversación, la limitación en la lectura de un adjunto no te impedirá resumirlos. Cuando el modelo no responda, el programa mostrará el motivo, por ejemplo una clave API incorrecta, un límite de solicitudes o un modelo no disponible.
Mañana elige un hilo largo. Pide «Decisiones», «Fechas límite» y «Quién hace qué», comprueba la respuesta con los originales y, de un asunto sin responsable, crea una tarea. En Task Manager, la conversación, la pregunta privada a la IA y la tarea permanecen dentro del mismo trabajo. El programa está disponible con una licencia perpetua con un pago único por número de puestos, sin suscripción por usuario. Si este modelo encaja con tu equipo, consulta la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Verán otros mi resumen de la conversación con IA?
La pregunta privada hecha al "Asistente de IA" en un hilo y la respuesta con la etiqueta "SOLO PARA TI" las ve únicamente el autor, no el resto de participantes ni el administrador.
¿"Organizar" modificará los mensajes originales?
No. Los modos de "Organizar" crean una vista para la sesión en curso; no guardan la versión elaborada ni sobrescriben los originales.
¿Cómo conservar el resumen de un hilo para más adelante?
Pide al Asistente de IA en el hilo un archivo Word, PDF o HTML con el resumen. También puedes exportar una sola respuesta desde el menú ⋮ a PDF, Word o TXT.
¿La IA resume también las conversaciones por correo electrónico?
Sí. Los botones "Asistente de IA" y "Organizar" también están en Correo, disponible solo en la variante Pro.
¿Qué hacer si un hilo tiene 60 mensajes?
En el modo "Organizar" empieza por los 8 mensajes más recientes, y los más antiguos ve añadiéndolos con el botón "Organizar mensajes antiguos (N)". Si lo que necesitas sobre todo son decisiones y fechas, hazle al Asistente de IA una pregunta privada sobre el hilo y comprueba la respuesta con los originales.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
