Hétfőn Marta visszatér három napos távollét után. Megnyitja az „Egyeztetés az ügyféllel” csevegést: 42 üzenet, és valahol közöttük egy határidőváltozás, a sötét téma melletti döntés, valamint egy megválaszolatlan kérdés. Nem a teljes beszélgetésre van szüksége, csak a döntésekre. Az AI beszélgetés-összefoglaló segít megtalálni a döntéseket, határidőket és felelősöket, ha azok elhangzottak a szálban.
Miért igényel ennyi keresgélést a „hol tartunk?” kérdés?
Mert a döntések összekeverednek a beszélgetésben kérdésekkel, rövid megerősítésekkel és mellékletekkel. Ha a döntések még több csatornán fekszenek szét, egyetlen szál elolvasása úgysem ad teljes választ.
Marta a csevegésben megtalálja a sötét téma megerősítését, de a határidő-változásra egy telefonbeszélgetésből emlékszik. Semmilyen csevegés-összefoglaló nem hozza ezt vissza. Mielőtt az AI segítségét kérnéd, gyűjtsd össze az üggyel kapcsolatos döntéseket egy helyen. A telefonhívás után Marta hozzáfűzi a szálhoz a határidőváltozásról szóló döntést. Hogy honnan ered ez a probléma, azt mutatja be a szöveg arról, miért vesznek el a csapat döntései.
Nem minden ügynek kell külön csevegés. Néha jobb a beszélgetést egy határidős és felelőssel ellátott feladatnál vezetni, máskor pedig egy megbeszélésjegyzet jön jól. Ha azon gondolkodsz, hol érdemes rögzíteni a csapat döntéseit, válaszd azt a helyet, ahová a munkát végző személy vissza fog térni. Az AI segít elolvasni a feljegyzést; magát a feljegyzést nem helyettesíti.
Hogyan kapj olyan AI beszélgetés-összefoglalót, amelyből lehet is cselekedni?
Kérj három szekciót: „Döntések”, „Határidők” és „Ki miért felelős”. Ez a felépítés elválasztja a már eldöntött dolgokat a még gazdára váró munkától.
Ahelyett, hogy csak annyit írna, „foglald össze”, Marta ezt kérdezi: „Foglald össze ezt a szálat. Sorold fel a döntéseket, a határidőket és azt, hogy ki miért felelős. Jelöld meg a megválaszolatlan kérdéseket”. A példabeli ügyben látná a sötét téma melletti döntést, a makett határidejét és annak a személynek a nevét, aki elkészíti. Ha a beszélgetésben nincs megerősítés az új határidőről, ezt a hiányt jelzésnek tekinti a rákérdezésre, nem pedig az ügyfél beleegyezésének.
Az olvasást a legfrissebb döntésekkel kezdd. A pénteki üzenet megváltoztathatta a keddi döntést; a kettő sorrend ellenőrzése nélküli egymás mellé állítása könnyen félrevezet. Ezután tégy egy lépést: fűzd hozzá a hiányzó döntést a beszélgetéshez, vagy alakítsd a nyitott ügyet feladattá.
A Task Managerben ott kérdezed az AI-asszisztenst, ahol a beszélgetés folyik
A Task Managerben kérhetsz összefoglalót anélkül, hogy a szálat külön csevegésbe kellene másolnod. A válaszmező mellett lévő „AI-asszisztens” gomb a feladatban vagy csevegésben bekapcsolja a privát kérdésmódot.
Marta rákattint az „Egyeztetés az ügyféllel” csevegésben. A szerkesztő lila színre vált, a felette lévő sáv pedig jelzi, hogy a kérdést a résztvevők nem látják. Beírja kérését a döntésekről, határidőkről és felelősökről. A válasz ugyanabban a szálban jelenik meg a „CSAK NEKED” jelzéssel; a kérdéseket és válaszokat sem a többi résztvevő, sem az adminisztrátor nem látja. Az „AI-asszisztens” ismételt kattintása visszaállítja a normál üzenetírást.
Az AI-asszisztens előtt ott van a szál tartalma és a mellékletei, amennyiben hozzáférésed van hozzájuk. Többek között DOCX, XLSX és szöveges réteggel rendelkező PDF fájlokat tud értelmezni; a képet vizuálisan is elemzi, ha a kiválasztott modell ezt támogatja. Ez akkor hasznos, ha a döntés egy csatolt dokumentumban szerepelt, nem az üzenetben. A működés szabályait a Task Manager AI-asszisztense oldal ismerteti.
A kérdés privát jellege nem jelenti azt, hogy a kérdés a cég szerverén marad. Amikor AI-t használsz, az átadott szál tartalma eljut a cég által kiválasztott szolgáltatóhoz. Ezt meg kell különböztetni attól, amikor kézzel másolod át a beszélgetést egy külön eszközbe: itt az ügynél kérdezel, de a modell továbbra is az átküldött kontextust dolgozza fel.
Négy mód segít elolvasni a szálat, nem csak összefoglalni azt
Ha az egymást követő hozzászólásokat rövidebb formában szeretnéd átnézni, válaszd a „Rendszerezd”-et, ne a privát kérdést egyetlen válaszra. A gomb négy olvasási módot kínál ugyanazokhoz az üzenetekhez: Eredeti tartalom, Csinosítsd, Foglald össze és Szakértő.
| Mód | Mit fogsz látni |
|---|---|
| Eredeti tartalom | Üzenetek AI feldolgozás nélkül. |
| Szépítsd | Ugyanazt a tartalmat rövidebben és rendezettebben, egyes szám első személyben. |
| Foglald össze | Minden feldolgozott üzenetet 1-2 mondatban összefoglalva. |
| Szakértő | Szakmai verziót „Szakértői megjegyzés” sorral: tanáccsal, kockázattal vagy pontosítást igénylő kérdéssel. |
Az AI a 8 legújabb üzenettel kezdi. Ha régebbiekre van szükséged, használd a mód sávja alatti „Régebbi üzenetek rendszerezése (N)” gombot. Ugyanabban a munkamenetben a már elkészült nézetek között újbóli várakozás nélkül válthatsz. A feldolgozott üzenetek alatt megjelenik a „Az AI hibázhat” megjegyzés.
Kedden Marta a „Foglald össze” módot választja, hogy átnézze az ügyfél válaszait. Később átvált „Szakértő” módra, és megnézi, mely, a makettel kapcsolatos kérdések igényelnek pontosítást. Ezeket a megjegyzéseket javaslatként kezeli, nem az ügyféllel kötött új megállapodásként.
Ez a nézet nem menthető: a munkamenet végén újra elő kell állítani. Viszont a „Rendszerezd” nem írja felül az eredetiket. Ha valaki vitatja a határidőt, visszatérsz a forrásüzenethez, ahelyett hogy találgatnád, az AI megváltoztatta-e a megfogalmazást.
Ha szeretnéd, hogy a megállapítások megmaradjanak, alakítsd a választ fájllá vagy feladattá
Az összefoglalót, amelyhez vissza akarsz térni, mentsd el fájlként, vagy alakítsd az abból fakadó munkát feladattá. Maga a „Rendszerezd” nézet az olvasásra szolgál a munkamenet alatt, nem a beszélgetés új verziójának tárolására.
A privát AI-kérdés módban Marta ezt írja: „Készíts Word dokumentumot ennek a beszélgetésszálnak az összefoglalójával”. Az AI összeállítja a tartalmat, a Task Manager pedig elkészíti a fájlt, és megjelenít egy „Letöltés …” gombot; így PDF vagy HTML formátumot is kaphatsz. Egyetlen üzenet, akár az AI válasza is, exportálható a ⋮ menüből PDF, Word vagy TXT formátumba. Ha a „Rendszerezd” módban megtekintett üzenetet exportálod, a fájlba az AI által átdolgozott verzió kerül a megfelelő megjegyzéssel. Erről bővebben a hogyan mentsd a megállapításokat PDF-be című külön példában olvashatsz.
A fájl megőrzi az ügy állapotát, de nem oszt ki munkát. Szerdán Marta tehát ezt kéri: „Hozz létre feladatot: makett javításai, határidő péntek, rendeld hozzá Marekhez”. Az AI-asszisztens megnyitja a „Feladat hozzáadása” ablakot a kitöltött mezőkkel. Marta ellenőrzi a tartalmat és a határidőt; a feladat csak akkor jön létre, amikor rákattint a „Mentés” gombra.
Nem kell megnyitnod a beszélgetésszálat, de meg kell jelölnöd a megfelelő forrást
Az AI-asszisztens ablakában megjelölhetsz egy konkrét feladatot, csevegést vagy jegyzetet forrásként, és kérhetsz összefoglalót a beszélgetés megnyitása nélkül. Ha feladatot vagy csevegést jelölsz meg, az AI-asszisztens a hozzá csatolt fájlokat is figyelembe veszi.
Pénteken Marta a „Toborzás” feladatot jelöli meg forrásként, és ezt kérdezi: „Foglald össze a Toborzás feladatot”. Ettől még ellenőrizd, hogy a megfelelő beszélgetésszálat jelölted-e meg, és hogy a válasz tartalmazza-e a keresett döntést. Az asszisztens csak azokat a tartalmakat látja, amelyekhez hozzáférésed van; egy telefonon egyeztetett, sehol le nem írt megállapodást nem fog megtalálni.
Ugyanazok az „AI-asszisztens” és „Rendszerezd” gombok megtalálhatók a levelezési szálban is. A Levelezés modul kizárólag a Pro csomagban érhető el, úgyhogy ne számíts erre a munkamódra a postafiókkal a Standard csomagban.
Az AI konfigurációt igényel, és nem minden mellékletet tud elolvasni
Az AI gombok akkor jelennek meg, amikor az adminisztrátor beállítja a szolgáltatást, és neked jogosultságod van az AI-hoz az adott kontextusban. A mellékletek olvasásának vannak korlátai: a szöveges réteg nélküli PDF-szkennelés és a régi DOC fájl nem olvasható be. A Task Manager AI nélkül is működik; a feladatok és csevegések nem igényelnek modellkapcsolatot.
A cég az OpenAI, a Google Gemini, az Anthropic Claude vagy az xAI Grok közül választ, és a saját API-kulcsát használja, vagyis a szolgáltató hozzáférési adatait. A modell használatáért közvetlenül a szolgáltatónak fizet, a Task Manager felára nélkül. Maga az alkalmazás adatai az ügyfél szerverén vannak, de a kontextussal együtt elküldött lekérdezés elhagyja ezt a szervert. Ha bizalmas ügyeket tárgyalsz, olvasd el figyelmesen, mi jut el az AI-szolgáltatóhoz.
Vannak olvasási korlátok is. A Task Manager nem ismeri fel a szöveges réteg nélküli PDF-szkennelésből származó szöveget, mert nincs OCR-je, vagyis képből szöveget olvasó funkciója; a régi, bináris DOC fájlt sem tudja beolvasni. Ha a megállapítások a beszélgetés szövegében vannak, a melléklet olvasási korlátja nem akadályoz azok összefoglalásában. Ha a modell nem válaszol, a program megmutatja az okot, például érvénytelen API-kulcsot, lekérdezési limitet vagy elérhetetlen modellt.
Holnap válassz ki egy hosszú beszélgetésszálat. Kérj „Döntések”, „Határidők” és „Ki miért felel” összefoglalót, vesd össze a választ az eredetikkel, és egy gazdátlan ügyből hozz létre feladatot. A Task Managerben a beszélgetés, a privát AI-kérdés és a feladat ugyanannál a munkánál marad. A program örökös licenccel érhető el, a munkaállomások számára vonatkozó egyszeri díjjal, előfizetés nélkül. Ha ez a felállás illik a csapatodhoz, nézd meg a Demo-t.
Gyakori kérdések
Mások látják az AI beszélgetés-összefoglalómat?
Az „AI-asszisztens” által a szálban feltett privát kérdést és a „CSAK NEKED” jelzésű választ csak a szerző látja, a többi résztvevő és az adminisztrátor nem.
A „Rendszerezd” megváltoztatja az eredeti üzeneteket?
Nem. A „Rendszerezd” módjai a munkamenet idejére hoznak létre egy nézetet; nem mentik el a feldolgozott verziót, és nem írják felül az eredetiket.
Hogyan őrizhetem meg a szál összefoglalóját későbbre?
Kérj az AI-asszisztenstől a szálban Word, PDF vagy HTML fájlt az összefoglalóval. Egyetlen választ a ⋮ menüből is exportálhatsz PDF, Word vagy TXT formátumba.
Az AI összefoglalja az e-mailes beszélgetést is?
Igen. Az „AI-asszisztens” és a „Rendszerezd” gombok a Levelezésben is megtalálhatók, amely csak Pro csomagban érhető el.
Mit tegyek, ha a szál 60 üzenetből áll?
A „Rendszerezd” módban kezdd a 8 legújabb üzenettel, a régebbieket pedig a „Régebbi üzenetek rendszerezése (N)” gombbal húzd be. Ha elsősorban a döntésekre és a határidőkre van szükséged, tegyél fel privát kérdést az AI-asszisztensnek a szálról, és ellenőrizd a választ az eredeti üzenetekkel.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
