Maanantaina Marta palaa toimistoon kolmen poissaolopäivän jälkeen. Hän avaa keskustelun ”Sopimukset asiakkaan kanssa”: 42 viestiä, ja jossain niiden välissä aikataulumuutos, päätös tummasta teemasta ja vastaamatta jäänyt kysymys. Hän tarvitsee päätökset, ei koko keskustelun tallennetta. Keskustelun yhteenveto tekoälyltä auttaa häntä löytämään päätökset, määräajat ja vastuuhenkilöt, jos ne on mainittu viestiketjussa.
Miksi kysymys ”missä mennään?” vaatii niin paljon etsimistä?
Koska päätökset sekoittuvat keskustelussa kysymyksiin, lyhyisiin vahvistuksiin ja liitteisiin. Kun sopimukset ovat vielä hajallaan useassa kanavassa, yhden viestiketjun lukeminen ei silti anna täyttä vastausta.
Marta löytää keskustelusta vahvistuksen tummasta teemasta, mutta aikataulumuutoksen hän muistaa puhelinkeskustelusta. Mikään keskustelun tiivistelmä ei palauta sitä. Ennen kuin pyydät tekoälyä avuksi, kokoa asiaan liittyvät sopimukset yhteen paikkaan. Puhelun jälkeen Marta kirjaa viestiketjuun päätöksen aikataulun muutoksesta. Mistä tämä ongelma johtuu, kertoo teksti siitä, miksi tiimi kadottaa sopimukset.
Jokainen asia ei tarvitse omaa keskustelua. Joskus on parempi käydä keskustelu tehtävän yhteydessä, jolla on määräaika ja vastuuhenkilö, ja joskus tarvitaan muistiinpano kokouksesta. Jos mietit, mihin tiimin sopimukset kannattaa tallentaa, valitse paikka, johon työn tekijä palaa. Tekoäly auttaa lukemaan tallenteen; se ei korvaa itse tallennetta.
Miten saada tekoälyltä keskustelun yhteenveto, jonka pohjalta voi toimia?
Pyydä kolme osiota: ”Päätökset”, ”Määräajat” ja ”Kuka vastaa mistäkin”. Tällainen jaottelu erottaa jo sovitut asiat työstä, joka vielä odottaa vastuuhenkilöä.
Sen sijaan, että kirjoittaisi vain ”tiivistä”, Marta kysyy: ”Tiivistä tämä viestiketju. Listaa päätökset, määräajat ja kuka vastaa mistäkin. Nosta esiin kysymykset, joihin ei ole vastattu.” Esimerkkitapauksessa hän näkisi päätöksen tummasta teemasta, mallikappaleen määräajan ja sen valmistelevan henkilön nimen. Jos keskustelussa ei ole vahvistusta uudelle määräajalle, hän tulkitsee tämän aukon merkiksi lisäkysymykselle eikä asiakkaan hyväksynnäksi.
Aloita lukeminen tuoreimmista sopimuksista. Perjantain viesti on voinut muuttaa tiistain päätöstä; molempien vertailu ilman järjestyksen tarkistamista johtaa helposti harhaan. Tee sen jälkeen yksi liike: lisää puuttuva päätös keskusteluun tai muuta avoin asia tehtäväksi.
Task Managerissa kysyt AI-avustajalta siellä, missä keskustelu käydään
Task Managerissa voit pyytää tiivistelmän kopioimatta viestiketjua erilliseen keskusteluun. Vastauskentän vieressä oleva ”AI-avustaja”-painike tehtävässä tai keskustelussa ottaa käyttöön yksityisen kysymystilan.
Marta klikkaa sitä keskustelussa ”Sopimukset asiakkaan kanssa”. Editori muuttuu violetiksi, ja sen yläpuolella oleva palkki kertoo, etteivät osallistujat näe kysymystä. Hän kirjoittaa pyyntönsä päätöksistä, määräajoista ja vastuuhenkilöistä. Vastaus ilmestyy samaan viestiketjuun merkinnällä ”VAIN SINULLE”; kysymystä ja vastausta eivät näe muut osallistujat eikä pääkäyttäjä. Uudelleen klikkaamalla ”AI-avustaja” palataan tavallisten viestien kirjoittamiseen.
AI-avustajalla on käytössään viestiketjun sisältö ja sen liitteet, mikäli sinulla on niihin pääsy. Se osaa lukea muun muassa DOCX-, XLSX- ja tekstikerroksen sisältäviä PDF-tiedostoja; kuvan se analysoi visuaalisesti, jos valittu malli tukee tätä. Tästä on hyötyä, kun päätös on tehty liitetyssä asiakirjassa eikä itse viestissä. Toimintaperiaatteet kuvaa sivu AI-avustaja Task Managerissa.
Kysymyksen yksityisyys ei tarkoita, että kysely jää yrityksen omalle palvelimelle. Kun käytät tekoälyä, lähetetyn viestiketjun sisältö siirtyy yrityksen valitsemalle palveluntarjoajalle. Tätä ei pidä sekoittaa keskustelun manuaaliseen kopiointiin erilliseen työkaluun: tässä kysyt asian yhteydessä, mutta malli silti käsittelee sille lähetettyä kontekstia.
Neljä tilaa auttavat lukemaan viestiketjun, ei vain tiivistämään sitä
Jos haluat käydä läpi peräkkäiset viestit lyhyemmässä muodossa, valitse ”Jäsennä” - älä yksityinen kysymys yhdestä vastauksesta. Painike tarjoaa neljä tapaa lukea samoja viestejä: Alkuperäinen sisältö, Kaunista, Tiivistä ja Asiantuntija.
| Tila | Mitä näet |
|---|---|
| Alkuperäinen sisältö | Viestit ilman tekoälyn käsittelyä. |
| Kaunista | Sama sisältö lyhyemmin ja selkeämmin, minä-muodossa esitettynä. |
| Tiivistä | Jokainen käsitelty viesti 1-2 lauseeseen tiivistettynä. |
| Asiantuntija | Asiantunteva versio, jossa on rivi ”Asiantuntijan huomio”: neuvo, riski tai tarkentava kysymys. |
Tekoäly aloittaa 8 uusimmasta viestistä. Jos tarvitset vanhempia, käytä tilan bannerin alla olevaa painiketta ”Jäsennä vanhemmat viestit (N)”. Samassa istunnossa voit vaihtaa jo valmiiksi käsiteltyjen näkymien välillä ilman uutta odotusta. Käsiteltyjen viestien alla näet huomautuksen ”Tekoäly voi tehdä virheitä”.
Tiistaina Marta valitsee ”Tiivistä” käydäkseen läpi asiakkaan vastaukset. Myöhemmin hän vaihtaa tilaan ”Asiantuntija” ja tarkistaa, mitkä mallikappaletta koskevat kysymykset vaativat tarkennusta. Hän pitää näitä huomioita vihjeinä, ei uusina sopimuksina asiakkaan kanssa.
Tätä näkymää ei tallenneta: istunnon päätyttyä se pitää valmistella uudelleen. Sen sijaan ”Jäsennä” ei kirjoita alkuperäisten päälle. Kun joku kyseenalaistaa määräajan, palaat alkuperäiseen viestiin sen sijaan, että arvailisit, onko AI muuttanut sen sanamuotoa.
Jos sovitut asiat halutaan säilyttää, muuta vastaus tiedostoksi tai tehtäväksi
Yhteenveto, johon haluat palata myöhemmin, tallenna tiedostoksi tai siirrä siitä syntyvä työ tehtäväksi. Itse ”Jäsennä”-näkymä on tarkoitettu lukemiseen istunnon aikana, ei keskustelun uuden version säilyttämiseen.
Yksityisessä kysymystilassa Marta kirjoittaa: ”Tee Word-tiedosto tämän viestiketjun yhteenvedosta”. AI laatii sisällön, ja Task Manager kokoaa tiedoston ja näyttää painikkeen ”Lataa …”; näin saa myös PDF- tai HTML-muodon. Yksittäisen viestin, myös AI:n vastauksen, voi viedä valikosta ⋮ PDF:ksi, Wordiksi tai TXT:ksi. Jos viet viestin, jota tarkastelet ”Jäsennä”-tilassa, tiedostoon tulee AI:n muokkaama versio asianmukaisella merkinnällä. Lisää aiheesta: näin tallennat sovitut asiat PDF-muotoon - löydät erillisen esimerkin.
Tiedosto tallentaa asian tilan, mutta ei jaa työtä. Keskiviikkona Marta pyytää siis: ”Luo tehtävä: korjaukset malliin, määräaika perjantai, tehtävä Marekille”. AI-avustaja avaa ”Lisää tehtävä” -ikkunan valmiiksi täytetyillä kentillä. Marta tarkistaa sisällön ja määräajan; tehtävä syntyy vasta, kun hän klikkaa ”Tallenna”.
Viestiketjua ei tarvitse avata, mutta oikea lähde pitää osoittaa
AI-avustajan ikkunassa voit osoittaa lähteeksi tietyn tehtävän, keskustelun tai muistiinpanon ja pyytää yhteenvetoa ilman keskustelun avaamista. Jos osoitat tehtävän tai keskustelun, AI-avustaja käyttää myös siihen liitettyjä tiedostoja.
Perjantaina Marta osoittaa lähteeksi tehtävän ”Rekrytointi” ja kysyy: ”Tee yhteenveto tehtävästä Rekrytointi”. Tarkista silti, osoititko oikean viestiketjun ja sisältääkö vastaus etsimäsi päätöksen. AI-avustaja näkee vain sisällöt, joihin sinulla on käyttöoikeus; puhelimitse sovittua asiaa, jota kukaan ei ole kirjannut, se ei löydä.
Samat painikkeet ”AI-avustaja” ja ”Jäsennä” löytyvät myös sähköpostiketjusta. Sähköposti-moduuli on saatavilla vain Pro-versiossa, joten älä suunnittele tätä työtapaa postilaatikon kanssa Standard-versiossa.
AI tarvitsee konfiguroinnin eikä lue kaikkia liitteitä
AI-painikkeet tulevat näkyviin, kun pääkäyttäjä on määrittänyt palvelun ja sinulla on AI-käyttöoikeus kyseisessä kontekstissa. Liitteiden lukemisessa on rajoituksia: PDF-skannausta ilman tekstikerrosta ja vanhaa DOC-tiedostoa ei lueta. Task Manager toimii myös ilman AI:ta; tehtävät ja keskustelut eivät vaadi mallin käyttöönottoa.
Yritys valitsee OpenAI:n, Google Geminin, Anthropic Clauden tai xAI Grokin ja käyttää omaa API-avainta eli palveluntarjoajan pääsytietoja. Mallin käytöstä maksetaan suoraan palveluntarjoajalle, ilman Task Managerin katetta. Itse sovelluksen tiedot sijaitsevat asiakkaan palvelimella, mutta mallille lähetetty kontekstia sisältävä kysely poistuu kyseiseltä palvelimelta. Jos käsittelet luottamuksellisia asioita, lue tarkasti, mitä päätyy AI-palveluntarjoajalle.
Lukemisella on myös rajansa. Task Manager ei tunnista tekstiä PDF-skannauksesta ilman tekstikerrosta, koska sillä ei ole OCR:ää eli kuvasta tekstiä lukevaa toimintoa; se ei myöskään lue vanhaa binaarista DOC-tiedostoa. Jos sovitut asiat löytyvät keskustelun tekstistä, liitteen lukurajoitus ei estä niiden yhteenvetoa. Kun malli ei vastaa, ohjelma näyttää syyn, esimerkiksi virheellisen API-avaimen, kyselyrajan tai mallin, joka ei ole käytettävissä.
Valitse huomenna yksi pitkä viestiketju. Pyydä ”Päätökset”, ”Määräajat” ja ”Kuka vastaa mistä”, tarkista vastaus alkuperäisistä viesteistä ja luo yhdestä omistajattomasta asiasta tehtävä. Task Managerissa keskustelu, yksityinen AI-kysymys ja tehtävä pysyvät saman työn äärellä. Ohjelma on saatavilla pysyvällä lisenssillä kertamaksulla työasemien määrän mukaan, ilman käyttäjäkohtaista tilausta. Jos tällainen malli sopii tiimillesi, tutustu Demoon.
Usein kysytyt kysymykset
Näkevätkö muut keskustelun yhteenvetoni tekoälyltä?
Vain kirjoittaja näkee ”AI-avustajan” viestiketjussa esittämän yksityisen kysymyksen ja vastauksen, jossa on merkintä ”VAIN SINULLE” - eivät muut osallistujat eikä pääkäyttäjä.
Muuttaako ”Jäsennä” alkuperäisiä viestejä?
Ei. ”Jäsennä”-tilat luovat istunnon ajaksi näkyvän näkymän; ne eivät tallenna muokattua versiota eivätkä korvaa alkuperäisiä viestejä.
Miten viestiketjun yhteenveto säilytetään myöhempää varten?
Pyydä AI-avustajalta viestiketjussa Word-, PDF- tai HTML-tiedosto yhteenvedolla. Voit myös viedä yksittäisen vastauksen ⋮-valikosta PDF-, Word- tai TXT-muodossa.
Tiivistääkö tekoäly myös sähköpostikeskustelun?
Kyllä. ”AI-avustaja”- ja ”Jäsennä”-painikkeet löytyvät myös Sähköpostista, joka on saatavilla vain Pro-versiossa.
Mitä tehdä, jos viestiketjussa on 60 viestiä?
Aloita ”Jäsennä”-tilassa 8 uusimmasta viestistä ja hae vanhempia painikkeella ”Jäsennä vanhemmat viestit (N)”. Jos tarvitset ennen kaikkea päätöksiä ja määräaikoja, esitä AI-avustajalle yksityinen kysymys viestiketjusta ja tarkista vastaus alkuperäisiin verraten.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
